Mengelola
sebuah proyek bukan hanya berbicara teknis dan organisatoris. Manajemen Proyek
merupakan pengelolaan sumbar daya manusia. Komunikasi dan teamworking yang
buruk, kurangnya dukungan manajemen atau buruknya perencanaan merupakan alasan utama
kegagalan. Kemampuan yang dapat menentukan kesuksesan dari sebuah proyek
tergantung dari kemampuan untuk mengelola intangible skills yang lebih. Kesuksesan sebuah proyek
tergantung dari siapa yang mengelolanya.
Seorang manajer proyek bertugas mengimplementasikan rencana
proyek dan pelaksanaannya, selain itu juga mereka bertanggung jawab untuk
membina hubungan kooperatif dengan para pihak yang terlibat baik dalam struktur
horizontal maupun vertical. Jika terjadi hal yang tidak diharapkan, manajer proyek
langsung menjaga dan mengantisipasi agar proyek berjalan sesuai rencana.
Adakalanya mereka harus keluar jalur untuk melakukan inovasi untuk merespon
peluang dan ancaman yang tak terduga (Grey&Larson, 2006).
Selain itu
manajer proyek juga bertugas untuk menintegrasikan sumber daya sesuai dengan
posisi dan jadwal yang sudah dibuat dalam perencanaan. Akan tetapi, menjadi
seorang pengelola yang sukses juga harus menjadi seorang pemimpin. Banyak
pengalaman berharga dari proyek-proyek sukses bahwa leadership sangat berperan dalam hal pengelolaan.
Di mana kepemimpinan akan memiliki pengaruh dalam mengarahkan timnya, maupun
menjalin hubungan dengan pihak luar yang terlibat didalamnya. Karena sebuah
proyek akan selalu berkaitan dengan berbagai pihak, entah itu klien, anggota
tim, supplier, dan sebagainya. Kepemimpinan ini juga akan dapat mengatasi
hal-hal ketidakpastian yang dihadapi sebuah proyek.
Secara umum, manajer proyek akan bekerja dalam tekanan. Mereka
akan berhadapan dengan manajemen prioritas baik dari segi kegiatan ataupun dari
segi hubungan, demikian juga ketika terjadi suatu konflik di dalamnya yang
harus diselesaikan agar tidak menganggu jalannya proyek. Karena itu dibutuhkan
stamina yang kuat, manajemen emosi yang baik, dan kejernihan dalam berpikir secara
mendalam dan cemerlang untuk menemukan solusi terbaik dari alternatif solusi
yang ditawarkan oleh tim proyek.
kemampuan
yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek. Diantaranya adalah:
Budgeting
and Cost Skills
Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek memiliki peran yang sangat
penting. Dengan demikian manajer proyek dituntut untuk memiliki pengetahuan
dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan
proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
Time
Management Skills
Perencanaan proyek membutuhkan kemampuan untuk menjadwalkan proyek. Disini
manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek
dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini
manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas yang diperlukan. Selain itu
manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara
realistis. Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan untuk
mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.
Technical
Skills
Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu
sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis
biasanya di dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya
Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.
Leadership
Skills
Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang
manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menandakan bagaimana
seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat
mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu
proyek. Grey&Larson (2006) memberikan contoh gaya kepemimpinan dengan
memberi teladan sebagai syarat menuju manajer proyek yang efektif. Ada enam
aspek yang melingkupinya, antara lain :
§
Prioritas, hal ini berbicara mengenai penggunaan waktu. Manajer proyek
memerlukan banyak waktu untuk mengamati sebuah pengujian kritis daripada
menunggu laporan.
§
Urgensi, dengan meningkatkan pola interaksi dengan tim seperti laporan
dan rapat penting dengan sering akan membuat tim merasa bahwa pekerjaan ini
sangat penting. Ketika tim sudah memiliki kesadaran seperti ini, maka tidak ada
yang akan meremehkan suatu aktivitas di dalam proyek.
§
Pemecahan masalah, manajer proyek yang aefektif akan lebih memusatkan kepada
bagaimana tim dapat mengubah masalah menjadi kesempatan atau apa yang
dipelajari dari suatu kesalahan untuk lebih proaktif dalam memecahkan masalah.
§
Kerjasama, berbicara mengenai bagaimana manajer proyek bertindak terhadap
orang luar dan memengaruhi bagaimana anggota tim berinteraksi dengan orang
luar.
§
Standar Kinerja, manajer proyek harus menetapkan standar yang tinggi untuk kinerja
proyek melalui respon yang cepat atas kebutuhan tim, mengikuti isu-isu penting,
berprinsip teguh, serta hati-hati dalam menjalankan pertemuan-pertemuan kritis.
§
Etika, jika seorang manajer proyek dengan bebas menyalahgunakan atau
menahan informasi penting dari manajemen atas atau pelanggan, hal ini member
isyarat kepada anggota tim bahwa perilaku seperti ini dapat diterima dan
dilakukan.
Tjiptono&Diana (2003) mendeskripsikan pemimpin yang baik
memiliki karakteristik; tanggung jawab yang seimbang, Model peranan yang
positif, memiliki keterampilan komunikasi yang baik, memiliki pengaruh yang
positif, dan memiliki kemampuan untuk meyakinkan orang lain.
Resource
Management and Human Relationship Skills
Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek dan
merupakan sumber konflik utama yang terjadi di proyek. Hal ini membutuhkan
kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di
dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif
harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan
persahabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang
baik.
Communication
Skills
Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada
komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim
harus mengetahui tanggung jawab mereka. Kadang, jadwal perencanaan yang sudah
dibuat secara sempurna oleh manajer proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim
lebih memilih bekerja dengan aturan mereka sendiri. Hal ini dikarenakan sang
manajer tidak memberikan penjelasan atau mempresentasikan prosedur yang
diinginkan dalam menjalankan proyek.
Negotiating
Skills
Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi
dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus memahami kepentingan
manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajer proyek dapat melakukan
bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang
diinginkan. Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan
strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka,
bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang
manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
Marketing,
Contracting, Customer Relationship Skills
Manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya,
karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara
implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Bagaimanapun
apa yang akan dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya akan lebih
berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu,
kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsif
terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan
mereka. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan
pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus dengan pelanggan maupun antar
tim proyek
