Dibeberapa Proyek , Prosedur Proyek dilaksanakan berdasarkan Tingkat Leadersip Project Manager , Apabila Soft skill dan Hardskill Dari Project Manager lemah, maka akan ada beberapa Prosedur proyek yg tidak dilaksanakan , salah satunya yang sering tidak berjalan adalah masalah Stempel Dokumen Standar ISO .
Adapun Administrasi
yang harus ditertibkan adalah :
- Serah terima Dokumen menggunakan lembar Transmittal yg telah disediakan oleh Kantor Pusat .
- Tidak menfile dokumen yg berbeda dalam satu odner, Semua Jenis Dokumen dipisahkan dalam odner tersendiri ataupun diberi penyekat dan diberi label .
- Monitoring dokumen penting, Semua Transmittal di catat kembali dalam bentuk Monitoring tranmittal berdasarkan nama Dokumen . Contoh : Monitoring Shop drawing list , Monitoring material approval , Monitoring RFI , dll serta diberi nomer urut .
- Prosedur ISO dijalankan dilapangan, Pengajuan permintaan material atau PPM menggunakan Form ISO terbaru , Dg Kolom TTD PC/SM/Kadiv tercetak dalam form tsb .
- Surat ke External termonitoring, Surat keluar diberikan Nomer surat keluar yg urut , dan diberikan List / daftar surat keluar .(Boleh satu odner dg surat masuk dan diberikan pembatas)
- Penerimaan Surat dari eksternal, Semua surat masuk baik dari MK dan Owner ataupun stockholder lain dituliskan tanggal terima pada Surat tsb dan di tanda tangani .
- Membuat softcopy semua hasil penyelesaian pekerjaan, Berita Acara, Material Approval dan Surat penting yg ada Approval Owner agar di Scanner dan dimasukkan dalam Folder softcopy tersendiri .
- Semua BQ , Kontrak dan Gambar Asli dari Owner bersifat Confindential (Rahasia) hanya dipegang oleh PM
- Laporan MPR project diserahkan setiap tgl 25 setiap bulan.
- Tertib penggunaan Stampel ISO 9001 : 2015 . Setiap proyek diberikan 1 (Satu) Set Stampel ISO yang penggunaannya sbb :
- Absolut untuk semua Dokumen yg tidak terpakai lagi , dan tidak boleh beredar apalagi dipakai sebagai acuan dilapangan hanya sebagai dokumen arsip.
- Control Copy untuk Semua dokumen yg dipakai dilapangan harus menggunakan Stampel ini , dan didistribusikan kepada satu penanggung jawab (Mandor) , apabila ada revisi maka dokumen ini ditarik dan di stampel Absolut , serta diberikan penggantinya dg stampel Control Copy.
- Original adalah Dokumen dengan tanda tangan Asli dan tidak diperkenankan untuk dibawa ke lapangan . dilapangan cukup Foto Copy dengan stampel Control Copy.
- Uncontrol Document Adalah stempel yg diberikan kepada pihak lain , Tercatat dalam listing distribusinya namun tidak dikontrol apabila ada pembaharuan .
Hal Lain yang perlu menjadi perhatian juga adalah :
- Semua permintaan Peralatan kantor, kelengkapan personel yg sifatnya diluar Material Menggunakan Memo.
- Pengajuan TDP dan BBY diharapkan menggunakan Format standar .
- Stampel untuk Project harus tertera nama project dibawah Logo Perusahaan.
- Rekapitulasi penggunaan TDP/BBY selalu diupdate pada setiap pengajuan, agar diketahui besaran Overhead atau prelim yg telah dikeluarkan.
- Selalu membuat IPL sebelum memulai pekerjaan. (Ijin pelaksanaan lapangan) dilengkapi dengan Shopdrawing approval dan material yg telah disetujui. Semua dokumen IPL juga termonitoring.
- Setiap Meeting internal ataupun meeting dg Subcon apalagi dengan Owner risalahnya selalu tercatat pada Notulen meeting Form, disertai dg daftar hadir, serta ditanda tangani bersama setelah selesai meeting .
