ADMINISTRASI PROJECT DAN PENGGUNAAN STAMP ISO 9001

Dibeberapa Proyek , Prosedur Proyek dilaksanakan berdasarkan Tingkat Leadersip Project Manager , Apabila Soft skill dan Hardskill Dari Project Manager lemah, maka akan ada beberapa Prosedur proyek yg tidak dilaksanakan , salah satunya yang sering tidak berjalan adalah masalah Stempel Dokumen Standar ISO .

Adapun Administrasi yang harus ditertibkan adalah :

1. Serah terima Dokumen menggunakan lembar Transmittal yg telah disediakan oleh Kantor Pusat .
2. Tidak menfile dokumen yg berbeda dalam satu odner, Semua Jenis Dokumen dipisahkan dalam odner tersendiri ataupun diberi penyekat dan diberi label .
3. Monitoring dokumen penting, Semua Transmittal di catat kembali dalam bentuk Monitoring tranmittal berdasarkan nama Dokumen . Contoh : Monitoring Shop drawing  list , Monitoring material approval , Monitoring RFI , dll serta diberi nomer urut .
4. Prosedur ISO dijalankan dilapangan, Pengajuan permintaan material atau PPM menggunakan Form ISO terbaru , Dg Kolom TTD PC/SM/Kadiv tercetak dalam form tsb .
5. Surat ke External termonitoring, Surat keluar diberikan Nomer surat keluar yg urut , dan diberikan List / daftar surat keluar .(Boleh satu odner dg surat masuk dan diberikan pembatas)
6. Penerimaan Surat dari eksternal, Semua surat masuk baik dari MK dan Owner ataupun stockholder lain dituliskan tanggal terima pada Surat tsb dan di tanda tangani .
7. Membuat softcopy semua hasil penyelesaian pekerjaan, Berita Acara, Material Approval dan Surat penting yg ada Approval Owner  agar di Scanner dan dimasukkan dalam Folder softcopy tersendiri .
8. Semua BQ , Kontrak dan Gambar Asli dari Owner bersifat Confindential (Rahasia) hanya dipegang oleh PM
9. Laporan MPR project diserahkan setiap tgl 25 setiap bulan.
10. Tertib penggunaan Stampel ISO 9001 : 2015 . Setiap proyek diberikan 1 (Satu) Set Stampel ISO yang penggunaannya sbb :

• Absolut untuk semua Dokumen yg tidak terpakai lagi , dan tidak boleh beredar apalagi dipakai sebagai acuan dilapangan hanya sebagai dokumen arsip.
• Control Copy untuk Semua dokumen yg dipakai dilapangan harus menggunakan Stampel ini , dan didistribusikan kepada satu penanggung jawab (Mandor) , apabila ada revisi maka dokumen ini ditarik dan di stampel Absolut , serta diberikan penggantinya dg stampel Control Copy. 
• Original adalah Dokumen dengan tanda tangan Asli dan tidak diperkenankan untuk dibawa ke lapangan . dilapangan cukup Foto Copy dengan stampel Control Copy.
• Uncontrol Document Adalah stempel yg diberikan kepada pihak lain , Tercatat dalam listing distribusinya namun tidak dikontrol apabila ada pembaharuan . 

      Hal Lain yang perlu menjadi perhatian juga adalah :

1. Semua permintaan Peralatan kantor, kelengkapan personel yg sifatnya diluar Material Menggunakan Memo.
2. Pengajuan TDP dan BBY diharapkan menggunakan Format standar . 
3. Stampel  untuk Project harus tertera nama project dibawah Logo Perusahaan. 
4. Rekapitulasi penggunaan TDP/BBY selalu diupdate pada setiap pengajuan, agar diketahui besaran Overhead atau prelim yg telah dikeluarkan.
5. Selalu membuat IPL sebelum memulai pekerjaan. (Ijin pelaksanaan lapangan) dilengkapi dengan Shopdrawing approval dan material yg telah disetujui. Semua dokumen IPL juga termonitoring. 
6. Setiap Meeting internal ataupun meeting dg Subcon apalagi dengan Owner risalahnya selalu tercatat pada Notulen meeting Form, disertai dg daftar hadir, serta ditanda tangani bersama setelah selesai meeting .