HAL PENTING DALAM MANAJEMEN PROYEK

Sering kali seorang project manager terbentur dengan permasalahan “klasik” dalam pelaksanaan suatu proyek . Terlambat, biaya membengkak, dan owner yang terlalu banyak permintaan merupakan contoh dinamika yang ada dalam suatu proyek. Lantas bagaimana menyikapinya ?

Ada 4 (empat) hal penting yang harus dipahami oleh seorang project manager ketika melaksanakan suatu proyek, yaitu cakupan proyek (project scope), waktu pelaksanaan proyek (project timeline), biaya proyek (project cost) dan kualitas dari proyek itu sendiri (project quality). Keempat hal tersebut menjadi pilar utama dalam project management body of knowledge (PMBOK), sebuah best practise yang digunakan oleh seluruh project manager di dunia, khususnya mereka yang telah memiliki sertifikasi sebagai project manager professional (PMP). Gambar berikut akan menggambarkan bagaimana keempat hal tersebut berinteraksi.

1. Scope

Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan. Terkadang hal ini yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek dengan pemilik proyek. Scope yang menjadi luas (biasanya terjadi pada proyek yang dilakukan ad-hoc, tanpa perencanaan atau metode yang tepat) akibat permintaan owner yang datang terus menerus dapat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek.

2. Time

Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin lama suatu proyek dikerjakan, maka semakin besar biaya operasional proyek yang dibutuhkan. Project Time management yang baik akan mempengaruhi besar kecilnya profit margin proyek yang didapat

3. Cost

Merupakan komponen biaya proyek. Komponen ini juga saling terkait dengan 2 komponen sebelumnya (scope and time) karena besar kecilnya biaya proyek (termasuk penambahan biaya jika diperlukan) akan mempengaruhi besarnya scope proyek serta cepatnya waktu pelaksanaan proyek.

4. Quality

Kualitas merupakan harapan yang ingin didapatkan owner dari proyek tersebut dan atau mengacu pada standar tertentu (misal ISO). Kualitas dapat diraih dengan menentukan biaya, waktu dan scope proyek sesuai dengan kebutuhan.

Idealnya, Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (time) dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang diharapkan / ditentukan sebelumnya (quality).

Namun, bagaimana jika sebuah proyek mengalami keterlambatan, sementara kecenderungan tidak ada penambahan biaya proyek (injection cost) dan scope yang terus berkembang ? Apakah kualitas “sah” untuk dikorbankan ?

Tidak banyak pilihan memang, jika seorang project manager dihadapkan pada permasalahan tersebut. Namun, ada baiknya kita menggunakan cara-cara yang sistematis dalam menyelesaikan permasalahan diatas. Untuk dapat meraih keuntungan (dalam hal ini tangible benefit) adalah sesuatu hal yang hanya dapat menjadi angan-angan. Namun, tetap masih ada opsi lain, dimana hubungan baik tetap diusahakan terjaga. Intagible benefit itulah yang dapat kita harapkan dari kerugian dan resiko kegagalan suatu proyek. Dimana, sedapat mungkin kita memberikan kesan bertanggung jawab kepada klien kita dengan mencari solusi terbaik (walaupun muncul tendensi mengeliminasi kerugian yang diderita semaksimal mungkin, walaupun kualitas harus sedikit berkurang), sehingga kepercayaan pelanggan tetap terjaga, dan merubah paradigma pelanggan bahwa kegagalan ini adalah “satu diantara keberhasilan yang pernah kami lakukan”, bukan “ketidakprofesionalan sebagai seorang pengembang”.

Beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan terkait 4 pilar utama project management dalam mengatasi kasus diatas adalah:

1. Negosiasi Pengurangan Scope

Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan proyek secepat mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional proyek dapat ditekan. Untuk itu, mau tidak mau, project manager harus mempersiapkan seorang negosiator ulung agar dapat melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan / mengurangi scope pekerjaan yang ada, dengan harapan kualitas dapat dipertahankan. Pengurangan scope pekerjaan tentunya akan menjadi lelucon belaka jika tidak disertai strategi yang tepat dalam melakukan lobi, misalnya dengan menjanjikan versi berikutnya (pada proyek pengembangan TIK) pada proyek selanjutnya. Hal ini memungkinkan manajemen proyek untuk mendapatkan “injection cost” secara tidak langsung dengan menempatkan scope proyek yang dikurangi pada proyek selanjutnya, tentunya dengan project cost yang baru.

2. “Menambah kerugian” untuk mempertahankan image baik

Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan scope yang disepakati semaksimal mungkin, dengan mengambil resiko meningkatnya operasional cost. Strategi ini digunakan apabila orientasi manajemen perusahaan adalah mempertahankan citra baik di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek merupakan pelanggan potensial perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan menderita kerugian dari sisi biaya proyek (tangible lost), namun perusahaan tetap berusaha untuk mempertahankan nama baik di depan pelanggannya (intangible benefit) dengan harapan kerjasama masih dapat terjalin di masa yang akan datang

3. Cut the project

Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan menyerahkan hasil yang telah dilakukan apapun resikonya. Dalam risk management, istilah ini dinamakanaccept the risk. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan cost of risk yang harus ditanggung lebih kecil daripada usaha menangani resiko tersebut (baik tangible maupun intangible ). Sehingga tidak ada pilihan lain selain mengakhiri proyek tersebut dengan menerima segala konsekuensinya.

note:
Tulisan ini merupakan hasil review beberapa teori dan diskusi dengan beberapa teman di beberapa industri yang pernah dan atau sedang mengalami masalah ini.

link Asli : https://hech61.wordpress.com/2008/11/26/4-hal-penting-dalam-project-management/