BEBERAPA KESALAHAN MANAGER PROJECT

By Bustan 

Project Manager di berbagai dunia konstruksi sebagian besar memiliki wewenang yang dominan dalam mengatur jalannya sebuah proyek, agar proyek yang dikelola dan dipimpinnya selesai tepat waktu, memiliki kualitas yang bagus, serta sesuai budgetting yang disusun di awal proyek .

Dalam mengelola proyek , seorang Manager proyek juga dibantu oleh para bawahan yang loyal serta memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidang yang disusun dalam Struktur Organisasi Proyek .

Pada saat tender dilakukan , pada beberapa perusahaan sangat jarang melibatkan dari awal seorang project Manager dimana proyek dia akan ditempatkan, sehingga beberapa klarifikasi spec teknis, serta kondisi kondisi yang diinginkan oleh pemberi kerja bisa jadi kurang dimengerti atau bahkan tidak tahu sama sekali , untuk meminimize kesalahan tersebut ada beberapa perusahaan yang menerapkan serah terima dokumen dan hal hal penting lainnya dalam presentasi team tender kepada Team lapangan yang dipimpin oleh Project Manager .

Adapun dokumen yang diserahkan dan dipresentasikan oleh team tender kepada Project Manager bisa berupa :

1. Bill of quantity
2. Klarifikasi teknis 
3. Gambar tender
4. Specifikasi teknik 
5. Gambar Forcont 
6. SOP Owner (Bisa terdiri dari Form form yang dibutuhkan untuk persetujuan Owner)

Dari beberapa dokumen yang diterima tersebut, diolah oleh Project manager dan disiapkan sebagai proses awal pelaksanaan proyek dimana seorang Proyek Manager harus menyusun beberapa hal seperti :

1. S-Curve 
2. Struktur Organisasi
3. Schedule Material On site
4. Schedule Resources
5. Schedule Test
6. monitoring monitoring 
7. Progress 

Dari SOP Owner yang diterima dari Owner akan mencakup beberapa Form yang diseragamkan untuk beberapa proses dalam pelaksanaan yaitu :

1. Form pengajuan approval material, dimana form ini membuktikan kesesuaian spec yang diminta pada saat tender benar benar disetujui oleh Owner atau pemberi kerja .
2. Pengajuan Shop Drawing berdasarkan dari dokumen tender atau forcon , guna rancangan yang diajukan benar benar disetujui .
3. Setelah mendapatkan persetujuan dari pengajuan Material Approval dan Shop drawing approval , maka team lapangan melampirkan kedua dokumen diatas (Item 1 dan 2) dalam Ijin pelaksanaan lapangan. atau IPL.
4. Setelah IPL diapproval maka lapangan bisa melakukan pekerjaan sesuai dengan Material yg disetujui dan Gambar shop drawing yang sudah approve .
5. Laporan Harian . Dibeberapa proyek laporan Harian ini memang tidak diminta oleh owner. Akan tetapi sebagai kontraktor pelaksana wajib untuk membuat laporan ini terutama apabila ada pekerjaan yg di hold oleh owner dengan alasan apapun, laporan ini menjadi dasar penolakan terhadap denda apabila diberlakukan tidak reasonable.
6. Laporan mingguan . Biasanya sudah memuat progres pekerjaan yg telah dicapai . Sebagai PM seharusnya bisa mengkalkulasi berbagai prediksi seminggu kedepan dari laporan mingguan yg disajikan . Termasuk apabila diketemukan progres terlambat dibandingkan dg S-Curve.
7. Laporan Bulanan..adalah penyajian secara lengkap dan summary dari laporan harian dan mingguan. Biasanya dalam laporan Bulanan juga termasuk dengan record material yg telah on site.

Dari beberapa proses tersebut diatas dimana tugas manager project terkadang ada beberapa kesalahan yang akhirnya bisa mempengaruhi jalannya penyelesaian diantaranya :

1. Tidak memahami scope kontrak beserta spec teknisnya , Hal ini bisa menyebabkan kegagalan penyelesaian proyek baik dalam bentuk keterlambatan ataupun kerugian . Bisa kita ambil contoh beberapa spec material yg kurang difahami ataupun spec pekerjaan teknis, akan menjadikan pekerjaan rework terutama bila Owner tidak memberikan toleransi terhadap hasil yg telah dilakukan .
2. Tidak disiplin melaksanakan SOP proyek, akan menimbulkan beberapa dokumen akan miss dan akan menjadikan kendala pada saat pengajuan BAST ( Berita Acara Serah Terima). Ada beberapa dokumen yg sangat dibutuhkan dalam pengajuan BAST, diantaranya adalah Berita acara pemasangan, berita acara pengetesan, Berita acara pembongkaran , dimana berita acara tersebut dilampirkan dalam pengajuan BAST .
3. Tidak mengUpdate monitoring monitoring pengajuan Dokumen . Dalam hal mengajukan dokumen persetujuan material dan Shop drawing approval, ada satu dokumen yang sangat penting yang dibuat, bisa sebagai bukti penyerahan, ataupun sebagai bukti penerimaan kembali dokumen tersebut. Dalam beberapa kasus dimana banyak dokumen yang tertahan pada sisi MK ataupun Owner, monitoring tersebut bisa sebagai pengingat pihak MK ataupun Owner bahwa proses pengajuan approval tersebut masih belum disetujui dan pekerjaan lapangan otomatis terhenti.
4. Tidak memonitor pekerjaan lapangan . Istilah tidak memonitor pekerjaan lapangan tidak berarti secara lugas tidak berada dilapangan ataupun tidak berada ditempat, dalam beberapa kasus banyak project manager berada tiap hari dilapangan namun tidak mengetahui sejauh mana pekerjaan sudah dilakukan , Hal tersebut bisa terjadi pada saat Project Manager tidak menginstruksikan staf dibawahnya untuk melakukan Mapping pekerjaan yg menjadi pengawasannya , sedangkan untuk ketersediaan material Seorang manager project tidak meminta Stock opname ataupun list material keluar masuk terhadap petugas logistik.
5. Mengabaikan hal hal yang menjadi perhatian pemberi kerja . Terkadang pemberi kerja memberikan signal signal penting yang harus diprioritaskan, hal tersebut biasanya tertuang pada saat meeting, baik meeting koordinasi, meeting PM ataupun meeting engineer. Kita bisa secara gamblang melihat mana project manager yg intens terhadap signal signal tersebut dengan selalu mencatat apa yg menjadi prioritas pekerjaannya, karena banyak Project manager yang hanya mengandalkan hasil Notulen atau MOM.
6. Tidak konsisten terhadap schedule yang dibuat, terutama schedule yang telah disepakati bersama. Ketidak konsistenan project manager terhadap schedule yg disepakati akan membuat kontraktor lain kehilangan waktu melakukan pekerjaannya apalagi sequel pekerjaan tersebut dipengaruhi oleh schedule yg dibuat .
7. Tidak memeriksa perubahan pada shop drawing awal dan shop drawing susulan. Pada beberapa project yg berhubungan dengan Tenant akan mendapati beberapa perubahan shop drawing , Biasanya owner dan MK yg teliti akan mengeluarkan SI pekerjaan tambah atas perubahan tersebut. Namun apa yg seharusnya dilakukan oleh PM seandainya ada 2 instruksi tanpa S.I , maka seyodyanya PM mengeluarkan RFI (request for information) atas dua insttuksi shop drawing tersebut .
8. Tidak men dokumentasikan hasil pekerjaan,dokumentasi disini bisa berbentuk rekaman foto ataupun berita acara pekerjaan
9. Tidak mendelagasikan tugas tugas kepada jajaran dibawahnya, (Job Desc).

Kesalahan kesalahan manager project ini, seharusnya bisa diminimize atau bahkan bisa ditiadakan tentu saja dengan konsisten dan disiplin dalam pelaksanaan SOP proyek, inisiatif dan tangap terhadap instruksi Owner serta memiliki Leadership yg bagus dalam mengarahkan para bawahan dan subcon.

Johar 7 Sept 2016

Bustanul Arifin