CERITA DARI JABABEKA

Pertama kali diterjunkan di proyek ini berat rasanya, karena harus mengikuti aturan K3 yg berbelit belit seperti kudu ganti sepatu safety, ikut TBM , induksi, harus kontrol dan keliling pabrik yg luas, menemui debu bongkaran yg gatal ..hemm sebuah tantangan.

Setelah bertahan 3 hari baru terasa ritme kerja dari team yang belum kompak , yang merupakan salah satu target yg harus diselesaikan .
Dengan beberapa kali terjadinya penurunan jumlah tenaga kerja juga menjadi perhatian , belum lagi ditambah adanya jam coffe break yang sama sekali tidak berguna, mengapa ? Karena masuk jam 08.00 setelah itu break jam 10.00 lalu istirahat jam 11.30 , pikir saja berapa waktu yg terbuang, padahal project ini fast track dimana waktu tinggal sebulan lagi.

Melihat beberapa hal seperti :
1. Progress yg lambat kenaikannya.
2. Material yg lama datangnya .
3. Sequence kerja yg tidak berurutan dan saling tunggu.
4. Man power yg kurang dan tidak skill
5. Tenaga supervisi yg minim
6. Koordinasi dg pihak konsultant dan owner yg buruk.
7. Peralatan kerja yg kurang
8. Fasilitas kerja yg minim.
9. Ijin kerja yg lama, untuk mengajukan ijin kerja pemasangan fire fighting harus drain air di pipa, dan ijin harus dimintakan minim 2 hari dari tanggal pelaksanaan.
10. Adanya beberapa area yg belum putus dari segi desain sampai rev ke 22.
11. Turunnya beberapa S.I yang mempengaruhi interval waktu kontrak utama
12. Pekerjaan ini adalah renov, dalam kata lain kita harus membongkarnya terlebih dahulu baru membangun yg baru.

Beberapa subcon berkerja seperti keong, membuat otak dan pikiran jadi stress....

Melihat situasi demikian ,setelah menguraikan beberapa situasi yg dianggap mempengaruhi interval dan ritme kerja langkah langkah yg diambil diantaranya adalah sbb :

1. Progres yang lambat kenaikannya .
Mungkin perlu melihat lagi secara keseluruhan dari paket yg kita terima, mapping pada setiap paket amatlah sangat diperlukan, sehingga diketahui paket pekerjaan yg mana, yg perlu mendapat perhatian. Uraikan permasalahan dengan theory Fishbone diagram dan temukan kesalahan utama. Namun dari sisi perhitungan BQ juga perlu direview apakah ada kesalahan aritmetik dalam memasukkan angka angka, terutama melihat kembali apakah ada MoS pada kesepakatan kontrak yg bisa mendongkrak progres tersebut.

2. Material yg lama datangnya.
Melihat permasalahan klasik ini rasanya selalu ada dalam setiap project, apakah itu terkait dengan masalah pembayaran Subcon ataupun kesalahan team logistik dalam systematis kerjanya, memang sudah seharusnya permasalahan keterlambatan material ini diminimize agar laju percepatan pekerjaan di project tidak terhambat. Yg lebih penting lagi adalah bagaimana team lapangan dalam menjabarkan BQ dan gambar sehingga permintaan material bisa akurat .

3.Sequence kerja yg tidak berurutan dan saling tunggu.
Sequence kerja adalah hal yg sangat penting dalam pelaksanaan proyek. Untuk hal ini diperlukan kepiawaian seorang PM bagaimana mengurutkan pekerjaan pada action plan, baik action plan mingguan, bulanan, bahkan dalam action plan keseluruhan. Adanya ketelitian dalam membaca Curva S baik dalam menguraikan sequence per sequence juga harus melihat item item pekerjaan instalasi dan equipment.
Adanya area bongkaran dalam kontrak dalam beberapa paket pekerjaan sebaiknya dipisahkan pada beberapa subcon.
Paket bongkaran masuk dalam pekerjaan subcon adalah hal yg menjadikan subcon saling tunggu,saling tunjuk,dan saling menyalahkan. Perlu dirubah system kedepan dimana paket bongkaran seharusnya menjadi satu paket pekerjaan tersendiri .

4.Man power yang kurang dan tidak skill
Sudah menjadi kebiasaan , dalam memenuhi jumlah pekerja dan mengejar angka yg diharapkan oleh owner, terkadang mandor mangambil tenaga yg unskill ,selain jumlahnya yg kurang terutama dalam pekerjaan fast track , skill pekerja yg tidak mumpuni juga mengakibatkan progress berjalan sangat lambat, ada baiknya kita bisa membuka mata para subcon bahwa banyaknya tenaga kerja tanpa skill adalah pemborosan . Kecuali pekerjaan itu banyak yg tidak memerlukan tenaga skill seperti pekerja pengangkut ataupun tenaga kasar seperti kebersihan. Tapi apakah perlu sebanyak itu. Hal ini yg perlu di review.

5. Tenaga supervisi yg minim
Dalam hal pengadaan tenaga skill sebenernya berbanding lurus dengan pengadaan supervisi, yg mengarahkan sesuai shop drawing ataupun squence kerja yg dibutuhkan. Tenaga supervisi yg minim sama dengan kita mengerahkan jumlah tenaga yg banyak tapi unskill .

6.Koordinasi dengan pihak Konsultant dan Owner.
Salah satu unsur dalam manajemen proyek yg penting adalah Manajemen komunikasi, Manajemen komunikasi tidak hanya di harfiahkan dalam komunikasi verbal namun instruksi instruksi dalam bentuk memo, site memo,surat masuk, form form termasuk dalam manajemen komunikasi. Kurangnya komunikasi dan koordinasi dengan pihak Konsultant dan Owner menjadikan miss dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu hal yg penting adalah pelaporan pihak kontraktor ke Owner diantaranya laporan harian,mingguan,bulanan dll agar komunikasi berjalan dua arah .

7. Peralatan kerja yg kurang
Banyaknya pekerja tanpa peralatan yg dibutuhkan, ataupun saling pinjam antar pekerja merupakan salah satu penghambat dalam percepatan pelaksanaan proyek.

8. Fasilitas kerja yg kurang
Fasilitas kerja kita bedakan dengan peralatan kerja, fasilitas kerja bisa berarti hal hal yg ikut menunjang suatu pekerjaan seperti lampu kerja,listrik kerja, scafolding, catwalk, dll. Bayangkan saja ada pekerjaan diketinggian namun kurang atau bahkan tidak ada scafolding. Mungkinkah pekerjaan tersebut bisa dilaksanakan. Pengadaan scafolding ditiap area akan memudahkan pekerja melakukan pekerjaan di area ketinggian. Namun ingat untuk safety tetap gunakan bodyharnes dan itu juga merupakan fasilitas kerja.

9.Ijin kerja
Kita harus bisa memprediksi berapa lama sebuah ijin kerja yg dikeluarkan oleh pihak owner, seandainya ijin kerja diperlukan 2 hari ,maka untuk melakukan pekerjaan yg memerlukan ijin kerja, ijin kerja dimasukkan H-2.

10.Area yg belum final dari sisi desain
Perlunya koordinasi dan komunikasi intensif dengan pihak konsultan dan owner dalam mengatasi hal ini. Adanya desain yg mempengaruhi waktu pelaksanaan perlu untuk dilayangkan surat permohonan pengunduran waktu pelaksanaan.

11.Turunnya beberapa S.I yang baru
Bukannya kita tidak suka dengan turunnya S.I , karena turunnya SI identik dengan penambahan pemasukan bagi perusahaan, namun perlu diperhatikan, apakah turunnya SI mempengaruhi waktu pelaksanaan . Apabila Ya maka kita wajib meminta penambahan waktu penyelesaian.

12. Proyek Renovasi
Ada kelebihan dan kekurangan untuk proyek renovasi , yaitu pada masalah pembongkaran bangunan ataupun instalasi yg lama. Proyek renov memiliki tingkat kesulitan yg jauh lebih tinggi terlebih lagi apabila pengaturan sequence pelaksanaan yg buruk . Apabila salah yg harusnya tidak dibongkar bisa menjadi terbongkar. Namun ada sisi keuntungannya juga yaitu material yg bisa digunakan bisa kita manfaatkan untuk mengurangi biaya pengadaan material,namun tentu saja semua harus dengan ijin owner dalam pelaksanaannya .

Jababeka 1 cikarang industrial park

BEBERAPA KESALAHAN MANAGER PROJECT

By Bustan 

Project Manager di berbagai dunia konstruksi sebagian besar memiliki wewenang yang dominan dalam mengatur jalannya sebuah proyek, agar proyek yang dikelola dan dipimpinnya selesai tepat waktu, memiliki kualitas yang bagus, serta sesuai budgetting yang disusun di awal proyek .

Dalam mengelola proyek , seorang Manager proyek juga dibantu oleh para bawahan yang loyal serta memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidang yang disusun dalam Struktur Organisasi Proyek .

Pada saat tender dilakukan , pada beberapa perusahaan sangat jarang melibatkan dari awal seorang project Manager dimana proyek dia akan ditempatkan, sehingga beberapa klarifikasi spec teknis, serta kondisi kondisi yang diinginkan oleh pemberi kerja bisa jadi kurang dimengerti atau bahkan tidak tahu sama sekali , untuk meminimize kesalahan tersebut ada beberapa perusahaan yang menerapkan serah terima dokumen dan hal hal penting lainnya dalam presentasi team tender kepada Team lapangan yang dipimpin oleh Project Manager .

Adapun dokumen yang diserahkan dan dipresentasikan oleh team tender kepada Project Manager bisa berupa :

1. Bill of quantity
2. Klarifikasi teknis 
3. Gambar tender
4. Specifikasi teknik 
5. Gambar Forcont 
6. SOP Owner (Bisa terdiri dari Form form yang dibutuhkan untuk persetujuan Owner)

Dari beberapa dokumen yang diterima tersebut, diolah oleh Project manager dan disiapkan sebagai proses awal pelaksanaan proyek dimana seorang Proyek Manager harus menyusun beberapa hal seperti :

1. S-Curve 
2. Struktur Organisasi
3. Schedule Material On site
4. Schedule Resources
5. Schedule Test
6. monitoring monitoring 
7. Progress 

Dari SOP Owner yang diterima dari Owner akan mencakup beberapa Form yang diseragamkan untuk beberapa proses dalam pelaksanaan yaitu :

1. Form pengajuan approval material, dimana form ini membuktikan kesesuaian spec yang diminta pada saat tender benar benar disetujui oleh Owner atau pemberi kerja .
2. Pengajuan Shop Drawing berdasarkan dari dokumen tender atau forcon , guna rancangan yang diajukan benar benar disetujui .
3. Setelah mendapatkan persetujuan dari pengajuan Material Approval dan Shop drawing approval , maka team lapangan melampirkan kedua dokumen diatas (Item 1 dan 2) dalam Ijin pelaksanaan lapangan. atau IPL.
4. Setelah IPL diapproval maka lapangan bisa melakukan pekerjaan sesuai dengan Material yg disetujui dan Gambar shop drawing yang sudah approve .
5. Laporan Harian . Dibeberapa proyek laporan Harian ini memang tidak diminta oleh owner. Akan tetapi sebagai kontraktor pelaksana wajib untuk membuat laporan ini terutama apabila ada pekerjaan yg di hold oleh owner dengan alasan apapun, laporan ini menjadi dasar penolakan terhadap denda apabila diberlakukan tidak reasonable.
6. Laporan mingguan . Biasanya sudah memuat progres pekerjaan yg telah dicapai . Sebagai PM seharusnya bisa mengkalkulasi berbagai prediksi seminggu kedepan dari laporan mingguan yg disajikan . Termasuk apabila diketemukan progres terlambat dibandingkan dg S-Curve.
7. Laporan Bulanan..adalah penyajian secara lengkap dan summary dari laporan harian dan mingguan. Biasanya dalam laporan Bulanan juga termasuk dengan record material yg telah on site.

Dari beberapa proses tersebut diatas dimana tugas manager project terkadang ada beberapa kesalahan yang akhirnya bisa mempengaruhi jalannya penyelesaian diantaranya :

1. Tidak memahami scope kontrak beserta spec teknisnya , Hal ini bisa menyebabkan kegagalan penyelesaian proyek baik dalam bentuk keterlambatan ataupun kerugian . Bisa kita ambil contoh beberapa spec material yg kurang difahami ataupun spec pekerjaan teknis, akan menjadikan pekerjaan rework terutama bila Owner tidak memberikan toleransi terhadap hasil yg telah dilakukan .
2. Tidak disiplin melaksanakan SOP proyek, akan menimbulkan beberapa dokumen akan miss dan akan menjadikan kendala pada saat pengajuan BAST ( Berita Acara Serah Terima). Ada beberapa dokumen yg sangat dibutuhkan dalam pengajuan BAST, diantaranya adalah Berita acara pemasangan, berita acara pengetesan, Berita acara pembongkaran , dimana berita acara tersebut dilampirkan dalam pengajuan BAST .
3. Tidak mengUpdate monitoring monitoring pengajuan Dokumen . Dalam hal mengajukan dokumen persetujuan material dan Shop drawing approval, ada satu dokumen yang sangat penting yang dibuat, bisa sebagai bukti penyerahan, ataupun sebagai bukti penerimaan kembali dokumen tersebut. Dalam beberapa kasus dimana banyak dokumen yang tertahan pada sisi MK ataupun Owner, monitoring tersebut bisa sebagai pengingat pihak MK ataupun Owner bahwa proses pengajuan approval tersebut masih belum disetujui dan pekerjaan lapangan otomatis terhenti.
4. Tidak memonitor pekerjaan lapangan . Istilah tidak memonitor pekerjaan lapangan tidak berarti secara lugas tidak berada dilapangan ataupun tidak berada ditempat, dalam beberapa kasus banyak project manager berada tiap hari dilapangan namun tidak mengetahui sejauh mana pekerjaan sudah dilakukan , Hal tersebut bisa terjadi pada saat Project Manager tidak menginstruksikan staf dibawahnya untuk melakukan Mapping pekerjaan yg menjadi pengawasannya , sedangkan untuk ketersediaan material Seorang manager project tidak meminta Stock opname ataupun list material keluar masuk terhadap petugas logistik.
5. Mengabaikan hal hal yang menjadi perhatian pemberi kerja . Terkadang pemberi kerja memberikan signal signal penting yang harus diprioritaskan, hal tersebut biasanya tertuang pada saat meeting, baik meeting koordinasi, meeting PM ataupun meeting engineer. Kita bisa secara gamblang melihat mana project manager yg intens terhadap signal signal tersebut dengan selalu mencatat apa yg menjadi prioritas pekerjaannya, karena banyak Project manager yang hanya mengandalkan hasil Notulen atau MOM.
6. Tidak konsisten terhadap schedule yang dibuat, terutama schedule yang telah disepakati bersama. Ketidak konsistenan project manager terhadap schedule yg disepakati akan membuat kontraktor lain kehilangan waktu melakukan pekerjaannya apalagi sequel pekerjaan tersebut dipengaruhi oleh schedule yg dibuat .
7. Tidak memeriksa perubahan pada shop drawing awal dan shop drawing susulan. Pada beberapa project yg berhubungan dengan Tenant akan mendapati beberapa perubahan shop drawing , Biasanya owner dan MK yg teliti akan mengeluarkan SI pekerjaan tambah atas perubahan tersebut. Namun apa yg seharusnya dilakukan oleh PM seandainya ada 2 instruksi tanpa S.I , maka seyodyanya PM mengeluarkan RFI (request for information) atas dua insttuksi shop drawing tersebut .
8. Tidak men dokumentasikan hasil pekerjaan,dokumentasi disini bisa berbentuk rekaman foto ataupun berita acara pekerjaan
9. Tidak mendelagasikan tugas tugas kepada jajaran dibawahnya, (Job Desc).

Kesalahan kesalahan manager project ini, seharusnya bisa diminimize atau bahkan bisa ditiadakan tentu saja dengan konsisten dan disiplin dalam pelaksanaan SOP proyek, inisiatif dan tangap terhadap instruksi Owner serta memiliki Leadership yg bagus dalam mengarahkan para bawahan dan subcon.

Johar 7 Sept 2016

Bustanul Arifin