PENTINGNYA MONITORING DOKUMEN

Untuk pelaku project istilah monitoring mungkin tidak asing lagi di samping semua penyerahan dan penerimaan dokumen harian yg dicatatkan dalam sebuah list, ataupun pemantauan schedule pelaksanaan project , baik schedule kedatangan material ,schedule test ataupun schedule yg lain.

Namun yg akan dibahas disini adalah sebuah record dokumen yg merupakan prosedur project yg dibuatkan dalam sebuah list monitoring dokumen tersebut.

Adapun Dokumen yg merupakan prosedur proyek perlu diberikan monitoringnya adalah :

1. Monitoring IPL (ijin pelaksanaan lapangan )
Dalam sebuah project apabila shop drawing dan material sudah mendapatkan persetujuan pemberi kerja , serta resource untuk melaksanakan pekerjaan telah siap, seperti pekerja,alat dan material ,maka pengajuan IPL untuk mendapatkan persetujuan pelaksanaan pekerjaan diserahkan ke MK agar mendapat approve pelaksanaan . Monitoring tanggal pengajuan sampai kembalinya dokumen IPL ke site office dg approval harus tercatat . Guna dari monitoring tgl pengajuan tersebut adalah durasi yg terpakai saat pengajuan hingga kembali dokumen IPL bisa termonitor, apabila terlalu lama maka bisa menjadi penjelasan untuk menghindari faktor denda dari owner dg dalih ijin terlalu lama tidak diberikan .IPL yg benar adalah apabila kita telah siap maka segera mengajukan tanpa perlu melihat kesiapan lapangan, penundaan approval pada IPL yg diajukan bisa menjadi pokok penolakan terhadap denda yg akan dilakukan owner.

2. Monitoring Shop Drawing
Terkadang dalam pengajuan sebuah gambar kerja memakan waktu yg cukup lama baru mendapatkan persetujuan dari MK maupun Owner, disamping masalah belum jelasnya detail pekerjaan yg akan dilaksanakan, bisa juga karena beberapa hal memang belum diputuskan . Adanya monitoring shop drawing dibuat adalah memantau lamanya waktu pengajuan sampai diterima kembali dg approve tanpa revisi , adanya revisi dan pengajuan kembali hendaknya dihitung dalam satu putaran durasi waktu . Durasi yg terlalu panjang bisa diperlihatkan kepada owner bahwa keputusan untuk memberikan persetujuan terlalu lama hingga memakan waktu tunggu yg lama tanpa pelaksanaan lapangan.

3. Monitoring Material Approve
Urgensi material approve perlu untuk di monitor dari pengajuan sampai approve juga sama halnya dengan monitoring shop drawing, durasi yg terlalu lama bisa menjadikan peringatan kepada MK dan owner bahwa pembelian material perlu segera diputuskan terutama material material yg memiliki waktu indent yg terlalu lama .

4. Monitoring surat masuk dan keluar
Untuk monitoring surat menyurat fungsinya sebagian besar hanya untuk memudahkan tracebility atau menulusuran pokok surat dan balasan dari setiap permasalahan .

5. Monitoring TDP dan BBY
Monitoring TDP dan BBY dilakukan untuk menyimpan catatan tentang pengeluaran, serta berapa akumulasi biaya yg sudah dikeluarkan, sehingga bisa memproteksi apabila pengeluaran sudah mendekati over budget .

6. Monitoring Berita Acara
Monitoring Berita acara , baik BA test, testcom ataupun pratestcom ditujukan untuk mempermudah penelusuran BA area mana saja yg belum dilakukan, hal ini bisa menjadi sempurna apabila dilengkapi dengan mapping pekerjaan yg telah dilakukan, standarnya mapping dipergunakan sebagai control area yg telah dikerjakan dan yg belum, namun juga bersama sama dg BA sebagai persyaratan pengajuan BAST .

Demikian beberapa contoh monitoring list yg sangat perlu diterapkan di lapangan, tertib administrasi adalah hal yg vital apalagi beberapa dokumen memang dipergunakan sebagai persyaratan BAST (BA serah terima) dalam sebuah project.