KESALAHAN YANG BERUJUNG PEMBOROSAN

Dalam sebuah pelaksanaan Proyek , Semua perusahaan mengharapkan kontribusi yang didapat minimal apa yang telah dianggarkan atau sesuai dengan RAP (Rencana Anggaran Pengeluaran) , namun pada pelaksanaannya tidak jarang beberapa hal menggerus keuntungan Perusahaan , bahkan hal tersebut terkesan sepele dan tidak masuk akal , namun kenyataanlah yang berbicara terlebih lagi pemborosan yang terjadi akibat Denda owner tentu saja nilainya sangat besar , baik dari sisi finansial maupun nama baik.

Beberapa kesalahan yg saat ini terjadi terkadang tidak disadari dan terkesan berulang, namun terlalu mudah untuk diabaikan , pembiaran pembiaran yg dilakukan mengakibatkan hal tersebut menjadi hal yg biasa dan terkesan tidak perlu diantisipasi , Padahal bukankah kita tahu fenomena gunung es, tanpak kecil dipermukaan laut namun sangat besar didasarnya .

Kesalahan kesalahan yg akan kita bahas lebih banyak meninjau dari sisi internal , hal tersebut lebih bermaksud kepada pembenahan kedalam agar dihasilkan suatu kinerja yang tersusun dari awal , kesalahan kesalahan tersebut adalah :

PROSEDUR  INTERNAL

1. Pada saat awal proyek Engineer tidak memastikan kembali RAP proyek yang seharusnya kembali menyesuaikan ke akuratan hasil penawaran yg telah menjadi kontrak , mungkin memang ada beberapa item yg bersifat subsidi tapi justru disini diketahui lebih awal akan lebih baik karena masih ada kemungkinan perubahan Spek dilakukan sebelum approval telah ditanda tangani ,Termasuk mengkalkulasi aktual Prelim yg dibutuhkan .
2. Engineer dan P3 tidak mengklarifikasi material material Subcon dan pembelian beban perusahaan . Klarifikasi yg ditetapkan diawal akan mempermudah pihak pembelian apakah material yg dibeli merupakan beban subcon atau beban perusahaan . Personel pembuat SPB akan bisa langsung melihat apakah dia harus membuat BA (Berita Acara) Pemotongan ataukah tidak , walaupun Form saat ini telah dimodifikasi dengan Dua katagori tersebut namun kehati-hatian yang berlapis akan mengurangi Human error .
3. Engineer tidak mengkomparasi antara BQ, Gambar tender dan Gambar Forcont . Komparasi ini sangat dibutuhkan apabila ternyata ada perubahan Gambar tender dengan gambar Forcont . adanya perubahan tersebut seharusnya menjadikan sebuah peluang VO (Variation Order) atau pekerjaan tambah . Peluang peluang yg tidak dilihat akan menghilangkan kesempatan penambahan nilai kontrak dengan addendum .
4. Project Manager tidak membuat Matrik BQ antara BQ perusahaan dengan BQ Subcon . Adanya pekerjaan yang Overlap antara Subcon 1, Subcon 2 dan Subcon 3 akan sangat mungkin terjadi apabila matrix BQ ini tidak dibuat . Pekerjaan yang sama pada area yg sama bisa saja terjadi apabila beberapa subcon menerima BQ yang sama . Mapping lokasi atau layout area kerja juga sangat dibutuhkan untuk menghindari overlap tersebut .
5. Schedule Kedatangan material yang tidak memperhitungkan Resources yang ada . Banyak sekali PM ataupun Engineer tidak membuat schedule kedatangan material ini. Padahal schedule ini dibuat pada saat seorang PM menetapkan Curve S/Microsoft Project pada awal proyek . Pemborosan sangat mungkin terjadi pada saat man power dilapangan besar tapi material tidak ada , sehingga mau tidak mau ada pihak yg dirugikan dengan tidak bekerjanya para pekerja namun kehadiran mereka tetap diakui . Begitu pula sebaliknya Mendatangkan material didepan juga sangat membahayakan Cash flow Proyek , karena bagaimanapun Supplier akan mulai mengajukan tagihan pembayaran setelah material mereka telah on site dilapangan. Sedangkan dilapangan belum bisa diprogres kecuali MOS diakui pada saat kontrak namun hal tersebut biasanya hanya 50~60% saja . Tentu saja sebelumnya menghitung Durasi approval material dan Approval Shop drawing juga merupakan hal yg sangat signifikant menentukan besaran pemborosan akibat keterlambatan dari schedule yg dibuat .
6. Bagian pembelian material tidak melakukan komparasi harga terhadap Pembelian cash . Comparasi Supplier yang dilakukan oleh team Procuremen merupakan hal yang wajib dilakukan guna menentukan mana supplier terbaik dari sisi harga , pengiriman dan jangka waktu penagihan .Namun deviasi terhadap pembelian cash seharusnya juga dilakukan untuk melihat berapa persen kenaikan sebagai perbandingan pembelian antara Cash dan dengan jangka waktu . Hal tersebut untuk mengetahui seberapa besar beban bunga yg diberikan supplier terhadap pembelian .

KONDISI LAPANGAN DAN ALUR KONTROL

Setelah kita membahas dari sisi Prosedur Internal , sekarang kita akan bahas beberapa pemborosan yang bisa terjadi dilapangan diantaranya adalah :

1. Kehilangan .Sebuah Pemborosan dan pembelian material berulang terjadi akibat kehilangan memang sangat sering terjadi antisipasi dari penambahan personel Sekuriti sampai dengan metode penguncian pintu dengan pengelasan , rantai dan Gembok berlapis kadang sering dilakukan , Bahkan adanya sekuriti kadang tidak menjamin tidak terjadinya kehilangan, ada beberapa material yg bisa tercover dengan asuransi namun tentu saja akan menguras waktu dan tenaga dalam pengurusannya . Antisipasi seperti pemakaian Name Tag, Sita KTP kadang sudah dilakukan , alangkah baiknya memang pengawas bisa merangkul para pekerjanya sehingga bisa diketahui apa yg sering mereka lakukan.
2. Terjadinya kecelakaan Kerja . Mungkin banyak yg masih melihat sebuah kecelakaan kerja adalah sebuah takdir atau nasib seseorang, padahal hal tersebut bisa diantisipasi sedini mungkin. terjadinya sebuah kecelakaan kerja seberapapun kecilnya merupakan sebuah pemborosan yg tidak langsung terlihat , terlebih lagi kecelakaan tersebut mengakibatkan kehilangan nyawa . 
3. Pengawas tidak melihat proses bottle neck , yang dimaksud disini adalah adanya pekerjaan yang ditunggu proses selanjutnya dalam jumlah besar , namun ada sebuah proses yang menjadikan proses tsb tidak bisa langsung ke proses akhir , contohnya pada proses machining ataupun fabrikasi . Seorang pengawas ataupun supervisor harus jeli melihat proses ini karena sebuah proses yg bottle neck akan mengganggu proses berikutnya , kepiawaian dalam menghitung cycle count dan routing time dalam proses ini sangat dibutuhkan .
4. Penempatan material yang tidak semestinya . Pernahkan anda melihat beberapa pekerja membongkar tumpukan pipa besar untuk mencari pipa kecil yg terhimpit dibawahnya , ataupun sebuah equipment rusak karena terendam banjir atau kehujanan . coba anda kalkulasi berapa kerugian dari masing masing proses tersebut .Artinya adalah PM seharusnya memikirkan semua material yg akan digunakan optimal penempatannya , baik dari sisi kemudahan pekerja dalam lalu lintas pengambilan pemasangan , juga aman dari kemungkinan kemungkinan kerusakan bahkan kehilangan .
5. Job desk Lapangan tidak dimengerti, tidak diketahui, tidak difahami oleh masing masing pekerja , adanya sebuah pekerjaan yang overlap merupakan sebuah pemborosan apalagi bila banyak personel ditempatkan namun ada alur kerja yg belum ditangani , ironi bukan? terlebih lagi pemahaman akan IK (instruksi Kerja) tidak difahami secara benar sehingga kebijakan kebijakan dilapangan akan simpang siur . RKS yg diterbitkan owner adalah acuan utama yg harus difahami oleh QC dilapangan setelah itu diselaraskan dg IK sebagai landasan kerja . Instruksi kerja atau IK yg ada saat ini perlu kembali direview .
6. Pekerjaan Berulang/Rework . Adanya pekerjaan bongkar pasang akibat salah menerapkan RKS ataupun Instruksi kerja ataupun kesalahan pemberian Shop Drawing (Gambar Kerja) adalah hal yang sangat mungkin terjadi . adanya beberapa Prosedur dalam ISO 9001 dalam menerapkan Stempel Absolut, Control copy dan original adalah salah satu metode untuk mengurang kesalahan pemberian gambar, namun sekali lagi apakah diterapkan dilapangan?.
7. Pekerja kekurangan material bantu akibat tidak memperhitungkan Minimun stock. Fungsi seorang store keeper sangat berperanan terhadap jalannya sebuah proses pekerjaan . Banyak pekerjaan yang akhirnya terhenti karena material material kecil . Menghitung Minimum Stock bagi seorang Store Keeper adalah tugas yg sangat penting dan tidak hanya cukup dengan melaporkan keberadaan stock saja . Perhitungan Minimum Stock adalah Jumlah Stock Minimum barang yang ditetapkan untuk melakukan Reorder. (Minimum Stock adalah Besaran stock harian X Waktu tunggu Pembelian) .
8. Menunggu pekerjaan pihak lain , adanya beberapa paket pekerjaan mengakibatkan adanya circle kerja yang saling berurutan dan bergantian satu sama lain , kepiawaian seorang PM dalam menegosiasi urutan kerja sangat mempengaruhi kinerja Team serta besaran Progres yang akan dicapai . Ketepatan penyusunan Progres yang berimbas pada kelancaran cash flow sangat diharapkan dari seorang project manager .
9. Memberikan instruksi berulang kepada bawahan seharusnya dihindari, disamping mengisyaratkan ketidak tegasan seorang PM juga mensimbolkan personel yg diberi instruksi adalah orang yang bebal . Instruksi yang Urgent seharusnya ditulis pada media papan tulis yg seharusnya ada pada setiap proyek, disamping untuk memberikan penjelasan pada saat meeting, juga sebagai alat pengingat  yg harus dikerjakan. Miss komunikasi yang berulang menandakan tidak adanya kemampuan manajemen Komunikasi dari seorang PM. (Baca juga Komunikasi Eksternal dan Internal )

Demikian beberapa kesalahan kesalahan yang sebenernya bisa diantisipasi sedini mungkin , mengentahui beberapa hal tersebut sangat diharapkan guna menambah wawasan seorang Project Manager dalam menjalankan sebuah Proyek .

JOHAR 10 . waktu 10.30 pada tanggal 01.02.19

TEKNOLOGI UNTUK KEMUDAHAN CONTROL

Kemajuan teknologi pada saat ini begitu pesat , sehingga rasanya tidak ada satu kegiatanpun yang tidak terkait dengan Teknologi, Dan semua aspek bisa dikaitkan dengan Teknologi, tergantung apa dan siapa yg bisa menangkap peluang tersebut.

Dalam dunia kontruksi dimana struktur organisasi dari Kontraktor , Manajemen Konstruksi (MK) , Konsultan perencana bahkan owner melibatkan dunia teknologi terutama Teknologi Digital dan aplikasi .

Kita tidak melihat Dunia teknologi apa yg digunakan oleh Konsultan perencana ataupun owner, disini kita akan membahas Dunia teknologi yg bisa dipakai oleh Kontraktor pelaksana , Yaitu teknologi dalam hal monitoring pekerjaan yg dilakukan serta alert ataupun notifikasi apabila ada beberapa pekerjaan yg belum dilaksanakan .

Sudah bukan rahasia umum lagi, lemahnya manajemen kontraktor dalam pelaksanaan penyelesaian sebuah project tidak terlepas dari lemahnya pengetahuan manajemen project, kekuatan administrasi lapangan proyek dan kontroling / monitoring progres lapangan, beberapa hal yang fundamental dalam memanage sebuah proyek salah satunya adalah Monitoring terhadap approval dan progres yang diajukan serta kekuatan resources yang ada .

Terkait dengan Teknologi yang diungkapkan diatas , adalah adanya sebuah program yang membantu kontroling terhadap item item yg berhubungan dengan ketepatan pelaksanaan proyek, dimana program ini bersifat pelaporan terhadap atasan, serta sebagai alert / alarm untuk sesuatu hal yg mesti segera dikerjakan . Dalam arti proses administrasi yang harus disediakan dan diajukan dalam ruang lingkup penyelesaian proyek menjadi satu kesatuan dalam urutan yg semestinya .

Sebelum kita membahas tentang program tersebut maka perlu kita merefresh kembali kegiatan didalam sebuah proyek walau didalam postingan terdahulu telah dijabarkan secara detail , yaitu :

1. Serah terima dan presentasi BQ dan Gambar dari Account manager kepada Project Manager . Proses ini dilakukan setelah SPK diterima oleh Perusahaan dengan ketentuan BQ , Gambar tender dan forcont didetailkan bersama sama guna melihat item item yang telah dipilih dalam harga satuan yg telah disepakati . 
2. Pembuatan RAP. Pembuatan RAP atau Rencana anggaran Proyek beserta kode proyek dilakukan oleh Project Manager beserta Project coordinator guna membatasi pembelian proyek sesuai dengan jumlah yang tertuang didalam BQ kontrak.
3. Pemilihan Sub Kontraktor dan Supplier . Pihak P3 (Procurement) setelah menerima BQ kontrak dan RAP dari PM, beradasarkan dokumen tersebut mulai memilah SubKon  yang dibutuhkan untuk proyek tersebut . pemilihan Subkon dan Supplier diharapkan selesai dengan waktu 1/6 dari masa kontrak , namun pemilahan Supplier berdasarkan Approval material yang diajukan oleh pihak lapangan. Dan Approval tersebut paling lambat 14 Hari sudah ada keputusan.
4. Pengajuan Material Approval. Berdasarkan Spek yang disepakati bersama antara pihak kontraktor dan Owner pada saat kontrak dituangkan lagi dalam form Material Approval untuk detailnya .
5. Pengajuan Shop drawing . Dari Gambar yang diterima pada saat tender diolah menjadi Shop Drawing sebagai landasan kerja . Keputusan approval terhadap Shop Drawing optimal 14 Hari telah mendapatkan persetujuan .
6. Ijin pelaksanaan Lapangan .Ijin pelaksanaan lapangan adalah semacam permit untuk mulai melakukan proses pekerjaan pada area tertentu . IPL juga memuat data jumlah personel, area kerja, peralatan yg digunakan .
7. Komparasi Material Vs Material Subcon. Komparasi ini dilakukan oleh Engineer terhadap BQ yang diterima serta pemilahan kewajiban Subcon terhadap material yg harus diadakan . Pemilahan ini dimaksudkan membedakan material material tersebut pada saat permintaan yg dilakukan oleh lapangan . Adanya List material subcon memudahkan PM pada saat pembuatan permintaan dg BA potong Subcon yg dilampirkan .
8. Request For Information (RFI) adalah form yang ditujukan kepada pihak MK dan Owner apabila ada keraguan dalam pelaksanaan lapangan, misalnya ada selisih perhitungan antara BQ dan lapangan ataupun hal hal lain yang membutuhkan keputusan Owner secepatnya, RFI bisa menjadi landasan terjadinya Kerja Tambah/Kurang tanpa harus mengeluarkan Surat kepada MK dan Owner .
9. Monitoring Progres pekerjaan . Pekerjaan yang dilakukan baik oleh Subcon ataupun Supplier termonitor dalam bentuk Mapping (Mapping adalah layout paket pekerjaan yg sudah dikerjakan dibedakan dengan warna stabilo) dilakukan oleh Supervisor ataupun QC guna mengetahui Instalasi mana saja yg sudah dikerjakan dan belum dikerjakan . Juga berguna pada saat pengajuan progres beserta dokumentasi Gambar dan Berita Acara . Mapping pekerjaan ini bisa juga dalam bentuk matrix dalam Excel. 
10. Berita Acara - Berita Acara . Yang masuk dalam BA BA berikut adalah Berita Acara Kedatangan Material , Berita Acara material Terpasang , Berita Acara Test . Berita Acara Progres dan Berita Acara Test Commisioning , namun dalam pembuatan BA tersebut mengacu kepada methode kerja atau IK dari tiap tiap item pekerjaan.
11. Berita Acara Serah Terima I dan Ke 2 . BAST 1 bisa dilakukan setelah lapangan telah memenuhi beberapa persyaratan seperti penyerahan As Built Drawing , Manual Book, BA training peralatan, Sertifikat Peralatan , BA test commisioning . 

Hal hal yang bisa dimasukkan dalam Program tersebut terhadap pelaksanaan proyek adalah sesuatu yang berpengaruh secara signifikan terhadap pelaksanaan proyek , sehingga perlu adanya Notifikasi pada aplikasi yg bersifat mengingatkan kepada Project Manager juga sebagai monitoring atasan ybs.

Adanya Notifikasi juga bisa berfungsi adanya signal keterlambatan dari proyek yg seharusnya sudah dilaksanakan dalam waktu tertentu, untuk itu interval optimal dari interval notifikasi harus dirumuskan secara mendasar .

Notifikasi juga diharapkan terjadinya konsistensi pada progres penagihan sehingga  Finansial yang bisa ditagihkan setiap bulannya bisa meringankan beban belanja proyek .

MENILAI KINERJA PERSONEL (KPI)

KPI (Key Performance Index) adalah satuan index penilaian Personal karyawan didalam menentukan besaran Tunjangan/Gaji/Bonus sehingga diharapkan besaran yg diturunkan bersifat fair atau adil .
Banyak Perusahaan saat ini dalam menerapkan KPI (Key Performance Index) pada berbagai aspek penilaian seperti :

• Kedisiplinan 
• Kejujuran
• Pencapaian hasil
• Attitude
• Integritas
• Softskill
• Hardskill
• Loyalitas
• Experience

Akibat komplexnya aspek penilaian sehingga nilai Index KPI yang diperoleh untuk tiap tiap personel akan banyak perbedaan dan ambigu . Namun ada juga aspek terukur yang bisa diterapkan dalam penilaian tersebut , yaitu :

• Pencapaian Progres atau nilai pendapatan
• Kontribusi tiap proyek yang dicapai 
• Besaran VO tambah yang di addendumkan
• Optimalnya Nilai prelim proyek 
• Ketepatan waktu pelaksanaan 
• dll

Besaran besaran pencapaian tersebut tentu saja berbanding lurus dengan kepiawaian Leader proyek dimana dia ditempatkan , Tentu saja team yg solid dan memiliki kemampuan di masing masing lini sangat diperlukan .

Sudah kita ketahui bersama didalam pengelolaan proyek tersebut tidak terlepas dari beberapa faktor manajemen proyek yang harus dimiliki oleh Project Manager . seperti :

• Manajemen Komunikasi
• Manajemen Budgeting
• Manajemen Resourses (Sumber Daya)
• Manajemen waktu
• Manajemen Proses
• Manajemen Biaya
• Manajemen Resiko
• Manajemen Procurement

Yang kesemua hal tersebut diatas harus bisa diterapkan pada Project . Namun banyak Hal pada kenyataan beberapa faktor membutuhkan penyelesaian yang sedikit banyaknya membutuhkan improvisasi .

Yang diantaranya adalah 

• Keterlambatan Owner ataupun Konsultant memutuskan suatu hal, baik dalam bentuk Shop drawing yang tertunda ataupun Material approval yg di Hold
• Keterlambatan Proses lain yg mempengaruhi secara langsung pekerjaan yg akan dilakukan 
• Keterlambatan pembayaran Progres yg mengakibatkan Kontraktor melakukan penurunan kinerja.
• Kinerja Sub Kontraktor yang buruk , baik dalam sisi finansial ataupun resources tenaga kerja 
• Supplai material yang tidak sesuai jadwal . 
• Kebijakan lokasi penyimpanan ataupun perpindahan Material yg tidak berfihak .
• Typikal Perusahaan Pemberi Kerja dalam menurunkan kebijakan dan prosedural 
• Dll

Adanya hambatan hambatan yg disebutkan diatas ini, adalah faktor faktor yang sangat mempengaruhi nilai akhir dari KPI secara langsung , dan mengharapkan setiap Project Manager bisa mengatasi problem tersebut dengan kemampuan Manajemen yg telah diberikan . 

Johar 10 at 31.08.2018 dan 13.45 wib .