TEKNOLOGI UNTUK KEMUDAHAN CONTROL

Kemajuan teknologi pada saat ini begitu pesat , sehingga rasanya tidak ada satu kegiatanpun yang tidak terkait dengan Teknologi, Dan semua aspek bisa dikaitkan dengan Teknologi, tergantung apa dan siapa yg bisa menangkap peluang tersebut.

Dalam dunia kontruksi dimana struktur organisasi dari Kontraktor , Manajemen Konstruksi (MK) , Konsultan perencana bahkan owner melibatkan dunia teknologi terutama Teknologi Digital dan aplikasi .

Kita tidak melihat Dunia teknologi apa yg digunakan oleh Konsultan perencana ataupun owner, disini kita akan membahas Dunia teknologi yg bisa dipakai oleh Kontraktor pelaksana , Yaitu teknologi dalam hal monitoring pekerjaan yg dilakukan serta alert ataupun notifikasi apabila ada beberapa pekerjaan yg belum dilaksanakan .

Sudah bukan rahasia umum lagi, lemahnya manajemen kontraktor dalam pelaksanaan penyelesaian sebuah project tidak terlepas dari lemahnya pengetahuan manajemen project, kekuatan administrasi lapangan proyek dan kontroling / monitoring progres lapangan, beberapa hal yang fundamental dalam memanage sebuah proyek salah satunya adalah Monitoring terhadap approval dan progres yang diajukan serta kekuatan resources yang ada .

Terkait dengan Teknologi yang diungkapkan diatas , adalah adanya sebuah program yang membantu kontroling terhadap item item yg berhubungan dengan ketepatan pelaksanaan proyek, dimana program ini bersifat pelaporan terhadap atasan, serta sebagai alert / alarm untuk sesuatu hal yg mesti segera dikerjakan . Dalam arti proses administrasi yang harus disediakan dan diajukan dalam ruang lingkup penyelesaian proyek menjadi satu kesatuan dalam urutan yg semestinya .

Sebelum kita membahas tentang program tersebut maka perlu kita merefresh kembali kegiatan didalam sebuah proyek walau didalam postingan terdahulu telah dijabarkan secara detail , yaitu :

1. Serah terima dan presentasi BQ dan Gambar dari Account manager kepada Project Manager . Proses ini dilakukan setelah SPK diterima oleh Perusahaan dengan ketentuan BQ , Gambar tender dan forcont didetailkan bersama sama guna melihat item item yang telah dipilih dalam harga satuan yg telah disepakati . 
2. Pembuatan RAP. Pembuatan RAP atau Rencana anggaran Proyek beserta kode proyek dilakukan oleh Project Manager beserta Project coordinator guna membatasi pembelian proyek sesuai dengan jumlah yang tertuang didalam BQ kontrak.
3. Pemilihan Sub Kontraktor dan Supplier . Pihak P3 (Procurement) setelah menerima BQ kontrak dan RAP dari PM, beradasarkan dokumen tersebut mulai memilah SubKon  yang dibutuhkan untuk proyek tersebut . pemilihan Subkon dan Supplier diharapkan selesai dengan waktu 1/6 dari masa kontrak , namun pemilahan Supplier berdasarkan Approval material yang diajukan oleh pihak lapangan. Dan Approval tersebut paling lambat 14 Hari sudah ada keputusan.
4. Pengajuan Material Approval. Berdasarkan Spek yang disepakati bersama antara pihak kontraktor dan Owner pada saat kontrak dituangkan lagi dalam form Material Approval untuk detailnya .
5. Pengajuan Shop drawing . Dari Gambar yang diterima pada saat tender diolah menjadi Shop Drawing sebagai landasan kerja . Keputusan approval terhadap Shop Drawing optimal 14 Hari telah mendapatkan persetujuan .
6. Ijin pelaksanaan Lapangan .Ijin pelaksanaan lapangan adalah semacam permit untuk mulai melakukan proses pekerjaan pada area tertentu . IPL juga memuat data jumlah personel, area kerja, peralatan yg digunakan .
7. Komparasi Material Vs Material Subcon. Komparasi ini dilakukan oleh Engineer terhadap BQ yang diterima serta pemilahan kewajiban Subcon terhadap material yg harus diadakan . Pemilahan ini dimaksudkan membedakan material material tersebut pada saat permintaan yg dilakukan oleh lapangan . Adanya List material subcon memudahkan PM pada saat pembuatan permintaan dg BA potong Subcon yg dilampirkan .
8. Request For Information (RFI) adalah form yang ditujukan kepada pihak MK dan Owner apabila ada keraguan dalam pelaksanaan lapangan, misalnya ada selisih perhitungan antara BQ dan lapangan ataupun hal hal lain yang membutuhkan keputusan Owner secepatnya, RFI bisa menjadi landasan terjadinya Kerja Tambah/Kurang tanpa harus mengeluarkan Surat kepada MK dan Owner .
9. Monitoring Progres pekerjaan . Pekerjaan yang dilakukan baik oleh Subcon ataupun Supplier termonitor dalam bentuk Mapping (Mapping adalah layout paket pekerjaan yg sudah dikerjakan dibedakan dengan warna stabilo) dilakukan oleh Supervisor ataupun QC guna mengetahui Instalasi mana saja yg sudah dikerjakan dan belum dikerjakan . Juga berguna pada saat pengajuan progres beserta dokumentasi Gambar dan Berita Acara . Mapping pekerjaan ini bisa juga dalam bentuk matrix dalam Excel. 
10. Berita Acara - Berita Acara . Yang masuk dalam BA BA berikut adalah Berita Acara Kedatangan Material , Berita Acara material Terpasang , Berita Acara Test . Berita Acara Progres dan Berita Acara Test Commisioning , namun dalam pembuatan BA tersebut mengacu kepada methode kerja atau IK dari tiap tiap item pekerjaan.
11. Berita Acara Serah Terima I dan Ke 2 . BAST 1 bisa dilakukan setelah lapangan telah memenuhi beberapa persyaratan seperti penyerahan As Built Drawing , Manual Book, BA training peralatan, Sertifikat Peralatan , BA test commisioning . 

Hal hal yang bisa dimasukkan dalam Program tersebut terhadap pelaksanaan proyek adalah sesuatu yang berpengaruh secara signifikan terhadap pelaksanaan proyek , sehingga perlu adanya Notifikasi pada aplikasi yg bersifat mengingatkan kepada Project Manager juga sebagai monitoring atasan ybs.

Adanya Notifikasi juga bisa berfungsi adanya signal keterlambatan dari proyek yg seharusnya sudah dilaksanakan dalam waktu tertentu, untuk itu interval optimal dari interval notifikasi harus dirumuskan secara mendasar .

Notifikasi juga diharapkan terjadinya konsistensi pada progres penagihan sehingga  Finansial yang bisa ditagihkan setiap bulannya bisa meringankan beban belanja proyek .