KESALAHAN YANG BERUJUNG PEMBOROSAN

Dalam sebuah pelaksanaan Proyek , Semua perusahaan mengharapkan kontribusi yang didapat minimal apa yang telah dianggarkan atau sesuai dengan RAP (Rencana Anggaran Pengeluaran) , namun pada pelaksanaannya tidak jarang beberapa hal menggerus keuntungan Perusahaan , bahkan hal tersebut terkesan sepele dan tidak masuk akal , namun kenyataanlah yang berbicara terlebih lagi pemborosan yang terjadi akibat Denda owner tentu saja nilainya sangat besar , baik dari sisi finansial maupun nama baik.

Beberapa kesalahan yg saat ini terjadi terkadang tidak disadari dan terkesan berulang, namun terlalu mudah untuk diabaikan , pembiaran pembiaran yg dilakukan mengakibatkan hal tersebut menjadi hal yg biasa dan terkesan tidak perlu diantisipasi , Padahal bukankah kita tahu fenomena gunung es, tanpak kecil dipermukaan laut namun sangat besar didasarnya .

Kesalahan kesalahan yg akan kita bahas lebih banyak meninjau dari sisi internal , hal tersebut lebih bermaksud kepada pembenahan kedalam agar dihasilkan suatu kinerja yang tersusun dari awal , kesalahan kesalahan tersebut adalah :

PROSEDUR  INTERNAL

1. Pada saat awal proyek Engineer tidak memastikan kembali RAP proyek yang seharusnya kembali menyesuaikan ke akuratan hasil penawaran yg telah menjadi kontrak , mungkin memang ada beberapa item yg bersifat subsidi tapi justru disini diketahui lebih awal akan lebih baik karena masih ada kemungkinan perubahan Spek dilakukan sebelum approval telah ditanda tangani ,Termasuk mengkalkulasi aktual Prelim yg dibutuhkan .
2. Engineer dan P3 tidak mengklarifikasi material material Subcon dan pembelian beban perusahaan . Klarifikasi yg ditetapkan diawal akan mempermudah pihak pembelian apakah material yg dibeli merupakan beban subcon atau beban perusahaan . Personel pembuat SPB akan bisa langsung melihat apakah dia harus membuat BA (Berita Acara) Pemotongan ataukah tidak , walaupun Form saat ini telah dimodifikasi dengan Dua katagori tersebut namun kehati-hatian yang berlapis akan mengurangi Human error .
3. Engineer tidak mengkomparasi antara BQ, Gambar tender dan Gambar Forcont . Komparasi ini sangat dibutuhkan apabila ternyata ada perubahan Gambar tender dengan gambar Forcont . adanya perubahan tersebut seharusnya menjadikan sebuah peluang VO (Variation Order) atau pekerjaan tambah . Peluang peluang yg tidak dilihat akan menghilangkan kesempatan penambahan nilai kontrak dengan addendum .
4. Project Manager tidak membuat Matrik BQ antara BQ perusahaan dengan BQ Subcon . Adanya pekerjaan yang Overlap antara Subcon 1, Subcon 2 dan Subcon 3 akan sangat mungkin terjadi apabila matrix BQ ini tidak dibuat . Pekerjaan yang sama pada area yg sama bisa saja terjadi apabila beberapa subcon menerima BQ yang sama . Mapping lokasi atau layout area kerja juga sangat dibutuhkan untuk menghindari overlap tersebut .
5. Schedule Kedatangan material yang tidak memperhitungkan Resources yang ada . Banyak sekali PM ataupun Engineer tidak membuat schedule kedatangan material ini. Padahal schedule ini dibuat pada saat seorang PM menetapkan Curve S/Microsoft Project pada awal proyek . Pemborosan sangat mungkin terjadi pada saat man power dilapangan besar tapi material tidak ada , sehingga mau tidak mau ada pihak yg dirugikan dengan tidak bekerjanya para pekerja namun kehadiran mereka tetap diakui . Begitu pula sebaliknya Mendatangkan material didepan juga sangat membahayakan Cash flow Proyek , karena bagaimanapun Supplier akan mulai mengajukan tagihan pembayaran setelah material mereka telah on site dilapangan. Sedangkan dilapangan belum bisa diprogres kecuali MOS diakui pada saat kontrak namun hal tersebut biasanya hanya 50~60% saja . Tentu saja sebelumnya menghitung Durasi approval material dan Approval Shop drawing juga merupakan hal yg sangat signifikant menentukan besaran pemborosan akibat keterlambatan dari schedule yg dibuat .
6. Bagian pembelian material tidak melakukan komparasi harga terhadap Pembelian cash . Comparasi Supplier yang dilakukan oleh team Procuremen merupakan hal yang wajib dilakukan guna menentukan mana supplier terbaik dari sisi harga , pengiriman dan jangka waktu penagihan .Namun deviasi terhadap pembelian cash seharusnya juga dilakukan untuk melihat berapa persen kenaikan sebagai perbandingan pembelian antara Cash dan dengan jangka waktu . Hal tersebut untuk mengetahui seberapa besar beban bunga yg diberikan supplier terhadap pembelian .

KONDISI LAPANGAN DAN ALUR KONTROL

Setelah kita membahas dari sisi Prosedur Internal , sekarang kita akan bahas beberapa pemborosan yang bisa terjadi dilapangan diantaranya adalah :

1. Kehilangan .Sebuah Pemborosan dan pembelian material berulang terjadi akibat kehilangan memang sangat sering terjadi antisipasi dari penambahan personel Sekuriti sampai dengan metode penguncian pintu dengan pengelasan , rantai dan Gembok berlapis kadang sering dilakukan , Bahkan adanya sekuriti kadang tidak menjamin tidak terjadinya kehilangan, ada beberapa material yg bisa tercover dengan asuransi namun tentu saja akan menguras waktu dan tenaga dalam pengurusannya . Antisipasi seperti pemakaian Name Tag, Sita KTP kadang sudah dilakukan , alangkah baiknya memang pengawas bisa merangkul para pekerjanya sehingga bisa diketahui apa yg sering mereka lakukan.
2. Terjadinya kecelakaan Kerja . Mungkin banyak yg masih melihat sebuah kecelakaan kerja adalah sebuah takdir atau nasib seseorang, padahal hal tersebut bisa diantisipasi sedini mungkin. terjadinya sebuah kecelakaan kerja seberapapun kecilnya merupakan sebuah pemborosan yg tidak langsung terlihat , terlebih lagi kecelakaan tersebut mengakibatkan kehilangan nyawa . 
3. Pengawas tidak melihat proses bottle neck , yang dimaksud disini adalah adanya pekerjaan yang ditunggu proses selanjutnya dalam jumlah besar , namun ada sebuah proses yang menjadikan proses tsb tidak bisa langsung ke proses akhir , contohnya pada proses machining ataupun fabrikasi . Seorang pengawas ataupun supervisor harus jeli melihat proses ini karena sebuah proses yg bottle neck akan mengganggu proses berikutnya , kepiawaian dalam menghitung cycle count dan routing time dalam proses ini sangat dibutuhkan .
4. Penempatan material yang tidak semestinya . Pernahkan anda melihat beberapa pekerja membongkar tumpukan pipa besar untuk mencari pipa kecil yg terhimpit dibawahnya , ataupun sebuah equipment rusak karena terendam banjir atau kehujanan . coba anda kalkulasi berapa kerugian dari masing masing proses tersebut .Artinya adalah PM seharusnya memikirkan semua material yg akan digunakan optimal penempatannya , baik dari sisi kemudahan pekerja dalam lalu lintas pengambilan pemasangan , juga aman dari kemungkinan kemungkinan kerusakan bahkan kehilangan .
5. Job desk Lapangan tidak dimengerti, tidak diketahui, tidak difahami oleh masing masing pekerja , adanya sebuah pekerjaan yang overlap merupakan sebuah pemborosan apalagi bila banyak personel ditempatkan namun ada alur kerja yg belum ditangani , ironi bukan? terlebih lagi pemahaman akan IK (instruksi Kerja) tidak difahami secara benar sehingga kebijakan kebijakan dilapangan akan simpang siur . RKS yg diterbitkan owner adalah acuan utama yg harus difahami oleh QC dilapangan setelah itu diselaraskan dg IK sebagai landasan kerja . Instruksi kerja atau IK yg ada saat ini perlu kembali direview .
6. Pekerjaan Berulang/Rework . Adanya pekerjaan bongkar pasang akibat salah menerapkan RKS ataupun Instruksi kerja ataupun kesalahan pemberian Shop Drawing (Gambar Kerja) adalah hal yang sangat mungkin terjadi . adanya beberapa Prosedur dalam ISO 9001 dalam menerapkan Stempel Absolut, Control copy dan original adalah salah satu metode untuk mengurang kesalahan pemberian gambar, namun sekali lagi apakah diterapkan dilapangan?.
7. Pekerja kekurangan material bantu akibat tidak memperhitungkan Minimun stock. Fungsi seorang store keeper sangat berperanan terhadap jalannya sebuah proses pekerjaan . Banyak pekerjaan yang akhirnya terhenti karena material material kecil . Menghitung Minimum Stock bagi seorang Store Keeper adalah tugas yg sangat penting dan tidak hanya cukup dengan melaporkan keberadaan stock saja . Perhitungan Minimum Stock adalah Jumlah Stock Minimum barang yang ditetapkan untuk melakukan Reorder. (Minimum Stock adalah Besaran stock harian X Waktu tunggu Pembelian) .
8. Menunggu pekerjaan pihak lain , adanya beberapa paket pekerjaan mengakibatkan adanya circle kerja yang saling berurutan dan bergantian satu sama lain , kepiawaian seorang PM dalam menegosiasi urutan kerja sangat mempengaruhi kinerja Team serta besaran Progres yang akan dicapai . Ketepatan penyusunan Progres yang berimbas pada kelancaran cash flow sangat diharapkan dari seorang project manager .
9. Memberikan instruksi berulang kepada bawahan seharusnya dihindari, disamping mengisyaratkan ketidak tegasan seorang PM juga mensimbolkan personel yg diberi instruksi adalah orang yang bebal . Instruksi yang Urgent seharusnya ditulis pada media papan tulis yg seharusnya ada pada setiap proyek, disamping untuk memberikan penjelasan pada saat meeting, juga sebagai alat pengingat  yg harus dikerjakan. Miss komunikasi yang berulang menandakan tidak adanya kemampuan manajemen Komunikasi dari seorang PM. (Baca juga Komunikasi Eksternal dan Internal )

Demikian beberapa kesalahan kesalahan yang sebenernya bisa diantisipasi sedini mungkin , mengentahui beberapa hal tersebut sangat diharapkan guna menambah wawasan seorang Project Manager dalam menjalankan sebuah Proyek .

JOHAR 10 . waktu 10.30 pada tanggal 01.02.19