KESALAHAN DARI INTERNAL DAN EKSTERNAL KOMUNIKASI

Dalam pelaksanaan project tidak pernah lepas dari singkatan BMW atau Biaya, Mutu dan Waktu , hal ini sangat erat terkait satu sama lainnya, Dan kadang kita harus mengabaikan salah satunya untuk memperbesar faktor yang lain .

Sebagai contoh pada Projek pelaksanaan Jalan Toll pada persiapan Hari Raya, maka faktor waktu sangat dominan diperlukan , pada saat saat tertentu kadang kadang sampai mengabaikan faktor mutu bilamana waktu sudah mencapai crtical, dari sisi Biaya bagaimana ? tentu saja berimbas sedikit ataupun banyak .

Contoh kedua adalah Project pembuatan Pesawat, Maka faktor Mutu sangat diutamakan demi keselamatan penumpang pada dunia penerbangan, Bagaimana dengan waktu dan biaya ? selama mengutamakan Mutu maka faktor faktor biaya dan waktu sedikit diabaikan .

Dalam penerapannya salah satu penunjang dalam pemenuhan hal tsb diatas adalah Faktor Komunikasi Internal dan Eksternal sebagai kunci utama, dan terbagi dalam dua type yaitu :

1. Komunikasi Formal 
2. Komunikasi Informal

Begitu ada suatu instruksi yang tidak dilaksanakan sebagai sarana komunikasi, maka akan berefek kepada schedule dan instruksi instruksi yang lain.
Sekarang apa saja yang menjadi Komunikasi Internal dan Eksternal akan kita bahas berikut Ini :


INTERNAL KOMUNIKASI

Internal Komunikasi adalah semua bentuk komunikasi didalam struktur Organisasi , baik yang horizontal kesamping , maupun komunikasi Vertikal atas - bawah dari PM ke PMO. Internal komunikasi Formal dan Informal dalam sebuah Proyek bisa dalam bentuk :
1. Form form pelaksanaan atau IK
2. Meeting Internal
3. Buku Log Aktifitas
4. Papan Log Aktifitas
5. Schedule pelaksanaan
6. Memo Internal
7. Instruksi Langsung
8. Dll

Banyak kasus  sebuah kegiatan tidak terlaksana karena adanya Miskomunikasi antar Individu ataupun Group, bahkan bisa menjadikan sebuah kegiatan menjadi Critis .

EKSTERNAL KOMUNIKASI

Eksternal Komunikasi adalah semua bentuk komunikasi diluar struktur Organisasi , seperti Komunikasi kepada Owner , Kepada Konsultant ataupun kepada Subcon .
Dalam sebuah proyek, Eksternal Komunikasi baik yang Informal dan Formal bisa berupa :
1.  Shop Drawing Approval
2.  Material Approval
3.  Memo Eksternal
4.  RFI (Request for Information)
5.  Surat surat Keluar
6.  Email
7.  Meeting Koordinasi
8.  Schedule Project Inpus
9.  Dokument Kontrak
10.RKS
11.Dll

Dalam banyak hal dan  menjadi faktor yang sangat krusial dalam sebuah proyek adalah meneruskan informasi eksternal menjadi komunikasi Internal yang harus dilakukan oleh Team . Hal tersebut menjadi tugas utama seorang Manager Proyek bagaimana menjabar keinginan Eksternal (Stage Holder) bisa direalisasikan.

Maka selama terbiasa dengan media media diatas, maka kendala lapangan akan lebih mudah diatasi , yang kadang belum banyak yang melihat pentingnya  faktor tersebut dalam sebuah Project .Terutama dalam perolehan feedback dari instruksi yang telah dikeluarkan, yang semestinya terekord apakah instruksi telah Done atau Postpone .


Johar 10 , 12.07 Wib . Saatnya Makan Siang