DONT PANIC GUYS....SEMUA MASALAH DISELESAIKAN ONE BY ONE

Tidak ada satu keuntungan dari pekerjaan yang dilakukan dengan kepanikan .Bisa bisa malah merugikan diri sendiri dari tindakan yang dilakukan dengan Panik .Ambil contoh seperti Cerita dibawah ini :

Dua orang saling bersahabat sedang jalan jalan menuju puncak, Sebut saja Tono dan Toni. Mereka berdua menaiki kendaraan Mobil dengan kecepatan 80 KM per Jam. Dan kebetulan yang menjadi Driver pada saat itu adalah Tono dan mereka melakukan bergantian .

Waktu telah menunjukkan jam 22.00 WIB , dan perjalanan mereka sepertinya akan sampai pada tujuan mereka yaitu Sebuah Villa .
" AYo Tono..buruan Gas nya...udah malem banget Nih..." ujar Toni sambil melihat Jam dipergelangan .
Tikungan yang kesekian Tono mempercepat laju kendaraan sampai 120 KM/Jam .
Lalu Tiba Tiba.....Seorang gadis berpakaian mini melintas.....citttttttttttttttttttttt...brakkkkk.....Derit ban di rem terdengar nyaring . Dan tampak Tono wajahnya Pucat pasi menghadapi kejadian tersebut .
"Kita kabur aja ya  Toni....." Kata tono setengah berbisik ..."Gue kalap nih...." timpalnya lagi.....

Posisi paniknya Tono tersebut , tidak akan menemukan jalan keluar yang baik, dalam pikirannya hanya terbersit satu tindakan  yang menguntungkan dirinya pada saat itu . Namun apa yang bisa kita tangkap dari pemikiran Toni .
"Sebaiknya Jangan kabur Tono...mending kita pinggirkan kendaraan...dan kita lihat Korban, apakah bisa kita selamatkan ..." Toni berucap, Dan seperti itulah Pemikiran Orang yang tidak dalam kondisi menghadapi masalah .

Ada beberapa hal dari pemikiran Toni yang bisa kita temukan akhir ceritanya , adalah :

1. Dengan melihat korban dan bukan melarikan diri, maka akan bisa diputuskan apakah Korban bisa dibawa kerumah sakit untuk dilakukan pertolongan , Seandainya masih sempat tertolong maka penyelesaian secara musyawarah bisa dilakukan ..
2. Apabila melarikan diri, akan tetap mempertanggungkan perbuatan tersebut bahkan dengan sanksi yang lebih berat . Kalaupun bisa terlepas dari sansi polisi belum tentu bisa terlepas dari perasaan bersalah yang akan dibawa seumur hidup .

Perbedaan perlakuan antara memutuskan dalam kondisi Panik dan kondisi dengan pemikiran tenang sangat berbeda dari sisi hasil . Jadi berpikirlah tenang dalam menghadapi semua permasalahan bahkan bila memungkinkan dipikir berulang kali .

Pepatah seorang Tukang Jahit : Mengukur sepuluh kali baru memotong sekali ...Jadi jangan Mengukur sekali dan memotong sepuluh kali, bisa bisa tidak pernah jadi akhirnya ..

Goodluck Gaess.....
Johar 10, habis makan siang ama nasi padang .....14.06 wib

KESALAHAN DARI INTERNAL DAN EKSTERNAL KOMUNIKASI

Dalam pelaksanaan project tidak pernah lepas dari singkatan BMW atau Biaya, Mutu dan Waktu , hal ini sangat erat terkait satu sama lainnya, Dan kadang kita harus mengabaikan salah satunya untuk memperbesar faktor yang lain .

Sebagai contoh pada Projek pelaksanaan Jalan Toll pada persiapan Hari Raya, maka faktor waktu sangat dominan diperlukan , pada saat saat tertentu kadang kadang sampai mengabaikan faktor mutu bilamana waktu sudah mencapai crtical, dari sisi Biaya bagaimana ? tentu saja berimbas sedikit ataupun banyak .

Contoh kedua adalah Project pembuatan Pesawat, Maka faktor Mutu sangat diutamakan demi keselamatan penumpang pada dunia penerbangan, Bagaimana dengan waktu dan biaya ? selama mengutamakan Mutu maka faktor faktor biaya dan waktu sedikit diabaikan .

Dalam penerapannya salah satu penunjang dalam pemenuhan hal tsb diatas adalah Faktor Komunikasi Internal dan Eksternal sebagai kunci utama, dan terbagi dalam dua type yaitu :

1. Komunikasi Formal 
2. Komunikasi Informal

Begitu ada suatu instruksi yang tidak dilaksanakan sebagai sarana komunikasi, maka akan berefek kepada schedule dan instruksi instruksi yang lain.
Sekarang apa saja yang menjadi Komunikasi Internal dan Eksternal akan kita bahas berikut Ini :


INTERNAL KOMUNIKASI

Internal Komunikasi adalah semua bentuk komunikasi didalam struktur Organisasi , baik yang horizontal kesamping , maupun komunikasi Vertikal atas - bawah dari PM ke PMO. Internal komunikasi Formal dan Informal dalam sebuah Proyek bisa dalam bentuk :
1. Form form pelaksanaan atau IK
2. Meeting Internal
3. Buku Log Aktifitas
4. Papan Log Aktifitas
5. Schedule pelaksanaan
6. Memo Internal
7. Instruksi Langsung
8. Dll

Banyak kasus  sebuah kegiatan tidak terlaksana karena adanya Miskomunikasi antar Individu ataupun Group, bahkan bisa menjadikan sebuah kegiatan menjadi Critis .

EKSTERNAL KOMUNIKASI

Eksternal Komunikasi adalah semua bentuk komunikasi diluar struktur Organisasi , seperti Komunikasi kepada Owner , Kepada Konsultant ataupun kepada Subcon .
Dalam sebuah proyek, Eksternal Komunikasi baik yang Informal dan Formal bisa berupa :
1.  Shop Drawing Approval
2.  Material Approval
3.  Memo Eksternal
4.  RFI (Request for Information)
5.  Surat surat Keluar
6.  Email
7.  Meeting Koordinasi
8.  Schedule Project Inpus
9.  Dokument Kontrak
10.RKS
11.Dll

Dalam banyak hal dan  menjadi faktor yang sangat krusial dalam sebuah proyek adalah meneruskan informasi eksternal menjadi komunikasi Internal yang harus dilakukan oleh Team . Hal tersebut menjadi tugas utama seorang Manager Proyek bagaimana menjabar keinginan Eksternal (Stage Holder) bisa direalisasikan.

Maka selama terbiasa dengan media media diatas, maka kendala lapangan akan lebih mudah diatasi , yang kadang belum banyak yang melihat pentingnya  faktor tersebut dalam sebuah Project .Terutama dalam perolehan feedback dari instruksi yang telah dikeluarkan, yang semestinya terekord apakah instruksi telah Done atau Postpone .


Johar 10 , 12.07 Wib . Saatnya Makan Siang

PROJECT MANAGER YANG BELAJAR MANAJEMEN PROYEK

Kalau dibilang project manager baru tapi kok sudah pernah memimpin  beberapa proyek dengan sukses dan menghasilkan contribusi yg  cukup besar, tapi begitu diminta untuk menjabarkan manajemen proyek  jawabannya masih ba..bi..bu... Sampai suatu ketika para direksi berembuk tentang akan masuknya tenaga asing yang akan menjadi Project project manager pada proyek proyek diindonesia, terlintaslah pemikiran untuk memberikan pelatihan dan sertifikasi pada Project Manager di perusahaan . PELATIHAN What is the Project ?. sang instruktur memberikan pertanyaan, yang dijawab dengan keheningan seluruh isi kelas dan saling berpandangan sesama....semenit..dua menit...hening dan ga ada yg bisa...saking gemesnya akhirnya sang instruktur menjabarkan apa maksud dari sebuah Proyek .
Sebuah proyek adalah sebuah kegiatan atau proses yang dibatasi oleh waktu, dan memiliki keunikkan dimana tidak ada sebuah proyek yang sama . Mendengar ulasan sang instruktur semua para PM manggut manggut karena selama ini mereka hanya tahu kerja yang namanya proyek tanpa tahu apa definisi proyek yang sebenarnya...trus siapa yang salah..? ya tidak ada yang salah....selama para PM tersebut tetap memberikan kontribusi keuntungan kepada perusahaan , tapi bila jawabannya efektifkah sudah selama ini, mungkin itu yang harus dicari jawabnnya.... MELIHAT SUMBER MASALAH DITEMPAT YANG SALAH Kontribusi dari setiap proyek dengan para Project managernya (dalam tanda kutip) memang berbeda beda walau target yang ditetapkan perusahaan sebesar minimum 10% sering terlampaui, tapi coba direnungkan seandainya PM tersebut menguasai ilmu manajemen yg dari tadi instrukturnya berusaha memancing suasana agar para PM benar benar mengerti  tentang apa yg diuraikan. Namun sebagai catatan ada memang beberapa proyek yang tersandung dianggap rugi dan menimbulkan efek tidak berlanjutnya Customer menggunakan Jasa perusahaan pada proyek selanjutnya , trus kalau sudah sesperti itu siapa yang disalahkan ?. Sudah pasti Proyek dan orang orangnya...Kenapa terlambat, Kenapa salah hitung, kenapa salah pasang, kenapa orangnya sedikit, kenapa ga ada schedule....dan mungkin sejuta kenapa kenapa lagi yang dilontarkan kepada PM . Bila PM sudah membuat Planning yang baik dengan acuan BQ kontrak yang dia terima, diutak atik smalaman hinggga jadi S-Curve yang membiru pada awalnya dan setelah itu memerah karena progressnya terlambat, dan para subcon berteriak sampai ke SMS, BBM dan Whatsaap . Rasanya kalau menjatuhkan Vonis begitu saja kepada PM seperti mencari ikan di lapangan bola. Bila system Material yang mendatangkan adalah PMO, yang memilih SUBCON juga PMO (Project Manager Office) , lalu salahnya PM tanpa O dimana ?. Coba kita mulai berhitung tentang waktu Lead time sebuah proses dari penerbitan SPPB saja dulu ... terus siapa yang mencatat berapa lama...Lalu adakah yang perhatikan masalah tersebut sebelum pindah kepada root cause yang lain ? BEBERAPA PENYEBAB KETERLAMBATAN YANG SALING TERKAIT  bila melihat urutan proses dari pembuatan RAPP berlanjut kepada pemilihan subcon , pembelian material dan ekesekusi dilapangan maka beberapa faktor berikut adalah faktor faktor yang sangat berpengaruh pada percepatan pelaksanaan Project : Keterlambatan pihak sales mengupdate RAP sehingga kode proyek belum muncul pada system Epicor sementara pihak Enggineering masih menunggu Kode proyek untuk melakukan pembelian material ataupun penetapan harga Awal pemilihan Subcon . Setelah Update RAP dan Munculnya Kode proyek , keterlambatan bisa dipicu juga oleh lamanya autorisasi yang membutuhkan tanda tangan dari pengguna - Manager - Kadiv sampai Direksi dan masuk ke Cost control . Seringnya beberapa dokumen harus bolak balik dari cost control ke Pengguna dikarenakan beberapa dokumen pendukung yang belum lengkap, birokrasi yang berbelit ini mengurangi schedule pelaksanaan proyek secara tidak langsung namun sangat berpengaruh pada pemborosan tenaga kerja yg standby karena ketiadaan material . Setelah faktor internal diselesaikan , kendala pada faktor eksternal juga berpengaruh pada pelaksanaan proyek seperti Material Approval, shop drawing approval yang juga bisa berawal pada submit brosur dari PMO ke PM . Faktor eksternal yang lain adalah menunggu approval pihak MK dan Owner yang mana dalam memutuskan spec dan produk masih perlu beberapa diskusi dan perpanjangan waktu, untuk antisipasi hal ini Monitoring Dokumen Durasi sangat diperlukan . Apabila pada saat pelaksanaan Kick Off meeting Lahan yang bisa dikerjakan sangat luas dan Lega..(.kalau di MEP proses pengerjaan dimana belum ada dinding sangat disukai pada proses Piping dan Wiring..) Maka dengan adanya keterlambatan akibat proses 1-4 diatas maka pelaksaan menjadi banyak halangan Dinding dan proses pekerjaan menjadi bertambah dengan Proses Boring dinding dan mencari alternatif jalur lain .Waktu proses otomatis bertambah dan kebutuhan tenaga bertambah pula. BEKERJA DENGAN SMART Menemukan beberapa kendala seperti itu adalah tantangan untuk menyelesaikan . Menggunakan filosophy SMART untuk pemecahan masalah tersebut sangat tepat . Terus..apa yang dimaksud dengan SMART itu sendiri adalah : S - Spesific Artinya Dalam penanganan kasus tertentu maka dibutuhkan keahlian tertentu pula, bisa jadi orang yang akan melakukan perubahan juga bukanlah orang yang sembarangan atau yang memang bisa memecahkan masalah tersebut . M - Measurable artinya terukur, terukur ini bisa dikatagorikan bahwa penyelesaiannya bisa kita lakukan dengan kemampuan yang optimal . A - Attainable artinya dapat dicapai dan bukan sesuatu yang mustahil R - Realistic artinya bisa terjadi  T - Timely artinya memiliki jangka waktu tertentu dalam proses pencapainnya . dan bukan sesuatu yang tidak terukur . Beberapa kasus memang bisa diselesaikan dengan beberapa metode dan akan dijabarkan dalam penjelasan berikutnya . Sekarang istirahat dulu ya.... Malam sabtu 18.09.2015 Kebon Sirih deket OCHA dan BELLA