Memulai sebuah proyek bagi seorang PM yang sudah biasa mengelola proyek, maka step stepnya sudah bisa ditentukan seperti :
- Serah terima proyek dari marketing (Internal)
Serah terima proyek dari marketing disertai dengan penyerahan semua berkas dokumen proyek, termasuk didalamnya SPK/Kontrak, BQ, Gambar tender, klarifikasi-klarifikasi, dan RKS (Spec).
- Penyusunan S-Curve/Microsoft Project dan Struktur Organisasi. (Internal)
Dari BQ yang diterima dan Kontrak diketahui masa kontrak, dimana dua item ini sudah bisa dibuatkan schedule dari item BQ yang diterima, Schedule yang dibuatpun bertahap dari Schedule kedatangan material baik material bantu, sampai material utama , Schedule test dan training hingga schedule test comm dan test DPK. Engineering bertugas mendalami Gambar tender yg diterima serta menjabarkan diagram System beserta kesesuaian besaran BQ.
Dari Schedule dalam bentuk Bar Chart ini baru dibentuk S-Curve dimana waktu yang terpakai dibagi dengan nilai bobot setiap itemnya.
Untuk menentukan siapa saja yang masuk dalam Team lapangan, maka secara paralel dibuat struktur organisasi , yang mana besaran struktur organisasi meliputi semua paket yg diterima. (Dalam manajemen proyek pembuatan proses ini disebut dengan Time manajemen). Sampai proses ini biasanya PM mempresentasikan dihadapan Senior Manager diatasnya.
- Perhitungan RAP proyek (Internal)
Dari nilai Kontrak dan BQ yang diterima sudah seharusnya PM bersama sama Engineer memilah lagi item item yg masuk dalam kontrak guna penyusunan RAP proyek, dimana dalam RAP ini memberikan batasan atas budget yg diterima sehingga diketahui gambaran secara kasar kontribusi yang didapat oleh perusahaan.
- Penyerahan dokumen proyek dan RAP ke P3 (Internal)
Setelah RAP disusun, maka langkah selanjutnya adalah mnyerahkan RAP dan semua dokumen proyek yg diterima dalam bentuk copy ke bagian P3 (Procuremen) guna pemilihan subcon dan supllier. Namun sebaiknya sebelum penyerahan tersebut PM dan Engineer sudah melakukan pengelompokan material perusahaan dan Material Subcon (bentuknya bisa seperti komparasi BQ antara Perusahaan dan Subcon). Agar pada saat negosiasi harga dengan Subcon sudah diputuskan mana kewajiban masing masing dalam pengadaan materialnya. Pengelompokan material ini masih dalam taraf Subject to approval, mengingat material yg akan dibeli belum mendapat persetujuan Owner.
- Penyusunan Material Approval dan Shop drawing (Eksternal)
Setelah material disusun antara material subcon dan material mana yg menjadi kewajiban perusahaan, maka pengajuan yg sangat penting adalah proses Pengajuan material approval. pada pengajuan approval material ini sampai disetujui serta sampai dalam tahap pembukaan PO tidak melebihi dari 1/6 dari total masa pelaksanaan .
Begitu juga untuk gambar tender, direview dan dijadikan Shop drawing serta harus mendapatkan approval dari MK dan Owner. (<1/6 masa pelaksanaan).
- Request Material dan Pengadaan Subcon (Internal)
Dari material yang telah disetujui, maka dibuatlah permintaan material yang mana jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan awal. Pengaturan permintaan ini sangat menentukan kepiawaian seorang PM dimana harus memperhitungkan jumlah yg bisa diselesaikan dilapangan tanpa harus menyimpan material yang berlebihan, perhitungan safety stock pada masing masing item material sangatlah penting guna keberlangsungan ketersediaan material dilapangan, yang tentu saja berbanding lurus dengan keberadaan tenaga kerja dan masa pelaksanaan. Selain itu menentukan urutan material juga salah satu poin yg tidak dapat dipisahkan dari senioritas PM
- Pembuatan Memo kebutuhan Site Office dan Personel K3 (Internal)
Secara Paralel PM dan jajarannya sudah mulai merangkum kebutuhan office lapangan, baik dari pembuatan Site office sampai perlengkapan didalamnya termasuk kebutuhan APD.
- Ijin Pelaksanaan Lapangan (Eksternal)
Setelah mendapatkan Material Approval dan Shop Drawing approval disertai dengan mapping dari layout pekerjaan yg akan dikerjakan , Maka mulailah pekerjaan awal pelaksanaan yaitu dengan mengajukan Ijin Pelaksanaan Lapangan (IPL) , lampiran dari form ini adalah approval dari kedua berkas diatas. Form IPL memuat juga jumlah tenaga kerja, area yang akan dikerjakan, peralatan yang akan digunakan dan waktu penyelesaian. Dari IPL yang dibuat harian tersebut, setiap minggu akan dirangkum dan dijadikan laporan mingguan.
Dari IPL ke IPL selanjutnya bergulir sesuai dengan schedule kerja dan S-Curve yang dibuat, bergulir dari progres ke progres sampai terselesaikannya sebuah proyek hingga BAST 1 dan BAST 2.
Johar 20. 22.02.2019
Tidak ada komentar:
Posting Komentar