PROBLEM SOLVING ABILITY

Soft Skill yang sangat dibutuhkan saat ini atau masa mendatang adalah problem solving ability.

Problem solving ability adalah kemampuan untuk mengidentifikasi lalu memberikan beberapa solusi alternative untuk masalah yang dihadapi dan memilih pilihan atau keputusan yang terbaik atau kemampuan untuk mengidentifikasi komponen sistem yang menyebabkan kesalahan, serta pilihan yang tersedia untuk memecahkan masalah itu dan menyelesaikan tugas.

Tahapan problem solving menurut para ahli memiliki beberapa langkah yang pendapatnya saling berbeda satu sama lain tetapi memiliki kesimpulan atau inti yang tidak beda jauh dan dapat diringkas menjadi 5 langkah pokok yaitu 

1.Menemukan permasalahan,

2.Identifikasi permasalahan,

3.Merancang beberapa alternative hipotesis,

4.Membuat penilaian dan keputusan mengenai hipotesis yang akan digunakan dan

5.Evaluasi diikuti pengujian solusi.

Hal-hal yang perlu dipersiapkan dan dilakukan untuk problem solving terdapat tiga langkah atau konsep secara general yang telah terbukti keberhasilannya, yakni :

Mengidentifikasi masalah secara tepat. Secara konseptual suatu masalah didefinisikan sebagai kesenjangan antara kerja secara actual dan target kinerja yang diharapkan. Berdasarkan konsep yang ada, seorang problem solver professional harus lebih dahulu untuk mampu mengetahui sejauh mana tingkat kinerja actual saat ini serta kita harus mampu mendefinisikan secara tegas apa masalah utama kita kemudian menetapkan pada tingkat mana kinerja actual kita dan kapan waktu pencapaian target kinerja itu.

Menentukan sumber dan akar penyebab masalah. Apabila kita berhasil menemukan sumber-sumber dan akar-akar dari masalah itu, kemudian mengambil tindakan untuk menghilangkan atau menyelesaikan masalah tersebut.

Membuat Solusi masalah secara efektif dan efisien.

Adapun langkah-langkah membuat solusi masalah yang efektif dan efisien yaitu:

Mendefinisikan masalah secara tertulis.

Membangun diagram sebab akibat yang dimodifikasi untuk mendefinisikan akar penyebab masalah dan penyebab-penyebab yang tidak dapat dikendalikan namun dapat diperkirakan.

Setiap akar penyebab dari masalah dimasukkan ke dalam diagram sebab aibat sedangkan penyebab yang tidak dapat diperkirakan didaftarkan pada sebab akibat itu secara tersendiri.

Mendefinisikan tindakan atau solusi yang efektif melalui pencegahan munculnya kembali penyebab-penyebab itu, tindakan yang diambil harus ada dibawah pengendalian kita dan memenuhi tujuan dan target kinerja yang ditetapkan.

Menerapkan implementasi atau tindakan-tindakan yang diajukan.

Selain langkah-langkah diatas, ada juga langkah-langkah dalam problem solving yang sangat sederhana yaitu kesadaran akan adanya masalah, merumuskan masalah, mencari data dan merumuskan hipotesa-hipotesa tersebut kemudian menerima hipotesa yang benar. Akan tetap problem solving itu tidak selalu mengikuti urutan yang teratur, melainkan dapat meloncat-meloncat antara beberapa langkah tersebut.

Pada dasarmya metode problem solving ini menekankan pada penemuann dan pemecahan masalah secara berkelanjutan. Dan mengapa memiliki Problem solving ability ini penting adalah karena metode ini mendorong kita untuk berpikir secara ilmiah, praktis, intuitif dan bekerja atas dasar inisaitf sendiri,menambah keterampilan dalam menyeleksi informasi yang relevan kemudian menganilisisnya untuk diteliti kembali hasilnya, meningkatkan potensi intelektal serta menumbuhkan sikap objektif, jujur dan terbuka.

Selain itu, penerapan problem solving juga memiliki beberapa kelebihan antara lain:

Melatih kita untuk mendesain suatu penemuan.

Berpikir dan bertindak kreatif.

Memecahkan masalah secara realistis.

Mengidentifikasi dan melakukan penyelidikan

Menafsirkan dan mengevaluasi hasil pengamatan

Merangsang perkembangan kemajuan berpikir untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dengan tepat.

Kemampuan mengatasi masalah adalah kemampuan melakukan identifikasi maslah dan memberikan solusi sesuai dengan pengetahuan yang telah diketahui sebelumnya. disini akan akan dijelaskan langkah-langkah untuk menyelesaikan masalah lebih efektif.

1. MENGERTI MASALAH
a. Pendefinisian masalah dengan jelas : langkah ini memang terasa sepele, namun langah inilah yang paling vital. Jika kamu tidak mngerti masalah yang sedang dihadapi, maka solusi yang kamu berikan menjadi tidak efektif secara menyeluruh. Untuk menyelesaikan masalah kamu harus melihat bagaimana masalah itu muncul dari berbagi sudut panadang.

b. Pendefinisian secara objektif : apa yang ingin kamu capai, apa yang ingin kamu ketahui, dan jangan memandang suatu masalah hanya dari satu sisi, lihat dari semua sudut pandang.

c. Kumpulkan informasi secara sistematik : pendefinisian masalah dan tujuan diarengi oleh bayak fakta yang kamu dapatkan tentang maslaah yang akan mempermudah penyelesaian masalah. Kumpulkan data, bertanya pada yang ahli atau orang-orang yang berhubungan dengan masalah. Setelah data didapat kita harus menatanya. Cobalah untuk membuat pendahuluan, padatkan da ringkas informasi tersebut. Dan lebih baik jika kita dapat memetakannya dalam chart

2. MERANCANG RENCANA
a. analisis informasi : Langkah pertama untuk menemukan solusi adalah untuk melihat data yang telah kamu kumpulkan tentang masalah dan menganalisis penting tidaknya. Ketika kamu menganalisis kamu akan mencari relasi antar informasi untuk lebih memahami situasi keseluruhan. Mulai dengan data yang mentah, terkadang informasi perlu dipecah agar lebih gampang di atur dan rengking relevansinya.
b. Genelalisasi kemungkinan solusi : Langkah berikutnya adalah mengeneralisasinya solusi yang berpotensi. tanyalah diri sendiri bagaimana masalaah tersebut dapat terjadi dan kamu juga dapat bertanya kepada orang lain apa yang akan dilakukan bila menemukakan masalah tersebut. 
c. Evaluasi solusi dan pilih : setelah kamu menganalisis data mentah dari masalah. pada beberapa kasus ini dapat berarti mengetest skenario atau eksperiment atau pada kasus lain membuat simulasi untuk melihat konsekwensi dari solusi.

3. mengimplementasi rencana
a. Implementasi dari solusi : Ketika kamu sudah memilih solusi terbaik, lakukan implementasi. Namun, kamu juga masih harus memikirkan masalah yang bisa saja terjadi, terutama jika kamu tidak menstrukturkan masalah seara benar.
b.Review dan evaluasi hasil keluaran : setelah meng implementasikan solusi, kamu harusmemonitor dan mereview hasil. periksa apakah solusi bekerja dengan baik dan mencapai tujuan yang kamu inginkan.
c.Atur ulang jika dibutuhkan : pemecahaan masalah bekerja dalam daur yang berulang. banyak potensial solusi yang harus dievaluasi karena solusi akan sering datang dengan pemecahan masalah yang lebih baik.

4. Asah kemampuan

a.Lakukan olahraga mental : seperti badan otak untuk menyelesaikan harus diasah agar mendapat banyak asupan untuk menyelsaikan banyak masalah, salah satunya adalah banyak belajar membac isu-isu terkini dan masalah sosial.

SUMBER : http://www.wikihow.com/Improve-Problem-Solving-Skills9

Dalam kehidupan sehari-hari tentunya kita hidup beriringan dengan masalah dimana kita harus menghadapi dan memecahkan masalah tersebut , dan setiap ada masalah yang datang kita pasti harus berfikir bagaiman cara terbaik untuk memecahkan masalah tersebut dan dilaksanakan dengan cepat. Pemecahan dalam masalahpun mudah jika kita mengetahui bagaiamana cara pendekatan efektif dalam memecahkan masalah .

Dan berikut adalah 5 langkah dalam meningkatkan kemampuan memecahkan masalah :

Menentukan masalah secara rinci sebelum mencoba menyelesaikannya
Coba berpikir sejenak tentang bagaimana menyelesaikan masalah yang ada dengan memahami baik masalah yang terjadi,dan mengerti bagaimana harus menyelesaikan masalah dengan baik sehingga menghasilkan solusi yang tepat

Penawaran satu dari dua solusi tegas 

Dimana kita harus memiliki beberapa solusi dari setiap masalah yang kita hadapi , tetapi kita harus memfilter solusi terbaik yang kita punya untuk diberikan kepada klien , karena jika terdapat banyak solusi itu akan membingungkan dan membuat bimbang klien anda.

Memprioritaskan langkah-langkah dan tindakan

Jika seseorang telah mantap dalam mengambil solusi tersebut maka pastikan langkah yang dicapai tepat waktu

Melaksanakan rencana langkah demi langkah

Setiap rencana dan keputusan yang anda ambil lalu di eksekusi anda bisa tandai proses atau langkah yang sudah anda tempuh

Mencari cara yang lebih baik dalam memperbaiki ide dalam pemecahan masalah, agar terhindar dari masalah di masa depan

Dengan mengasah terus kemampuan dalam menyelesaikan masalah, anda bisa memperbaiki kemapuan anda menjadi lebih baik. Semakin efektif juga anda menyelesaikan masalah nilai yang anda dapatpun akan semakin baik lagi.

sumber : https://www.fastcompany.com/3034396/5-ways-to-hone-your-problem-solving-abilities-and-become-an-expert-in-your-field2

Setiap manusia pasti akan dihadapkan dengan yang namanya masalah. Sebuah masalah tidak hanya kita temui saat memecahkan soal matematika atau sains dibangku sekolah, tetapi juga sampai perkuliahan bahkan sampai saat ini pun, kita akan dihadapkan dengan yang namanya masalah. Masalah sendiri merupakan sesuatu yang tidak dapat dihindari dan harus dihadapi. Kemampuan memecahkan masalah merupakan salah satu kompetensi yang diperlukan dalam segala aspek di kehidupan. Berikut ini akan dijelaskan beberapa cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan kemampuan memecahkan masalah pada diri kita.

Memiliki kerangka pikiran yang sehat. Ketika kita dihadapkan dengan suatu masalah, cobalah untuk tidak panik dan tetaplah berpikir positif.

b.Jaga emosi. Menjaga emosi tidaklah mudah. Tetapi dengan keadaan emosi pula, kita tidak dapat memecahkan masalah, melainkan memperbesar permasalahan yang sedang dihadapi. Ingatlah bahwa setiap permasalahan pasti ada jalan keluarnya.

Tahu kapan seharusnya kita berbicara dan kapan kita tidak harus membicarakan permasalahan itu.

Tentukan masalah dengan jelas. Pastikan bahwa anda benar-benar mengerti apa permasalahan yang sedang dihadapi. Coba renungkan dengan mengajukan perrtanyaan seperti apa masalah sebenarnya, siapa dan apa yang bisa membantu memecahkan masalah ini.

Identifikasi akar penyebab permasalah tersebut. Pikirkan mengapa dan bagaimana hal itu bisa terjadi. Cobalah untuk melihat masalah tersebut dari sudut pandang yang berbeda.

Sebisa mungkin kumpulkan banyak fakta. Kumpulkan informasi berdasarkan bukti bukan dengan perasaan. Lakukan observasi apa yang benar dan lihat apakah ada ide untuk membenarkan apa yang salah.

c.Solusi brainstorm. Kita bisa menanyakan pendapat orang lain terkait masalah tersebut atau dapat melakukan pertemuan dengan anggota tim untuk membahas cara penyelesaian masalah yang ada dengan mengumpulkan gagasan-gagasan mereka. Ingat, sudut pandangan seorang individu biasanya berbeda dengan pandangan individu lain.

Membuat keputusan sesegera mungkin. Menunda sesuatu bukanlah hal yang baik, terutama menunda dalam hal penyelesaian masalah. Menghindari masalah dapat menyebabkan masalah yang lebih besar atau masalah tersebut terbagi menjadi beberapa masalah lainnya.

Menetapkan tanggung jawab dan tugas masing-masing individu dalam resolusi. Hal ini dapat membantu kita untuk mengatur dan merencanakan langkah-langkah apa saja yang dibutuhkan untuk solusi. Selain itu, memastikan kita untuk tidak beralih dan fokus terhadap hal-hal yang tidak memiliki keterkaitan dengan masalah.

Menetapkan standar untuk mengukur kemajuan dan/atau deadline untuk resolusi. Dengan cara ini, kita dapat melihat dan memantau hasil kerja kita. Apabila dalam beberapa hari tidak terjadi kemajuan, maka berhentilah karena itu hanya akan membuang-buang waktu anda.

Mengambil tindakan yang berfokus pada solusi. Pilih solusi anda dan buatlah rencana tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan untuk memecahkan masalah.

Apabila tidak dapat menemukan solusi, ulangi kembali tahap untuk mendefinisikan permasalahan tersebut. Ketika permasalahan yang kita hadapi tidak bisa diselesaikan, biasanya penyebabnya karena kita tidak mengidentifikasi masalah tersebut dengan jelas.

Sumber: http://www.lifehack.org/articles/productivity/the-simplest-ways-improve-your-problem-solving-skills.html

Problem solving atau pemecahan masalah merupakan sebuah kemampuan diri yang sangat diminati . Sehingga banyak dari pengusaha banyak menggunakan sebuah pemecahan masalah dari calon karyawan dalam penilaiannya.

Dalam bukunnya Curious, Ian Leslie mendefinisikan dua jenis masalah teka - teki dan misteri. Teka-teki merupakan menemukan informasi yang telah hilang dan bersifat pasti. Sebuah teka - teki kebanyakan memiliki pertanyaan yang jelas akan tetapi tetap membingungkan dan tampak kompleks tetapi sebenernya mereka adalah sama.

Sedangkan misteri menurut Leslie adalah pertanyaan - pertanyaan yang tidak bisa dijawab secara definitif karena jawabannya saling terkait satu sama lain dan kompleks. Dengan ketidakjelasan dan keambiguan maka belum ada metode yang dapat diterapkan dalam memecahkan misteri . Akan tetapi ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kemampuan dalam memecahkan suatu masalah, berikut beberapa hal yang dapat dilakukan :

Practice solving mysteries 
Dengan berlatih memecahkan misteri akan lebih mudah menganalisa dan menemukan masalah yang ada dan mengetahui jalan memecahkan misteri tersebut .

Learn as much as you can about as many topics as you can

Terkadang sebuah misteri terkait dengan banyak topik atau sumber pengetahuan , maka dari itu mempelajari banyak topik dapat membantu dalam memecahkan misteri tersebut sehingga dapat meilhat masalah tersebut dalam berbagai padangan ilmu pengetahuan .

Make connections. 

Banyak dari misteri merupakan sebuah hubungan atau koneksi antara beberapa pengetahuan yang menurut kita terkadang tidak relevan tetapi ternyata itu berhubungan , maka dari itu membuat koneksi antara beberapa topik atau ilmu pengetahuan bisa dilakukan untuk memecahkan sebuah masalah . Sebagai contoh aplikasi yang dikembangan oleh steve jobs menggambungkan antara pengetahuan kaligrafi kedalam sistem operasi apple.

Read books about mysteries, problem solving, and even mystery novels 

membaca buku tentang misteri , pemecahan masalah juga diperlukan untuk menambah wawasan . bukan hanya itu membaca novel misteri juga diperlukan karena terkadang didalamnya terdapat prinsip - prinsip dasar dalam pemecahan masalah yang dikemas dalam sebuah cerita kehidupan sehari - hari sehingga akan lebih mudah dipahami , Contohnya seperti novel sheclock Holmes.

Solve simpler mysteries first. 

Berfokus pada masalah - masalah yang sederhana terlebih dahulu dari pada langsung fokus pada masalah yang berat dan kompleks sehingga malah membuat anda menghiraukan masalah - masalah sederhana yang sebenarnya dapat anda selesaikan terlebih dahulu.

Adopt a problem-solving mindset

Banyak dari permasalahan - permasalahn yang ada cara mengatasinya sudah tercontoh dalam lingkungan sekitar kita , maka lebih peka terhada lingkungan sekitar kita dapat pula meningkatkan anda dalam menilai hidup , bekerja dan hal sederhana yang anda lakukan.

Learn about design thinking 

Tentang sebuah pemikiran desain singkat untuk ide - ide dasar desain. Dalam memecahkan masalah terdapat fitur penting adalah pengguna akhir dalam pikiran. Dalam memecahkan masalah anda harus mengetahui untuk siapa dan apa kebutuhan mereka dalam pemecahan masalah tersebut dan memberikan solusi terbaik pada mereka.

SUMBER :
- https://www.quora.com/How-can-one-improve-his-problem-solving-abilities

Keterampilan yang mungkin sangat dibutuhkan adalan keterampilan satu ini, yaitu kemampuan memecahkan suatu masalah. Mengapa begitu? karena di dunia ini selalu muncul saja masalah mulai dari ringan sampai yang kompleks. Kemampuan ini sangan di cari bila mampu menyelesaikan masalah secara efisien tanpa ada kesulitan. Sayangnya hampir semua orang mengalaminya meskipun masalah nantinya terselesaikan. Namun ada beberapa cara yang untuk perencanaan dan penataan yang membantu dalam prosesnya.

Berikut terdapat pendekatan menyelesaikan masalah. Pendekatan ini secara umunya dirancang untuk memecahkan masalah. Berikut ulasannya:

Identifikasi masalah
tahap awal ini sangan jelas, tetapi sering membutuhkan lebih banyak pemikiran dan analisis. Apakah benar-benar terdapat masalah di keseluruhannya? lalu bagaimana dapatkan menfinisikan masalahnya dengan benar? dan lainnya. Dengan mendefinisikan masalah ini, kita tidak akan hanya memahami tetapi juga dapat berkomunikasi situasinya ke orang lain.

Penataan/susunan masalah

Dalam langkah ini adalah tahap dimana periode pengamatan berlangsung. Memeriksan dengan hati-hati. Fakta dan mengembangkan gambaran masalah harus jelas.Semua tentang informasi lebih lanjut tentang masalah akan meningkatkan pemahaman pengamat. Lalu mulai mencari fakta dan analisisnya sebagai gambaran jelasnya. Tidak lupa penghalangnya juga. Pada tahap ini penting jika masalah yang bersifat kompleks

Mencari kemungkinan solusi

Dari informasi yang di dapat pada dua fase awal. Dari gambaran atau kerangka masalah mulai dipikirkan solusinya. Saar situasi kelompok, harus sering dilakukan brain-storming. Hal ini membiarkan tiap anggota bebas mengeksperikan pandangannya pada solusi yang memungkinkan. Dalam organisasi wajar, orang yang memiliki keahlian berbeda di area yang berbeda sangat berguna. Karena itu mendengar pandangan dari masing-masing pihak saling diskusi

Membuat keputusan

Tahap ini paling susah dalam memecahkan masalah. Dari langkah sebelumnya akan dilihat setiap solusi yang potensial dan hati-hati menganalisnya. Beberapa solusi munkin tidak dapat dilakukan kan ada masalah lain(kendala). Masalah lainnya yang timbul bisa dari kendala waktu dan anggaran.Hal ini yang di bilangrumit karena terkadang dengan mencoba memecahkan masalah bisa menimbulkan masalah lebih banyak. Hal ini sangat diperlukan kreatif dan ide-ide inovatif. Lebih lanjutnya bisa di pelajari disini1.

Pelaksanaan/penerapan

Tahap ini melaksanakan/bertindak atas solusi yang dipilih(dari hasil langkah sebelumnya yaitu membuat keputusan). Selama pelaksanaan mungkin timbul lebih banyak permasalahan, terutama jika identifikasi masalah (langkah pertama) dan penataan masalah (langkah kedua) tidak dilakukan sepenuhnya.

Pemantauan/ mencari umban balik

Tahap terakhir ini berkaitan dengan memeriksa proses itu berhasil atau tidak. Hal ini dapat dicapai dengan memantau dan mendapat umpan balik dari orang-orang yang di pengaruhi oleh perubahan yang terjadi. Lalu, pada bagian ini adalah langkah bagus untuk tetap mencatat hasil dan masalah lainnya yang terjadi.

Problem solving adalah proses mengidentifikasi suatu masalah dan menentukan serta menerapkan solusi untuk masalah tersebut. Dalam hidup, masalah akan terus dating silih berganti. Maka dari itu, soft skills yang satu ini sangat penting di tiap pekerjaan.

Sebelum kita bisa memecahkan masalah, kita harus mengakui bahwa masalah itu pasti ada, maka dari itu kita harus selalu jeli.

Perhatikan segala sesuatu di sekitar anda. Jadilah orang yang sensitive pada hal-hal yang dirasa tidak benar dan hasil tidak sesuai ekspektasi. Contoh: Meningkatnya ketidakhadiran pegawai dan menyebabkan turunnya hasil penjualan.

Sekali kita menemukan masalah, kita harus melakukan analisa. Cari tahu bagaimana kita bisa menyelesaikannya dan apa kendalanya.

Solusi tidak hanya 1. Kita juga harus bisa memikirkan solusi alternative ataupun solusi yang sudah pernah kita lakukan ketika menghadapi masalah yang sejenis.

Setelah semua solusi di list, saatnya kita berpikir kritis untuk menentukan solusi manakah yang terbaik.

Lalu implementasikan best solution yang telah dipilih. Tidak berakhir disini, kita juga harus melakukan pengawasan terhadap tindakan yang kita lakukan, apakah bekerja dengan baik atau tidak. Jika tidak, maka kita harus mengimplementasi solusi yang lain.

Setiap hari manusia akan dihadapkan dengan sebuah permasalahan untuk dipecahkan. Namun itu akan lebih mudah jika sadar bahwa permasalahan adalah hanya sebuah pilihan. Tidak ada hal yang menakutkan dari sebuah permasalahan selain harus membuat sebuah keputusan.

Menurut Zoe B1 dalam artikelnya yang menjelaskan bagaimana meningkatkan soft-skill dalam memecahkan masalah, yaitu:

• Fokus pada sebuah solusi, bukan pada permasalahan
Ketika hanya terfokus pada sebuah permasalahan, secara tidak sengaja hanya akan memberikan sugesti negatif sehingga akan terfikirkan emosi negatif di otak yang tidak memberikan solusi yang positif. Tetap tenang adalah kuncinya. Hal itu membantu untuk mengakui permasalahan dan dilanjutkan untuk fokus ke pola pikir berorientasi solusi di mana terus tertuju pada hal yang bisa dilakukan bukan berlama-lama pada sebuah kesalahan.

• Memiliki pikiran yang terbuka
Selalu mencoba dan berpikiran semua bisa menjadi kemungkinan sebuah solusi walaupun awalnya tampak konyol. Sangat penting tetap berpikiran terbuka untuk meningkatkan pola pikir kreatif yang dapat memicu solusi potensial. Tidak merasa rendah diri dengan sebuah solusi bodoh yang dimiliki.

• Melihat permasalahan secara netral
Tidak melihat sebuah permasalahan sebagai hal yang menakutkan karena jika demikian. Sebuah masalah memberitahu bahwa ada sesuatu tidak bekerja dan diharuskan untuk mencari jalan baru di sekitar itu. Jika takut akan masalah maka pola pikir akan selalu berpikiran negatif dan memblokir setiap solusi potensial yang bermunculan.

• Berpikir lateral
Mencoba untuk mengubah pendekatan dan pandangan dengan cara yang baru. Walaupun dengan melakukan pendekatan yang konyol, segar, dan unik biasanya dapat merangsang solusi yang baru dan segar.

• Menggunakan bahasa yang meciptakan kemungkinan
Dengan menanamkan pada pikiran kita kata-kata yang memotivasi seperti halnya bagaimana jika, bayangkan jika, dan lain-lain. Hal tersebut berfungsi untuk berpikir kreatif dan mendorong solusi.

• Menyederhanakan segala sesuatu
Manusia memiliki kecenderungan untuk membuat hal-hal menjadi lebih rumit. Coba menyederhanakan masalah dengan cara generalisasi. Menyederhanakan dengan menghapus semua detail dan kembali pada dasar.

7 Langkah Efektif untuk Memecahkan Masalah di Tempat Kerja

Orang-orang cenderung menghindar ketika dihadapkan dengan suatu masalah. Terkadang juga mereka takut akan masalah yang akan datang. Alasan kenapa kita selalu menganggap masalah itu sebagai masalah adalah karena masalah harus diselesaikan dan kita tidak tahu bagaimana mencari solusi yang terbaik. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat membantu melatih problem-solving :

1. Identifikasi Masalah
Memperjelas masalah apa yang sedang dihadapi. Ketika dihadapkan dengan suatu masalah cari tahu apa yang menyebabkan masalah tersebut dan apa dampaknya. Setiap orang mempunyai pandangan yang berbeda terhadap masalah yang ada.

2. Memahami Kepentingan Semua Orang
Ini merupakan langkah paling penting yang sering hilang. Solusi terbaik adalah salah satu yang memenuhi kebutuhan dan kepentingan semua orang. Saatnya untuk aktif mendengarkan hilangkan perbedaan untuk sementara dan mulai untuk mendengarkan satu sama lain untuk saling memahami.

3. Daftar/List Solusi yang Mungkin
Saatnya melakukan brainstorming. Kemudian membuat daftar solusi yang memungkinkan. Sehingga nanti akan memudahkan memilih solusi yang terbaik.

4. Mengevaluasi Solusi
Apa kelebihan dan kekurangan dari setiap solusi yang telah ada didaftar solusi lakukan secara jujur!.

5. Memilih Solusi 
Pilih solusi yang paling baik dan seimbang.

6. Dokumen perjanjian
Jangan hanya mengandalakan memori. Menuliskannya akan membantu anda berpikir melalui semua rincian dan implikasi.

7. Sepakati kontinjensi, monitoring, dan evaluasi.
Kondisi bisa berubah. Buat perjanjian kontingensi tentang keadaan di masa mendatang. Menciptakan peluang untuk mengevaluasi perjanjian dan pelaksanaannya.

sumber : http://www.mediate.com/articles/thicks.cfm 
penulis : Tim Hick

Pemecah masalah yang baik adalah para pemikir yang baik. Tidak terlalu mendramatisir suatu hal dan tidak terlalu emosional saat menghadapi suatu masalah. Mereka biasanya menganggap suatu masalah sebagai sebuah tantangan dan pengalaman hidup dan mencoba untuk berdiri diatasnya. Para pemecah masalah yang baik menggunakan logika dan intuisi yang ada untuk menemukan solusi. Mereka menggunakan hal-hal ini untuk menggali banyak informasi yang dapat membantu mereka memecahkan masalah yang ada. Selain itu mereka memiliki pemikiran yang terbuka namun skeptis secara logika. Michelle Roya Rad, seorang psikolog professional, memaparkan beberapa karakteristik yang dimiliki oleh seorang pemecah masalah yang baik:

Mereka lebih fokus pada cara untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi daripada memikirkan bagaimana ingin membuktikan pada setiap orang bahwa mereka benar.

Mereka melihat sebuah masalah sebagai suatu tantangan dan mencoba belajar dari masalah-masalah tersebut.

Mereka dapat membedakan kapan saat untuk berpikir secara sistematis dan kompleks dan kapan saat untuk memikirkan solusi yang mudah

Tidak berpikiran sempit terhadap masalah yang dihadapi dan mencari cara untuk memperluas pilihan-pilihan yang ada untuk memecahkannya.

Mereka paham masalah seperti apa yang sedang terjadi sehingga untuk mencari pemecahannya bisa tepat sasaran.

Mereka bisa menghindari masalah yang mungkin akan terjadi. Mereka menghindari konflik, situasi yang membuat frustasi. Mereka lebih dari seorang pemikir positif sehingga secara alami mereka dikelilingi dengan banyaknya positif dan energi untuk menjadi produktif.

Mereka dapat memikirkan skenario terburuk dan menemukan solusinya. Ketakukan hanya akan membuat logika dan intuisi kurang baik dan keputusan yang akan dibuat menjadi kurang produktif.

Menjadi seseorang yang dapat memecahkan masalah-masalah yang dihadapi membawa keuntungan tersendiri. Konflik yang dibiarkan begitu saja bisa berbahaya sehingga mau tidak mau kita harus dapat berpikir kritis untuk menemukan sebuah solusi. Sayangnya tidak dimiliki secara alami oleh setiap orang. Jika anda ingin menyelesaikan masalah secara efektif, anda harus menguasai beberapa ciri esensial berikut.

dikutip dari halaman https://www.illumine.co.uk/2013/12/what-traits-should-you-improve-in-yourself-to-be-a-good-problem-solver/1, 

hal pertama yang dapat dilakukan adalah kita harus melihat sebuah masalah dari berbagai sudut pandang. Jangan pandang dari satu sisi dengan sudut pandang tunggal saja. Anda harus menggali sampai akar permasalahan dan berpikir penyebab masalah itu dari berbagai sudut pandang. Hal ini dapat membuat analisis anda menjadi lebih mudah dan memunculkan solusi yang lebih efektif.

Hal kedua, anda dapat menghubungkan masalah yang sedang anda hadapi sekarang dengan masalah yang pernah anda hadapi di masa lalu. Pengalaman membuat seseorang menjadi lebih baik, begitu pula dengan pemecah masalah yang baik. Dengan menghubungkannya ke masalah masa lalu anda yang tampak serupa, menemukan solusi akan terasa lebih mudah karena anda telah belajar dari masa lalu anda.

Kemudian anda bisa menggabungkan masalah-masalah yang pernah anda hadapi. Ketika suatu masalah membutuhkan jawaban, anda memerlukan kemampuan ketrampilan komunikasi verbal yang baik sehingga anda dapat menemukan pola dimana masalah tersebut pernah muncul.

Jangan menghakimi. Hal ini penting. Saat seseorang menceritakan masalah mereka kepada anda, tentu saja mereka tidak suka disalahkan atas masalah yang sedang mereka hadapi. Jadi jangan menghakimi sebelum anda mendengarkan secara keseluruhan masalah mereka dan menemukan detail penting yang terkait dengan masalah tersebut. Anda harus bersikap positif dan visualisasikan masalah tersebut dengan menempatkan anda pada posisi orang tersebut sebelum memberikan solusi.

Memiliki ketrampilan komunikasi verbal itu sangatlah penting. Setengah dari masalah yang anda hadapi akan dengan mudah ditemukan solusinya jika anda memiliki ketrampilan tersebut. Anda akan menjadi sensitif terhadap perasaan orang lain. Ini merupakan salah satu ciri yang penting yang harus anda miliki untuk memecahkan masalah. Berkomunikasi memberikan gambaran bahwa setiap orang itu unik sehingga dapat membantu mengurangi kesalahpahaman yang mungkin dapat terjadi. Seiring ketrampilan berkomunikasi, memiliki ketrampilan mendengarkan akan menjadi penting juga untuk dapat memahami sudut pandang orang lain.

MENGHADAPI SUBCON YG NAKAL

Terkadang dalam menyelesaikan sebuah proyek dibantu oleh Subcon , dan kadang tiap paket ditentukan 1 sampai 2 subcon agar pekerjaan tidak terkendala dalam pelaksanaan menuju target yg ditentukan .

Setelah diputuskan oleh team Procurement atau Team P3 , subcon yg memenuhi kriteria melaksanakan pekerjaan, diturunkanlah SPK untuk memulai pekerjaan . Berikut ini typikal Subcon
1. Subcon berserta Material (Subcon Besar)
2. Subcon dengan Material Bantu (Subcon menengah)
3. Subcon upah saja .(Subcon kecil).

Namun pada saat pelaksanaan , terkadang Subcon bermasalah pada cash flow mereka, sehingga beberapa kewajiban tidak terpenuhi. Adanya permasalahan cash flow pada Subcon juga bisa disebabkan adanya kontrak SPK yg Back to Back atau menghadapi PM (Project Manager) yang juga terlambat dalam memproses progres subcon yg dikarenakan beberapa sebab .

Untuk menghadapi permasalahan keterlambatan pembayaran kepada Subcon dilapangan , perlu kita tinjau dari sisi Internal dan Eksternal . Secara Internal artinya perlu pembenahan terhadap perilaku dan prosedur Internal dilapangan baik secara Jobdesc ataupun pembenahan Attitude personel .

Eksternal berarti adanya kendala pembayaran dari Owner yg mana harus ditelaah , adanya penundaan pembayaran owner ini disebabkan oleh kekurangan administrasi lapangan (BA , Drawing dll) ataukah yg murni disebabkan tergangunya cash flow owner .

Penundaan pembayaran Owner kepada kontraktor akan berdampak pada Sub contractor dibawahnya beserta supplier pendukung . Terlebih lagi untuk SPK yg bersifat Back to back, dimana pembayaran terhadap Sub Contractor bisa diturunkan apabila ada pembayaran dari owner .

Terkait pada permasalahan yg dihadapi oleh Subcon, prosedur tetap mengacu kepada Isi kontrak yg telah ditanda tangani bersama, dimana keadaan apapun tetap mengacu pada isi perjanjian legalitasnya.

Pada kondisi di lapangan, mengutamakan progres subcon agar pekerjaan tidak menemui kendala adalah hal utama yg harus diperhatikan oleh semua PM. Hubungan yg mutualisme diperlukan agar projects bisa selesai tepat waktu. Intinya apabila subcon bermasalah maka akan bermasalah pada pekerjaan yg harus diselesaikan, baik masalah waktu, biaya bahkan mutu.

Ada beberapa Subcon yg pada problem diatas , mengurangi jumlah tenaga kerja, ataupun mengurangi kebutuhan material, untuk menghadapi permasalahan tersebut, maka perlu diambil beberapa langkah berikut:

1. Memberikan surat peringatan 1 sampai 2 atas kelalaian yg dilakukan .Beserta sanksi yg termaktub dalam perjanjian kontrak . 
2. Membuat Final account dan Mapping yg mana data ini juga bisa dipakai untuk menghitung sisa pekerjaan apabila pekerjaan dilimpahkan kepada Sub Contractor lain .
3. Apabila tidak mengindahkan instruksi atas peringatan 1 dan 2 Maka sebagai main contraktor bisa memutuskan SPK secara sepihak berserta Sanksi denda yg harus ditanggung oleh Sub contraktor .
4. Mencari pengganti Sub Contractor baru dengan Harga acuan dari sisa kontrak Final Account Sub Contractor terdahulu . 

Dalam pelaksanan hingga pemutusan Sub contractor tersebut semua surat surat yg telah diturunkan agar disimpan guna digunakan apabila ada tuntutan secara legal .

LEADERSHIP ALA RAKOR (Bag . 1 )

Rakor yang diselenggarakan pada tanggal 3 Nov 2017 sampai dengan 5 Nov 2017 ditutup dengan letih namun bahagia , Walaupun masih menghadapi kemacetan turun area puncak namun Team seakan akan enggan untuk memisahkan diri, sepanjang perjalanan turun masih kembali berkumpul pada area Rumah Makan Ampera untuk makan siang dan melepas lelah .

Acara 3 hari 2 malam ini tidak terasa dilewati dengan penuh focus dan bersahaja, pada saat presentasi dari masing masing PM dengan judul beraneka permasalahan dilewati dengan khidmat, bahkan sampai KADIV memberikan ulasan tentang SWOT , melihat kelemahan dan peluang dari setiap masalah yang ditemui .

Ada yg menarik pada acara ini yaitu Presentasi tentang SERVANT LEADERSHIP yang dibawakan oleh seorang Romo pastur dg nama Rm. Adi Prasojo MM . Beliau menjabarkan bahwa :

Leadership adalah definisi dari Influence Proces

• Setiap kali kita mempengaruhi pikiran / tindakan orang lain menuju Target
• Kemampuan mempengaruhi orang dengan memunculkan kekuatan dan potensi orang untuk memberikan dampak besar 
• Membutuhkan perubahan besar pada attitude yang berpangkal pada hati
• Leader harus mengubah keyakinannya dan berjuang melawan Habit dan Tradisi
• Manusia memiliki kekuatan melalui pengetahuan , pengalaman dan motivasi.

Kuncinya adalah 

1. Berbagi informasi dengan semua orang, informasi akurat mendorong tindakan yang bertanggung jawab 
2. Ciptakan otnomi dengan batasan Visi Organisasi = Gambar besar batasan membantu orang melihat bagaimana bagian mereka melengkapi gambar tersebut .
3. Ganti Hirarki Lama dengan Self Directed individual dan Tim.

SITUASIONAL LEADERSHIP

Selama ini Kriteria Leadership hanya ada 3 , yaitu Otocratic , democratic dan Faize laire 

Memunculkan yang terbaik dari orang lain ----> Leadership harus sesuai dengan Development level dari orang yg dipimpin .

• Meyakini bahwa orang dapat dan mau berkembang 
• Harus mencocokkan leadership style dengan situasi yg dihadapi.

3 Skill untuk Situasional Leadership 

1. DIAGNOSA 
2. FLEXIBILITY
3. PARTNERING UNTUK KINERJA

DIAGNOSA

• Menentukan Development level dari direct report
• HOW ? Kompetensi dan Komitmen 

Kompetensi adalah sejumlah pengetahuan dan Skill yg dibawa secara perorangan .

Komitmen Adalah Motivasi dan keyakinan untuk mencapai Target

FLEXIBILTY

• Style anda harus berubah mengikuti development level dari direct report
• Faktanya adalah 

 54% Leader cenderung menggunakan 1 Style

 35% Leader Cenderung menggunkana 2 Style

 10% Leader cenderung menggunakan 3 Style

   1 % Leader menggunakan 4 Style

          

  Effektif Leader menggunkan 4 Style 

PARTNERING UNTUK KINERJA

Leadership is not something You  do to people .But Something You do with People .

Mendapatkan persetujuan Direct report untuk menggunakan Leadership Style yang sesuai dengan Development level mereka   .

EFEKTIF LEADERSHIP IS TRANFORMATIONAL JOURNEY

SELF LEADERSHIP ---> Sebelum memimpin orang lain kenali diri anda dan apa yg diperlukan untuk Sukses.dan mampu mengembangkan relasi untuk percaya satu sama lain .

Next to be continued......

MANAJEMEN KOMUNIKASI DALAM PROJECT

Dalam sebuah proyek, komunikasi adalah hal yg sangat vital dalam mengaktualkan sebuah rancangan kedalam produk jadi .Komunikasi sangat dibutuhkan dalam memberikan instruksi antar team, ataupun koordinasi dengan team external .

Ada 2 jenis komunikasi yaitu
A. Verbal
B. Non Verbal

Komunikasi tidak hanya yg bersifat verbal namun non verbal juga menjadi acuan yg penting dalam berkoordinasi pihak pihak yg terlibat dalam sebuah project konstruksi . Komunikasi non verbal bisa berupa :

1. Gambar
2. Grafik / Tabel
3. Surat menyurat
4. Papan tulis
5. Tanda symbol
6. Buku log
7. Whatsaap/SMS / Messenger
8. Form form
9. Stempel

Project Manager yg handal akan menggunakan semua perangkat tersebut guna kelancaran project yg dipimpinnya.
Dari komunikasi Non verbal tersebut kita jabarkan kegunaan dan fungsi dari masing masing sebagai berikut .

1.Gambar

Gambar dalam project terbagi dalam beberapa tahapan, yaitu Gambar tender, Gambar Forcont dan Gambar Kerja atau Shop Drawing .

2. Grafik/Tabel

Grafik didalam sebuah project biasa dan pada umumnya dalam bentuk S-Curve ataupun Gann Chart , digunakan dg kepentingan yg berbeda, untuk S-Curve diutamakan untuk mengetahui progres prosentase sedangkan Gann Chart diutamakan untuk mengetahui urutan kerja , walau keduanya bisa menunjukkan hal yg sama akan tetapi satu sama lain memiliki keunggulan masing masing. Sedangkan Tabel biasanya memenuhi kriteria spec suatu material walau tidak semuanya menggunakan tabel.

3. Surat menyurat

Dalam memberikan informasi verbal terkadang perlu penegasan formal, maka surat adalah salah satu bentuk penegasan yg effektif . Surat sendiri pada saat ini bisa dalam bentuk Email atau softcopy namun bisa juga hardcopy .

4. Papan Tulis

Papan tulis adalah bentuk komunikasi , terutama dikalangan internal . Sangat effektif dalam mengingatkan personel akan suatu tugas yg harus dilakukan dalam tenggat waktu yg ditentukan . Apabila tabel ataupun grafik yg ditempel maka bisa sebagai pengingat kepada personel untuk sesuai dg track schedule.

5. Tanda atau Symbol

Biasanya sudah dalam bentuk baku, seperti dilarang merokok, dilarang masuk, area bertegangan tinggi dll. Adanya symbol pada area tsb sudah memberikan pengertian akan apa yg terjadi pada area yg dimasuki .

6. Buku Log

Sifatnya hampir sama dg papan tulis, namun hanya untuk kalangan tertentu, biasanya komunikasi untuk personel yang berganti shift

7. Whatsaap/SMS/messenger

Salah satu bentuk komunikasi non verbal , saat ini jenis Whatsaap merupakan salah satu Bentuk komunikasi yg populer, karena selain bisa dibuat komunikasi verbal juga dapat digunakan mengirimkan Tabel , Video dll

8. Form

Form merupakan salah satu bentuk komunikasi non verbal yg disepakati bentuk dan kegunaannya dalam sebuah project . Bisa sbg sebuah pernyataan bahwa sebuah sesi pekerjaan sudah selesai, bisa juga sebuah bentuk instruksi ataupun permintaan melakukan pekerjaan .

9. Stempel

Selain secara resmi bisa merupakan legalitas perusahaan, stempel bisa juga pernyataan bahwa sebuah dokumen absolut, uncontrolled ataupun controlled dokumen .

CERITA DARI GLODOK

Project ini sebenarnya dulu pernah ditangani, akan tetapi adanya tugas untuk proyek Mattel Cikarang akhirnya sempat terabaikan .

Pada saat peninjauan kembali proyek ini setelah adanya teguran dan surat peringatan dari owner APG kepada presdir JTI sehingga semua direksi turun memantau proyek ini.

Pemantauan pertama tentang keterlambatan proyek terfocus pada ketiadaan orang pekerja pada beberapa lantai dan kekurangan material. Permasalahan klasik .

Dari beberapa pengamatan disimpulkan .
1. Belum adanya monitoring dan control tenaga kerja perlantai perpaket pekerjaan . (Methode)

2. Monitoring material yg dibutuhkan perlantai, persubcon perpaket. (Material,Methode dan Man)

3. Koordinasi dg pihak MK dan Owner kurang harmonis. (Man)

4. Banyaknya perubahan dari shop drawing yg telah diajukan dan sebagian menungu keputusan karena berkaitan dg subcon lain. (Methode)

Note :

beberapa celah kesalahan distribusi Shop drawing. Kadang gambar detail munculnya di gambar elekttonik. Seharusnya elektrikal juga punya gambar sendiri, paling tidak saling copy .As built tidak bisa seperti  ini. Harus punya detail sendiri sendiri

Kesalahan kedua gambar distribusi ke subcon hampir tidak ada approval . Alasan karena lembar approval gambar A1 . Akhirnya gambar diprint baru dari computer . Sebenarnya ini bukan alasan karena bisa dibawa keluar untuk copy menjadi A3 . (Ini root cause yg sebenarnya ).

5. Pekerjaan area sipil yg belum selesai (Methode).

6. Tenaga pelaksana supervisi yg tidak capable. (Man)

7. Engineer yg tidak capable. (Man)

8. Perubahan design project akibat keinginan customer. (Methode)

9. Kekompakan antar paket pekerjaan yg tidak solid. (Man)

10. Composite yg dituangkan antar paket belum memadai terhadap level plafon. (Methode)

11. Kurangnya tenaga QC dilapangan.(Man).

12. Material sering kurang dan belum adanya schedule material (Material, Man,Methode).

13. Gambar sering terlambat (Methode, Man)

14. Tenaga kerja kurang (Man)

15. Schedule resources tidak ada (Methode).

16. Prosedure sering tidak dijalankan (Man, Methode)

Beberapa action plan yang telah dijalankan dari beberapa temuan diatas diantaranya adalah :
1. Membuat tabel man power kebutuhan dan supplai man power tiap lantai dan tiap paket pekerjaan . Tabel ini memerlukan tingkat kedisiplinan Spv setiap hari untuk mengkontrol dan check serta update. Indikasi tidak ada man power dilapangan terlihat agar tindakan lanjutan bisa dilakukan.

2. Meminta logistik lapangan untuk mengupdate level stock material dilapangan untuk di reportkan kepada PM dan SM terutama untuk material yg tingkat permintaannya tinggi, termasuk material yg disupplai oleh subcon.

3. Perlu perhatian lebih terhadap relation dilapangan terutama MK dan Owner menyangkut sensitifitas dan isue isue enginering dan permasalahan lain.

4. Banyaknya perubahan perubahan menuntut team engineering bekerja lebih ekstra, untuk itu aktifnya engineering dilapangan beserta drafter sangat mempengaruhi terselesaikan permasalahan demi permasalahan.

5. Memang adanya keterlambatan pihak sipil terhadap proyek ini,namun seharusnya fokus terhadap pekerjaan yg bisa dilakukan .

6. Tenaga Supervisi tanpa Visi, bisa disebut seperti itu, datang ke proyek tanpa arahan , tanpa target ke pekerja dan subcon , sehingga apa yg menjadi goal pelaksanaan dilapangan sering tidak tercapai dikarenakan supervisi tanpa visi.

7. Engineer adalah person penting dalam sebuah project setelah Project Manager, lancar tidaknya sebuah project kadang ditentukan pula oleh seorang engineer, pada saat instruksi dilapangan yg hanya bisa dilakukan dengan pembacaan shop drawing, maka ketepatan dan kecepatan pembuatan gambar oleh drafter ditentukan klir tidaknya arahan dari engineer.

8. Dari uraian engineer item no 7 , berdampak pada perubahan design dari owner ataupun sebaliknya, adanya perubahan design dari owner maka engineer harus mengekspresikannya dalam bentuk gambar agar lapangan bisa di laksanakan.

9. Faktor solid tidaknya team juga sangat berpengaruh terhadap pekerjaan yg dilaksanakan, terutama pada saat komposit gambar , posisi mana yg harus diatas, ditengah ,samping dll ditentukan oleh kompaknya gambar komposite yg dibuat, ketidak kompakan team dalam pelaksanaan terutama ada yg ego dalam pelaksanaan maka akan menjadikan beberapa paket akan terhenti pelaksanaannya .

10. Hal yg sangat krusial dalam pembuatan komposite adalah level ketinggian plafon yg akan di set, adanya ketidak kompakan team akhirnya akan berpengaruh pada ketinggian level plafon.

11. Tidak adanya atau kurangnya tenaga QC dilapangan, akan berpengaruh pada kualitas pekerjaan. Adanya pekerjaan tanpa QC personel menjadikan pekerjaan Subcon asal jadi. Disamping hal tersebut juga masuknya barang yg tidak tercantum di spec kontrak sangat riskan terhadap kualitas pekerjaan .

12. Syarat terjadinya percepatan dalam.pelaksanaan project disamping Man power, maka faktor kedua yg dominan adalah Ketersediaan material dilapangan. Tanla adanya material maka pemborosan pembayaran gaji personel sudah pasti.

13. Keterlambatan gambar setelah diajukan, ataupun sebelum diajukan akan memperlambat pelaksanaan dilapangan. Adanya engineer dan drafter yg tidak capable akan menjadikan gambar kerja banyak revisi, selain tidak bisa mengeksekusi pekerjaan dilapangan, juga berpengaruh besar terhadap bongkar pasang nantinya .

14. Dalam hal perencanaan tenaga kerja yg dirasakan kurang, alasan dasar menentukan ini adalah dari ketersediaan material, siapnya shop drawing dan ijin kerja serta schedule yg telah dibuat . Salah satu unsur diatas terlambat maka efeknya adalah menentukan besaran tenaga kerja yg dibutuhkan agar pekerjaan sesuai jadwal.

15. Schedule resources disini di fokuskan pada breakdown masih masing item kerja, sehingga masing masing paket pekerjaan bisa balance terlaksana secara bersamaan. Contohnya pada paket pekerjaan pemasangan pipa chiller , bila resources yg tersedia tidak berkesinambungan pada item pekerjaan fabrikasi maka akan mempengaruhi item item pekerjaan selanjutnya .

16. Tidak berjalannya prosedur lapangan, sangat berpengaruh terhadap kinerja dan kemampuan team proyek dalam menjalankan proyek. Prosedur lapangan bisa dibaca pada ulasan sebelumnya, seperti pembuatan IPL (ijin pelaksanaan lapangan). Monitoring Shop drawing . Dll.

9 KESALAHAN MANAGER PENYEBAB RESIGN KARYAWAN TERBAIK.

Dalam lingkungan pekerjaan mendengarkan keluhan sang manajer yang ditinggalkan (baca resign) oleh karyawan terbaiknya acapkali terdengar. Hal ini tentu saja menimbulkan masalah tersendiri bagi si manajer. Karena dibutuhkan waktu yang tidak singkat untuk mendapatkan kualitas karyawan seperti sebelumnya.
Manajer seringkali menyalahkan perusahaan sebagai penyebab masalah turn over karyawan dan mengabaikan permasalahan inti: karyawan tidak meninggalkan pekerjaan; mereka meninggalkan manajernya.

Hal ini bisa dihindari dengan adanya perspektif baru dan upaya ekstra yang harus dilakukan oleh manajer.

Kesalahan Manajer Sebagai Penyebab Karyawan Terbaiknya Resign

Penyebab karyawan resign bisa saja disebabkan dari karyawan itu sendiri atau dari manajernya. Kesalahan manajer seperti apa sajakah itu? Berikut ini 9 kesalahan manajer sehingga membuat bawahan resign

1. Meminta karyawan lembur

Kesalahan manajer yang pertama adalah meminta karyawannya lembur. Seringkali manajer meminta bawahannya untuk lembur. Sebuah perintah yang nampaknya sah-sah saja dilakukan ini justru akan membuat karyawan merasa tertekan dan menganggap apa yang dikerjakan kurang baik. Sejatinya meminta karyawan untuk lembur justru akan membuat si karywan tidak produktif.

Jika anda ingin menambah beban kerja pada karyawan, anda juga harus menaikkan statusnya. Pekerja yang terampil biasanya memiliki load kerja yang lebih besar, tapi mereka biasanya tidak tahan jika pekerjaan tersebut justru membuatnya tertekan. Promosi , perubahan titel pekerjaan, atau kenaikan gaji adalah kompensasi yang dapat diberikan seiring dengan meningkatnya beban kerja. Jika hanya menambahkan beban kerja saja,  semata-mata karena karyawan anda terampil, tanpa memberikan kompensasi apapun, mereka akan mencari tempat lain yang dapat memberikan apa yang semestinya mereka terima

2. Tidak adanya pengakuan dan reward atas prestasi kerja

Kesalahan manajer lainnya adalah tidak adanya pengakuan dan reward atas prestasi kerja. Hal sederhana seperti menepuk pundak sebagai tanda “selamat atas prestasinya” memang terlihat sepele. Namun hal remeh ini bisa sangat berarti bagi si karyawan. Dia merasa kerja keras dan upayanya dihargai si manajer. Manajer perlu mengkomunikasikan pada bawahannya hal-hal apa saja yang bisa membuat mereka termotivasi (kenaikan gaji/jabatan, pengakuan publik) dan memberikan penghargaan tersebut ketika pekerjaannya benar-benar diselesaikan dengan baik.

3. Tidak peduli dengan karyawannya

Kesalahan manajer berikutnya adalah tidak peduli dengan karyawannya. Sebagian orang memilih hengkang dari perusahaan dikarenakan hubungan mereka dengan bosnya. Perusahaan yang baik akan memastikan para manajernya tahu bagaimana menyeimbangkan antara kehidupan profesional dan kehidupan antar manusia. Manajer yang mampu ber-empati saat bawahannya mengalami masa sulit serta memberikan tantangan baru meski hal tersebut tidak mudah dilakukan, akan dihormati karyawannya. Manajer yang tidak peduli dengan karyawannya akan memiliki turn over yang tinggi pada perusahaannya. Akan sulit bagi karyawan untuk bekerjasama dengan seseorang, dimana dia menghabiskan waktu lebih dari delapan jam perhari, namun mereka tidak pernah memperdulikan karyawannya selain masalah produktivitas kerja saja.

4. Mengabaikan komitmen

Sering memberikan janji kepada bawahan tapi tidak ditepi? Ini adalah kesalahan manajer lainnya. Sebuah janji haruslah ditepati. Terlebih jika yang melakukannya adalah bos/pimpinan. Saat seorang pimpinan menyatakan komitmennya terhadap suatu hal, dia harus menunjukkan pada karyawan bahwa dia dapat di percaya. Namun saat pimpinan mencederai komitmennya, maka karyawan tidak akan menghargai dan tidak mempedulikan pimpinannya. Seorang pemimpin hendaknya menjadi panutan bagi bawahannya. Jika seorang pimpinan lalai akan komitmennya, bagaimana dengan karyawannya?

5. Merekrut dan mempromosikan orang yang salah

Pekerja dengan performa yang baik ingin bekerja layaknya seorang profesional. Jika seorang manajer merekrut orang yang salah untuk menggantikan posisinya yang naik jabatan, maka akan mengakibatkan turunnya motivasi karyawan yang selama ini bekerja bersamanya. Bukanlah hal yang bijak jika seorang manajer asal merekrut orang demi memuluskan langkahnya menuju jenjang yang lebih tinggi.

6. Membatasi karyawan untuk mengejar passionnya

Pekerja yang berbakat adalah orang-orang yang memiliki passion yang tinggi. Dengan memberikan kesempatan pada mereka untuk mengejar passionnya maka produktivitas mereka akan meningkat dan memberikan kepuasan kerja. Namun, banyak manajer yang ingin bawahannya bekerja dalam kotak yang sempit. Mereka khawatir jika produktivitas karyawannya akan menurun jika diberikan kesempatan untuk memperluas apa yang menjadi fokusnya dan mengejar passion mereka. Ketakutan ini tidak beralasan sama sekali. Sebuah penelitian menunjukkan bahwa orang yang bisa mengejar passion mereka di tempat kerja, akan menunjukkan produktivitas yang lebih tinggi daripada yang tidak memiliki passion.

8. Manajer gagal mengembangkan ketrampilan bawahannya.

Manajer yang baik hendaknya mampu mengelola bawahannya, meskipun bawahannya adalah orang yang smart, cekatan dan mandiri. Karyawan dengan tipe tersebut akan memperhatikan, mendengarkan dengan seksama, dan memberikan feedback. Maka sudah menjadi tugas manajer untuk terus mencari di area mana skill mereka dapat dikembangkan. Karyawan yang pintar selalu mengingnkan feedback. Jika anda tidak peka akan hal ini maka orang-orang terbaik anda akan merasa bosan.

8. Manajer gagal mengembangkan kreativitas karyawan

Karyawan yang pintar selalu ingin mengembangkan dirinya. Jika manajer membatasi kemampuan mereka untuk melakukan perubahan dan meningkatkan skillnya hanya karena manajer merasa nyaman dengan status quo, ini akan membuat karyawan tidak menyukai pekerjaannya.

9. Manajer gagal memberikan tantangan secara intelektual

Kesalahan manajer yang terakhir adalah gagal memberikan tantangan secara intelektual. Manajer yang cerdas akan memberikan tantangan pada bawahannya untuk menyelesaikan tugas yang awalnya seperti tidak bisa dilakukan. Alih-alih memberikan banyak peraturan, mereka justru memberikan tujuan yang mendorong orang untuk keluar dari zona nyaman mereka. Manajer yang baik akan melakukan apapun untuk membantu keberhasilan karyawannya. Jika ada bawahan yang pintar melakukan pekerjaan yang terlalu mudah atau membosankan, mereka akan mencari pekerjaan lain yang akan memberikan tantangan intelektualnya.

Jika anda ingin orang-orang terbaik tetap bersama anda, anda harus belajar bagaimana memperlakukan mereka. Bakat yang mereka miliki akan memberikan mereka banyak opsi. Yang harus anda lakukan adalah membuat mereka ingin bekerja untuk anda.

Di Posting Oleh Sri Warni 15 Desember 2015.

SIAPKAH ANDA MENGHADAPI MASA DEPAN

By: *Pambudi Sunarsihanto*

Ada sebuah perusahaan bernama Garmin. Mereka memproduksi GPS navigation system yang banyak dipasang di mobil mobil.
Dan pada saat itu angka penjualan mereka naik pesat selama bertahun tahun.

Tetapi ternyata tidak lama kemudian, bencana itu datang ........
Dan ternyata dunia dibanjiri Smart Phone.

Tiba tiba orang tidak membeli lagi Garmin GPS system buat mobil lagi. Penjualan mereka pun turun drastis.
Bagi Mereka Ini Adalah: Bencan a .......bencana ...... bencana ....?

Bencana yang serupa juga pernah:
√ dialami oleh Kodak pada saat orang tidak mencetak photo lagi,
√ dialami oleh Nokia pada saat orang tidak menggunakan telphon untuk komunikasi dengan voice (suara) pagi,
√ dialami oleh Blackberry pada saat orang tidak messaging menggunakan BBM lagi,
√ dialami oleh perusahaan-perusahaan minyak pada saat kita menginginkan alat transportasi yang ramah lingkungan,
√ dialami oleh kantor kantor cabang bank pada saat pelanggan tidak mau lagi ke cabang (dan lebih suka menggunakan ATM dan mobile banking),
√ dialami oleh Perusahaan jasa bus-bus malam pada saat pelanggan lebih suka naik pesawat dengan selisih harga yang sedikit .........

Contohnya sudah cukup banyak? Atau saya harus menyebutkan belasan contoh lagi?

Karena memang Perubahan Itu Sedang Terjadi di mana mana, di semua bidang, di semua industri, di semua negara. The World Has Changed. The World Is Changing. And The World Will Continue To Change ....

Charles Darwin ...... dalam penelitian di pulau Galapagos menemukan sesuatu yang menarik.

By the way, Saya Tidak Percaya Evolusi, tapi Saya Percaya Pada Kesimpulan Darwin yang ini "Bahwa Makhluk Yang Paling Sukses Bukannya Yang Paling Kuat, Tetapi Yang Mampu Bertahan Dengan Perubahan"

Kalau kita sesuaikan dengan context jaman sekarang ternyata:
√ bukan manusia yang paling kuat yang paling sukses,
√ bukan manusia yang paling cakep yang paling sukses, dan bahkan
√ bukan yang paling pintar yang sukses (makanya juara juara 1 di sekolah kita dulu sering kali bukan menjadi yang paling sukses dalam kehidupan).

Namun Ternyata Yang Paling Sukses Adalah Yang Paling Mampu Bertahan Menyesuaikan Diri Dengan Perubahan.

Nah pada saat Kodak dan Nokia mobile phone tidak mampu bertahan, ternyata ceritanya Garmin Mampu Bertahan, Memang benar waktu itu mereka jaya dengan product product GPS, namun ternyata Garmin Sudah Menyiapkan Product-product dan Inovasi di Bidang Lain....... yaitu Gadget-Gadget Untuk Alat Kesehatan dan Fitness.

Jadi ternyata pada saat angka penjualan GPS system turun, mereka langsung ganti focus dan mengencangkan penjualan gadget untuk fitness and health.

Tidak lama kemudian angka penjualan pun meroket lagi. Wow!

Why?

Because they are ready for the future!
Karena mereka siap menghadapi masa depan.

• Apakah Nokia mobile phone ready? No, they are not.
• Apakah Blackberry ready? No.
• Apakah bus bus malam ready? No.
• Apakah perusahaan perusahaan minyak ready? No.
Padahal perusahaan perusahaan itu mungkin dulu lebih jaya dan lebih kaya daripada Garmin.

Tetapi mereka tidak ready. Dan mereka tidak mampu beradaptasi dengan perubahan!

By the way, ini bukan hanya berlaku pada perusahaan, ternyata ini juga berlaku pada diri kita dan karier kita.
Dan juga untuk karier anak anak kita kelak nanti.

Sebaik apapun profesi yang kita tekuni, bidang yang kita jalani, dan industri di mana kita bekerja tetap saja ada resiko yang mengancam karier kita. Tidak ada yang pasti dalam karier kita.

So please,  jangan pernah complaint kepada perusahaan atau kepada atasan kita dengan mengatakan "Saya merasa tidak ada kepastian dengan karier saya di perusahaan ini".

Well, let me tell you, tidak akan pernah ada kepastian! Kalau anda bagus anda akan maju, kalau tidak ya anda tidak akan pernah dipromosi. It is easy as that. "Jangan Mengharapkan Kepastian."

Belasan tahun lalu banyak teman saya mendaftar ke Teknik Sipil dan berharap bahwa mereka akan menjadi Insinyur Pembangunan, pada saat lulus ternyata ada krisis moneter dan pembangunannya di rem. Kebingungan Terjadi Pada Mereka.

Beberapa tahun lalu anak anaknya teman teman saya pada mendaftar jurusan perminyakan, karena bapaknya pada kaya kerja di perusahaan minyak. Sekarang mereka lulus, dan ternyata tidak ada perusahaan minyak yang merekrut. Boro-boro mau merekrut karyawan baru Lha ternyata pada saat itu karyawan yang sudah ada saja di PHK.

Sekarang lulusan perminyakan banyak yang mendaftar jadi agen penjualan asuransi (which is great, berarti mereka punya plan B).

Kalau anda sekarang jadi teller, siap siap bahwa jumlah teller yang dibutuhkan akan turun (karena  banyak yang lebih suka ke ATM atau via Mobile Banking).

Kalau anda kuliah kedokteran siap siaplah bahwa mungkin pendapatan dokter di masa depan akan tidak sebanyak masa lalu.

Always always ....... siap-siap dan pelajari trend dan bersiap untuk masa depan dengan mempelajari hal baru dan menambah differentiator anda.

Jadi apa dong yang anda bisa lakukan untuk mempersiapkan masa depan anda? What can you do to prepare for the future ....

Simaklah Tips Berikut ini:

1. CONTINUE TO PERFORM AT WHAT YOU DO
Tetap fokus pada apa yang anda lakukan and always perform and contribute at the maxinum level.

2. READ, WATCH, OBSERVE, LEARN
Selalu mengamati apa yang terjadi di dunia luar sana. Lihat TV, dengerin Radio, browse Internet, baca buku, koran dan majalah.

3. UNDERSTAND THE CHANGE THAT IS HAPPENING
Perhatikan pattern perubahan yang sedang terjadi.
Apa yang sedang berubah pada...
- pola pikir manusia
- perilaku konsumen
- bisnis
- regulasi
- politik
- trend demographic
- trend urbanisasi
- trend digital

4. LEARN SOMETHING NEW, INCREASE YOUR DIFFERENTIATORS
Anda sudah punya beberapa differentiator yang mengantarkan anda ke karier anda sekarang.
Pelajari competency baru, skills baru, dapatkan knowledge baru, sertifikasi profesi yang baru, pelajari bahasa asing lain. Semuanya akan menambah differentiator anda untuk menambah kesiapan anda di masa depan.

5. BE HUMBLE, KEEP AN OPEN MIND AND ALWAYS WANT TO LEARN
Terakhir .. kita harus mengerti ... we don't know what we don't know.
Lets be humble and open mind.

Mari kita belajar, dari siapa saja...
- dari Boss kita
- dari Customer kita
- dari Peer kita
- dari Supplier kita
- dari Anak buah kita
- dari Pegawai yang baru join di perusahaan kita.

Kadang-kadang Anak Baru yang Masih Muda Ternyata Membawa Perspektif Baru dan Membuat Kita Belajar dari Sudut Pandang Yang Lain.

Let's Be Humble and Keep an Open Mind..

dan yg utama sadar bahwa ada yg Maha Merencanakan, yg Menetapkan Segala Keputusan takdir  dan rejeki -- Yakni Tuhan Yg Maha Kuasa

5 Penyebab dan 4 Solusi Agar Tidak Melakukan Kesalah Yang Sama Di Masa Depan

Artikel ini bagus untuk bisa diketahui dan dipelajari terutama untuk para PM dan.SM yg kesehariannya penuh dengan tekanan .

18 May 2015 Ronald Sembiring Articles

Selama kita masih hidup, kita pasti akan sangat “akrab” dengan masalah. Dan satu hal yang pasti, kita tidak akan pernah bisa lepas dari yang namanya masalah. Tidak penting seberapa besar dan betar masalah yang ada, kita pasti akan berurusan dan berusaha mengatasi masalah.

Uniknya, masalah yang sering kali kita hadapi saat ini, adalah masalah yang pernah kita alami sebelumnya di masa lalu. Bisa dibilang, kita mengulangi masalah di masa lalu di saat ini.

Akibatnya, kita harus membayar mahal atas kondisi tersebut. Merasakan perasaan negatif, merugikan diri sendiri secara energi, perhatian atupun materi, bahkan merugikan orang lain. Dan yang paling buruk, kita menyia-nyiakan waktu dan memberikan penilaian yang buruk terhadap diri sendiri.

Tentu kondisi ini sangat menghambat seseorang untuk sukses. Agar tidak mengulangi masalah yang sama, kita perlu mengetahui penyebab dan mengatasi sumber penyebab itu sendiri.

Ada 5 penyebab seseorang melakukan kesalahan yang sama dan 4 solusi mudah yang bisa digunakan untuk mengatasinya. Agar lebih jelas, mari kita bahas satu persatu:

1. Merasakan Perasaan Cemas, Takut, Panik dan Perasaan Negatif Lainnya

Inilah penyebab terbesar mengapa seseorang bisa melakukan kesalahan yang sama. Saat seseorang merasakan perasaan negatif, otak memicu pengeluaran hormon adrenalin dalam jumlah besar ke tubuh. Akibatnya, tubuh masuk ke mode fight (lawan) atau flight (lari).

Kondisi ini membuat seseorang mengambil keputusan cepat dan tidak memikirkan konsekuensi dari keputusan tersebut. Seringkali keputusan itu lebih banyak memberikan efek buruk untuk dia.

Ini membuat seseorang sering kali ingin menghindari situasi atau masalah yang sama. Penjelasan lainnya, pikiran menarik apa yang difokuskan dengan lebih kuat dengan melibatkan emosi yang sangat intens di dalamnya. Ini sesuai dengan sifat pikiran yang berbunyi, “Pikiran menarik apa yang ia sering rasakan bukun pikirkan.”

2. Rasa Aman Membuat Seseorang Lupa Diri

Rasa aman bagaikan pisau bermata dua. Di satu sisi rasa aman membuat seseorang merasa aman dan di sisi lain, rasa aman membuat seseorang bisa lupa diri. Saat seseorang lupa diri, mereka lebih banyak melakukan kesalahan karena kurangnya kesadaran untuk menjaga setiap pemikiran, ucapan dan tindakan mereka.

Misalnya, saat seseorang perlu berlatih public speaking, di mana ia baru melakukan kesalahan dalam menyampaikan kata-kata yang kurang tepat. Setelah ia sampai di rumah, ia justru tidak melakukan perbaikan dan melakukan hal lain yang tidak berhubungan dengan public speaking.

Ini memang terlihat biasa saja, tapi ini justru menghambat ia untuk mengembangkan diri dan menjadi yang terbaik.

3. Merasa Baik-baik Saja

Alasan lain mengapa seseorang terus melakukan kesalahan yang sama adalah, karena mereka merasa baik-baik saja. Mereka tidak terlalu peduli dengan keadaan yang mereka hadapi.

Saat mereka membuat kesalah yang sama, mereka justru berdalih dan menyalahkan orang lain atau kondisi di sekitar mereka. Mereka tidak mau menerima dan mengakui kalau mereka adalah sumber penyebab dari masalah yang ada.

Jika ini terjadi, sudah pasti mereka tidak mau berubah dan mereka akan terus melakukan kesalah yang sama di masa depan. Bagaimana seseorang bisa menghindari masalah yang sama jika mereka tidak mau memperbaiki diri sendiri?

Memang agak sulit berurusan dengan orang-orang seperti ini. Tapi, itulah hidup. Semua tercipta dengan keunikan dan ciri khas tersendiri.

4. Kurang Peduli

Kepedulian akan membuat seseorang tetap sadar akan apa yang mereka lakukan. Mereka bisa memberikan sepenuh hati untuk apa yang mereka lakukan bahkan bisa berpikir kreatif untuk mengatasi masalah yang ada saat ini.

Justru orang yang tidak peduli membuat kesalahan lebih banyak dan sering daripada mereka yang peduli. Orang yang tidak peduli hanya mementingkan diri sendiri dan apa yang harus mereka lakukan.

Mereka hanya fokus melakukan sesuatu yang standar, bukan menyesuaikan diri dengan apa yang bisa mereka lakukan.

5. Meremehkan

Satu sifat lain yang membuat seseorang mudah melakukan kesalah yang sama di masa depan, karena mereka terlalu meremehkan atau terlalu “yakin” bisa mengatasi masalah yang ada.

Sifat ini membuat seseorang tidak mempersiapkan segala sesuatunya dengan matang dan sering kali terburu-buru karena kurangannya waktu untuk menyelesaikan apa yang mereka mulai sejak awal.

Akibatnya, mereka mendapatkan hasil yang tidak memuaskan dari apa yang dilakukan. Bahkan lebih sering hasil yang mengecewakan diri mereka sendiri.

Inilah beberapa penyebab seseorang melakukan kesalahan yang sama. Akibat dari kondisi ini membuat mereka sulit untuk maju dan mendapatkan apa yang mereka inginkan. Tanpa mengatasi masalah ini, mereka akan tetap melakukan kesalahan yang sama di masa depan.

Untuk mengatasi hal ini, ada beberapa cara yang bisa Anda gunukan. Mari kita bahas satu persatu:

1. Mengembangkan Sikap Tenang

Cara pertama yang bisa Anda gunakan adalah dengan mengembangkan sikap tenang dalam diri. Sikap ini akan membuat Anda berpikir lebih tenang dan mampu mengontrol diri.

Ini akan memudahkan Anda membuat keputusan yang tepat tanpa tergesa-gesa. Dengan begitu, Anda bisa terhindar dari membuat kesalah yang sama di masa depan.

2. Belajar Dari Kesalahan

Saat membuat kesalahan, lihatlah pelajaran apa yang bisa Anda dapatkan. Temukan sumber penyebab dan perbaiki kesalahan tersebut. Dengan begitu, Anda bisa menghindari kesalahan yang sama di masa depan.

Jangan terlalu menyalahkan diri sendiri karena situasi yang ada. Demikian juga sebaliknya, tidak terlalu menyalahkan orang lain. Tapi, bersikaplah netral agar mengetahui sumber masalah sebenarnya. Ini akan sangat membantu Anda meningkatkan diri Anda.

3. Mengenal Diri dan Bertanya Kepada Orang Lain

Jika Anda mendapatkan kesalahan yang sama untuk waktu yang cukup lama dan tidak mengetahui apa masalahnya, maka bertanya kepada orang lain adalah solusi yang paling tepat.

Saat bertanya, tanyalah kepada orang yang bisa Anda percayai. Selain itu, Anda juga perlu belajar mengenal diri. Anda bisa memulainya dengan membaca buku atau mengikuti seminar atau pelatihan pengembangan diri tertentu.

Buku yang tepat bisa memberikan masukan yang sangat berharga kepada Anda. Anda bisa mengenal diri sendiri dengan lebih dalam, kelebihan dan kekurangan Anda sendiri.

4. Bercermin Dari Orang Lain

Ini sangat mudah dilakukan. Meskipun begitu, Anda juga membutuhkan kesadaran agar bisa mendapatkan manfaat besar.

Lihat kesalahan dan kelemahan orang lain yang ada di sekitar Anda. Apakah kelemahan dan kesalahan yang mereka buat atau masalah yang mereka sedang hadapi, ada pada diri Anda sendiri.

Jika ada, Anda beruntung karena tidak perlu terjerumus kepada masalah yang sama lagi. Jika tidak, lanjutkan hidup Anda dan lihat lain.

Selain itu, fokuslah kepada apa yang ingin Anda miliki dan perbaiki, bukan pada masalah yang Anda hadapi. Ingatlah, kita menarik apa yang kita fokuskan, sekalipun kita tidak menyukai atau menghindarinya.

Inilah penyebab dan solusi yang bisa Anda gunakan untuk menghindari kesalahan yang sama di masa depan. Pembaca, apakah Anda pernah melakukan kesalahan yang sama? Cara apa yang Anda gunakan untuk mengatasi masalah tersebut? Saya tunggu tanggapan Anda.

MENGANTISIPASI DENDA PROJECT (Eksternal Factor)

Project pada umumnya memiliki batasan waktu  yg tertuang dalam Kontrak , baik itu waktu penyelesaian maupun waktu pemeliharaan.

Hampir semua kontrak menyebutkan nilai denda yg akan dibebankan pada kontraktor pelaksana, namun tidak pernah membicarakan reward apabila pelaksanaan lebih cepat dari kontrak .

Untuk pekerjaan ME kecepatan pelaksanaan dilapangan terbagi dalam beberapa faktor yaitu :

1. Kecepatan pihak sipil dalam menyediakan lapangan kerja yg bisa dilaksanakan.
2. Kesiapan design dan gambar Forcont dan klarifikasi kontrak yg dibuat oleh konsultant  telah disetujui sepenuhnya oleh pihak owner.
3. Kesiapan team Lapangan dalam mengelola dari Gambar forcont, klarifikasi klarifikasi, spec dan ppm sebelum menjadi shop drawing, sehingga lapangan sudah bisa dikerjakan .

4. Kecepatan supplai material dan pengadaan man power.

Dari keempat prosedur diatas , apabila tenaga kerja dan material sudah siap, maka team lapangan bisa segera meminta ijin pelaksanaan atau biasa yg disebut IPL , dimana IPL ini melewati approval dari MK dan Owner.

Pada pelaksanaan schedule mengikuti Schedule Curva S yg diajukan oleh PM dilapangan dan harus sudah mendapat legitimasi owner dalam pelaksanaannya. Dan monitoring curva S haruslah diteliti day by day, agar schedule bisa tepat waktu.

Adanya nilai minus atau keterlambatan dari nilai curva S memperbesar faktor keterlambatan actual dari nilai perencanaan.

Untuk memonitor adanya pergerakan negatif pada curva S maka seorang PM ataupun SM harus bisa melihatnya dari durasi monitoring monitoring yg diajukan seperti :

1. Monitoring PPM (Pengajuan persetujuan Material)
2. Monitoring approval Shop Drawing.
3. Monitoring pengajuan IPL (ijin pelaksanaan lapangan)

Adanya durasi yg terlalu besar dari pengajuan sampai kembali dg approval dari ketiga monitoring diatas , maka perlu seorang PM atau SM mengeluarkan surat yg menanyakan status dari pengajuan yg diserahkan . Tentu saja surat keluar ini pun harus di monitoring dalam form yg telah menjadi standar baku.

Apabila , dari surat surat sebagai pertanyaan dari status monitoring tsb dijawab ataupun tidak dijawab, maka sudah bisa sebagai dasar antisipasi jawaban ke Owner sebagai bentuk bahwa keterlambatan bukan dikarenakan kesalahan kontraktor.

Pengajuan IPL (Ijin pelaksanaan lapangan) pada saat menyerahkan kepihak MK atau Owner , Tanda terima penyerahan dokumen tersebut tertulis pada Transmittal, Tanggal masuk transmittal tersebut kita catat dalam List monitoring Transmittal , Pada saat pihak lain yg berhubungan dengan apa yg akan kita kerjakan belum siap, maka IPL tidak akan di release/approve oleh MK,maka durasi pengajuan sampai kembalinya IPL ke Site akan tercatat sebagai keterlambatan pihak lain.

Untuk hal itu , Maka sangat wajar apabila seorang PM atau SM tertib dalam menjalankan prosedur terutama dalam memonitor semua pergerakan keluar masuknya dokumen yg penting dalam pelaksanaan sebuah project.

Begitu kura kuranya...
Gambir 17.02.2017

KOMPETENSI SEORANG MANAGER PROJECT

Mengelola sebuah proyek bukan hanya berbicara teknis dan organisatoris. Manajemen Proyek merupakan pengelolaan sumbar daya manusia. Komunikasi dan teamworking yang buruk, kurangnya dukungan manajemen atau buruknya perencanaan merupakan alasan utama kegagalan. Kemampuan yang dapat menentukan kesuksesan dari sebuah proyek tergantung dari kemampuan untuk mengelola intangible skills yang lebih. Kesuksesan sebuah proyek tergantung dari siapa yang mengelolanya.

Seorang manajer proyek bertugas mengimplementasikan rencana proyek dan pelaksanaannya, selain itu juga mereka bertanggung jawab untuk membina hubungan kooperatif dengan para pihak yang terlibat baik dalam struktur horizontal maupun vertical. Jika terjadi hal yang tidak diharapkan, manajer proyek langsung menjaga dan mengantisipasi agar proyek berjalan sesuai rencana. Adakalanya mereka harus keluar jalur untuk melakukan inovasi untuk merespon peluang dan ancaman yang tak terduga (Grey&Larson, 2006).

Selain itu manajer proyek juga bertugas untuk menintegrasikan sumber daya sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah dibuat dalam perencanaan. Akan tetapi, menjadi seorang pengelola yang sukses juga harus menjadi seorang pemimpin. Banyak pengalaman berharga dari proyek-proyek sukses bahwa leadership sangat berperan dalam hal pengelolaan. Di mana kepemimpinan akan memiliki pengaruh dalam mengarahkan timnya, maupun menjalin hubungan dengan pihak luar yang terlibat didalamnya. Karena sebuah proyek akan selalu berkaitan dengan berbagai pihak, entah itu klien, anggota tim, supplier, dan sebagainya. Kepemimpinan ini juga akan dapat mengatasi hal-hal ketidakpastian yang dihadapi sebuah proyek.

Secara umum, manajer proyek akan bekerja dalam tekanan. Mereka akan berhadapan dengan manajemen prioritas baik dari segi kegiatan ataupun dari segi hubungan, demikian juga ketika terjadi suatu konflik di dalamnya yang harus diselesaikan agar tidak menganggu jalannya proyek. Karena itu dibutuhkan stamina yang kuat, manajemen emosi yang baik, dan kejernihan dalam berpikir secara mendalam dan cemerlang untuk menemukan solusi terbaik dari alternatif solusi yang ditawarkan oleh tim proyek.

kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek. Diantaranya adalah:

Budgeting and Cost Skills

Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek memiliki peran yang sangat penting. Dengan demikian manajer proyek dituntut untuk memiliki pengetahuan dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.

Time Management Skills

Perencanaan proyek membutuhkan kemampuan untuk menjadwalkan proyek. Disini manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas yang diperlukan. Selain itu manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan untuk mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.

Technical Skills

Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis biasanya di dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.

Leadership Skills

Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek. Grey&Larson (2006) memberikan contoh gaya kepemimpinan dengan memberi teladan sebagai syarat menuju manajer proyek yang efektif. Ada enam aspek yang melingkupinya, antara lain :

§  Prioritas, hal ini berbicara mengenai penggunaan waktu. Manajer proyek memerlukan banyak waktu untuk mengamati sebuah pengujian kritis daripada menunggu laporan.

§  Urgensi, dengan meningkatkan pola interaksi dengan tim seperti laporan dan rapat penting dengan sering akan membuat tim merasa bahwa pekerjaan ini sangat penting. Ketika tim sudah memiliki kesadaran seperti ini, maka tidak ada yang akan meremehkan suatu aktivitas di dalam proyek.

§  Pemecahan masalah, manajer proyek yang aefektif akan lebih memusatkan kepada bagaimana tim dapat mengubah masalah menjadi kesempatan atau apa yang dipelajari dari suatu kesalahan untuk lebih proaktif dalam memecahkan masalah.

§  Kerjasama, berbicara mengenai bagaimana manajer proyek bertindak terhadap orang luar dan memengaruhi bagaimana anggota tim berinteraksi dengan orang luar.

§  Standar Kinerja, manajer proyek harus menetapkan standar yang tinggi untuk kinerja proyek melalui respon yang cepat atas kebutuhan tim, mengikuti isu-isu penting, berprinsip teguh, serta hati-hati dalam menjalankan pertemuan-pertemuan kritis.

§  Etika, jika seorang manajer proyek dengan bebas menyalahgunakan atau menahan informasi penting dari manajemen atas atau pelanggan, hal ini member isyarat kepada anggota tim bahwa perilaku seperti ini dapat diterima dan dilakukan.

Tjiptono&Diana (2003) mendeskripsikan pemimpin yang baik memiliki karakteristik; tanggung jawab yang seimbang, Model peranan yang positif, memiliki keterampilan komunikasi yang baik, memiliki pengaruh yang positif, dan memiliki kemampuan untuk meyakinkan orang lain.

 Resource Management and Human Relationship Skills

Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek dan merupakan sumber konflik utama yang terjadi di proyek. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.

Communication Skills

Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. Kadang, jadwal perencanaan yang sudah dibuat secara sempurna oleh manajer proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim lebih memilih bekerja dengan aturan mereka sendiri. Hal ini dikarenakan sang manajer tidak memberikan penjelasan atau mempresentasikan prosedur yang diinginkan dalam menjalankan proyek.

Negotiating Skills

Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajer proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.

Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills

Manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Bagaimanapun apa yang akan dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya akan lebih berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsif terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus dengan pelanggan maupun antar tim proyek 

Project Management Checklist: Leadership/ Communication - Tasks and Competencies of a Project Manager -
Core Tasks	Competency	Manifestation
Managing a Project	·         Planning/ organizing	·         Ability to determine appropriate measures for themselves and for others to achieve the project goals ·         Prioritization of these measures ·         Co-ordination of the measures
	·         Controlling	·         Ability to control processes and activities in a result-oriented manner ·         Ensures project progress
	·         Stress tolerance	·         Ability to work effectively to tight deadlines regardless of possible setbacks
Managing Customers	·         End-customer orientation	·         Experience and keen instinct for the customer’s respective field of activity or sector of industry and the hierarchical levels ·         Ability to “sell“ the project results in the organization
	·         Personal “chemistry“	·         Ability to make a good and competent impression right from the first contact
	·         Analytical skills	·         Ability to focus on the essentials, capacity for abstraction, sound judgment and experience
Managing a Team	·         Leadership qualities/ managing people	·         Ability to motivate a team to work together towards a common goal and to achieve co-operation within the team ·         Provides professional support ·         Ability to delegate
	·         Guidance/ managing performance	·         Ensures customer-oriented quality ·         Combines various disciplines to find the best solution
	·         Sensitivity	·         Recognizes and appreciates each person’s strengths, interests and problems ·         Fairness when dealing with others ·         Encouragement of a culture of constructive controversy

Dari berbagai sumber . Johar 2017 Hari Pilkada