KENALI AKAR PERMASALAHAN SEBELUM MENGAMBIL KEPUTUSAN (ISHIKAWA DIAGRAM)

Disadur dari Marketing Dotcom

Diagram Ishikawa sering juga disebut sebagai diagram “sebab-akibat” atau diagram “tulang ikan”. Diagram ini adalah sebuah alat grafis yang digunakan untuk mengeksplorasi dan menampilkan pendapat tentang komponen inti suatu kondisi di dalam organisasi. Diagram ini juga dapat menyusuri sumber-sumber penyebab atas suatu masalah. Orang yang pertama kali mengenalkannya adalah Kaoru Ishikawa, seorang penemu alat-alat permesinan di tahun 1960-an. Walau terbilang lama, teknik ini masih banyak digunakan oleh para pengambil keputusan hingga hari ini karena kesederhanaan dan kepraktisannya.

Fungsi utama dari diagram Ishikawa adalah untuk mendapatkan beberapa sumber kunci yang memberikan kontribusi paling signifikan terhadap masalah yang sedang diperiksa. Sumber-sumber ini kemudian dipilih untuk proses perbaikan. Diagram ini juga menggambarkan hubungan antara berbagai faktor yang mungkin memengaruhi satu dengan lainnya.

Gambar di bawah adalah model diagram Ishikawa yang sederhana. Seperti diinformasikan di awal, diagram ini sering juga disebut dengan beberapa nama seperti diagram Ishikawa, diagram Cause-and-Effect, diagram Fishbone, dan Root Cause Analysis

Konsep ini memberikan acuan penyebab utama (tulang besar) yang bersumber dari “4M”, yaitu: “materials”, “machines”, “manpower”, dan “methods”. Walau dalam pengembangannya, kita bebas melakukan modifikasi sesuai dengan masalah yang dihadapi. Barulah dari penyebab utama tadi kita pecah lagi menjadi poin-poin spesifik (tulang kecil).

Kuncinya adalah mendapatkan 3–6 kategori utama yang mencakup hal-hal yang berpengaruh paling besar. Jika pemimpin ingin mendapatkan informasi dan ide-ide tambahan, umumnya mereka melakukan brainstorming bersama tim yang berhubungan langsung dengan permasalahan yang ingin dipecahkan. Ide-ide besar diletakkan di “tulang besar” sedangkan ide spesifik diletakkan pada “tulang kecil”. Semakin detail sebuah ide melihat sebuah permasalahan maka akan semakin baik. Kedalaman maksimum “tulang” ini biasanya berkisar empat atau lima tingkat. Ketika gambar sudah lengkap dengan merujuk pada semua kemungkinan, proses penggambaran diagram ini bisa dianggap selesai.

Diagram “Cause-and-Effect” ini dapat digunakan oleh individu ataupun tim. Jika diterapkan kepada tim kerja, awalnya dimulai oleh pemimpin yang menggambarkan permasalahan utama yang akan dibahas, lalu meminta bantuan tim kerja untuk menentukan penyebab utama satu per satu dengan menggambarkannya di papan tulis dalam bentuk tulang besar maupun kecil. Tim ikut terlibat dengan mengajukan beberapa pertanyaan relevan dan signifikan, sambil terus mengeksplorasi semua kemungkinan sampai dirasa seluruh gambar telah terisi cukup untuk melihat secara menyeluruh dari semua sumbernya. Setelah gambar dianggap lengkap, seluruh tim ikut terlibat untuk menemukan kemungkinan dari akar penyebab masalah utama tersebut.

Diagram Ishikawa sangat bermanfaat bagi organisasi yang telah menerapkan knowledge management. Cukup dengan mengumpulkan ide-ide kelompok dalam suatu cara yang sistematis sudah bisa memfasilitasi pemahaman dan menemukan diagnosis dari sebuah masalah yang dihadapi sebuah organisasi.

Cara Menerapkan Diagram Ishikawa

Tuliskan sebuah masalah utama yang ingin diteliti ke dalam kotak paling kanan.

Seluruh anggota tim diajak untuk mengemukakan dan menemukan semua sumber permasalahan yang nyata maupun berpotensi muncul.

Temukan penyebab-penyebab utama untuk dimasukkan ke dalam “tulang besar” yang akan dipasangkan ke dalam diagram. Seperti contoh di atas, “tulang besar” yang umum digunakan adalah “materials”, “machines”, “manpower”, dan “methods”. Hal ini sekali lagi tidaklah berlaku mutlak, silakan disesuaikan dengan masalah yang ada.

Bentuklah beberapa kelompok diskusi yang jumlahnya sesuai dengan jumlah penyebab utama yang ditemukan pada proses sebelumnya, karena nantinya setiap kelompok akan menyelidiki lebih detail tiap penyebab utama tersebut. Idealnya, kelompok ini dibentuk sesuai bidang yang berhubungan dengan penyebab utama tersebut. Contohnya, untuk penyebab yang bersumber dari “mesin”, hendaknya dikupas oleh kelompok yang anggotanya berasal dari divisi produksi ataupun maintenance.

Tiap-tiap kelompok mulai mencari faktor-faktor yang menjadi penyebab dari masalah utama dalam bagiannya, dan nantinya akan diletakkan sebagai “tulang kecil”.

Hal yang perlu diperhatikan dalam diskusi ini adalah setiap variabel yang ditemukan haruslah spesifik, terukur, dan dapat dikendalikan.

Pada akhirnya tiap kelompok mempresentasikan kepada keseluruhan tim atas hal-hal yang mereka dapatkan dalam diskusi, dan setiap temuan mereka dimasukkan ke dalam gambar besar dari semua kelompok sehingga terciptalah diagram Ishikawa yang utuh.

Hambatan-hambatan yang mungkin muncul dari pemimpin maupun anggota tim adalah:

tidak memiliki sikap terbuka sehingga tidak mampu melihat permasalahan secara utuh atau menyangkal adanya masalah dan tidak bisa menerima ide-ide baru;

takut salah dan takut dianggap tidak kompeten sehingga enggan untuk mengemukakan pendapat;

terlalu emosional dan berpikir subjektif sehingga tidak mampu melihat secara objektif atas sebuah masalah;

terlalu kaku dan serius selama proses pemecahan masalah, hal ini dapat menghambat ide-ide “di luar kotak” dan kreativitas muncul;

terlalu mengejar penyebab masalah yang bersumber dari faktor eksternal sehingga meletakkan tanggung jawab pada orang lain maupun situasi di luar diri maupun di luar tim kerja. Kondisi tersebut sangat tidak produktif, sehingga selama proses ini tidak banyak solusi yang dapat dilahirkan darinya.

Kunci dalam Menerapkan Diagram Ishikawa:

belajarlah untuk membedakan antara penyebab dan gejala. Fokuskan energi dalam mencari penyebab, jangan terjebak dengan jawaban-jawaban yang berupa gejala;

ide yang dimiliki jangan hanya disimpan di benak pemimpin dan anggota saja, tuangkan ke dalam diagram karena hal ini berpeluang memicu ide dan masukan dari anggota lainnya;

diagram yang telah digambarkan utuh jangan takut untuk di-review (dilihat kembali) dan di-refresh (diperbarui) jika sudah tidak relevan;

beri perhatian khusus pada penyebab yang muncul berulang kali;

review tiap kategori penyebab utama. Prioritaskan pembenahan pada penyebab yang paling signifikan terlebih dahulu;

uji kemungkinan penyebab yang paling signifikan tadi dengan data dan fakta pendukung lainnya.

Selamat mencoba

MENYIASATI KLAUSUL DENDA

Klausul Denda pada kontrak konstruksi biasa tertulis 5% permil dari harga kontrak. Biasanya point tersebut diterapkan pada saat kontraktor mengalami keterlambatan pada pelaksanaan penyelesaian .

Denda tersebut biasanya diperlakukan owner terkait dengan adanya denda unit yg dilakukan oleh customer terhadap kemunduran penyerahan unit yg akhirnya dibebankan kepada kontraktor pelaksana dan sangat sering terjadi pada kontrak konstruksi apartemen atau ruko dimana masa pembangunan menjadi jaminan terhadap customer (end user)

Antisipasi denda sudah kita bahas pada materi sebelum nya bagaimana meminimize denda tersebut.

Pada pembahasan kali ini adalah balancing kontrak terhadap denda, yg terkadang secara sepihak kontrak memenangkan owner.

Apabila keterlambatan yg tidak bisa dipungkiri oleh kontraktor maka tidak ada solusi lain kecuali menegosiasikan ulang terhadap besaran denda yg diberlakukan. Namun tahap tahap untuk menyanggah terjadinya denda harus lebih dahulu diupayakan semaksimal mungkin, termasuk menunjukkan bukti bukti yg bisa meringankan, seperti lamanya approval ataupun memang adanya keterlambatan pihak ketiga.

Sebelum terjadinya penandatanganan kontrak perlu dipertimbangkan klausul lain yg memihak kepada kontraktor. Seperti :

1. Menambahkan klausul reward apabila ternyata kontraktor bisa menyelesaikan lebih cepat dari jangka waktu kontrak.
2. Menambahkan klausul Denda progresivitas pada keterlambatan pembayaran owner.
3. Menambahkan jangka waktu maksimal untuk semua approval dokumen pada klausul kontrak guna mengantisipasi adanya keterlambatan pada dokumen penting sebagai acuan pada pelaksanaan. 

Adanya banyak hal yg bisa membuat sebuah kontrak menjadi balance antara vanishment dan reward. Namun garis besarnya adalah komunikasi yg baik antara kontraktor dg pemberi kerja .

9.06.2018
Bengkel jemur Sari

PENTINGNYA MONITORING DOKUMEN

Untuk pelaku project istilah monitoring mungkin tidak asing lagi di samping semua penyerahan dan penerimaan dokumen harian yg dicatatkan dalam sebuah list, ataupun pemantauan schedule pelaksanaan project , baik schedule kedatangan material ,schedule test ataupun schedule yg lain.

Namun yg akan dibahas disini adalah sebuah record dokumen yg merupakan prosedur project yg dibuatkan dalam sebuah list monitoring dokumen tersebut.

Adapun Dokumen yg merupakan prosedur proyek perlu diberikan monitoringnya adalah :

1. Monitoring IPL (ijin pelaksanaan lapangan )
Dalam sebuah project apabila shop drawing dan material sudah mendapatkan persetujuan pemberi kerja , serta resource untuk melaksanakan pekerjaan telah siap, seperti pekerja,alat dan material ,maka pengajuan IPL untuk mendapatkan persetujuan pelaksanaan pekerjaan diserahkan ke MK agar mendapat approve pelaksanaan . Monitoring tanggal pengajuan sampai kembalinya dokumen IPL ke site office dg approval harus tercatat . Guna dari monitoring tgl pengajuan tersebut adalah durasi yg terpakai saat pengajuan hingga kembali dokumen IPL bisa termonitor, apabila terlalu lama maka bisa menjadi penjelasan untuk menghindari faktor denda dari owner dg dalih ijin terlalu lama tidak diberikan .IPL yg benar adalah apabila kita telah siap maka segera mengajukan tanpa perlu melihat kesiapan lapangan, penundaan approval pada IPL yg diajukan bisa menjadi pokok penolakan terhadap denda yg akan dilakukan owner.

2. Monitoring Shop Drawing
Terkadang dalam pengajuan sebuah gambar kerja memakan waktu yg cukup lama baru mendapatkan persetujuan dari MK maupun Owner, disamping masalah belum jelasnya detail pekerjaan yg akan dilaksanakan, bisa juga karena beberapa hal memang belum diputuskan . Adanya monitoring shop drawing dibuat adalah memantau lamanya waktu pengajuan sampai diterima kembali dg approve tanpa revisi , adanya revisi dan pengajuan kembali hendaknya dihitung dalam satu putaran durasi waktu . Durasi yg terlalu panjang bisa diperlihatkan kepada owner bahwa keputusan untuk memberikan persetujuan terlalu lama hingga memakan waktu tunggu yg lama tanpa pelaksanaan lapangan.

3. Monitoring Material Approve
Urgensi material approve perlu untuk di monitor dari pengajuan sampai approve juga sama halnya dengan monitoring shop drawing, durasi yg terlalu lama bisa menjadikan peringatan kepada MK dan owner bahwa pembelian material perlu segera diputuskan terutama material material yg memiliki waktu indent yg terlalu lama .

4. Monitoring surat masuk dan keluar
Untuk monitoring surat menyurat fungsinya sebagian besar hanya untuk memudahkan tracebility atau menulusuran pokok surat dan balasan dari setiap permasalahan .

5. Monitoring TDP dan BBY
Monitoring TDP dan BBY dilakukan untuk menyimpan catatan tentang pengeluaran, serta berapa akumulasi biaya yg sudah dikeluarkan, sehingga bisa memproteksi apabila pengeluaran sudah mendekati over budget .

6. Monitoring Berita Acara
Monitoring Berita acara , baik BA test, testcom ataupun pratestcom ditujukan untuk mempermudah penelusuran BA area mana saja yg belum dilakukan, hal ini bisa menjadi sempurna apabila dilengkapi dengan mapping pekerjaan yg telah dilakukan, standarnya mapping dipergunakan sebagai control area yg telah dikerjakan dan yg belum, namun juga bersama sama dg BA sebagai persyaratan pengajuan BAST .

Demikian beberapa contoh monitoring list yg sangat perlu diterapkan di lapangan, tertib administrasi adalah hal yg vital apalagi beberapa dokumen memang dipergunakan sebagai persyaratan BAST (BA serah terima) dalam sebuah project.

ISTILAH DALAM MANAJEMEN KONSTRUKSI

Proyek secara umum adalah merupakan sebuah kegiatan pekerjaan yang dilaksanakan atas dasar permintaan dari seorang pebisnis  atau pemilik pekerjaan yang ingin mencapai suatu tujuan tertentu  dan dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan sesuai dengan keinginan dari pada pebisnis atau pemilik proyek dgn spesifikasi yang ada dan dalam jangka waktu tertentu. 

Berikut ini adalah istilah-istilah yang sering digunakan dalam suatu Proyek.
1)Pemberi Tugas, berarti pihak yang menghendaki suatu pekerjaan dilaksanakan oleh pihak lain sehubungan dengan kepentingannya atas hasil pekerjaan tersebut, atau wakilnya yang ditunjuk dalam Pekerjaan.

2) Proyek Manager (PM) (selanjutnya di sebut PM) adalah seorang yang diangkat oleh Pemberi Tugas untuk bertindak sepenuhnya mewakili Pemberi Tugas dalam memimpin, mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan ini di lapangan pada batas-batas yang telah di tentukan baik teknis maupun administratif.

3) Manajemen Konstruksi (MK) merupakan Wakil dari PM yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas PM. Dalam menjalankan tugasnya MK dibantu oleh beberapa orang yang masing-masing mempunyai keahlian dalam disiplin ilmu yang diperlukan proyek.

4) Konsultan Perencana Arsitektur (selanjutnya disebut Perencana Arsitektur) adalah pihak yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas untuk bertindak selaku Perencana (Arsitektur) pekerjaan ini, dalam batas-batas yang telah ditentukan baik teknis maupun administratif.

5) Konsultan Struktur (selanjutnya disebut Perencana Struktur) adalah pihak yang ditunjuk untuk bertindak selaku Perencana Struktur pada proyek ini dalam batas-batas yang telah ditentukan baik teknis maupun administratif. 

6) Konsultan Mekanikal & Elektrikal (selanjutnya disebut Perencana M&E) adalah Pihak yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas untuk bertindak selaku Perencana Mekanikal dan Elektrikal pada proyek ini dalam batas-batas yang telah ditentukan baik teknis maupun administratif.

7) Quantity Surveyor (selanjutnya disebut Konsultan QS) adalah pihak yang diangkat oleh Pemberi Tugas untuk bertugas dalam pengawasan dan pengendalian keuangan proyek agar dalam hal penggunaannya tidak menyimpang dari perencanaan dan bertugas membantu PM dalam pembuatan dokumen lelang, dokumen Kontrak (termasuk pembuatan Bills of Quantities)dan evaluasi pekerjaan untuk pembayaran progress pekerjaan.

8) Konsultan Khusus adalah Pihak yang ditunjuk /diangkat oleh Pemberi Tugas untuk merencanakan pekerjaan-pekerjaan khusus/spesial.

9) Proyek atau Pekerjaan berarti seluruh pekerjaan termasuk pekerjaan sementara/persiapan dan pembersihan terakhir yang harus dilaksanakan sesuai dengan Dokumen Kontrak 

10) Kontrak berarti perjanjian secara tertulis antara Pemberi Tugas dan Pemborong dengan kewajiban dari masing-masing pihak yang diatur dalam pasal-pasal dalam perjanjian ini. Kontrak berarti termasuk didalamnya semua lampiran yang disebut dalam daftar lampiran ini yang merupakan satu kesatuan dan tidak dapat dipisahkan dari kontrak ini.

11) Nilai Kontrak berarti berarti jumlah harga borongan keseluruhan dari pekerjaan yang tersebut dalam surat penawaran dan yang telah disetujui serta ditetapkan oleh Pemberi Tugas dalam Surat Perintah Kerja dan disahkan dalam Kontrak. Harga kontrak termasuk jasa dan PPn 10% dengan ruang lingkup kerja seperti di jelaskan dalam lampiran dokumen kontrak.

12) Nilai akhir Kontrak berarti Nilai Kontrak ditambah dengan nilai Pekerjaan Tambah/Kurang yang tercantum dalam Surat Perintah Kerja Tambah/Kurang (Variation Order) yang akan diterbitkan oleh PM/MK setelah disetujui oleh Pemberi Tugas.

13) Lapangan berarti daerah atau tempat lain dimana pekerjaan dilaksanakan, atau daerah/tempat lain yang ditunjuk oleh PM/MK untuk maksud-maksud sesuai dengan Perjanjian Kerja 

14) Hari, berarti seluruh hari dalam kalender, tanpa mengurangi hari minggu, hari-hari besar, ataupun hari-hari libur lainnya.

15) Hari Libur adalah hari minggu dan hari libur yang diumumkan oleh Pemerintah Republik Indonesia.

16) Pemborong/Kontraktor berarti Pihak yang penawarannya telah diterima dan telah di beri Surat Pelulusan serta telah menandatangani Surat Perintah Kerja dengan Pemberi Tugas sehubungan dengan pekerjaan ini, termasuk wakil-wakilnya yang diberi kuasa oleh Pemborong/Kontraktor. 

17) Sub Pemborong/Sub Kontraktor adalah Pihak yang dengan persetujuan tertulis dari Pemberi Tugas melaksanakan suatu bagian dari pekerjaan Pemborong/Kontraktor. 

18) Wakil berarti seseorang yang diangkat secara resmi untuk melaksanakan tugas-tugas. 

19) Dokumen Tender berarti dokumen lelang. 

20) BQ atau Bills of Quantities adalah daftar uraian dan volume pekerjaan yang terdapat dalam dokumen-dokumen tender dan kontrak dan harga satuan dalam BQ dalam kontrak adalah harga satuan yang dipakai untuk menghitung biaya pekerjaan tambah atau kurang. 

21) Biaya Cadangan (Contingency) adalah biaya yang telah disediakan dalam BQ dan milik Pemberi Tugas. Biaya tersebut dicadangkan untuk pekerjaan yang mungkin ada tetapi gambar perencanaan belum ada/ jelas atau digunakan jika ada pekerjaan yang di instruksikan oleh PM/MK setelah mendapat persetujuan dari Pemberi Tugas. Pekerjaan yang dicadangkan ini mungkin dikerjakan oleh pemborong atau ditenderkan tersendiri oleh pemberi tugas. Meskipun contingency ini merupakan bagian dari harga kontrak tetapi prosentase uang muka dan penilaian progress atau pembayaran lain yang berhak diterima pemborong tidak termasuk nilai contingency ini. Jika nilai contingency ini tidak terpakai maka nilai ini akan dikeluarkan dalam nilai kontrak dan tidak ada kompensasi biaya yang dapat dimintakan pemborong atas hal ini.

22) Provisional Quantity adalah volume yang ada di BQ merupakan perkiraan dan akan dihitung kembali sesuai dengan gambar pelaksanaan, sedangkan harga satuannya mengikat. 

23) Biaya perkiraan Harian adalah harga satuan upah tenaga kerja, bahan maupun peralatan yang digunakan sebagai acuan dalam menghitung pekerjaan tambah atas penggunaan tenaga orang atau peralatan. Harga satuan ini sudah harus termasuk semua hal yang diperlukan seperti alat penunjang, mob/ demob, operator, bahan bakar, insentif, bonus, pajak dsb.

24) Kontrak Lump Sum, adalah harga kontrak tetap, tidak berubah baik quantity maupun harga satuan kecuali terdapat perubahan (penambahan/ pengurangan) lingkup pekerjaan dan atau spesifikasi berdasarkan instruksi PM/MK. Nilai kontrak tidak berubah karena kenaikan harga BBM, tarif listrik, harga satuan bahan, upah, jasa, transport, pajak serta fluktuasi mata uang rupiah terhadap mata uang asing.

25) Gambar Kontrak berarti gambaran–gambaran yang dipakai sebagai dasar pembuatan Daftar Uraian dan Perhitungan Volume Pekerjaan (BQ) yaitu gambar-gambar yang didapat selama masa pelelangan dan menjadi dasar perhitungan Pemborong dalam mengajukan Penawaran pada Pelelangan pekerjaan serta penghitungan pekerjaan tambah / kurang. 

26) Gambaran Pelaksanaan berarti gambaran-gambaran kontrak dan gambar-gambar revisi (kalau ada) yang diterima Pemborong dari Pemberi Tugas/PM/CM selama pelaksanaan disertai instruksi PM/CM mengenai perubahan/penambahan /pengurangan pekerjaan yang disetujui oleh Pemberi Tugas. 

27) Shop Drawing (gambar Kerja) adalah gambar lengkap termasuk detail yang dibuat Pemborong berdasarkan Gambar Pelaksanaan yang diminta oleh PM/CM untuk memudahkan pelaksanaan pekerjaan. 

28) As Built Drawing (gambar terlaksana) adalah gambar yang dibuat Pemborong berdasarkan kenyataan yang dilaksanakan

Tender (Pelelangan) adalah merupakan suatu proses pengajuan penawaran yang dilakukan oleh kontraktor yang akan dilaksanakan dilapangan sesuai dengan dokumen Tender

Tujuan Tender :
Menyeleksi dan Menetapkan Calon Kontraktor

SEVEN TOOLS

QC Seven Tools (Tujuh Alat Pengendalian Kualitas) – Sumber : Ilmumanajemenindustri. com

QC Seven Tools adalah 7 (tujuh) alat dasar yang digunakan untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh produksi, terutama  pada permasalahan yang berkaitan dengan kualitas (Mutu). 7 alat dasar QC ini pertama kali diperkenalkan oleh Kaoru Ishikawa pada tahun 1968.Ketujuh alat tersebut adalah Check Sheet, Control Chart, Cause and Effect Diagram, Pareto Diagram, Histogram, Scatter Diagram dan Stratification.

QC Seven Tools

Berikut ini adalah penjelasan singkat dari ketujuh alat pengendalian kualitas tersebut.

1. Check Sheet (Lembar Periksa)

Check Sheet atau Lembar Periksa merupakan tools yang sering dipakai dalam Industri Manufakturing untuk pengambilan data di proses produksi yang kemudian diolah menjadi informasi dan hasil yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan.

Contoh Check Sheet :

2. Pareto Diagram

Pareto adalah grafik batang yang menunjukkan masalah berdasarkan urutan banyaknya jumlah kejadian. Urutannya mulai dari jumlah permasalahan yang paling banyak terjadi hingga pada permasalahan yang frekuensi terjadinya paling sedikit. Dalam Grafik, ditunjukkan dengan batang grafik tertinggi (paling kiri) hingga grafik terendah (paling kanan).

Contoh Pareto Diagram :

3. Cause and Effect Diagram (Fishbone Diagram)

Cause and Effect Diagram adalah alat QC yang dipergunakan untuk meng-identifikasikan dan menunjukkan hubungan antara sebab dan akibat agar dapat menemukan akar penyebab dari suatu permasalahan. Cause and Effect Diagram dipergunakan untuk menunjukkan Faktor-faktor penyebab dan akibat kualitas yang disebabkan oleh Faktor-faktor penyebab tersebut.Karena bentuknya seperti Tulang Ikan, Cause and Effect Diagaram disebut juga dengan Fishbone Diagram (Diagram Tulang Ikan).

Contoh Cause and Effect Diagram :

4. Histogram

Histogram merupakan tampilan bentuk grafis untuk menunjukkan distribusi data secara visual atau seberapa sering suatu nilai yang berbeda itu terjadi dalam suatu kumpulan data. Manfaat dari penggunaan Histogram adalah untuk memberikan informasi mengenai variasi dalam proses dan membantu manajemen dalam membuat keputusan dalam upaya peningkatan proses yang berkesimbungan (Continous Process Improvement).

Contoh Histogram :

5. Control Chart (Peta Kendali)

Control chart (Peta Kendali) merupakan salah satu dari alat dari QC 7 tools yang berbentuk grafik dan dipergunakan untuk memonitor/memantau stabilitas dari suatu proses serta mempelajari perubahan proses dari waktu ke waktu. Control Chart ini memiliki Upper Line (garis atas) untuk Upper Control Limit (Batas Kontrol tertinggi), Lower Line (garis bawah) untuk Lower control limit (Batas control terendah)  dan Central Line (garis tengah) untuk Rata-rata (Average).

Contoh Control Chart :

6. Scatter Diagram (Diagram Tebar)

Scatter Diagram adalah alat yang berfungsi untuk melakukan pengujian terhadap seberapa kuatnya hubungan antara 2 variabel serta menentukan jenis hubungannya. Hubungan tersebut dapat berupa hubungan Positif, hubungan Negatif ataupun tidak ada hubungan sama sekali. Bentuk dari Scatter Diagram adalah gambaran grafis yang terdiri dari sekumpulan titik-titik dari nilai sepasang variabel (Variabel X dan Variabel Y). Dalam Bahasa Indonesia, Scatter Diagram disebut juga dengan Diagram Tebar.

Contoh Scatter Diagram :

7. Stratification (Stratifikasi)

Yang dimaksud dengan Stratifikasi dalam Manajemen Mutu adalah Pembagian dan Pengelompokan data ke kategori-kategori yang lebih kecil dan mempunyai karakteristik yang sama. Tujuan dari penggunaan Stratifikasi ini adalah untuk mengidentifikasikan faktor-faktor penyebab pada suatu permasalahan.

Contoh Stratification :

KETIKA SAYA ORANG BARU DI PROYEK

Kehadiran orang baru di proyek, sudah pasti diperlukan untuk melengkapi tugas dan pekerjaan suatu team, dan diharapkan bisa menutupi kekurangan yg ada dan bisa membentuk suatu team yg solid, terlepas apapun tugas dan jabatan yang disandang.

ada beberapa hal yang harus cepat dipelajari, ketika memasuki suatu lingkungan baru , pekerjaan baru dan Culture perusahaan yang baru. diantaranya adalah ;

1.  Memahami Tugas dan tanggung jawab pekerjaan yg akan disandangnya
2. Memahami Prosedur kerja lapangan dan hubungannya dengan kantor pusat 
3. Menghormati karakter semua anggota team dan berusaha membaur dalam rangka menyelesaikan suatu proyek
4. Cakap berkomunikasi dan santun dalam berbahasa, serta menjaga sikap agar tidak menyinggung perasaan anggota team yg lain.
5. Mengetahui Visi dan Misi perusahaan tempat dia bekerja
6. Mengikuti semua intruksi dan arahan dari atasannya.
7. Belajar melalui arsip pekerja terdahulu atau yg satu level  

APA YG HARUS DISIAPKAN DILAPANGAN

Ada beberapa hal yang sudah menjadi kebiasaan dilapangan proyek yang seharusnya dimaintain dari awal pelaksanaan proyek hingga penutupan proyek, yaitu :

1. Proses Morning Meeting 

Yaitu proses berkumpulnya semua anggota lapangan proyek yang diprakarsai oleh team K3 , dan menjadi tanggung jawab dari PM (Project Manager) bertujuan agar semua anggota lapangan Selamat dalam bekerja dan tidak terkena penyakit ataupun kecelakaan sekecil apapun akibat melakukan pekerjaan, refleksi dari morning meeting ini adalah kedisipinan semua pekerja terhadap semua resiko bahaya untuk menjaga agar proyek terlaksana dg zero accident.

2. Menelusuri proses komunikasi lapangan

Proses komunikasi dilapangan, adalah prosedur baku diproyek yang harus dipatuhi dan dipenuhi agar proyek bisa tepat waktu dan sesuai dengan harapan owner. Komunikasi lapangan terbagi dalam 2 jenis tahapan yaitu : Verbal komunikasi dan Non verbal Komunikasi (lihat ulasan tentang Komunikasi) .

3. Disamping melaksanakan tugas dan kewajiban yg diberikan, sebagai faktor penentu kesuksesan adalah disiplin dan tepat waktu dalam menyelesaikan tugas yg diberikan. 

4. Loyal dan integritas terhadap perusahaan tempat dia bekerja, menjaga semua rahasia perusahaan terhadap orang diluar perusahaan, serta tidak memanfaatkan suatu kesempatan untuk kepentingan pribadi, tetapi mengutamakan kepentingan perusahaan. 

5. Yang tidak kalah pentingnya yaitu kedisiplinan memakai APD (alat pelindung diri) serta mematuhi rambu rambu yg terpasang dilingkungan proyek. 

Demikian kura kuranya

Ocha dan bella 

5 Jan 2018

PROBLEM SOLVING ABILITY

Soft Skill yang sangat dibutuhkan saat ini atau masa mendatang adalah problem solving ability.

Problem solving ability adalah kemampuan untuk mengidentifikasi lalu memberikan beberapa solusi alternative untuk masalah yang dihadapi dan memilih pilihan atau keputusan yang terbaik atau kemampuan untuk mengidentifikasi komponen sistem yang menyebabkan kesalahan, serta pilihan yang tersedia untuk memecahkan masalah itu dan menyelesaikan tugas.

Tahapan problem solving menurut para ahli memiliki beberapa langkah yang pendapatnya saling berbeda satu sama lain tetapi memiliki kesimpulan atau inti yang tidak beda jauh dan dapat diringkas menjadi 5 langkah pokok yaitu 

1.Menemukan permasalahan,

2.Identifikasi permasalahan,

3.Merancang beberapa alternative hipotesis,

4.Membuat penilaian dan keputusan mengenai hipotesis yang akan digunakan dan

5.Evaluasi diikuti pengujian solusi.

Hal-hal yang perlu dipersiapkan dan dilakukan untuk problem solving terdapat tiga langkah atau konsep secara general yang telah terbukti keberhasilannya, yakni :

Mengidentifikasi masalah secara tepat. Secara konseptual suatu masalah didefinisikan sebagai kesenjangan antara kerja secara actual dan target kinerja yang diharapkan. Berdasarkan konsep yang ada, seorang problem solver professional harus lebih dahulu untuk mampu mengetahui sejauh mana tingkat kinerja actual saat ini serta kita harus mampu mendefinisikan secara tegas apa masalah utama kita kemudian menetapkan pada tingkat mana kinerja actual kita dan kapan waktu pencapaian target kinerja itu.

Menentukan sumber dan akar penyebab masalah. Apabila kita berhasil menemukan sumber-sumber dan akar-akar dari masalah itu, kemudian mengambil tindakan untuk menghilangkan atau menyelesaikan masalah tersebut.

Membuat Solusi masalah secara efektif dan efisien.

Adapun langkah-langkah membuat solusi masalah yang efektif dan efisien yaitu:

Mendefinisikan masalah secara tertulis.

Membangun diagram sebab akibat yang dimodifikasi untuk mendefinisikan akar penyebab masalah dan penyebab-penyebab yang tidak dapat dikendalikan namun dapat diperkirakan.

Setiap akar penyebab dari masalah dimasukkan ke dalam diagram sebab aibat sedangkan penyebab yang tidak dapat diperkirakan didaftarkan pada sebab akibat itu secara tersendiri.

Mendefinisikan tindakan atau solusi yang efektif melalui pencegahan munculnya kembali penyebab-penyebab itu, tindakan yang diambil harus ada dibawah pengendalian kita dan memenuhi tujuan dan target kinerja yang ditetapkan.

Menerapkan implementasi atau tindakan-tindakan yang diajukan.

Selain langkah-langkah diatas, ada juga langkah-langkah dalam problem solving yang sangat sederhana yaitu kesadaran akan adanya masalah, merumuskan masalah, mencari data dan merumuskan hipotesa-hipotesa tersebut kemudian menerima hipotesa yang benar. Akan tetap problem solving itu tidak selalu mengikuti urutan yang teratur, melainkan dapat meloncat-meloncat antara beberapa langkah tersebut.

Pada dasarmya metode problem solving ini menekankan pada penemuann dan pemecahan masalah secara berkelanjutan. Dan mengapa memiliki Problem solving ability ini penting adalah karena metode ini mendorong kita untuk berpikir secara ilmiah, praktis, intuitif dan bekerja atas dasar inisaitf sendiri,menambah keterampilan dalam menyeleksi informasi yang relevan kemudian menganilisisnya untuk diteliti kembali hasilnya, meningkatkan potensi intelektal serta menumbuhkan sikap objektif, jujur dan terbuka.

Selain itu, penerapan problem solving juga memiliki beberapa kelebihan antara lain:

Melatih kita untuk mendesain suatu penemuan.

Berpikir dan bertindak kreatif.

Memecahkan masalah secara realistis.

Mengidentifikasi dan melakukan penyelidikan

Menafsirkan dan mengevaluasi hasil pengamatan

Merangsang perkembangan kemajuan berpikir untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dengan tepat.

Kemampuan mengatasi masalah adalah kemampuan melakukan identifikasi maslah dan memberikan solusi sesuai dengan pengetahuan yang telah diketahui sebelumnya. disini akan akan dijelaskan langkah-langkah untuk menyelesaikan masalah lebih efektif.

1. MENGERTI MASALAH
a. Pendefinisian masalah dengan jelas : langkah ini memang terasa sepele, namun langah inilah yang paling vital. Jika kamu tidak mngerti masalah yang sedang dihadapi, maka solusi yang kamu berikan menjadi tidak efektif secara menyeluruh. Untuk menyelesaikan masalah kamu harus melihat bagaimana masalah itu muncul dari berbagi sudut panadang.

b. Pendefinisian secara objektif : apa yang ingin kamu capai, apa yang ingin kamu ketahui, dan jangan memandang suatu masalah hanya dari satu sisi, lihat dari semua sudut pandang.

c. Kumpulkan informasi secara sistematik : pendefinisian masalah dan tujuan diarengi oleh bayak fakta yang kamu dapatkan tentang maslaah yang akan mempermudah penyelesaian masalah. Kumpulkan data, bertanya pada yang ahli atau orang-orang yang berhubungan dengan masalah. Setelah data didapat kita harus menatanya. Cobalah untuk membuat pendahuluan, padatkan da ringkas informasi tersebut. Dan lebih baik jika kita dapat memetakannya dalam chart

2. MERANCANG RENCANA
a. analisis informasi : Langkah pertama untuk menemukan solusi adalah untuk melihat data yang telah kamu kumpulkan tentang masalah dan menganalisis penting tidaknya. Ketika kamu menganalisis kamu akan mencari relasi antar informasi untuk lebih memahami situasi keseluruhan. Mulai dengan data yang mentah, terkadang informasi perlu dipecah agar lebih gampang di atur dan rengking relevansinya.
b. Genelalisasi kemungkinan solusi : Langkah berikutnya adalah mengeneralisasinya solusi yang berpotensi. tanyalah diri sendiri bagaimana masalaah tersebut dapat terjadi dan kamu juga dapat bertanya kepada orang lain apa yang akan dilakukan bila menemukakan masalah tersebut. 
c. Evaluasi solusi dan pilih : setelah kamu menganalisis data mentah dari masalah. pada beberapa kasus ini dapat berarti mengetest skenario atau eksperiment atau pada kasus lain membuat simulasi untuk melihat konsekwensi dari solusi.

3. mengimplementasi rencana
a. Implementasi dari solusi : Ketika kamu sudah memilih solusi terbaik, lakukan implementasi. Namun, kamu juga masih harus memikirkan masalah yang bisa saja terjadi, terutama jika kamu tidak menstrukturkan masalah seara benar.
b.Review dan evaluasi hasil keluaran : setelah meng implementasikan solusi, kamu harusmemonitor dan mereview hasil. periksa apakah solusi bekerja dengan baik dan mencapai tujuan yang kamu inginkan.
c.Atur ulang jika dibutuhkan : pemecahaan masalah bekerja dalam daur yang berulang. banyak potensial solusi yang harus dievaluasi karena solusi akan sering datang dengan pemecahan masalah yang lebih baik.

4. Asah kemampuan

a.Lakukan olahraga mental : seperti badan otak untuk menyelesaikan harus diasah agar mendapat banyak asupan untuk menyelsaikan banyak masalah, salah satunya adalah banyak belajar membac isu-isu terkini dan masalah sosial.

SUMBER : http://www.wikihow.com/Improve-Problem-Solving-Skills9

Dalam kehidupan sehari-hari tentunya kita hidup beriringan dengan masalah dimana kita harus menghadapi dan memecahkan masalah tersebut , dan setiap ada masalah yang datang kita pasti harus berfikir bagaiman cara terbaik untuk memecahkan masalah tersebut dan dilaksanakan dengan cepat. Pemecahan dalam masalahpun mudah jika kita mengetahui bagaiamana cara pendekatan efektif dalam memecahkan masalah .

Dan berikut adalah 5 langkah dalam meningkatkan kemampuan memecahkan masalah :

Menentukan masalah secara rinci sebelum mencoba menyelesaikannya
Coba berpikir sejenak tentang bagaimana menyelesaikan masalah yang ada dengan memahami baik masalah yang terjadi,dan mengerti bagaimana harus menyelesaikan masalah dengan baik sehingga menghasilkan solusi yang tepat

Penawaran satu dari dua solusi tegas 

Dimana kita harus memiliki beberapa solusi dari setiap masalah yang kita hadapi , tetapi kita harus memfilter solusi terbaik yang kita punya untuk diberikan kepada klien , karena jika terdapat banyak solusi itu akan membingungkan dan membuat bimbang klien anda.

Memprioritaskan langkah-langkah dan tindakan

Jika seseorang telah mantap dalam mengambil solusi tersebut maka pastikan langkah yang dicapai tepat waktu

Melaksanakan rencana langkah demi langkah

Setiap rencana dan keputusan yang anda ambil lalu di eksekusi anda bisa tandai proses atau langkah yang sudah anda tempuh

Mencari cara yang lebih baik dalam memperbaiki ide dalam pemecahan masalah, agar terhindar dari masalah di masa depan

Dengan mengasah terus kemampuan dalam menyelesaikan masalah, anda bisa memperbaiki kemapuan anda menjadi lebih baik. Semakin efektif juga anda menyelesaikan masalah nilai yang anda dapatpun akan semakin baik lagi.

sumber : https://www.fastcompany.com/3034396/5-ways-to-hone-your-problem-solving-abilities-and-become-an-expert-in-your-field2

Setiap manusia pasti akan dihadapkan dengan yang namanya masalah. Sebuah masalah tidak hanya kita temui saat memecahkan soal matematika atau sains dibangku sekolah, tetapi juga sampai perkuliahan bahkan sampai saat ini pun, kita akan dihadapkan dengan yang namanya masalah. Masalah sendiri merupakan sesuatu yang tidak dapat dihindari dan harus dihadapi. Kemampuan memecahkan masalah merupakan salah satu kompetensi yang diperlukan dalam segala aspek di kehidupan. Berikut ini akan dijelaskan beberapa cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan kemampuan memecahkan masalah pada diri kita.

Memiliki kerangka pikiran yang sehat. Ketika kita dihadapkan dengan suatu masalah, cobalah untuk tidak panik dan tetaplah berpikir positif.

b.Jaga emosi. Menjaga emosi tidaklah mudah. Tetapi dengan keadaan emosi pula, kita tidak dapat memecahkan masalah, melainkan memperbesar permasalahan yang sedang dihadapi. Ingatlah bahwa setiap permasalahan pasti ada jalan keluarnya.

Tahu kapan seharusnya kita berbicara dan kapan kita tidak harus membicarakan permasalahan itu.

Tentukan masalah dengan jelas. Pastikan bahwa anda benar-benar mengerti apa permasalahan yang sedang dihadapi. Coba renungkan dengan mengajukan perrtanyaan seperti apa masalah sebenarnya, siapa dan apa yang bisa membantu memecahkan masalah ini.

Identifikasi akar penyebab permasalah tersebut. Pikirkan mengapa dan bagaimana hal itu bisa terjadi. Cobalah untuk melihat masalah tersebut dari sudut pandang yang berbeda.

Sebisa mungkin kumpulkan banyak fakta. Kumpulkan informasi berdasarkan bukti bukan dengan perasaan. Lakukan observasi apa yang benar dan lihat apakah ada ide untuk membenarkan apa yang salah.

c.Solusi brainstorm. Kita bisa menanyakan pendapat orang lain terkait masalah tersebut atau dapat melakukan pertemuan dengan anggota tim untuk membahas cara penyelesaian masalah yang ada dengan mengumpulkan gagasan-gagasan mereka. Ingat, sudut pandangan seorang individu biasanya berbeda dengan pandangan individu lain.

Membuat keputusan sesegera mungkin. Menunda sesuatu bukanlah hal yang baik, terutama menunda dalam hal penyelesaian masalah. Menghindari masalah dapat menyebabkan masalah yang lebih besar atau masalah tersebut terbagi menjadi beberapa masalah lainnya.

Menetapkan tanggung jawab dan tugas masing-masing individu dalam resolusi. Hal ini dapat membantu kita untuk mengatur dan merencanakan langkah-langkah apa saja yang dibutuhkan untuk solusi. Selain itu, memastikan kita untuk tidak beralih dan fokus terhadap hal-hal yang tidak memiliki keterkaitan dengan masalah.

Menetapkan standar untuk mengukur kemajuan dan/atau deadline untuk resolusi. Dengan cara ini, kita dapat melihat dan memantau hasil kerja kita. Apabila dalam beberapa hari tidak terjadi kemajuan, maka berhentilah karena itu hanya akan membuang-buang waktu anda.

Mengambil tindakan yang berfokus pada solusi. Pilih solusi anda dan buatlah rencana tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan untuk memecahkan masalah.

Apabila tidak dapat menemukan solusi, ulangi kembali tahap untuk mendefinisikan permasalahan tersebut. Ketika permasalahan yang kita hadapi tidak bisa diselesaikan, biasanya penyebabnya karena kita tidak mengidentifikasi masalah tersebut dengan jelas.

Sumber: http://www.lifehack.org/articles/productivity/the-simplest-ways-improve-your-problem-solving-skills.html

Problem solving atau pemecahan masalah merupakan sebuah kemampuan diri yang sangat diminati . Sehingga banyak dari pengusaha banyak menggunakan sebuah pemecahan masalah dari calon karyawan dalam penilaiannya.

Dalam bukunnya Curious, Ian Leslie mendefinisikan dua jenis masalah teka - teki dan misteri. Teka-teki merupakan menemukan informasi yang telah hilang dan bersifat pasti. Sebuah teka - teki kebanyakan memiliki pertanyaan yang jelas akan tetapi tetap membingungkan dan tampak kompleks tetapi sebenernya mereka adalah sama.

Sedangkan misteri menurut Leslie adalah pertanyaan - pertanyaan yang tidak bisa dijawab secara definitif karena jawabannya saling terkait satu sama lain dan kompleks. Dengan ketidakjelasan dan keambiguan maka belum ada metode yang dapat diterapkan dalam memecahkan misteri . Akan tetapi ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kemampuan dalam memecahkan suatu masalah, berikut beberapa hal yang dapat dilakukan :

Practice solving mysteries 
Dengan berlatih memecahkan misteri akan lebih mudah menganalisa dan menemukan masalah yang ada dan mengetahui jalan memecahkan misteri tersebut .

Learn as much as you can about as many topics as you can

Terkadang sebuah misteri terkait dengan banyak topik atau sumber pengetahuan , maka dari itu mempelajari banyak topik dapat membantu dalam memecahkan misteri tersebut sehingga dapat meilhat masalah tersebut dalam berbagai padangan ilmu pengetahuan .

Make connections. 

Banyak dari misteri merupakan sebuah hubungan atau koneksi antara beberapa pengetahuan yang menurut kita terkadang tidak relevan tetapi ternyata itu berhubungan , maka dari itu membuat koneksi antara beberapa topik atau ilmu pengetahuan bisa dilakukan untuk memecahkan sebuah masalah . Sebagai contoh aplikasi yang dikembangan oleh steve jobs menggambungkan antara pengetahuan kaligrafi kedalam sistem operasi apple.

Read books about mysteries, problem solving, and even mystery novels 

membaca buku tentang misteri , pemecahan masalah juga diperlukan untuk menambah wawasan . bukan hanya itu membaca novel misteri juga diperlukan karena terkadang didalamnya terdapat prinsip - prinsip dasar dalam pemecahan masalah yang dikemas dalam sebuah cerita kehidupan sehari - hari sehingga akan lebih mudah dipahami , Contohnya seperti novel sheclock Holmes.

Solve simpler mysteries first. 

Berfokus pada masalah - masalah yang sederhana terlebih dahulu dari pada langsung fokus pada masalah yang berat dan kompleks sehingga malah membuat anda menghiraukan masalah - masalah sederhana yang sebenarnya dapat anda selesaikan terlebih dahulu.

Adopt a problem-solving mindset

Banyak dari permasalahan - permasalahn yang ada cara mengatasinya sudah tercontoh dalam lingkungan sekitar kita , maka lebih peka terhada lingkungan sekitar kita dapat pula meningkatkan anda dalam menilai hidup , bekerja dan hal sederhana yang anda lakukan.

Learn about design thinking 

Tentang sebuah pemikiran desain singkat untuk ide - ide dasar desain. Dalam memecahkan masalah terdapat fitur penting adalah pengguna akhir dalam pikiran. Dalam memecahkan masalah anda harus mengetahui untuk siapa dan apa kebutuhan mereka dalam pemecahan masalah tersebut dan memberikan solusi terbaik pada mereka.

SUMBER :
- https://www.quora.com/How-can-one-improve-his-problem-solving-abilities

Keterampilan yang mungkin sangat dibutuhkan adalan keterampilan satu ini, yaitu kemampuan memecahkan suatu masalah. Mengapa begitu? karena di dunia ini selalu muncul saja masalah mulai dari ringan sampai yang kompleks. Kemampuan ini sangan di cari bila mampu menyelesaikan masalah secara efisien tanpa ada kesulitan. Sayangnya hampir semua orang mengalaminya meskipun masalah nantinya terselesaikan. Namun ada beberapa cara yang untuk perencanaan dan penataan yang membantu dalam prosesnya.

Berikut terdapat pendekatan menyelesaikan masalah. Pendekatan ini secara umunya dirancang untuk memecahkan masalah. Berikut ulasannya:

Identifikasi masalah
tahap awal ini sangan jelas, tetapi sering membutuhkan lebih banyak pemikiran dan analisis. Apakah benar-benar terdapat masalah di keseluruhannya? lalu bagaimana dapatkan menfinisikan masalahnya dengan benar? dan lainnya. Dengan mendefinisikan masalah ini, kita tidak akan hanya memahami tetapi juga dapat berkomunikasi situasinya ke orang lain.

Penataan/susunan masalah

Dalam langkah ini adalah tahap dimana periode pengamatan berlangsung. Memeriksan dengan hati-hati. Fakta dan mengembangkan gambaran masalah harus jelas.Semua tentang informasi lebih lanjut tentang masalah akan meningkatkan pemahaman pengamat. Lalu mulai mencari fakta dan analisisnya sebagai gambaran jelasnya. Tidak lupa penghalangnya juga. Pada tahap ini penting jika masalah yang bersifat kompleks

Mencari kemungkinan solusi

Dari informasi yang di dapat pada dua fase awal. Dari gambaran atau kerangka masalah mulai dipikirkan solusinya. Saar situasi kelompok, harus sering dilakukan brain-storming. Hal ini membiarkan tiap anggota bebas mengeksperikan pandangannya pada solusi yang memungkinkan. Dalam organisasi wajar, orang yang memiliki keahlian berbeda di area yang berbeda sangat berguna. Karena itu mendengar pandangan dari masing-masing pihak saling diskusi

Membuat keputusan

Tahap ini paling susah dalam memecahkan masalah. Dari langkah sebelumnya akan dilihat setiap solusi yang potensial dan hati-hati menganalisnya. Beberapa solusi munkin tidak dapat dilakukan kan ada masalah lain(kendala). Masalah lainnya yang timbul bisa dari kendala waktu dan anggaran.Hal ini yang di bilangrumit karena terkadang dengan mencoba memecahkan masalah bisa menimbulkan masalah lebih banyak. Hal ini sangat diperlukan kreatif dan ide-ide inovatif. Lebih lanjutnya bisa di pelajari disini1.

Pelaksanaan/penerapan

Tahap ini melaksanakan/bertindak atas solusi yang dipilih(dari hasil langkah sebelumnya yaitu membuat keputusan). Selama pelaksanaan mungkin timbul lebih banyak permasalahan, terutama jika identifikasi masalah (langkah pertama) dan penataan masalah (langkah kedua) tidak dilakukan sepenuhnya.

Pemantauan/ mencari umban balik

Tahap terakhir ini berkaitan dengan memeriksa proses itu berhasil atau tidak. Hal ini dapat dicapai dengan memantau dan mendapat umpan balik dari orang-orang yang di pengaruhi oleh perubahan yang terjadi. Lalu, pada bagian ini adalah langkah bagus untuk tetap mencatat hasil dan masalah lainnya yang terjadi.

Problem solving adalah proses mengidentifikasi suatu masalah dan menentukan serta menerapkan solusi untuk masalah tersebut. Dalam hidup, masalah akan terus dating silih berganti. Maka dari itu, soft skills yang satu ini sangat penting di tiap pekerjaan.

Sebelum kita bisa memecahkan masalah, kita harus mengakui bahwa masalah itu pasti ada, maka dari itu kita harus selalu jeli.

Perhatikan segala sesuatu di sekitar anda. Jadilah orang yang sensitive pada hal-hal yang dirasa tidak benar dan hasil tidak sesuai ekspektasi. Contoh: Meningkatnya ketidakhadiran pegawai dan menyebabkan turunnya hasil penjualan.

Sekali kita menemukan masalah, kita harus melakukan analisa. Cari tahu bagaimana kita bisa menyelesaikannya dan apa kendalanya.

Solusi tidak hanya 1. Kita juga harus bisa memikirkan solusi alternative ataupun solusi yang sudah pernah kita lakukan ketika menghadapi masalah yang sejenis.

Setelah semua solusi di list, saatnya kita berpikir kritis untuk menentukan solusi manakah yang terbaik.

Lalu implementasikan best solution yang telah dipilih. Tidak berakhir disini, kita juga harus melakukan pengawasan terhadap tindakan yang kita lakukan, apakah bekerja dengan baik atau tidak. Jika tidak, maka kita harus mengimplementasi solusi yang lain.

Setiap hari manusia akan dihadapkan dengan sebuah permasalahan untuk dipecahkan. Namun itu akan lebih mudah jika sadar bahwa permasalahan adalah hanya sebuah pilihan. Tidak ada hal yang menakutkan dari sebuah permasalahan selain harus membuat sebuah keputusan.

Menurut Zoe B1 dalam artikelnya yang menjelaskan bagaimana meningkatkan soft-skill dalam memecahkan masalah, yaitu:

• Fokus pada sebuah solusi, bukan pada permasalahan
Ketika hanya terfokus pada sebuah permasalahan, secara tidak sengaja hanya akan memberikan sugesti negatif sehingga akan terfikirkan emosi negatif di otak yang tidak memberikan solusi yang positif. Tetap tenang adalah kuncinya. Hal itu membantu untuk mengakui permasalahan dan dilanjutkan untuk fokus ke pola pikir berorientasi solusi di mana terus tertuju pada hal yang bisa dilakukan bukan berlama-lama pada sebuah kesalahan.

• Memiliki pikiran yang terbuka
Selalu mencoba dan berpikiran semua bisa menjadi kemungkinan sebuah solusi walaupun awalnya tampak konyol. Sangat penting tetap berpikiran terbuka untuk meningkatkan pola pikir kreatif yang dapat memicu solusi potensial. Tidak merasa rendah diri dengan sebuah solusi bodoh yang dimiliki.

• Melihat permasalahan secara netral
Tidak melihat sebuah permasalahan sebagai hal yang menakutkan karena jika demikian. Sebuah masalah memberitahu bahwa ada sesuatu tidak bekerja dan diharuskan untuk mencari jalan baru di sekitar itu. Jika takut akan masalah maka pola pikir akan selalu berpikiran negatif dan memblokir setiap solusi potensial yang bermunculan.

• Berpikir lateral
Mencoba untuk mengubah pendekatan dan pandangan dengan cara yang baru. Walaupun dengan melakukan pendekatan yang konyol, segar, dan unik biasanya dapat merangsang solusi yang baru dan segar.

• Menggunakan bahasa yang meciptakan kemungkinan
Dengan menanamkan pada pikiran kita kata-kata yang memotivasi seperti halnya bagaimana jika, bayangkan jika, dan lain-lain. Hal tersebut berfungsi untuk berpikir kreatif dan mendorong solusi.

• Menyederhanakan segala sesuatu
Manusia memiliki kecenderungan untuk membuat hal-hal menjadi lebih rumit. Coba menyederhanakan masalah dengan cara generalisasi. Menyederhanakan dengan menghapus semua detail dan kembali pada dasar.

7 Langkah Efektif untuk Memecahkan Masalah di Tempat Kerja

Orang-orang cenderung menghindar ketika dihadapkan dengan suatu masalah. Terkadang juga mereka takut akan masalah yang akan datang. Alasan kenapa kita selalu menganggap masalah itu sebagai masalah adalah karena masalah harus diselesaikan dan kita tidak tahu bagaimana mencari solusi yang terbaik. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat membantu melatih problem-solving :

1. Identifikasi Masalah
Memperjelas masalah apa yang sedang dihadapi. Ketika dihadapkan dengan suatu masalah cari tahu apa yang menyebabkan masalah tersebut dan apa dampaknya. Setiap orang mempunyai pandangan yang berbeda terhadap masalah yang ada.

2. Memahami Kepentingan Semua Orang
Ini merupakan langkah paling penting yang sering hilang. Solusi terbaik adalah salah satu yang memenuhi kebutuhan dan kepentingan semua orang. Saatnya untuk aktif mendengarkan hilangkan perbedaan untuk sementara dan mulai untuk mendengarkan satu sama lain untuk saling memahami.

3. Daftar/List Solusi yang Mungkin
Saatnya melakukan brainstorming. Kemudian membuat daftar solusi yang memungkinkan. Sehingga nanti akan memudahkan memilih solusi yang terbaik.

4. Mengevaluasi Solusi
Apa kelebihan dan kekurangan dari setiap solusi yang telah ada didaftar solusi lakukan secara jujur!.

5. Memilih Solusi 
Pilih solusi yang paling baik dan seimbang.

6. Dokumen perjanjian
Jangan hanya mengandalakan memori. Menuliskannya akan membantu anda berpikir melalui semua rincian dan implikasi.

7. Sepakati kontinjensi, monitoring, dan evaluasi.
Kondisi bisa berubah. Buat perjanjian kontingensi tentang keadaan di masa mendatang. Menciptakan peluang untuk mengevaluasi perjanjian dan pelaksanaannya.

sumber : http://www.mediate.com/articles/thicks.cfm 
penulis : Tim Hick

Pemecah masalah yang baik adalah para pemikir yang baik. Tidak terlalu mendramatisir suatu hal dan tidak terlalu emosional saat menghadapi suatu masalah. Mereka biasanya menganggap suatu masalah sebagai sebuah tantangan dan pengalaman hidup dan mencoba untuk berdiri diatasnya. Para pemecah masalah yang baik menggunakan logika dan intuisi yang ada untuk menemukan solusi. Mereka menggunakan hal-hal ini untuk menggali banyak informasi yang dapat membantu mereka memecahkan masalah yang ada. Selain itu mereka memiliki pemikiran yang terbuka namun skeptis secara logika. Michelle Roya Rad, seorang psikolog professional, memaparkan beberapa karakteristik yang dimiliki oleh seorang pemecah masalah yang baik:

Mereka lebih fokus pada cara untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi daripada memikirkan bagaimana ingin membuktikan pada setiap orang bahwa mereka benar.

Mereka melihat sebuah masalah sebagai suatu tantangan dan mencoba belajar dari masalah-masalah tersebut.

Mereka dapat membedakan kapan saat untuk berpikir secara sistematis dan kompleks dan kapan saat untuk memikirkan solusi yang mudah

Tidak berpikiran sempit terhadap masalah yang dihadapi dan mencari cara untuk memperluas pilihan-pilihan yang ada untuk memecahkannya.

Mereka paham masalah seperti apa yang sedang terjadi sehingga untuk mencari pemecahannya bisa tepat sasaran.

Mereka bisa menghindari masalah yang mungkin akan terjadi. Mereka menghindari konflik, situasi yang membuat frustasi. Mereka lebih dari seorang pemikir positif sehingga secara alami mereka dikelilingi dengan banyaknya positif dan energi untuk menjadi produktif.

Mereka dapat memikirkan skenario terburuk dan menemukan solusinya. Ketakukan hanya akan membuat logika dan intuisi kurang baik dan keputusan yang akan dibuat menjadi kurang produktif.

Menjadi seseorang yang dapat memecahkan masalah-masalah yang dihadapi membawa keuntungan tersendiri. Konflik yang dibiarkan begitu saja bisa berbahaya sehingga mau tidak mau kita harus dapat berpikir kritis untuk menemukan sebuah solusi. Sayangnya tidak dimiliki secara alami oleh setiap orang. Jika anda ingin menyelesaikan masalah secara efektif, anda harus menguasai beberapa ciri esensial berikut.

dikutip dari halaman https://www.illumine.co.uk/2013/12/what-traits-should-you-improve-in-yourself-to-be-a-good-problem-solver/1, 

hal pertama yang dapat dilakukan adalah kita harus melihat sebuah masalah dari berbagai sudut pandang. Jangan pandang dari satu sisi dengan sudut pandang tunggal saja. Anda harus menggali sampai akar permasalahan dan berpikir penyebab masalah itu dari berbagai sudut pandang. Hal ini dapat membuat analisis anda menjadi lebih mudah dan memunculkan solusi yang lebih efektif.

Hal kedua, anda dapat menghubungkan masalah yang sedang anda hadapi sekarang dengan masalah yang pernah anda hadapi di masa lalu. Pengalaman membuat seseorang menjadi lebih baik, begitu pula dengan pemecah masalah yang baik. Dengan menghubungkannya ke masalah masa lalu anda yang tampak serupa, menemukan solusi akan terasa lebih mudah karena anda telah belajar dari masa lalu anda.

Kemudian anda bisa menggabungkan masalah-masalah yang pernah anda hadapi. Ketika suatu masalah membutuhkan jawaban, anda memerlukan kemampuan ketrampilan komunikasi verbal yang baik sehingga anda dapat menemukan pola dimana masalah tersebut pernah muncul.

Jangan menghakimi. Hal ini penting. Saat seseorang menceritakan masalah mereka kepada anda, tentu saja mereka tidak suka disalahkan atas masalah yang sedang mereka hadapi. Jadi jangan menghakimi sebelum anda mendengarkan secara keseluruhan masalah mereka dan menemukan detail penting yang terkait dengan masalah tersebut. Anda harus bersikap positif dan visualisasikan masalah tersebut dengan menempatkan anda pada posisi orang tersebut sebelum memberikan solusi.

Memiliki ketrampilan komunikasi verbal itu sangatlah penting. Setengah dari masalah yang anda hadapi akan dengan mudah ditemukan solusinya jika anda memiliki ketrampilan tersebut. Anda akan menjadi sensitif terhadap perasaan orang lain. Ini merupakan salah satu ciri yang penting yang harus anda miliki untuk memecahkan masalah. Berkomunikasi memberikan gambaran bahwa setiap orang itu unik sehingga dapat membantu mengurangi kesalahpahaman yang mungkin dapat terjadi. Seiring ketrampilan berkomunikasi, memiliki ketrampilan mendengarkan akan menjadi penting juga untuk dapat memahami sudut pandang orang lain.