PERSONEL QHSE

Dalam penerapan ISO 9001 , OHSAS dan ISO 14001 di Perusahaan, dibutuhkan personel yang bertugas untuk mengembalikan track alur kerja lapangan terhadap penyimpangan, baik penyimpangan terhadap Mutu, ketidakdispilinan masalah K3 ataupun Konsentrasi terhadap lingkungan.

Beberapa petugas QHSE (Qualty Health Safety Environtment) yang ada pada saat ini, terfokus pada masalah K3 lapangan saja, yaitu fokus terhadap ketidak disiplinan penggunaan APD, Pembuatan Rambu rambu di Proyek ataupun Keselamatan dan kesehatan kerja yang lain. Namun sangat kurang terhadap pengawasan Mutu hasil kerja di lapangan dan pantauan terhadap lingkungan.

Beberapa pengamatan yang telah dilakukan, beberapa hal bisa disimpulkan disebabkan :

1. Tidak jelasnya Jobdes petugas QHSE dilapangan, sehingga wewenang dan tanggung jawab yang menjadi acuan kerja masih terlihat belum terfahami dengan baik.
2. Tidak tersedianya IK (Instruksi Kerja) dilapangan yang bisa dijadikan acuan terhadap Mutu kerja. 
3. Belum komplitnya IK yang disusun beserta critical list terhadap paket paket pekerjaan , sehingga tidak bisa diterapkan 
4. Tidak dibekali pengetahuan sebagai personel Auditor dan Kurangnya item pelaporan.
5. Belum adanya Prosedur tersendiri atau IK terkait pelaksanaan team QHSE

Dari beberapa hal tersebut diatas, Maka perlunya beberapa tindakan diantaranya :

• Menambah wawasan Petugas QHSE dengan On job training ataupun eksternal training terkait Materi Materi Quality, Health , Safety dan Environtment
• Membuat IK QHSE ataupun prosedur kerja tersendiri personel QHSE
• Memberikan Panduan Instruksi Kerja dan Critical list lapangan tiap paket, bila perlu dalam bentuk Buku saku
• Meeting internal mingguan/bulanan terhadap temuan QHSE tiap proyek .
• Membuat Form temuan discrevancy beserta penanganannya baik yg bersifat sementara maupun permanen.
• Memberikan laporan kepada PM tiap tiap proyek terhadap temuan dan memberikan target waktu penyelesaian temuan . 
• Mendapatkan Training sebagai Auditor.
• Menjabarkan Temuan terhadap QHSE pada Safety Talk atau Tools Box Meeting setiap pagi serta menjelaskan pekerjaan yang Benar dan yang seharusnya kepada Pekerja.

Demikian gambaran secara umum yang harus dibenahi terkait kinerja personil QHSE dilapangan, agar Mutu, Kesehatan dan keselamatan kerja serta lingkungan bisa terkendali dengan baik.

Johar 20 , On Job 28.02.2019

LANGKAH AWAL PERMULAAN PROYEK

Memulai sebuah proyek, ibarat pertandingan atletik dimana dimulai start yang salah maka seterusnya akan terlambat dan beruntun sampai ke garis finish, tentu saja diakhiri dengan sebuah kekalahan.

Memulai sebuah proyek bagi seorang PM yang sudah biasa mengelola proyek, maka step stepnya sudah bisa ditentukan seperti :

• Serah terima proyek dari marketing (Internal)

Serah terima proyek dari marketing disertai dengan penyerahan semua berkas dokumen proyek, termasuk didalamnya SPK/Kontrak, BQ, Gambar tender, klarifikasi-klarifikasi, dan RKS (Spec). 

• Penyusunan S-Curve/Microsoft Project dan Struktur Organisasi. (Internal)

Dari BQ yang diterima dan Kontrak diketahui masa kontrak, dimana dua item ini sudah bisa dibuatkan schedule dari item BQ yang diterima, Schedule yang dibuatpun bertahap dari Schedule kedatangan material baik material bantu, sampai material utama , Schedule test dan training hingga schedule test comm dan test DPK. Engineering bertugas mendalami Gambar tender yg diterima serta menjabarkan diagram System beserta kesesuaian besaran BQ.

Dari Schedule dalam bentuk Bar Chart ini baru dibentuk S-Curve dimana waktu yang terpakai dibagi dengan nilai bobot setiap itemnya. 

Untuk menentukan siapa saja yang masuk dalam Team lapangan, maka secara paralel dibuat struktur organisasi , yang mana besaran struktur organisasi meliputi semua paket yg diterima. (Dalam manajemen proyek pembuatan proses ini disebut dengan Time manajemen). Sampai proses ini biasanya PM mempresentasikan dihadapan Senior Manager diatasnya.

• Perhitungan RAP proyek (Internal)

Dari nilai Kontrak dan BQ yang diterima sudah seharusnya PM bersama sama Engineer memilah lagi item item yg masuk dalam kontrak guna penyusunan RAP proyek, dimana dalam RAP ini memberikan batasan atas budget yg diterima sehingga diketahui gambaran secara kasar kontribusi yang didapat oleh perusahaan. 

• Penyerahan dokumen proyek dan RAP ke P3 (Internal)

Setelah RAP disusun, maka langkah selanjutnya adalah mnyerahkan RAP dan semua dokumen proyek yg diterima dalam bentuk copy ke bagian P3 (Procuremen) guna pemilihan subcon dan supllier. Namun sebaiknya sebelum penyerahan tersebut PM dan Engineer sudah melakukan pengelompokan material perusahaan dan Material Subcon (bentuknya bisa seperti komparasi BQ antara Perusahaan dan Subcon). Agar pada saat negosiasi harga dengan Subcon sudah diputuskan mana kewajiban masing masing dalam pengadaan materialnya. Pengelompokan material ini masih dalam taraf Subject to approval, mengingat material yg akan dibeli belum mendapat persetujuan Owner.

• Penyusunan Material Approval dan Shop drawing (Eksternal)

Setelah material disusun antara material subcon dan material mana yg menjadi kewajiban perusahaan, maka pengajuan yg sangat penting adalah proses Pengajuan material approval. pada pengajuan approval material ini sampai disetujui serta sampai dalam tahap pembukaan PO tidak melebihi dari 1/6 dari total masa pelaksanaan .

Begitu juga untuk gambar tender, direview dan dijadikan Shop drawing serta harus mendapatkan approval dari MK dan Owner. (<1/6 masa pelaksanaan).

• Request Material dan Pengadaan Subcon (Internal)

Dari material yang telah disetujui, maka dibuatlah permintaan material yang mana jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan awal. Pengaturan permintaan ini sangat menentukan kepiawaian seorang PM dimana harus memperhitungkan jumlah yg bisa diselesaikan dilapangan tanpa harus menyimpan material yang berlebihan, perhitungan safety stock pada masing masing item material sangatlah penting guna keberlangsungan ketersediaan material dilapangan, yang tentu saja berbanding lurus dengan keberadaan tenaga kerja dan masa pelaksanaan. Selain itu menentukan urutan material juga salah satu poin yg tidak dapat dipisahkan dari senioritas PM

• Pembuatan Memo kebutuhan Site Office dan Personel K3 (Internal)

Secara Paralel PM dan jajarannya sudah mulai merangkum kebutuhan office lapangan, baik dari pembuatan Site office sampai perlengkapan didalamnya termasuk kebutuhan APD.

• Ijin Pelaksanaan Lapangan (Eksternal)

Setelah mendapatkan Material Approval dan Shop Drawing approval disertai dengan mapping dari layout pekerjaan yg akan dikerjakan , Maka mulailah pekerjaan awal pelaksanaan yaitu dengan mengajukan Ijin Pelaksanaan Lapangan (IPL) , lampiran dari form ini adalah approval dari kedua berkas diatas. Form IPL memuat juga jumlah tenaga kerja, area yang akan dikerjakan, peralatan yang akan digunakan dan waktu penyelesaian. Dari IPL yang dibuat harian tersebut, setiap minggu akan dirangkum dan dijadikan laporan mingguan. 

Dari IPL ke IPL selanjutnya bergulir sesuai dengan schedule kerja dan S-Curve yang dibuat, bergulir dari progres ke progres sampai terselesaikannya sebuah proyek hingga BAST 1 dan BAST 2.

Johar 20. 22.02.2019

KONSISTENSI ADMINISTRASI PROJECT (Bag 2)

Konsistensi Adminisrasi Project Bag 2

Konsisten terhadap administrasi di proyek sangat dibutuhkan, Hal tersebut selain untuk kemudahan dalam pengajuan progres tagihan bisa juga sebagai bahan lampiran penolakan terhadap denda yg akan diturunkan owner apabila terjadi keterlambatan. Argumen yg dibawa dari adminitrasi yg konsisten bisa membuktikan asal keterlambatan, seperti durasi approval yang memang terlambat disetujui.

Setelah pembahasan pada Bagian 1, kali ini akan kita bahas item item administrasi yang masih sangat diperlukan diproyek yaitu diantaranya :

• Laporan Harian/Mingguan/Bulanan Proyek

Laporan Harian melingkupi Laporan pekerjaan yang dilakukan , jumlah tenaga kerja dan peralatan yang digunakan, serta mapping hasil pekerjaan , serta laporan kedatangan material dan keluaran  barang. Makin komplit yg terekord pada laporan harian maka makin memudahkan dalam tracing/menelusuri suatu kejadian. 

Laporan Mingguan merupakan rekapitulasi dari laporan harian selama seminggu .

Laporan Bulanan merupakan rekapitulasi dari laporan mingguan .

• Berita Acara dan Monitoringnya

Berita acara dalam setiap proyek bertujuan legalisasi suatu kegiatan, seperti kedatangan material, apabila akan diajukan bobot progresnya maka harus dibuatkan berita acara kedatangan material atau berita acara material on site. Begitu pula kegiatan Testing, akan ada nilai pembobotannya apabila Berita acara testing tersebut sudah mendapatkan approval pemberi kerja . Begitu juga dalam melakukan pembongkarang material yg telah kita pasang, tidak akan diproses pengajuan kerja tambahnya apabila berita acara tidak diselesaikan .Monitoring diperlukan guna mengetahui kapan Berita acara diserahkan dan kapan berita acara tersebut diterima kembali .

• Transmittal (Tanda Terima)

Semua penyerahan dokumen, baik itu surat keluar, Berita acara - berita acara, Drawing ,Invoice dll, dibuatkan Transmittal . Biasanya Transmittal kita pisahkan dalam penomerannya , atau dipisahkan dalam filing terpisah setiap itemnya .Dan Transmittal yang terkendali adalah transmittal yang termonitoring dalam sebuah List. 

Johar 20. 21.02.2019

KONSISTENSI ADMINISTRASI PROJECT (Bag.1)

Administrasi didalam sebuah proyek sangatlah menentukan kelancaran sebuah proyek , walaupun terkesan simpel namun tanpa administrasi maka bisa dipastikan akan menghambat pekerjaan, terlebih lagi bisa menghambat progres ke owner .
Beberapa hal dibawah ini adalah adminisrasi yang ada korelasinya dengan  owner, dimana apabila ada ketidak-konsistenan akan menyulitkan tracing data, terutama apabila owner memberlakukan Denda keterlambatan yaitu :

• Ijin pelaksanaan Lapangan dan Monitoringnya .

IPL atau disebut juga dengan Ijin kerja, dibuat pada saat akan melakukan pekerjaan, data data yang melingkupi IPL ini adalah pekerjaan yang akan dilakukan, Jumlah tenaga kerja, Nomer Shop Drawing, Peralatan dan biasanya ditambahkan dengan Kondisi cuaca pada saat IPL dibuat. IPL yang diajukan ke MK dan Owner sedapatnya segera mendapatkan persetujuan guna pekerjaan yg akan dilakukan tidak tertunda, Namun ada beberapa catatan dari IPL ini yaitu IPL tidak bisa segera ditanda tangani oleh MK dan Owner apabila masih terkendala pihak lain, Untuk itulah dibutuhkan Monitoring List dimana durasi waktu kembalinya sebuah IPL bisa terekord. IPL harus dilengkapi dengan Material approval dan Shop drawing  yg telah disetujui .

• Material Approval dan Monitoringnya .

Menyediakan Material dilapangan tidak serta merta dilakukan pembelian, akan tetapi butuh pengajuan hingga mendapatkan approval/persetujuan owner, yang mana material yang akan di approve masuk dalam ketentuan RKS ataupun klarifikasi Spec tender . Namun pengajuan Material terkadang butuh waktu dalam persetujuan owner terlebih lagi bila banyak pertimbangan terhadap spek material, Material yg belum mendapatkan approval tidak bisa diadakan/dibeli karena bisa saja ditolak oleh owner. Monitoring Durasi lamanya waktu approval oleh owner bisa dijadikan alasan keterlambatan pengadaan material .

• Shop Drawing Approval dan Monitoringnya.

Gambar kerja atau disebut juga Shop drawing adalah landasan untuk melaksanakan pekerjaan , apabila material yg disiapkan telah disetujui, dan Gambar kerja juga telah disetujui , maka kontraktor segera membuat IPL untuk pelaksanaanya . Namun tidak jarang terkait dengan kompleksitas suatu instalasi dilapangan approval Shop drawing membutuhkan waktu yang lama selesai ditanda tangani, bahkan bisa saja terjadi revisi gambar sampai beberapa kali, kebutuhan Monitoring shop drawing sangat diperlukan untuk mengetahui berapa lama durasi yg dibutuhkan untuk persetujuan sebuah gambar. Approval yang memakan waktu yg lama akan berdampak terhadap schedule kerja dilapangan.

• Pengajuan RFI dan Monitoringnya 

RFI (Request For Information) diajukan apabila adanya perbedaan antara Gambar tender dan Gambar Forcont ataupun sesuatu yang sifatnya butuh kejelasan dari MK ataupun owner . Dalam form RFI ini biasanya ada kolom tanggapan MK ataupun Owner setelah kolom permasalahan yg fungsinya sekaligus menetapkan hal hal yang menjadi pertanyaan Kontraktor . Monitoring akan RFI ini dibutuhkan untuk memonitor berapa RFI yg telah diajukan serta berapa yg telah ada keputusan , Keterlambatan menentukan keputusan akan berdampat pada terhentinya pelaksanaan pada area yang ditanyakan .

• SI (Standing Instruction) Dan Monitoringnya

Adanya pekerjaan tambah dalam sebuah proyek adalah hal yg wajar, terutama apabila Owner menghendaki adanya perubahan dari konsep awal .Pekerjaan tambah yg diturunkan ke Kontraktor disebut SI atau Site Instruction, dan bisa juga disebut VO atau Variation Order . Kadang turunya SI bisa sampai ratusan dari desain awal, karena hal itulah perlunya monitoring terhadap SI yang diturunkan. Untuk mengetahui berapa jumlah SI yang turun dan bisa juga untuk mengetahui berapa SI yang telah disepakati pengajuan penawarannya . SI yang diturunkan pada akhir kontrak selayaknya dipertimbangkan, mengingat pelaksanaanya akan berimbas pada kemunduran masa kontrak. Apabila akan dikerjakan juga sedapat mungkin untuk mengusahakan menjadi SPK terpisah guna tidak menghambat BAST 1 yang akan diajukan .

Demikian administrasi yang erat korelasinya dengan persetujuan Owner, Berbicara masalah administrasi project masih banyak lagi yang harus dijabarkan, seperti Berita Acara Material Onsite, Berita Acara Test , Berta acara Testcomm dll . Yang akan dijelaskan pada kesempatan yang lain .

Johar 20. 19.02.2019

KOMPETENSI SEORANG PROJECT MANAGER

Seorang project Manager adalah Personel yang ditunjuk untuk menyelesaikan sebuah proyek, Terlepas dari berapapun nilai proyek , apabila semua unsur unsur sebuah proyek terpenuhi maka Personel yg menyelesaikan disebut Manager Proyek.

Project Manager diberbagai perusahaan ada yg memiliki sebutan yang lain diantaranya Kepala Proyek atau Kapro, namun memiliki fungsi yg sama.

Dalam melaksanakan sebuah proyek, system dari beberapa perusahaan memang ada perbedaan, Ada yang semua dikelola oleh Project Manager dari urusan procuremen sampai urusan Finansial . Namun ada juga yg hanya menempatkan Seorang Project Manager dan Engineer saja dari perusahaan, dan selebihnya dilengkapi oleh Subcontractor.

Berikut ini beberapa Kompetensi yang dibutuhkan oleh Seorang Project Manager dalam menyelesaikan sebuah Proyek yaitu :

• Mengetahui batasan masa kontrak dan struktur organisasi Proyek yg dikerjakan 

 Artinya bahwa seorang Project Manager mengetahui secara detail batasan kapan sebuah proyek mulai dikerjakan dan kapan berakhirnya serta klairifikasi material yang digunakan dan dipersyaratkan, selain itu juga mengetahui Struktur Organisasi yang dipimpinnya dan posisi jabatan yg dipegang , dalam arti sebagai owner kah atau sebagai maincon ataupun subcon dan hubungannya dengan jabatan jabatan diluar organisasi.

• Mengetahui Batasan Spec yg dipersyaratkan oleh pemberi kerja beserta integrasi dengan pekerjaan lain dalam satu proyek dan mengembangkannya .

Setiap Kontrak yang diterima selalu disertai dengan Gambar Tender , Bill of Quantity (BQ) dan Spec yang disepakati atau RKS, Mengingat pentingnya Skup pekerjaan yang diinginkan owner sudah seharusnya seorang PM memperhatikan batasan batasan tersebut terutama kepada Material yang digunakan, yang pengadaannya haruslah berdasarkan Approval Material . Dengan kata lain seorang PM harus segera menentukan :

1. Pembuatan schedule Pekerjaan beserta integrasi dengan pekerjaan stakeholder lain
2. Mengajukan Material Approval dan memberikan batasan waktu target selesai serta berpedoman kepada risalah klarifikasi tender dan RKS yang sudah disepakati .
3. Pengajuan Shop drawing approval dari Gambar Forkont yang diterima.
4. Memonitor dan kontrol atas setiap perubahan yg terjadi 
5. Memperhatikan masa akhir kontrak terutama pada pekerjaan perubahan (SI)

• Manajemen Waktu Project

Pada pembuatan schedule ataupun Curve S di awal dengan batasan masa kontrak menjadi acuan utama dalam menentukan target pekerjaan setiap phasenya . yang mana bertitik tolah pada :

1. Mendetailkan activitas
2. Menentukan Sequence aktifitas dan durasi masing masing aktifitas
3. Memperhitungkan resources 
4. Membuat Schedule dan mengontrolnya 

• Manajemen Biaya Proyek

Dari biaya pelaksanaan yg disepakati pada saat awal tender ataupun penunjukan , PM juga membuat RAP dari biaya biaya BQ yg disepakati :

1. Perhitungan Biaya Proyek
2. Pendetailan Budget 
3. Kontrol Budget Proyek

Dan yang paling utama adalah mengajukan progres setiap bulan/Termyn atas prestasi yang telah dicapai dilapangan. Dengan adanya progres ini maka pengakuan atas kerja tiap bulan akan bisa dinilai, Dibanyak perusahaan kepiawaian melakukan tagihan progres menjadi satu penilaian tersendiri, dan hal itu bisa menjadikan perusahaan  dengan zero capital.

• Manajemen Quality Pekerjaan 

Hasil kerja yang dilaksanakan selalu mengacu kepada kualitas pekerjaan dimana :

1. Memiliki Quality Plan 
2. Pelaksaan dan Kontrol Prosedure dan Instruksi Kerja 
3. Perform Quality kontrol dilapangan 

• Manajemen Human Resources Project

Hal yang tidak kalah penting adalah manajemen sumber daya manusia di proyek, hal tersebut terkait dengan kompetensi tiap tiap phase dari pelaksanaan proyek 

1. Menbina dan mengembangkan project team sesuai Job desk 
2. Memanaje Project Team termasuk personel Subcon  dibawahnya 

• Manajemen Komunikasi Project

Komunikasi dalam Project memiliki berbagai tingkatan, yaitu Komunikasi internal dan Komunikasi eksternal baik secara Verbal maupun tertulis . Banyak Proyek tidak mencapai hasil maksimal dikarenakan Miskomunikasi antar stakeholder. Pentingnya Komunikasi dalam bernegoisasi ataupun mengutarakan pendapat ini menjadi hal yang utama dalam pelaksanaan Proyek . (Lihat Manajemen komunikasi Dalam Proyek 13.Agt 2017).

• Manajemen Resiko Project 

Dalam sebuah proyek dimana terdapat resiko resiko yang berdampak kepada kerugian sebuah proyek harus bisa didetailkan secara menyeluruh , baik yang berefek kepada Keselamatan dan Kesehatan kerja, kerugian yang disebabkan keterlambatan penyelesaian proyek Juga perlu memproyeksikan yang berdampak kepada kerugian yang lebih besar seperti nama perusahaan yg buruk. Detail respon terhadap resiko resiko yang ditimbulkan perlu disosialisasikan kepada semua pihak, termasuk kepada pekerja yang menjadi tanggung jawab seorang PM. JSA (Job Safety analysis) harus ada setiap proyek dimulai.

• Manajemen Procuremen Project

Penyediaan material dan Sumber daya manusia merupakan hal pokok dalam sebuah proyek yang harus dimanajemeni dengan benar, Pembuatan schedule yang benar beserta kebutuhan tenaga kerja, peralatan dan kesiapan methode dilapangan menjadi tolak ukur keberhasilan sebuah proyek .Methode pekerjaan yg telah siap dilengkapi dengan Gambar kerja lapangan dan perijinan tidak serta bisa langsung dijalankan apabila Man power, Material dan alat tidak tersedia .

Johar 20. 19.02.2019

SERBA SERBI SUBKON

Dalam sebuah proyek keberadaan subcon adalah sebagai mitra kerja perusahaan. Dengan demikian kelangsungan kerjasama yg terbina seharusnya juga bersifat simbiosis mutualisme atau hubungan yg saling menguntungkan .

Tidak jarang dalam sebuah proyek kehadiran subcon yang bagus sekalipun bisa kolaps akibat tidak mengalirnya cash flow secara normal sehingga mau tidak mau subcon akhirnya kehilangan nafas pada saat pekerjaan berada pada posisi menanjak .

Beberapa hal yg perlu diantisipasi dalam hubungan timbal balik dengan subcon  adalah sebagai berikut:

1. Memilih subcon yg benar benar menguasai bidangnya . Tidak jarang pemilahan subcon hanya berdasarkan harga termurah saja tapi pada saat pelaksanaan menjadi tidak terarah dikarenakan Subcon belum memiliki pengalaman pada paket pekerjaan yg diberikan . Melihat project list subcon dengan jeli merupakan tugas P3 namun membuktikan bahwa subcon tersebut benar benar memilki kompetensi dibidangnya perlu dilakukan pada saat Subcon tersebut mulai terpilih sebagai pemenang pelaksana proyek .

2. Melihat kekuatan subcon dari sisi finansial. Subcon dengan kemampuan finansial yg rendah seharusnya terukur pada proyek yg akan dilaksanakan. minimal memiliki dana 50% dari nilai proyek agar cash flow proyek bisa bergulir. kemampuan cash flow yg rendah juga membuat kemungkinan berhenti ditengah proyek menjadi semakin besar. Hal ini juga bisa diartikan bahwa kemampuan finansial yg rendah tidak boleh diberikan proyek dg katagori besar dan atau lebih dari satu proyek yg dikerjakan .

3. Progres Subcon yg tidak berimbang . Adanya pengajuan progres subcon harus didahulukan sebelum kita mengajukan progres ke owner , hal tersebut bisa sebagai acuan pengajuan progres ke owner yg nilainya seharusnya tidak boleh kurang dari pengajuan subcon . Adanya besaran prosentasi tiap tiap item pekerjaan, seharusnya juga mengacu pada standar pembobotan progres yg ditetapkan MK atau QS dalam satu proyek yg sama, tentu saja ada beberapa item yg tidak termasuk item pekerjaan subkon  seperti pengadaan peralatan utama . standar pembobotan ini bisa dijadikan standar pembobotan dan ditetapkan pada saat negosiasi dg P3 diawal penentuan SPK subkon. Pemberian pembobotan yg terlampau tinggi dibanding dg pembobotan perusahaan ke owner membuat Subcon menerima lebih dari yg seharusnya, hal tersebut sangat rentan yg bisa membuat subkon tidak menyelesaikan pekerjaan sampai akhir .

4.Schedule kedatangan material yg tidak termonitor. Sebagai PM membuat schedule seharusnya merupakan kegiatan utama disamping monitoring cash flow proyek. Schedule kedatangan material seharusnya juga perlu didistribusikan ke pihak subcon guna pengaturan jumlah man power dilapangan. ketidak mampuan mengolah schedule akan berimbas kepada kerugian subcon . Schedule yg baik bisa menempatkan jumlah man power yg konstan serta optimal. Disamping itu kebutuhan material bantu dan peralatan yg memadai juga membantu antisipasi pemborosan tenaga kerja .

5.Pembagian material yg Ambigu antara material Subkon dan material perusahaan. Pembagian material yg tidak detail sedikit banyak akan menguntungkan pihak subcon, dimana material yg seharusnya menjadi kewajiban subkon ditengah jalan berubah menjadi kewajiban perusahaan. Pembagian material yg ditanggung oleh pihak subkon memang diklarifikasi oleh Pihak P3 dan berkas klarifikasi tersebut diberikan copy nya kepada PM project. Adanya pembelian material subkon yg disebabkan oleh ketidakmampuan subkon dalam menyediakan diproyek sudah seharusnya diikuti dengan BA potong pada saat progres, pemilahan pembelian  material perusahaan dan pembelian material subkon sudah terpilah pada form PPM yg diajukan oleh PM, akan tetapi form ini masih ada celah kebocoran apabila PC tidak mengetahui detail pembagian material ini pada saat approval. Terlebih lagi apabila PM bermain mata dg Subkon dalam hal pengadaan material subkon tsb. Kejelian pemberi approval terlebih lagi apabila ada sinyal over budget pada cost control seharusnya tidak serta merta diabaikan. Pembuatan detail pembagian material dalam bentuk matrik sudah seharusnya mulai dikerjakan, dimana juga akan memudahkan pemberi approval.

6.Tindakan Emergensi pada Subkon yg kehilangan power ditengah pelaksanaan.
Kita tidak mengharapkan Subkon kehilangan power ditengah pelaksanaan proyek, karena hal tsb bisa berakibat denda owner diberlakukan apabila keterlambatan sudah mulai berdampak pada pekerjaan kontraktor lain ataupun dampak thd masa kontrak yg terlampaui. Seorang PM harus jeli melihat perubahan negatif terhadap kemampuan subkon dalam memenuhi kewajiban baik terhadap material maupun tenaga kerjanya. Kejadian Subkon mulai menurunkan irama kerja pada saat pekerjaan memasuki masa kritikal perlu dibarengi dengan tindakan PM yg mengacu pada prosedur kontrak dan teguran tertulis secara bertahap. Namun tidak jarang walaupun hal tersebut telah dilakukan tidak membuat Subkon serta merta kembali memenuhi kewajibannya , Maka PM harus segera mengambil langkah langkah berikut :

• Hal yg paling simpel adalah menginsert tenaga serta peralatan yg diperlukan dg pembebanan kepada Subkon atas biaya yg dikeluarkan. 
• Memotong area kerja Subkon tsb dengan memberikan addendum kerja kurang beserta Fnal Account , serta memilih subkon baru dari sisa pekerjaan dg nilai sebesar addendum kerja kurang dari subkon pertama.
• Apabila perhitungan sisa progres Subkon memang masih ada, dan terkendala pada cash flow , bisa juga mendiskusikan dg atasan untuk pengajuan kasbon sementara, tentu saja berjalan paralel dg pembuatan BA potong yg akan dipotongkan pada progres selanjutnya.

Hubungan kerjasama yg benar sudah seharusnya tidak merugikan salah satu fihak. Pembagian yg detail dan disepakati antara kedua belah pihak memang sangat diperlukan , Pelaksanaan dan kontrol bersama antara PM dan subkon  seharusnya membuat cash flow sesuai RAP kedua belah pihak ,bahkan bisa meningkatkan kontribusi bersama. Untuk hal itu dibutuhkan kejelian seorang PM dalam memonitor project yg dikerjakan.

Medio February 7, 2019

KESALAHAN YANG BERUJUNG PEMBOROSAN

Dalam sebuah pelaksanaan Proyek , Semua perusahaan mengharapkan kontribusi yang didapat minimal apa yang telah dianggarkan atau sesuai dengan RAP (Rencana Anggaran Pengeluaran) , namun pada pelaksanaannya tidak jarang beberapa hal menggerus keuntungan Perusahaan , bahkan hal tersebut terkesan sepele dan tidak masuk akal , namun kenyataanlah yang berbicara terlebih lagi pemborosan yang terjadi akibat Denda owner tentu saja nilainya sangat besar , baik dari sisi finansial maupun nama baik.

Beberapa kesalahan yg saat ini terjadi terkadang tidak disadari dan terkesan berulang, namun terlalu mudah untuk diabaikan , pembiaran pembiaran yg dilakukan mengakibatkan hal tersebut menjadi hal yg biasa dan terkesan tidak perlu diantisipasi , Padahal bukankah kita tahu fenomena gunung es, tanpak kecil dipermukaan laut namun sangat besar didasarnya .

Kesalahan kesalahan yg akan kita bahas lebih banyak meninjau dari sisi internal , hal tersebut lebih bermaksud kepada pembenahan kedalam agar dihasilkan suatu kinerja yang tersusun dari awal , kesalahan kesalahan tersebut adalah :

PROSEDUR  INTERNAL

1. Pada saat awal proyek Engineer tidak memastikan kembali RAP proyek yang seharusnya kembali menyesuaikan ke akuratan hasil penawaran yg telah menjadi kontrak , mungkin memang ada beberapa item yg bersifat subsidi tapi justru disini diketahui lebih awal akan lebih baik karena masih ada kemungkinan perubahan Spek dilakukan sebelum approval telah ditanda tangani ,Termasuk mengkalkulasi aktual Prelim yg dibutuhkan .
2. Engineer dan P3 tidak mengklarifikasi material material Subcon dan pembelian beban perusahaan . Klarifikasi yg ditetapkan diawal akan mempermudah pihak pembelian apakah material yg dibeli merupakan beban subcon atau beban perusahaan . Personel pembuat SPB akan bisa langsung melihat apakah dia harus membuat BA (Berita Acara) Pemotongan ataukah tidak , walaupun Form saat ini telah dimodifikasi dengan Dua katagori tersebut namun kehati-hatian yang berlapis akan mengurangi Human error .
3. Engineer tidak mengkomparasi antara BQ, Gambar tender dan Gambar Forcont . Komparasi ini sangat dibutuhkan apabila ternyata ada perubahan Gambar tender dengan gambar Forcont . adanya perubahan tersebut seharusnya menjadikan sebuah peluang VO (Variation Order) atau pekerjaan tambah . Peluang peluang yg tidak dilihat akan menghilangkan kesempatan penambahan nilai kontrak dengan addendum .
4. Project Manager tidak membuat Matrik BQ antara BQ perusahaan dengan BQ Subcon . Adanya pekerjaan yang Overlap antara Subcon 1, Subcon 2 dan Subcon 3 akan sangat mungkin terjadi apabila matrix BQ ini tidak dibuat . Pekerjaan yang sama pada area yg sama bisa saja terjadi apabila beberapa subcon menerima BQ yang sama . Mapping lokasi atau layout area kerja juga sangat dibutuhkan untuk menghindari overlap tersebut .
5. Schedule Kedatangan material yang tidak memperhitungkan Resources yang ada . Banyak sekali PM ataupun Engineer tidak membuat schedule kedatangan material ini. Padahal schedule ini dibuat pada saat seorang PM menetapkan Curve S/Microsoft Project pada awal proyek . Pemborosan sangat mungkin terjadi pada saat man power dilapangan besar tapi material tidak ada , sehingga mau tidak mau ada pihak yg dirugikan dengan tidak bekerjanya para pekerja namun kehadiran mereka tetap diakui . Begitu pula sebaliknya Mendatangkan material didepan juga sangat membahayakan Cash flow Proyek , karena bagaimanapun Supplier akan mulai mengajukan tagihan pembayaran setelah material mereka telah on site dilapangan. Sedangkan dilapangan belum bisa diprogres kecuali MOS diakui pada saat kontrak namun hal tersebut biasanya hanya 50~60% saja . Tentu saja sebelumnya menghitung Durasi approval material dan Approval Shop drawing juga merupakan hal yg sangat signifikant menentukan besaran pemborosan akibat keterlambatan dari schedule yg dibuat .
6. Bagian pembelian material tidak melakukan komparasi harga terhadap Pembelian cash . Comparasi Supplier yang dilakukan oleh team Procuremen merupakan hal yang wajib dilakukan guna menentukan mana supplier terbaik dari sisi harga , pengiriman dan jangka waktu penagihan .Namun deviasi terhadap pembelian cash seharusnya juga dilakukan untuk melihat berapa persen kenaikan sebagai perbandingan pembelian antara Cash dan dengan jangka waktu . Hal tersebut untuk mengetahui seberapa besar beban bunga yg diberikan supplier terhadap pembelian .

KONDISI LAPANGAN DAN ALUR KONTROL

Setelah kita membahas dari sisi Prosedur Internal , sekarang kita akan bahas beberapa pemborosan yang bisa terjadi dilapangan diantaranya adalah :

1. Kehilangan .Sebuah Pemborosan dan pembelian material berulang terjadi akibat kehilangan memang sangat sering terjadi antisipasi dari penambahan personel Sekuriti sampai dengan metode penguncian pintu dengan pengelasan , rantai dan Gembok berlapis kadang sering dilakukan , Bahkan adanya sekuriti kadang tidak menjamin tidak terjadinya kehilangan, ada beberapa material yg bisa tercover dengan asuransi namun tentu saja akan menguras waktu dan tenaga dalam pengurusannya . Antisipasi seperti pemakaian Name Tag, Sita KTP kadang sudah dilakukan , alangkah baiknya memang pengawas bisa merangkul para pekerjanya sehingga bisa diketahui apa yg sering mereka lakukan.
2. Terjadinya kecelakaan Kerja . Mungkin banyak yg masih melihat sebuah kecelakaan kerja adalah sebuah takdir atau nasib seseorang, padahal hal tersebut bisa diantisipasi sedini mungkin. terjadinya sebuah kecelakaan kerja seberapapun kecilnya merupakan sebuah pemborosan yg tidak langsung terlihat , terlebih lagi kecelakaan tersebut mengakibatkan kehilangan nyawa . 
3. Pengawas tidak melihat proses bottle neck , yang dimaksud disini adalah adanya pekerjaan yang ditunggu proses selanjutnya dalam jumlah besar , namun ada sebuah proses yang menjadikan proses tsb tidak bisa langsung ke proses akhir , contohnya pada proses machining ataupun fabrikasi . Seorang pengawas ataupun supervisor harus jeli melihat proses ini karena sebuah proses yg bottle neck akan mengganggu proses berikutnya , kepiawaian dalam menghitung cycle count dan routing time dalam proses ini sangat dibutuhkan .
4. Penempatan material yang tidak semestinya . Pernahkan anda melihat beberapa pekerja membongkar tumpukan pipa besar untuk mencari pipa kecil yg terhimpit dibawahnya , ataupun sebuah equipment rusak karena terendam banjir atau kehujanan . coba anda kalkulasi berapa kerugian dari masing masing proses tersebut .Artinya adalah PM seharusnya memikirkan semua material yg akan digunakan optimal penempatannya , baik dari sisi kemudahan pekerja dalam lalu lintas pengambilan pemasangan , juga aman dari kemungkinan kemungkinan kerusakan bahkan kehilangan .
5. Job desk Lapangan tidak dimengerti, tidak diketahui, tidak difahami oleh masing masing pekerja , adanya sebuah pekerjaan yang overlap merupakan sebuah pemborosan apalagi bila banyak personel ditempatkan namun ada alur kerja yg belum ditangani , ironi bukan? terlebih lagi pemahaman akan IK (instruksi Kerja) tidak difahami secara benar sehingga kebijakan kebijakan dilapangan akan simpang siur . RKS yg diterbitkan owner adalah acuan utama yg harus difahami oleh QC dilapangan setelah itu diselaraskan dg IK sebagai landasan kerja . Instruksi kerja atau IK yg ada saat ini perlu kembali direview .
6. Pekerjaan Berulang/Rework . Adanya pekerjaan bongkar pasang akibat salah menerapkan RKS ataupun Instruksi kerja ataupun kesalahan pemberian Shop Drawing (Gambar Kerja) adalah hal yang sangat mungkin terjadi . adanya beberapa Prosedur dalam ISO 9001 dalam menerapkan Stempel Absolut, Control copy dan original adalah salah satu metode untuk mengurang kesalahan pemberian gambar, namun sekali lagi apakah diterapkan dilapangan?.
7. Pekerja kekurangan material bantu akibat tidak memperhitungkan Minimun stock. Fungsi seorang store keeper sangat berperanan terhadap jalannya sebuah proses pekerjaan . Banyak pekerjaan yang akhirnya terhenti karena material material kecil . Menghitung Minimum Stock bagi seorang Store Keeper adalah tugas yg sangat penting dan tidak hanya cukup dengan melaporkan keberadaan stock saja . Perhitungan Minimum Stock adalah Jumlah Stock Minimum barang yang ditetapkan untuk melakukan Reorder. (Minimum Stock adalah Besaran stock harian X Waktu tunggu Pembelian) .
8. Menunggu pekerjaan pihak lain , adanya beberapa paket pekerjaan mengakibatkan adanya circle kerja yang saling berurutan dan bergantian satu sama lain , kepiawaian seorang PM dalam menegosiasi urutan kerja sangat mempengaruhi kinerja Team serta besaran Progres yang akan dicapai . Ketepatan penyusunan Progres yang berimbas pada kelancaran cash flow sangat diharapkan dari seorang project manager .
9. Memberikan instruksi berulang kepada bawahan seharusnya dihindari, disamping mengisyaratkan ketidak tegasan seorang PM juga mensimbolkan personel yg diberi instruksi adalah orang yang bebal . Instruksi yang Urgent seharusnya ditulis pada media papan tulis yg seharusnya ada pada setiap proyek, disamping untuk memberikan penjelasan pada saat meeting, juga sebagai alat pengingat  yg harus dikerjakan. Miss komunikasi yang berulang menandakan tidak adanya kemampuan manajemen Komunikasi dari seorang PM. (Baca juga Komunikasi Eksternal dan Internal )

Demikian beberapa kesalahan kesalahan yang sebenernya bisa diantisipasi sedini mungkin , mengentahui beberapa hal tersebut sangat diharapkan guna menambah wawasan seorang Project Manager dalam menjalankan sebuah Proyek .

JOHAR 10 . waktu 10.30 pada tanggal 01.02.19

TEKNOLOGI UNTUK KEMUDAHAN CONTROL

Kemajuan teknologi pada saat ini begitu pesat , sehingga rasanya tidak ada satu kegiatanpun yang tidak terkait dengan Teknologi, Dan semua aspek bisa dikaitkan dengan Teknologi, tergantung apa dan siapa yg bisa menangkap peluang tersebut.

Dalam dunia kontruksi dimana struktur organisasi dari Kontraktor , Manajemen Konstruksi (MK) , Konsultan perencana bahkan owner melibatkan dunia teknologi terutama Teknologi Digital dan aplikasi .

Kita tidak melihat Dunia teknologi apa yg digunakan oleh Konsultan perencana ataupun owner, disini kita akan membahas Dunia teknologi yg bisa dipakai oleh Kontraktor pelaksana , Yaitu teknologi dalam hal monitoring pekerjaan yg dilakukan serta alert ataupun notifikasi apabila ada beberapa pekerjaan yg belum dilaksanakan .

Sudah bukan rahasia umum lagi, lemahnya manajemen kontraktor dalam pelaksanaan penyelesaian sebuah project tidak terlepas dari lemahnya pengetahuan manajemen project, kekuatan administrasi lapangan proyek dan kontroling / monitoring progres lapangan, beberapa hal yang fundamental dalam memanage sebuah proyek salah satunya adalah Monitoring terhadap approval dan progres yang diajukan serta kekuatan resources yang ada .

Terkait dengan Teknologi yang diungkapkan diatas , adalah adanya sebuah program yang membantu kontroling terhadap item item yg berhubungan dengan ketepatan pelaksanaan proyek, dimana program ini bersifat pelaporan terhadap atasan, serta sebagai alert / alarm untuk sesuatu hal yg mesti segera dikerjakan . Dalam arti proses administrasi yang harus disediakan dan diajukan dalam ruang lingkup penyelesaian proyek menjadi satu kesatuan dalam urutan yg semestinya .

Sebelum kita membahas tentang program tersebut maka perlu kita merefresh kembali kegiatan didalam sebuah proyek walau didalam postingan terdahulu telah dijabarkan secara detail , yaitu :

1. Serah terima dan presentasi BQ dan Gambar dari Account manager kepada Project Manager . Proses ini dilakukan setelah SPK diterima oleh Perusahaan dengan ketentuan BQ , Gambar tender dan forcont didetailkan bersama sama guna melihat item item yang telah dipilih dalam harga satuan yg telah disepakati . 
2. Pembuatan RAP. Pembuatan RAP atau Rencana anggaran Proyek beserta kode proyek dilakukan oleh Project Manager beserta Project coordinator guna membatasi pembelian proyek sesuai dengan jumlah yang tertuang didalam BQ kontrak.
3. Pemilihan Sub Kontraktor dan Supplier . Pihak P3 (Procurement) setelah menerima BQ kontrak dan RAP dari PM, beradasarkan dokumen tersebut mulai memilah SubKon  yang dibutuhkan untuk proyek tersebut . pemilihan Subkon dan Supplier diharapkan selesai dengan waktu 1/6 dari masa kontrak , namun pemilahan Supplier berdasarkan Approval material yang diajukan oleh pihak lapangan. Dan Approval tersebut paling lambat 14 Hari sudah ada keputusan.
4. Pengajuan Material Approval. Berdasarkan Spek yang disepakati bersama antara pihak kontraktor dan Owner pada saat kontrak dituangkan lagi dalam form Material Approval untuk detailnya .
5. Pengajuan Shop drawing . Dari Gambar yang diterima pada saat tender diolah menjadi Shop Drawing sebagai landasan kerja . Keputusan approval terhadap Shop Drawing optimal 14 Hari telah mendapatkan persetujuan .
6. Ijin pelaksanaan Lapangan .Ijin pelaksanaan lapangan adalah semacam permit untuk mulai melakukan proses pekerjaan pada area tertentu . IPL juga memuat data jumlah personel, area kerja, peralatan yg digunakan .
7. Komparasi Material Vs Material Subcon. Komparasi ini dilakukan oleh Engineer terhadap BQ yang diterima serta pemilahan kewajiban Subcon terhadap material yg harus diadakan . Pemilahan ini dimaksudkan membedakan material material tersebut pada saat permintaan yg dilakukan oleh lapangan . Adanya List material subcon memudahkan PM pada saat pembuatan permintaan dg BA potong Subcon yg dilampirkan .
8. Request For Information (RFI) adalah form yang ditujukan kepada pihak MK dan Owner apabila ada keraguan dalam pelaksanaan lapangan, misalnya ada selisih perhitungan antara BQ dan lapangan ataupun hal hal lain yang membutuhkan keputusan Owner secepatnya, RFI bisa menjadi landasan terjadinya Kerja Tambah/Kurang tanpa harus mengeluarkan Surat kepada MK dan Owner .
9. Monitoring Progres pekerjaan . Pekerjaan yang dilakukan baik oleh Subcon ataupun Supplier termonitor dalam bentuk Mapping (Mapping adalah layout paket pekerjaan yg sudah dikerjakan dibedakan dengan warna stabilo) dilakukan oleh Supervisor ataupun QC guna mengetahui Instalasi mana saja yg sudah dikerjakan dan belum dikerjakan . Juga berguna pada saat pengajuan progres beserta dokumentasi Gambar dan Berita Acara . Mapping pekerjaan ini bisa juga dalam bentuk matrix dalam Excel. 
10. Berita Acara - Berita Acara . Yang masuk dalam BA BA berikut adalah Berita Acara Kedatangan Material , Berita Acara material Terpasang , Berita Acara Test . Berita Acara Progres dan Berita Acara Test Commisioning , namun dalam pembuatan BA tersebut mengacu kepada methode kerja atau IK dari tiap tiap item pekerjaan.
11. Berita Acara Serah Terima I dan Ke 2 . BAST 1 bisa dilakukan setelah lapangan telah memenuhi beberapa persyaratan seperti penyerahan As Built Drawing , Manual Book, BA training peralatan, Sertifikat Peralatan , BA test commisioning . 

Hal hal yang bisa dimasukkan dalam Program tersebut terhadap pelaksanaan proyek adalah sesuatu yang berpengaruh secara signifikan terhadap pelaksanaan proyek , sehingga perlu adanya Notifikasi pada aplikasi yg bersifat mengingatkan kepada Project Manager juga sebagai monitoring atasan ybs.

Adanya Notifikasi juga bisa berfungsi adanya signal keterlambatan dari proyek yg seharusnya sudah dilaksanakan dalam waktu tertentu, untuk itu interval optimal dari interval notifikasi harus dirumuskan secara mendasar .

Notifikasi juga diharapkan terjadinya konsistensi pada progres penagihan sehingga  Finansial yang bisa ditagihkan setiap bulannya bisa meringankan beban belanja proyek .

MENILAI KINERJA PERSONEL (KPI)

KPI (Key Performance Index) adalah satuan index penilaian Personal karyawan didalam menentukan besaran Tunjangan/Gaji/Bonus sehingga diharapkan besaran yg diturunkan bersifat fair atau adil .
Banyak Perusahaan saat ini dalam menerapkan KPI (Key Performance Index) pada berbagai aspek penilaian seperti :

• Kedisiplinan 
• Kejujuran
• Pencapaian hasil
• Attitude
• Integritas
• Softskill
• Hardskill
• Loyalitas
• Experience

Akibat komplexnya aspek penilaian sehingga nilai Index KPI yang diperoleh untuk tiap tiap personel akan banyak perbedaan dan ambigu . Namun ada juga aspek terukur yang bisa diterapkan dalam penilaian tersebut , yaitu :

• Pencapaian Progres atau nilai pendapatan
• Kontribusi tiap proyek yang dicapai 
• Besaran VO tambah yang di addendumkan
• Optimalnya Nilai prelim proyek 
• Ketepatan waktu pelaksanaan 
• dll

Besaran besaran pencapaian tersebut tentu saja berbanding lurus dengan kepiawaian Leader proyek dimana dia ditempatkan , Tentu saja team yg solid dan memiliki kemampuan di masing masing lini sangat diperlukan .

Sudah kita ketahui bersama didalam pengelolaan proyek tersebut tidak terlepas dari beberapa faktor manajemen proyek yang harus dimiliki oleh Project Manager . seperti :

• Manajemen Komunikasi
• Manajemen Budgeting
• Manajemen Resourses (Sumber Daya)
• Manajemen waktu
• Manajemen Proses
• Manajemen Biaya
• Manajemen Resiko
• Manajemen Procurement

Yang kesemua hal tersebut diatas harus bisa diterapkan pada Project . Namun banyak Hal pada kenyataan beberapa faktor membutuhkan penyelesaian yang sedikit banyaknya membutuhkan improvisasi .

Yang diantaranya adalah 

• Keterlambatan Owner ataupun Konsultant memutuskan suatu hal, baik dalam bentuk Shop drawing yang tertunda ataupun Material approval yg di Hold
• Keterlambatan Proses lain yg mempengaruhi secara langsung pekerjaan yg akan dilakukan 
• Keterlambatan pembayaran Progres yg mengakibatkan Kontraktor melakukan penurunan kinerja.
• Kinerja Sub Kontraktor yang buruk , baik dalam sisi finansial ataupun resources tenaga kerja 
• Supplai material yang tidak sesuai jadwal . 
• Kebijakan lokasi penyimpanan ataupun perpindahan Material yg tidak berfihak .
• Typikal Perusahaan Pemberi Kerja dalam menurunkan kebijakan dan prosedural 
• Dll

Adanya hambatan hambatan yg disebutkan diatas ini, adalah faktor faktor yang sangat mempengaruhi nilai akhir dari KPI secara langsung , dan mengharapkan setiap Project Manager bisa mengatasi problem tersebut dengan kemampuan Manajemen yg telah diberikan . 

Johar 10 at 31.08.2018 dan 13.45 wib .