SALAH MENGAMBIL KEPUTUSAN

Baru saja surat dari owner melayang ke Presdir perusahaan, dan dampaknya teguran ke proyek baik berupa surat maupun telp dari tadi tidak putus putusnya berbunyi .
"Ada yg salah dg proyek ini, tapi apa" pikirku .
Sendari pagi perasaanku galau, bahkan tadi tidak sempat sarapan . Yah beginilah nasib seorang project Manager .

Aku diminta membawahi satu project di daerah Kemayoran , diproses ini memang project yg disorot banyak orang, bukan apa apa tapi karena ownernya adalah pemegang saham di perusahaanku bekerja saat ini, tentu saja sedikit saja teguran atau komplain bakal masuk langsung ke meja Presdir.

Kringgg...kring...telp dimeja kerjaku berbunyi , segera kuangkat karena dilayar telp tertulis Presdir ." Sekarang juga keruangan saya..." Instruksi dari seberang sana .
"Baik pak..segera menuju ketempat bapak . " Jawabku sambil meletakkan gagang telp..

Setengah berlari aku menuju ruangan Presdir , sampai didepan pintu beliau nafasku masih tersengal sengal...
"Masuk pak...silahkan duduk..." Presdir perusahaan berkata sambil tetap memperhatikan komputer dimeja kerjanya.
"Iya pak.. " jawabku sambil menarik kursi dan segera saja aku duduk dihadapan beliau .
"Sudah tau apa yg akan saya bicarakan ? " Tanyanya sambil melihat ke arahku dari belakang kacamatanya .
"Sudah pak...saya tadi sudah baca email yg bapak kirim. " Jawabku.
"Trus apa langkahmu memperbaiki keterlambatan waktu pelaksanaan proyek ini.." kata Presdir .
"Besok akan saya meeting kan dg subcon pelaksana pak, sekalian merundingkan langkah langkah apa yg akan kita lakukan, besok akan saya report kan ke bapak.." jawabku..sambil memboiak balik buku agenda yg aku bawa, padahal sendari tadi aku ga tau mau ngapain dg agenda ini...
"Ok..besok saya tunggu laporannya sebelum saya menjawab surat dari owner.." kata. Beliau .
"Siap pak.. ehmm..kalo gitu saya permisi kelapangan dulu untuk merealisasikan ini pak..." Jawabku . Dan beliau pun mengangguk...

"Jadi apa langkah bapak bapak untuk bisa mengejar keterlambatan ini, dan saya tidak mau dengar ada alasan lagi...!!!" Tegas ku di acara meeting subcon . Sebuah meja besar sudah penuh dikelilingi oleh beberapa staff bawahanku, Direktur Subcon bersama managernya dan beberapa Spv yg ikut meeting hari ini . Suasana hening...
Hemm...kalo merasa salah begini ini,pikirku ...
"Tapi pak...maaf kalau saya boleh mengutarakan sesuatu..."tiba tiba ada suara memecahkan keheningan . Dan ternyata Manager subcon .
"Apa pak...segera utarakan sedetail mungkin .." jawabku . Memasang muka garang...
"Sebenernya keterlambatan ini bukan dari permasalahan tenaga kerja kami yg kurang dilapangan pak..." Jawabnya mencoba menerangkan ..
"Lalu apaa!! " Jawabku setengah menghardik...
"Tenaga kerja kami tidak ada yg kami kurangi pak, akan tetapi banyak yg tidak masuk karena melihat material dilapangan tidak ada sebagai lahan kerja mereka.. " jawabnya .
"Lalu material ini tugas siapa...??_ timpalku...
"Material yg kosong saat ini merupakan kewajiban pihak bapak pengadaannya .."jelasnya sambil menunduk dan lirih...
"Apaa.  ???. Mana logistik... ??" Tanyaku menyapu seluruh ruangan....namun rona merah di wajahku yg kucoba kusembunyikan semoga saja tidak terlihat di rapat ini...owalah...owalah...

Kadang permasalahan dilapangan yg kita anggap akar permasalahan dari pihak lain , menjadi berbalik menunjuk ke posisi kita apabila kita tidak menguraikan permasalahan secara detail ..untuk mengetahui solusinya yukk kita belajar diagram Ishikawa di web ini.

Selamat belajar..
Icha dan bela 7 Juli 2018

PENIPUAN PROYEK

PENIPUAN DAN KOMPLOTANYA PADA PROYEK 

Sekedar sharing dan berbagi info mengenai Modus Modus penipuan Projek yang marak dan saya alami sendiri, Agar para sahabat berhati hati dalam Menginfokan Projek projek... karena tetap pada kasusnya akan merepotkan para sahabat sendiri walau hanya sebatas saksi.. malah bisa juga dimasukan kepasal "turut serta atau bersekongkol" walaupun pada kenyataannya rekan rekan mediator hanya sebatas memediasi tapi malah jadi pihak yang terlaporkan pertama karena yang menawarkan projek tersebut...

1 - Modus Cari investor / take Over projek

pelaku awal menyiarkan kepada para mediator bahwa PTnya butuh kontraktor... setelah ketemu akan berubah butuh investor kerjasama karena pelaku dapat SPK yg mana SPK itu dikeluarkan Oleh PT komplotannya sendiri dan minta sejumlah uang kepada kontraktor dengan alasan untuk " Orang Dalam", agar segera keluar SPMK.. dan mulai kerja. Untuk kasus seperti ini memang ada yg bener bener real proyeknya, akan tetapi harus melihat dokumen pendukung lainnya apabila memang berminat pada proyek tsb selama bisa membuktikan orang dalam benar duduk dalam kepengurusan perusahaan, tapi bagaimanapun skema pemilihan kontraktor sudah menyimpang, akan tapi selaku owner Proyek sah sah saja.

2- Modus cari Kontraktor yang bersedia manaruh sejumlah Uang dengan Alasan untuk " Landing account"

karena katanya wajib ada direkening bersama tersebut sejumlah nilai tertentu, Rekening bersama tidak sepenuhnya aman dalam transaksi, mengingat pada umumnya dibutuhkan 2 specimen tanda tangan untuk penarikan sejumlah dana. Yang paling sering terjadi adalah salah satu tidak bersedia menandatangani apabila sudah terjadi konflik, dan tentu saja menjadi kasus perdata . Bisa juga dengan dalih uang Provisi sebelum dana diturunkan oleh investor, apabila skema ini yg dipilih maka perlu mengajak Bank konsultan sehingga proses yg dijalankan benar benar BO to BO, atau bank officer ke bank officer , karena Bank officer akan memberikan saran ataupun warning apabila proses tidak sesuai prosedur bank .

3- Modus Take OVer projek LPSE ...

mereka rapi mengatur Seolah Olah merekalah Orang PT yg dapat Projek tersebut dan PT serta projek yg dipalsukan memang Real projek yg memang Jelas dan PT yg dipalsukan tersebut memang pemenang di LPSE... modus mereka Menjadi Figur yg mengaku Dari PT tersebut, untuk kasus LPSE ini lebih mudah apabila perusahaan yg berminat untuk Take Over melakukan pengecekkan SPPBJ . Dan hal itu bisa dilakukan secara online sebelum melakukan pembayaran terhadap Perusahaan pemenang, dan tentu saja beserta penandatanganan Kuasa direksi di notaris yg ditunjuk . 

4- Modus Uang Jaminan Pelaksanaan...

Dengan Alasan Takut Kontraktornya Gak Punya modal, maka Owner proyek mensyaratkan sejumlah dana sebagai Jaminan Pelaksanaan (JamPel) padahal yg benar  Counter terhadap Uang Muka (DP) cukup dengan Asuransi atau DP di counter BG dari kontraktor. Untuk memastikan bahwa kontraktor punya modal untuk pelaksanaan memang bisa dilakukan dengan beberapa cara, termasuk pengecekan rekening koran , namun apabila counter jaminan yg disepakati adalah BG dari bank tertentu, sebelum menurunkan DP ataupun dana progres , Owner yang akan menurunkan Dana perlu adanya pemeriksaan BG terhadap keaslian/kevalidan pada bank penerbit. 

5 - Modus Uang Kordinasi 

Modus uang koordinasi sering terjadi pada Projek Pemerintahan PL/ Penunjukan langsung . Uang koordinasi ini memang susah dibuktikan apakah yg bersangkutan memang berwenang untuk menjatuhkan siapa pemenang proyek, tapi modus ini walau sangat riskan tapi sangat banyak peminatnya. Dan banyak lagi modus modus lainnya, uang koordinasi memang tidak lazim pada sebuah proyek , sebelum menurunkan uang koordinasi sebagai persyaratan owner, perlu di pastikan keabsahan proyek dengan pengecekkan perijinan ataupun status tanah dan perijinan pada proyek tersebut. 

6 - Modus Projek " DANA AMANAH "

yang mewajibkan kekontrakor bayar Uang dengan alasan Infaq dulu... dll

Intinya jangan layanin Projek yg pakai embel embel memberikan terlebih dahulu " uang jaminan pelaksanaan / uang orang dalam / Uang Jalan / atau Landing account / uang Fee setelah TTD kontrak. Perlu difahami bahwa penandatangan kontrak ataupun spk yg diterima belum bisa sepenuhnya menjamin bahwa proyek bisa dilaksanakan. Banyak kasus Spk dan kontrak telah diterbitkan namun proyek tidak berjalan, perlu adanya wawasan dan kejelasan dari sebuah proyek, mulai dari perijinan, imb, status tanah bahkan bila perlu memgetahui siapa pemilik dana dari proyek yg akan dikerjakan .

Fee dan lain lain baiknya diberikan setelah DP cair atau bila turnkey projek dengan jaminan pembayaran SKBDN, fee dikeluarkan setelah SKBDN dinyatakan Valid oleh Bank Kontraktor dan jika jaminan pembayaran Pakai BG... harus BG yg mengacu pasal 1832 KUHP... jangan yg 1831

Modus yg lain yg pernah dialami juga

1. Modus : SBLC (stand by LC), juga SDB (sertifikat deposito berjangka)

hrs mengeluarkan dana di block utk biaya admin dll.

2. Modus investor bawa bukti Bank Draft nilai ratusan M bahkan T.

3. Temen saya 5 bln lalu buka rekening bersama di bank BUMN : 5M, sampai sekarang partnernya raib uang jd terblokir

Modus yg hrs di waspadai :

A. tdk berani memberi kartu nama*

B. alamat tdk jelas

C. Rumah/kantor tdk menggambarkan orang punya duit/pengalaman.

D. Segala sesuatunya serba cepat / buru2.

E. Pertemuannya tdk mau di tempat yg ada cctv nya atau di luar kantor.

F. Schema berubah dengan tiba tiba.

G. Pembuktian perijinan dan status tanah proyek masih belum jelas.

Masih banyak lagiiii. Mudah2an bermanfaat.

Sekedar Sharing ... agar kita tidak menjalani Bisnis Yang Buang waktu dan ongkos dan dapat merugikan Diri sendiri & Orang Lain...```

PERSONEL QHSE

Dalam penerapan ISO 9001 , OHSAS dan ISO 14001 di Perusahaan, dibutuhkan personel yang bertugas untuk mengembalikan track alur kerja lapangan terhadap penyimpangan, baik penyimpangan terhadap Mutu, ketidakdispilinan masalah K3 ataupun Konsentrasi terhadap lingkungan.

Beberapa petugas QHSE (Qualty Health Safety Environtment) yang ada pada saat ini, terfokus pada masalah K3 lapangan saja, yaitu fokus terhadap ketidak disiplinan penggunaan APD, Pembuatan Rambu rambu di Proyek ataupun Keselamatan dan kesehatan kerja yang lain. Namun sangat kurang terhadap pengawasan Mutu hasil kerja di lapangan dan pantauan terhadap lingkungan.

Beberapa pengamatan yang telah dilakukan, beberapa hal bisa disimpulkan disebabkan :

1. Tidak jelasnya Jobdes petugas QHSE dilapangan, sehingga wewenang dan tanggung jawab yang menjadi acuan kerja masih terlihat belum terfahami dengan baik.
2. Tidak tersedianya IK (Instruksi Kerja) dilapangan yang bisa dijadikan acuan terhadap Mutu kerja. 
3. Belum komplitnya IK yang disusun beserta critical list terhadap paket paket pekerjaan , sehingga tidak bisa diterapkan 
4. Tidak dibekali pengetahuan sebagai personel Auditor dan Kurangnya item pelaporan.
5. Belum adanya Prosedur tersendiri atau IK terkait pelaksanaan team QHSE

Dari beberapa hal tersebut diatas, Maka perlunya beberapa tindakan diantaranya :

• Menambah wawasan Petugas QHSE dengan On job training ataupun eksternal training terkait Materi Materi Quality, Health , Safety dan Environtment
• Membuat IK QHSE ataupun prosedur kerja tersendiri personel QHSE
• Memberikan Panduan Instruksi Kerja dan Critical list lapangan tiap paket, bila perlu dalam bentuk Buku saku
• Meeting internal mingguan/bulanan terhadap temuan QHSE tiap proyek .
• Membuat Form temuan discrevancy beserta penanganannya baik yg bersifat sementara maupun permanen.
• Memberikan laporan kepada PM tiap tiap proyek terhadap temuan dan memberikan target waktu penyelesaian temuan . 
• Mendapatkan Training sebagai Auditor.
• Menjabarkan Temuan terhadap QHSE pada Safety Talk atau Tools Box Meeting setiap pagi serta menjelaskan pekerjaan yang Benar dan yang seharusnya kepada Pekerja.

Demikian gambaran secara umum yang harus dibenahi terkait kinerja personil QHSE dilapangan, agar Mutu, Kesehatan dan keselamatan kerja serta lingkungan bisa terkendali dengan baik.

Johar 20 , On Job 28.02.2019

LANGKAH AWAL PERMULAAN PROYEK

Memulai sebuah proyek, ibarat pertandingan atletik dimana dimulai start yang salah maka seterusnya akan terlambat dan beruntun sampai ke garis finish, tentu saja diakhiri dengan sebuah kekalahan.

Memulai sebuah proyek bagi seorang PM yang sudah biasa mengelola proyek, maka step stepnya sudah bisa ditentukan seperti :

• Serah terima proyek dari marketing (Internal)

Serah terima proyek dari marketing disertai dengan penyerahan semua berkas dokumen proyek, termasuk didalamnya SPK/Kontrak, BQ, Gambar tender, klarifikasi-klarifikasi, dan RKS (Spec). 

• Penyusunan S-Curve/Microsoft Project dan Struktur Organisasi. (Internal)

Dari BQ yang diterima dan Kontrak diketahui masa kontrak, dimana dua item ini sudah bisa dibuatkan schedule dari item BQ yang diterima, Schedule yang dibuatpun bertahap dari Schedule kedatangan material baik material bantu, sampai material utama , Schedule test dan training hingga schedule test comm dan test DPK. Engineering bertugas mendalami Gambar tender yg diterima serta menjabarkan diagram System beserta kesesuaian besaran BQ.

Dari Schedule dalam bentuk Bar Chart ini baru dibentuk S-Curve dimana waktu yang terpakai dibagi dengan nilai bobot setiap itemnya. 

Untuk menentukan siapa saja yang masuk dalam Team lapangan, maka secara paralel dibuat struktur organisasi , yang mana besaran struktur organisasi meliputi semua paket yg diterima. (Dalam manajemen proyek pembuatan proses ini disebut dengan Time manajemen). Sampai proses ini biasanya PM mempresentasikan dihadapan Senior Manager diatasnya.

• Perhitungan RAP proyek (Internal)

Dari nilai Kontrak dan BQ yang diterima sudah seharusnya PM bersama sama Engineer memilah lagi item item yg masuk dalam kontrak guna penyusunan RAP proyek, dimana dalam RAP ini memberikan batasan atas budget yg diterima sehingga diketahui gambaran secara kasar kontribusi yang didapat oleh perusahaan. 

• Penyerahan dokumen proyek dan RAP ke P3 (Internal)

Setelah RAP disusun, maka langkah selanjutnya adalah mnyerahkan RAP dan semua dokumen proyek yg diterima dalam bentuk copy ke bagian P3 (Procuremen) guna pemilihan subcon dan supllier. Namun sebaiknya sebelum penyerahan tersebut PM dan Engineer sudah melakukan pengelompokan material perusahaan dan Material Subcon (bentuknya bisa seperti komparasi BQ antara Perusahaan dan Subcon). Agar pada saat negosiasi harga dengan Subcon sudah diputuskan mana kewajiban masing masing dalam pengadaan materialnya. Pengelompokan material ini masih dalam taraf Subject to approval, mengingat material yg akan dibeli belum mendapat persetujuan Owner.

• Penyusunan Material Approval dan Shop drawing (Eksternal)

Setelah material disusun antara material subcon dan material mana yg menjadi kewajiban perusahaan, maka pengajuan yg sangat penting adalah proses Pengajuan material approval. pada pengajuan approval material ini sampai disetujui serta sampai dalam tahap pembukaan PO tidak melebihi dari 1/6 dari total masa pelaksanaan .

Begitu juga untuk gambar tender, direview dan dijadikan Shop drawing serta harus mendapatkan approval dari MK dan Owner. (<1/6 masa pelaksanaan).

• Request Material dan Pengadaan Subcon (Internal)

Dari material yang telah disetujui, maka dibuatlah permintaan material yang mana jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan awal. Pengaturan permintaan ini sangat menentukan kepiawaian seorang PM dimana harus memperhitungkan jumlah yg bisa diselesaikan dilapangan tanpa harus menyimpan material yang berlebihan, perhitungan safety stock pada masing masing item material sangatlah penting guna keberlangsungan ketersediaan material dilapangan, yang tentu saja berbanding lurus dengan keberadaan tenaga kerja dan masa pelaksanaan. Selain itu menentukan urutan material juga salah satu poin yg tidak dapat dipisahkan dari senioritas PM

• Pembuatan Memo kebutuhan Site Office dan Personel K3 (Internal)

Secara Paralel PM dan jajarannya sudah mulai merangkum kebutuhan office lapangan, baik dari pembuatan Site office sampai perlengkapan didalamnya termasuk kebutuhan APD.

• Ijin Pelaksanaan Lapangan (Eksternal)

Setelah mendapatkan Material Approval dan Shop Drawing approval disertai dengan mapping dari layout pekerjaan yg akan dikerjakan , Maka mulailah pekerjaan awal pelaksanaan yaitu dengan mengajukan Ijin Pelaksanaan Lapangan (IPL) , lampiran dari form ini adalah approval dari kedua berkas diatas. Form IPL memuat juga jumlah tenaga kerja, area yang akan dikerjakan, peralatan yang akan digunakan dan waktu penyelesaian. Dari IPL yang dibuat harian tersebut, setiap minggu akan dirangkum dan dijadikan laporan mingguan. 

Dari IPL ke IPL selanjutnya bergulir sesuai dengan schedule kerja dan S-Curve yang dibuat, bergulir dari progres ke progres sampai terselesaikannya sebuah proyek hingga BAST 1 dan BAST 2.

Johar 20. 22.02.2019

KONSISTENSI ADMINISTRASI PROJECT (Bag 2)

Konsistensi Adminisrasi Project Bag 2

Konsisten terhadap administrasi di proyek sangat dibutuhkan, Hal tersebut selain untuk kemudahan dalam pengajuan progres tagihan bisa juga sebagai bahan lampiran penolakan terhadap denda yg akan diturunkan owner apabila terjadi keterlambatan. Argumen yg dibawa dari adminitrasi yg konsisten bisa membuktikan asal keterlambatan, seperti durasi approval yang memang terlambat disetujui.

Setelah pembahasan pada Bagian 1, kali ini akan kita bahas item item administrasi yang masih sangat diperlukan diproyek yaitu diantaranya :

• Laporan Harian/Mingguan/Bulanan Proyek

Laporan Harian melingkupi Laporan pekerjaan yang dilakukan , jumlah tenaga kerja dan peralatan yang digunakan, serta mapping hasil pekerjaan , serta laporan kedatangan material dan keluaran  barang. Makin komplit yg terekord pada laporan harian maka makin memudahkan dalam tracing/menelusuri suatu kejadian. 

Laporan Mingguan merupakan rekapitulasi dari laporan harian selama seminggu .

Laporan Bulanan merupakan rekapitulasi dari laporan mingguan .

• Berita Acara dan Monitoringnya

Berita acara dalam setiap proyek bertujuan legalisasi suatu kegiatan, seperti kedatangan material, apabila akan diajukan bobot progresnya maka harus dibuatkan berita acara kedatangan material atau berita acara material on site. Begitu pula kegiatan Testing, akan ada nilai pembobotannya apabila Berita acara testing tersebut sudah mendapatkan approval pemberi kerja . Begitu juga dalam melakukan pembongkarang material yg telah kita pasang, tidak akan diproses pengajuan kerja tambahnya apabila berita acara tidak diselesaikan .Monitoring diperlukan guna mengetahui kapan Berita acara diserahkan dan kapan berita acara tersebut diterima kembali .

• Transmittal (Tanda Terima)

Semua penyerahan dokumen, baik itu surat keluar, Berita acara - berita acara, Drawing ,Invoice dll, dibuatkan Transmittal . Biasanya Transmittal kita pisahkan dalam penomerannya , atau dipisahkan dalam filing terpisah setiap itemnya .Dan Transmittal yang terkendali adalah transmittal yang termonitoring dalam sebuah List. 

Johar 20. 21.02.2019

KONSISTENSI ADMINISTRASI PROJECT (Bag.1)

Administrasi didalam sebuah proyek sangatlah menentukan kelancaran sebuah proyek , walaupun terkesan simpel namun tanpa administrasi maka bisa dipastikan akan menghambat pekerjaan, terlebih lagi bisa menghambat progres ke owner .
Beberapa hal dibawah ini adalah adminisrasi yang ada korelasinya dengan  owner, dimana apabila ada ketidak-konsistenan akan menyulitkan tracing data, terutama apabila owner memberlakukan Denda keterlambatan yaitu :

• Ijin pelaksanaan Lapangan dan Monitoringnya .

IPL atau disebut juga dengan Ijin kerja, dibuat pada saat akan melakukan pekerjaan, data data yang melingkupi IPL ini adalah pekerjaan yang akan dilakukan, Jumlah tenaga kerja, Nomer Shop Drawing, Peralatan dan biasanya ditambahkan dengan Kondisi cuaca pada saat IPL dibuat. IPL yang diajukan ke MK dan Owner sedapatnya segera mendapatkan persetujuan guna pekerjaan yg akan dilakukan tidak tertunda, Namun ada beberapa catatan dari IPL ini yaitu IPL tidak bisa segera ditanda tangani oleh MK dan Owner apabila masih terkendala pihak lain, Untuk itulah dibutuhkan Monitoring List dimana durasi waktu kembalinya sebuah IPL bisa terekord. IPL harus dilengkapi dengan Material approval dan Shop drawing  yg telah disetujui .

• Material Approval dan Monitoringnya .

Menyediakan Material dilapangan tidak serta merta dilakukan pembelian, akan tetapi butuh pengajuan hingga mendapatkan approval/persetujuan owner, yang mana material yang akan di approve masuk dalam ketentuan RKS ataupun klarifikasi Spec tender . Namun pengajuan Material terkadang butuh waktu dalam persetujuan owner terlebih lagi bila banyak pertimbangan terhadap spek material, Material yg belum mendapatkan approval tidak bisa diadakan/dibeli karena bisa saja ditolak oleh owner. Monitoring Durasi lamanya waktu approval oleh owner bisa dijadikan alasan keterlambatan pengadaan material .

• Shop Drawing Approval dan Monitoringnya.

Gambar kerja atau disebut juga Shop drawing adalah landasan untuk melaksanakan pekerjaan , apabila material yg disiapkan telah disetujui, dan Gambar kerja juga telah disetujui , maka kontraktor segera membuat IPL untuk pelaksanaanya . Namun tidak jarang terkait dengan kompleksitas suatu instalasi dilapangan approval Shop drawing membutuhkan waktu yang lama selesai ditanda tangani, bahkan bisa saja terjadi revisi gambar sampai beberapa kali, kebutuhan Monitoring shop drawing sangat diperlukan untuk mengetahui berapa lama durasi yg dibutuhkan untuk persetujuan sebuah gambar. Approval yang memakan waktu yg lama akan berdampak terhadap schedule kerja dilapangan.

• Pengajuan RFI dan Monitoringnya 

RFI (Request For Information) diajukan apabila adanya perbedaan antara Gambar tender dan Gambar Forcont ataupun sesuatu yang sifatnya butuh kejelasan dari MK ataupun owner . Dalam form RFI ini biasanya ada kolom tanggapan MK ataupun Owner setelah kolom permasalahan yg fungsinya sekaligus menetapkan hal hal yang menjadi pertanyaan Kontraktor . Monitoring akan RFI ini dibutuhkan untuk memonitor berapa RFI yg telah diajukan serta berapa yg telah ada keputusan , Keterlambatan menentukan keputusan akan berdampat pada terhentinya pelaksanaan pada area yang ditanyakan .

• SI (Standing Instruction) Dan Monitoringnya

Adanya pekerjaan tambah dalam sebuah proyek adalah hal yg wajar, terutama apabila Owner menghendaki adanya perubahan dari konsep awal .Pekerjaan tambah yg diturunkan ke Kontraktor disebut SI atau Site Instruction, dan bisa juga disebut VO atau Variation Order . Kadang turunya SI bisa sampai ratusan dari desain awal, karena hal itulah perlunya monitoring terhadap SI yang diturunkan. Untuk mengetahui berapa jumlah SI yang turun dan bisa juga untuk mengetahui berapa SI yang telah disepakati pengajuan penawarannya . SI yang diturunkan pada akhir kontrak selayaknya dipertimbangkan, mengingat pelaksanaanya akan berimbas pada kemunduran masa kontrak. Apabila akan dikerjakan juga sedapat mungkin untuk mengusahakan menjadi SPK terpisah guna tidak menghambat BAST 1 yang akan diajukan .

Demikian administrasi yang erat korelasinya dengan persetujuan Owner, Berbicara masalah administrasi project masih banyak lagi yang harus dijabarkan, seperti Berita Acara Material Onsite, Berita Acara Test , Berta acara Testcomm dll . Yang akan dijelaskan pada kesempatan yang lain .

Johar 20. 19.02.2019

SERBA SERBI SUBKON

Dalam sebuah proyek keberadaan subcon adalah sebagai mitra kerja perusahaan. Dengan demikian kelangsungan kerjasama yg terbina seharusnya juga bersifat simbiosis mutualisme atau hubungan yg saling menguntungkan .

Tidak jarang dalam sebuah proyek kehadiran subcon yang bagus sekalipun bisa kolaps akibat tidak mengalirnya cash flow secara normal sehingga mau tidak mau subcon akhirnya kehilangan nafas pada saat pekerjaan berada pada posisi menanjak .

Beberapa hal yg perlu diantisipasi dalam hubungan timbal balik dengan subcon  adalah sebagai berikut:

1. Memilih subcon yg benar benar menguasai bidangnya . Tidak jarang pemilahan subcon hanya berdasarkan harga termurah saja tapi pada saat pelaksanaan menjadi tidak terarah dikarenakan Subcon belum memiliki pengalaman pada paket pekerjaan yg diberikan . Melihat project list subcon dengan jeli merupakan tugas P3 namun membuktikan bahwa subcon tersebut benar benar memilki kompetensi dibidangnya perlu dilakukan pada saat Subcon tersebut mulai terpilih sebagai pemenang pelaksana proyek .

2. Melihat kekuatan subcon dari sisi finansial. Subcon dengan kemampuan finansial yg rendah seharusnya terukur pada proyek yg akan dilaksanakan. minimal memiliki dana 50% dari nilai proyek agar cash flow proyek bisa bergulir. kemampuan cash flow yg rendah juga membuat kemungkinan berhenti ditengah proyek menjadi semakin besar. Hal ini juga bisa diartikan bahwa kemampuan finansial yg rendah tidak boleh diberikan proyek dg katagori besar dan atau lebih dari satu proyek yg dikerjakan .

3. Progres Subcon yg tidak berimbang . Adanya pengajuan progres subcon harus didahulukan sebelum kita mengajukan progres ke owner , hal tersebut bisa sebagai acuan pengajuan progres ke owner yg nilainya seharusnya tidak boleh kurang dari pengajuan subcon . Adanya besaran prosentasi tiap tiap item pekerjaan, seharusnya juga mengacu pada standar pembobotan progres yg ditetapkan MK atau QS dalam satu proyek yg sama, tentu saja ada beberapa item yg tidak termasuk item pekerjaan subkon  seperti pengadaan peralatan utama . standar pembobotan ini bisa dijadikan standar pembobotan dan ditetapkan pada saat negosiasi dg P3 diawal penentuan SPK subkon. Pemberian pembobotan yg terlampau tinggi dibanding dg pembobotan perusahaan ke owner membuat Subcon menerima lebih dari yg seharusnya, hal tersebut sangat rentan yg bisa membuat subkon tidak menyelesaikan pekerjaan sampai akhir .

4.Schedule kedatangan material yg tidak termonitor. Sebagai PM membuat schedule seharusnya merupakan kegiatan utama disamping monitoring cash flow proyek. Schedule kedatangan material seharusnya juga perlu didistribusikan ke pihak subcon guna pengaturan jumlah man power dilapangan. ketidak mampuan mengolah schedule akan berimbas kepada kerugian subcon . Schedule yg baik bisa menempatkan jumlah man power yg konstan serta optimal. Disamping itu kebutuhan material bantu dan peralatan yg memadai juga membantu antisipasi pemborosan tenaga kerja .

5.Pembagian material yg Ambigu antara material Subkon dan material perusahaan. Pembagian material yg tidak detail sedikit banyak akan menguntungkan pihak subcon, dimana material yg seharusnya menjadi kewajiban subkon ditengah jalan berubah menjadi kewajiban perusahaan. Pembagian material yg ditanggung oleh pihak subkon memang diklarifikasi oleh Pihak P3 dan berkas klarifikasi tersebut diberikan copy nya kepada PM project. Adanya pembelian material subkon yg disebabkan oleh ketidakmampuan subkon dalam menyediakan diproyek sudah seharusnya diikuti dengan BA potong pada saat progres, pemilahan pembelian  material perusahaan dan pembelian material subkon sudah terpilah pada form PPM yg diajukan oleh PM, akan tetapi form ini masih ada celah kebocoran apabila PC tidak mengetahui detail pembagian material ini pada saat approval. Terlebih lagi apabila PM bermain mata dg Subkon dalam hal pengadaan material subkon tsb. Kejelian pemberi approval terlebih lagi apabila ada sinyal over budget pada cost control seharusnya tidak serta merta diabaikan. Pembuatan detail pembagian material dalam bentuk matrik sudah seharusnya mulai dikerjakan, dimana juga akan memudahkan pemberi approval.

6.Tindakan Emergensi pada Subkon yg kehilangan power ditengah pelaksanaan.
Kita tidak mengharapkan Subkon kehilangan power ditengah pelaksanaan proyek, karena hal tsb bisa berakibat denda owner diberlakukan apabila keterlambatan sudah mulai berdampak pada pekerjaan kontraktor lain ataupun dampak thd masa kontrak yg terlampaui. Seorang PM harus jeli melihat perubahan negatif terhadap kemampuan subkon dalam memenuhi kewajiban baik terhadap material maupun tenaga kerjanya. Kejadian Subkon mulai menurunkan irama kerja pada saat pekerjaan memasuki masa kritikal perlu dibarengi dengan tindakan PM yg mengacu pada prosedur kontrak dan teguran tertulis secara bertahap. Namun tidak jarang walaupun hal tersebut telah dilakukan tidak membuat Subkon serta merta kembali memenuhi kewajibannya , Maka PM harus segera mengambil langkah langkah berikut :

• Hal yg paling simpel adalah menginsert tenaga serta peralatan yg diperlukan dg pembebanan kepada Subkon atas biaya yg dikeluarkan. 
• Memotong area kerja Subkon tsb dengan memberikan addendum kerja kurang beserta Fnal Account , serta memilih subkon baru dari sisa pekerjaan dg nilai sebesar addendum kerja kurang dari subkon pertama.
• Apabila perhitungan sisa progres Subkon memang masih ada, dan terkendala pada cash flow , bisa juga mendiskusikan dg atasan untuk pengajuan kasbon sementara, tentu saja berjalan paralel dg pembuatan BA potong yg akan dipotongkan pada progres selanjutnya.

Hubungan kerjasama yg benar sudah seharusnya tidak merugikan salah satu fihak. Pembagian yg detail dan disepakati antara kedua belah pihak memang sangat diperlukan , Pelaksanaan dan kontrol bersama antara PM dan subkon  seharusnya membuat cash flow sesuai RAP kedua belah pihak ,bahkan bisa meningkatkan kontribusi bersama. Untuk hal itu dibutuhkan kejelian seorang PM dalam memonitor project yg dikerjakan.

Medio February 7, 2019