CERITA DARI JABABEKA

Pertama kali diterjunkan di proyek ini berat rasanya, karena harus mengikuti aturan K3 yg berbelit belit seperti kudu ganti sepatu safety, ikut TBM , induksi, harus kontrol dan keliling pabrik yg luas, menemui debu bongkaran yg gatal ..hemm sebuah tantangan.

Setelah bertahan 3 hari baru terasa ritme kerja dari team yang belum kompak , yang merupakan salah satu target yg harus diselesaikan .
Dengan beberapa kali terjadinya penurunan jumlah tenaga kerja juga menjadi perhatian , belum lagi ditambah adanya jam coffe break yang sama sekali tidak berguna, mengapa ? Karena masuk jam 08.00 setelah itu break jam 10.00 lalu istirahat jam 11.30 , pikir saja berapa waktu yg terbuang, padahal project ini fast track dimana waktu tinggal sebulan lagi.

Melihat beberapa hal seperti :
1. Progress yg lambat kenaikannya.
2. Material yg lama datangnya .
3. Sequence kerja yg tidak berurutan dan saling tunggu.
4. Man power yg kurang dan tidak skill
5. Tenaga supervisi yg minim
6. Koordinasi dg pihak konsultant dan owner yg buruk.
7. Peralatan kerja yg kurang
8. Fasilitas kerja yg minim.
9. Ijin kerja yg lama, untuk mengajukan ijin kerja pemasangan fire fighting harus drain air di pipa, dan ijin harus dimintakan minim 2 hari dari tanggal pelaksanaan.
10. Adanya beberapa area yg belum putus dari segi desain sampai rev ke 22.
11. Turunnya beberapa S.I yang mempengaruhi interval waktu kontrak utama
12. Pekerjaan ini adalah renov, dalam kata lain kita harus membongkarnya terlebih dahulu baru membangun yg baru.

Beberapa subcon berkerja seperti keong, membuat otak dan pikiran jadi stress....

Melihat situasi demikian ,setelah menguraikan beberapa situasi yg dianggap mempengaruhi interval dan ritme kerja langkah langkah yg diambil diantaranya adalah sbb :

1. Progres yang lambat kenaikannya .
Mungkin perlu melihat lagi secara keseluruhan dari paket yg kita terima, mapping pada setiap paket amatlah sangat diperlukan, sehingga diketahui paket pekerjaan yg mana, yg perlu mendapat perhatian. Uraikan permasalahan dengan theory Fishbone diagram dan temukan kesalahan utama. Namun dari sisi perhitungan BQ juga perlu direview apakah ada kesalahan aritmetik dalam memasukkan angka angka, terutama melihat kembali apakah ada MoS pada kesepakatan kontrak yg bisa mendongkrak progres tersebut.

2. Material yg lama datangnya.
Melihat permasalahan klasik ini rasanya selalu ada dalam setiap project, apakah itu terkait dengan masalah pembayaran Subcon ataupun kesalahan team logistik dalam systematis kerjanya, memang sudah seharusnya permasalahan keterlambatan material ini diminimize agar laju percepatan pekerjaan di project tidak terhambat. Yg lebih penting lagi adalah bagaimana team lapangan dalam menjabarkan BQ dan gambar sehingga permintaan material bisa akurat .

3.Sequence kerja yg tidak berurutan dan saling tunggu.
Sequence kerja adalah hal yg sangat penting dalam pelaksanaan proyek. Untuk hal ini diperlukan kepiawaian seorang PM bagaimana mengurutkan pekerjaan pada action plan, baik action plan mingguan, bulanan, bahkan dalam action plan keseluruhan. Adanya ketelitian dalam membaca Curva S baik dalam menguraikan sequence per sequence juga harus melihat item item pekerjaan instalasi dan equipment.
Adanya area bongkaran dalam kontrak dalam beberapa paket pekerjaan sebaiknya dipisahkan pada beberapa subcon.
Paket bongkaran masuk dalam pekerjaan subcon adalah hal yg menjadikan subcon saling tunggu,saling tunjuk,dan saling menyalahkan. Perlu dirubah system kedepan dimana paket bongkaran seharusnya menjadi satu paket pekerjaan tersendiri .

4.Man power yang kurang dan tidak skill
Sudah menjadi kebiasaan , dalam memenuhi jumlah pekerja dan mengejar angka yg diharapkan oleh owner, terkadang mandor mangambil tenaga yg unskill ,selain jumlahnya yg kurang terutama dalam pekerjaan fast track , skill pekerja yg tidak mumpuni juga mengakibatkan progress berjalan sangat lambat, ada baiknya kita bisa membuka mata para subcon bahwa banyaknya tenaga kerja tanpa skill adalah pemborosan . Kecuali pekerjaan itu banyak yg tidak memerlukan tenaga skill seperti pekerja pengangkut ataupun tenaga kasar seperti kebersihan. Tapi apakah perlu sebanyak itu. Hal ini yg perlu di review.

5. Tenaga supervisi yg minim
Dalam hal pengadaan tenaga skill sebenernya berbanding lurus dengan pengadaan supervisi, yg mengarahkan sesuai shop drawing ataupun squence kerja yg dibutuhkan. Tenaga supervisi yg minim sama dengan kita mengerahkan jumlah tenaga yg banyak tapi unskill .

6.Koordinasi dengan pihak Konsultant dan Owner.
Salah satu unsur dalam manajemen proyek yg penting adalah Manajemen komunikasi, Manajemen komunikasi tidak hanya di harfiahkan dalam komunikasi verbal namun instruksi instruksi dalam bentuk memo, site memo,surat masuk, form form termasuk dalam manajemen komunikasi. Kurangnya komunikasi dan koordinasi dengan pihak Konsultant dan Owner menjadikan miss dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu hal yg penting adalah pelaporan pihak kontraktor ke Owner diantaranya laporan harian,mingguan,bulanan dll agar komunikasi berjalan dua arah .

7. Peralatan kerja yg kurang
Banyaknya pekerja tanpa peralatan yg dibutuhkan, ataupun saling pinjam antar pekerja merupakan salah satu penghambat dalam percepatan pelaksanaan proyek.

8. Fasilitas kerja yg kurang
Fasilitas kerja kita bedakan dengan peralatan kerja, fasilitas kerja bisa berarti hal hal yg ikut menunjang suatu pekerjaan seperti lampu kerja,listrik kerja, scafolding, catwalk, dll. Bayangkan saja ada pekerjaan diketinggian namun kurang atau bahkan tidak ada scafolding. Mungkinkah pekerjaan tersebut bisa dilaksanakan. Pengadaan scafolding ditiap area akan memudahkan pekerja melakukan pekerjaan di area ketinggian. Namun ingat untuk safety tetap gunakan bodyharnes dan itu juga merupakan fasilitas kerja.

9.Ijin kerja
Kita harus bisa memprediksi berapa lama sebuah ijin kerja yg dikeluarkan oleh pihak owner, seandainya ijin kerja diperlukan 2 hari ,maka untuk melakukan pekerjaan yg memerlukan ijin kerja, ijin kerja dimasukkan H-2.

10.Area yg belum final dari sisi desain
Perlunya koordinasi dan komunikasi intensif dengan pihak konsultan dan owner dalam mengatasi hal ini. Adanya desain yg mempengaruhi waktu pelaksanaan perlu untuk dilayangkan surat permohonan pengunduran waktu pelaksanaan.

11.Turunnya beberapa S.I yang baru
Bukannya kita tidak suka dengan turunnya S.I , karena turunnya SI identik dengan penambahan pemasukan bagi perusahaan, namun perlu diperhatikan, apakah turunnya SI mempengaruhi waktu pelaksanaan . Apabila Ya maka kita wajib meminta penambahan waktu penyelesaian.

12. Proyek Renovasi
Ada kelebihan dan kekurangan untuk proyek renovasi , yaitu pada masalah pembongkaran bangunan ataupun instalasi yg lama. Proyek renov memiliki tingkat kesulitan yg jauh lebih tinggi terlebih lagi apabila pengaturan sequence pelaksanaan yg buruk . Apabila salah yg harusnya tidak dibongkar bisa menjadi terbongkar. Namun ada sisi keuntungannya juga yaitu material yg bisa digunakan bisa kita manfaatkan untuk mengurangi biaya pengadaan material,namun tentu saja semua harus dengan ijin owner dalam pelaksanaannya .

Jababeka 1 cikarang industrial park

BEBERAPA KESALAHAN MANAGER PROJECT

By Bustan 

Project Manager di berbagai dunia konstruksi sebagian besar memiliki wewenang yang dominan dalam mengatur jalannya sebuah proyek, agar proyek yang dikelola dan dipimpinnya selesai tepat waktu, memiliki kualitas yang bagus, serta sesuai budgetting yang disusun di awal proyek .

Dalam mengelola proyek , seorang Manager proyek juga dibantu oleh para bawahan yang loyal serta memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidang yang disusun dalam Struktur Organisasi Proyek .

Pada saat tender dilakukan , pada beberapa perusahaan sangat jarang melibatkan dari awal seorang project Manager dimana proyek dia akan ditempatkan, sehingga beberapa klarifikasi spec teknis, serta kondisi kondisi yang diinginkan oleh pemberi kerja bisa jadi kurang dimengerti atau bahkan tidak tahu sama sekali , untuk meminimize kesalahan tersebut ada beberapa perusahaan yang menerapkan serah terima dokumen dan hal hal penting lainnya dalam presentasi team tender kepada Team lapangan yang dipimpin oleh Project Manager .

Adapun dokumen yang diserahkan dan dipresentasikan oleh team tender kepada Project Manager bisa berupa :

1. Bill of quantity
2. Klarifikasi teknis 
3. Gambar tender
4. Specifikasi teknik 
5. Gambar Forcont 
6. SOP Owner (Bisa terdiri dari Form form yang dibutuhkan untuk persetujuan Owner)

Dari beberapa dokumen yang diterima tersebut, diolah oleh Project manager dan disiapkan sebagai proses awal pelaksanaan proyek dimana seorang Proyek Manager harus menyusun beberapa hal seperti :

1. S-Curve 
2. Struktur Organisasi
3. Schedule Material On site
4. Schedule Resources
5. Schedule Test
6. monitoring monitoring 
7. Progress 

Dari SOP Owner yang diterima dari Owner akan mencakup beberapa Form yang diseragamkan untuk beberapa proses dalam pelaksanaan yaitu :

1. Form pengajuan approval material, dimana form ini membuktikan kesesuaian spec yang diminta pada saat tender benar benar disetujui oleh Owner atau pemberi kerja .
2. Pengajuan Shop Drawing berdasarkan dari dokumen tender atau forcon , guna rancangan yang diajukan benar benar disetujui .
3. Setelah mendapatkan persetujuan dari pengajuan Material Approval dan Shop drawing approval , maka team lapangan melampirkan kedua dokumen diatas (Item 1 dan 2) dalam Ijin pelaksanaan lapangan. atau IPL.
4. Setelah IPL diapproval maka lapangan bisa melakukan pekerjaan sesuai dengan Material yg disetujui dan Gambar shop drawing yang sudah approve .
5. Laporan Harian . Dibeberapa proyek laporan Harian ini memang tidak diminta oleh owner. Akan tetapi sebagai kontraktor pelaksana wajib untuk membuat laporan ini terutama apabila ada pekerjaan yg di hold oleh owner dengan alasan apapun, laporan ini menjadi dasar penolakan terhadap denda apabila diberlakukan tidak reasonable.
6. Laporan mingguan . Biasanya sudah memuat progres pekerjaan yg telah dicapai . Sebagai PM seharusnya bisa mengkalkulasi berbagai prediksi seminggu kedepan dari laporan mingguan yg disajikan . Termasuk apabila diketemukan progres terlambat dibandingkan dg S-Curve.
7. Laporan Bulanan..adalah penyajian secara lengkap dan summary dari laporan harian dan mingguan. Biasanya dalam laporan Bulanan juga termasuk dengan record material yg telah on site.

Dari beberapa proses tersebut diatas dimana tugas manager project terkadang ada beberapa kesalahan yang akhirnya bisa mempengaruhi jalannya penyelesaian diantaranya :

1. Tidak memahami scope kontrak beserta spec teknisnya , Hal ini bisa menyebabkan kegagalan penyelesaian proyek baik dalam bentuk keterlambatan ataupun kerugian . Bisa kita ambil contoh beberapa spec material yg kurang difahami ataupun spec pekerjaan teknis, akan menjadikan pekerjaan rework terutama bila Owner tidak memberikan toleransi terhadap hasil yg telah dilakukan .
2. Tidak disiplin melaksanakan SOP proyek, akan menimbulkan beberapa dokumen akan miss dan akan menjadikan kendala pada saat pengajuan BAST ( Berita Acara Serah Terima). Ada beberapa dokumen yg sangat dibutuhkan dalam pengajuan BAST, diantaranya adalah Berita acara pemasangan, berita acara pengetesan, Berita acara pembongkaran , dimana berita acara tersebut dilampirkan dalam pengajuan BAST .
3. Tidak mengUpdate monitoring monitoring pengajuan Dokumen . Dalam hal mengajukan dokumen persetujuan material dan Shop drawing approval, ada satu dokumen yang sangat penting yang dibuat, bisa sebagai bukti penyerahan, ataupun sebagai bukti penerimaan kembali dokumen tersebut. Dalam beberapa kasus dimana banyak dokumen yang tertahan pada sisi MK ataupun Owner, monitoring tersebut bisa sebagai pengingat pihak MK ataupun Owner bahwa proses pengajuan approval tersebut masih belum disetujui dan pekerjaan lapangan otomatis terhenti.
4. Tidak memonitor pekerjaan lapangan . Istilah tidak memonitor pekerjaan lapangan tidak berarti secara lugas tidak berada dilapangan ataupun tidak berada ditempat, dalam beberapa kasus banyak project manager berada tiap hari dilapangan namun tidak mengetahui sejauh mana pekerjaan sudah dilakukan , Hal tersebut bisa terjadi pada saat Project Manager tidak menginstruksikan staf dibawahnya untuk melakukan Mapping pekerjaan yg menjadi pengawasannya , sedangkan untuk ketersediaan material Seorang manager project tidak meminta Stock opname ataupun list material keluar masuk terhadap petugas logistik.
5. Mengabaikan hal hal yang menjadi perhatian pemberi kerja . Terkadang pemberi kerja memberikan signal signal penting yang harus diprioritaskan, hal tersebut biasanya tertuang pada saat meeting, baik meeting koordinasi, meeting PM ataupun meeting engineer. Kita bisa secara gamblang melihat mana project manager yg intens terhadap signal signal tersebut dengan selalu mencatat apa yg menjadi prioritas pekerjaannya, karena banyak Project manager yang hanya mengandalkan hasil Notulen atau MOM.
6. Tidak konsisten terhadap schedule yang dibuat, terutama schedule yang telah disepakati bersama. Ketidak konsistenan project manager terhadap schedule yg disepakati akan membuat kontraktor lain kehilangan waktu melakukan pekerjaannya apalagi sequel pekerjaan tersebut dipengaruhi oleh schedule yg dibuat .
7. Tidak memeriksa perubahan pada shop drawing awal dan shop drawing susulan. Pada beberapa project yg berhubungan dengan Tenant akan mendapati beberapa perubahan shop drawing , Biasanya owner dan MK yg teliti akan mengeluarkan SI pekerjaan tambah atas perubahan tersebut. Namun apa yg seharusnya dilakukan oleh PM seandainya ada 2 instruksi tanpa S.I , maka seyodyanya PM mengeluarkan RFI (request for information) atas dua insttuksi shop drawing tersebut .
8. Tidak men dokumentasikan hasil pekerjaan,dokumentasi disini bisa berbentuk rekaman foto ataupun berita acara pekerjaan
9. Tidak mendelagasikan tugas tugas kepada jajaran dibawahnya, (Job Desc).

Kesalahan kesalahan manager project ini, seharusnya bisa diminimize atau bahkan bisa ditiadakan tentu saja dengan konsisten dan disiplin dalam pelaksanaan SOP proyek, inisiatif dan tangap terhadap instruksi Owner serta memiliki Leadership yg bagus dalam mengarahkan para bawahan dan subcon.

Johar 7 Sept 2016

Bustanul Arifin

HAL PENTING DALAM MANAJEMEN PROYEK

Sering kali seorang project manager terbentur dengan permasalahan “klasik” dalam pelaksanaan suatu proyek . Terlambat, biaya membengkak, dan owner yang terlalu banyak permintaan merupakan contoh dinamika yang ada dalam suatu proyek. Lantas bagaimana menyikapinya ?

Ada 4 (empat) hal penting yang harus dipahami oleh seorang project manager ketika melaksanakan suatu proyek, yaitu cakupan proyek (project scope), waktu pelaksanaan proyek (project timeline), biaya proyek (project cost) dan kualitas dari proyek itu sendiri (project quality). Keempat hal tersebut menjadi pilar utama dalam project management body of knowledge (PMBOK), sebuah best practise yang digunakan oleh seluruh project manager di dunia, khususnya mereka yang telah memiliki sertifikasi sebagai project manager professional (PMP). Gambar berikut akan menggambarkan bagaimana keempat hal tersebut berinteraksi.

1. Scope

Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan. Terkadang hal ini yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek dengan pemilik proyek. Scope yang menjadi luas (biasanya terjadi pada proyek yang dilakukan ad-hoc, tanpa perencanaan atau metode yang tepat) akibat permintaan owner yang datang terus menerus dapat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek.

2. Time

Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin lama suatu proyek dikerjakan, maka semakin besar biaya operasional proyek yang dibutuhkan. Project Time management yang baik akan mempengaruhi besar kecilnya profit margin proyek yang didapat

3. Cost

Merupakan komponen biaya proyek. Komponen ini juga saling terkait dengan 2 komponen sebelumnya (scope and time) karena besar kecilnya biaya proyek (termasuk penambahan biaya jika diperlukan) akan mempengaruhi besarnya scope proyek serta cepatnya waktu pelaksanaan proyek.

4. Quality

Kualitas merupakan harapan yang ingin didapatkan owner dari proyek tersebut dan atau mengacu pada standar tertentu (misal ISO). Kualitas dapat diraih dengan menentukan biaya, waktu dan scope proyek sesuai dengan kebutuhan.

Idealnya, Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (time) dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang diharapkan / ditentukan sebelumnya (quality).

Namun, bagaimana jika sebuah proyek mengalami keterlambatan, sementara kecenderungan tidak ada penambahan biaya proyek (injection cost) dan scope yang terus berkembang ? Apakah kualitas “sah” untuk dikorbankan ?

Tidak banyak pilihan memang, jika seorang project manager dihadapkan pada permasalahan tersebut. Namun, ada baiknya kita menggunakan cara-cara yang sistematis dalam menyelesaikan permasalahan diatas. Untuk dapat meraih keuntungan (dalam hal ini tangible benefit) adalah sesuatu hal yang hanya dapat menjadi angan-angan. Namun, tetap masih ada opsi lain, dimana hubungan baik tetap diusahakan terjaga. Intagible benefit itulah yang dapat kita harapkan dari kerugian dan resiko kegagalan suatu proyek. Dimana, sedapat mungkin kita memberikan kesan bertanggung jawab kepada klien kita dengan mencari solusi terbaik (walaupun muncul tendensi mengeliminasi kerugian yang diderita semaksimal mungkin, walaupun kualitas harus sedikit berkurang), sehingga kepercayaan pelanggan tetap terjaga, dan merubah paradigma pelanggan bahwa kegagalan ini adalah “satu diantara keberhasilan yang pernah kami lakukan”, bukan “ketidakprofesionalan sebagai seorang pengembang”.

Beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan terkait 4 pilar utama project management dalam mengatasi kasus diatas adalah:

1. Negosiasi Pengurangan Scope

Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan proyek secepat mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional proyek dapat ditekan. Untuk itu, mau tidak mau, project manager harus mempersiapkan seorang negosiator ulung agar dapat melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan / mengurangi scope pekerjaan yang ada, dengan harapan kualitas dapat dipertahankan. Pengurangan scope pekerjaan tentunya akan menjadi lelucon belaka jika tidak disertai strategi yang tepat dalam melakukan lobi, misalnya dengan menjanjikan versi berikutnya (pada proyek pengembangan TIK) pada proyek selanjutnya. Hal ini memungkinkan manajemen proyek untuk mendapatkan “injection cost” secara tidak langsung dengan menempatkan scope proyek yang dikurangi pada proyek selanjutnya, tentunya dengan project cost yang baru.

2. “Menambah kerugian” untuk mempertahankan image baik

Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan scope yang disepakati semaksimal mungkin, dengan mengambil resiko meningkatnya operasional cost. Strategi ini digunakan apabila orientasi manajemen perusahaan adalah mempertahankan citra baik di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek merupakan pelanggan potensial perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan menderita kerugian dari sisi biaya proyek (tangible lost), namun perusahaan tetap berusaha untuk mempertahankan nama baik di depan pelanggannya (intangible benefit) dengan harapan kerjasama masih dapat terjalin di masa yang akan datang

3. Cut the project

Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan menyerahkan hasil yang telah dilakukan apapun resikonya. Dalam risk management, istilah ini dinamakanaccept the risk. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan cost of risk yang harus ditanggung lebih kecil daripada usaha menangani resiko tersebut (baik tangible maupun intangible ). Sehingga tidak ada pilihan lain selain mengakhiri proyek tersebut dengan menerima segala konsekuensinya.

note:
Tulisan ini merupakan hasil review beberapa teori dan diskusi dengan beberapa teman di beberapa industri yang pernah dan atau sedang mengalami masalah ini.

link Asli : https://hech61.wordpress.com/2008/11/26/4-hal-penting-dalam-project-management/

ISO 9001 Versi 2015 dan Nilai tambah

ISO 9001 : 2015 sebentar lagi akan serentak diberlakukan, Beberapa persyaratan ditambahkan pada versi 2015, hal ini semakin menyempurnakan sistem yang dimiliki oleh ISO 9001 versi 2008. Beberapa berubahan signifikan terkait persyaratan yang semakin memberikan manfaat bagi perusahan adalah : ‐ ISO 9001 : 2015 Mempergunakan istilah yang lebih umum sehingga mudah diterapkan oleh seluruh industri. Dalam standar terbaru tidak ada lagi istilah "produk (Product)". Istilah ini telah diganti dengan istilah    "Barang dan Jasa (goods and services)"    Kebanyakan pengguna standar mengartikan "produk" sebagai "hardware" produk, padahal produk juga termasuk jasa. Adanya perubahan pada posisi MR atau lebih kita kenal sebagai perwakilan Manajemen , dimana MR pada ISO 9001:2015 adalah atasan pada Divisi yang mengawali dan mengontrol proses pada perusahaan, dengan kata lain dalam satu perusahaan tidak menutup kemungkinan ada beberapa orang MR (Manajemen Reepresentative)

‐ Konteks Organisasi Standar terbaru ISO 9001:2015 memperkenalkan persyaratan yang berkaitan dengan konteks organisasi yakni:  

• 4.1          Understanding the organization 
• 4.2          Understanding the needs and expectation of interested parties.

 Kedua pasal ini meminta organisasi untuk mengidentifikasi isu‐isu dan persyaratan yang dapat berdampak pada perencanaan sistem manajemen mutu dan dapat digunakan sebagai masukan ke dalam pengembangan sistem manajemen mutu.

 ‐ Process Approach ISO 9001:2015 mempertegas model process approach  (pendekatan proses) sebagai model yang harus diterapkan perusahaan.  hal ini sangat baik karena salah satu fungsi perusahaan menerapkan pendekatan proses adalah perusahaan mampu mengidentifikasi, mengukur dan mengevaluasi aktifitas disetiap proses sehingga perusahaan dapat mencapai output yang diharapkan. (Pada ISO 9001:2015 klausul 4.4.2 Process Approach memuat ketentuan penerapan model process approach).

 ‐ Risk and Preventive Action   Seperti yang telah diketahui seluruh sistem memiliki tujuan pencegahan masalah yang mungkin terjadi disetiap aktivitasnya (preventive action). Tidak terkecuali ISO 9001:2015, persyaratan ini memasukan Aspek risiko menjadi bagian dari standar. Perusahaan diwajibkan mengidentifikasi risiko yang berkaitan dengan mutu. Hasil identifikasi risiko ini nantinya berujung  pada "preventive action". Dibandingkan standar lama (versi 2008), dalam standar baru preventive action tidak lagi berdiri sendiri atau disandingkan dengan corrective action. ‐ Documented Information Istilah "Document" dan "record" tidak lagi digunakan dalam standar ISO9001:2015.

Istilah yang dipakai adalah "Documented information".
‐ Control of external provision of goods and services   Peryaratan berkaitan dengan pengadaan barang atau proses outsourcing lebih diperjelas dalam ISO 9001:2015 (clause 8.6). Proses pengadaan ini harus didasarkan pada risk based approach.  Dampak dari revisi ini sangat mirip dengan edisi 2000 dimana perubahan tersebut berdampak bagi sistem yang ada di perusahaan. Perusahaan harus menyesuaikan sistem manajemen yang ada dengan struktur yang telah direvisi. Misalnya : ‐ Perlu adanya perubahan Manual Mutu Perusahaan dikarenakan adanya penambahan persyaratan terbaru, misalnya : mengenai Pendekatan Proses/ Process Approach (jika sebelumnya tidak mempergunakan pendekatan proses pada saat proses development sistemnya)
‐ Penerapan pengendalian resiko pada perusahaan sebagai sistem prevention sehingga produk/jasa yang dihasilkan memiliki output yang baik.
 ‐ Perlunya memberikan penjelasan mengenai standard terbaru ISO 9001:2015 kepada auditor internal sehingga pelatihan perlu diberikan. Ini hanya beberapa kemungkinan efek yang timbul pada perusahaan jika memang isi final standard sesuai dengan draft yang ada.   Dari hasil pembahasan ini diharapkan perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk meng‐up grade sistem yang ada untuk memenuhi persyaratan revisi terbaru ISO 9001 versi 2015.
- Perlunya membekali setiap proses dengan tools tools problem solving dimana hal ini bertujuan untuk menganalisa quality target yang ditetapkan antar bagian .

JANGAN TERGESA GESA

Manusia itu adalah makhluk yang sering tergesa gesa , baik dalam bertindak maupun mengambil keputusan. Walaupun tidak sedikit juga yang memiliki sifat telaten dan sabar dalam bertindak, berbuat dan berfikir namun sifat tergesa gesa seakan akan sudah menjadi sifat dasar manusia.

Seringkali dalam menyadarkan orang akan sifat tergesa gesa dengan beberapa pepatah seperti diantaranya " Jadilah seperti tukang kayu, ukur sepuluh kali dan potong sekali" yang memiliki makna bahwa apabila salah dalam bertindak maka hasil akhir adalah sia sia .

Dalam surah pertama turunnya wahyu kepada Nabi Muhammad SAW, terdapat kata "Iqra" yang disebut malaikat Jibril sampai tiga kali, yang meminta Nabi Muhammad membaca . Sebenarnya kisah ini bukan hanya memiliki makna bahwa apapun yg akan kita perbuat, katakan dan berfikir bacalah dengan nama Tuhanmu, namun ada makna yg terselubung yaitu membaca apa yang kita temui berulang kali, mebaca apa yang kita hadapi berulang kali, membaca apa yg kita alami berulang kali . Agar tindakan apapun yg akan kita ambil tidak salah dan tetap dalam kesadaran yg sepenuhnya .

Ketergesaan tidak memiliki kontribusi apapun selain kemungkinan salah yg besar, dan perlu dicatat bahwa sangatlah jauh berbeda ketergesaan dengan kecepatan apa yang sedang kita lakukan . Bukan berarti kecepatan berarti ketergesaan karena bisa saja cepat namun segala sesuatunya telah kita perhitungkan dengan matang .

Mulailah membiasakan.berfikir sebelum bertindak .

Kebon sirih  10.05.2016.

PENGAJARAN TERAKHIR

Randy Pausch, 47 tahun, seorang dosen ilmu komputer dari Universitas Mellon, United States meninggal akibat kanker pankreas yang dideritanya pada 2008 silam. Diakhir hidupnya ia menulis sebuah buku yang berjudul "The Last Lecture" (Pengajaran Terakhir) yang menjadi salah satu buku best-seller di tahun 2007.
...dan apa yang menjadi warisan yang ditinggalkannya?

Di dalam sebuah surat untuk istrinya, Jai, dan anak-anaknya, Dylan, Logan dan Chloe, ia menuliskan secara indah mengenai  'panduan menuju kehidupan yang lebih baik' untuk diikuti istri dan anak2nya.
Semoga Anda diberkati melalui tulisan ini.

KUNCI UNTUK MEMBUAT HIDUP ANDA LEBIH BAIK

PERSONALITY:

1. Jangan membandingkan hidup Anda dengan orang lain karena Anda tidak pernah tahu apa yang telah mereka lalui.
2. Jangan berpikir negatif akan hal-hal yang berada diluar kendali Anda, melainkan salurkan energi Anda menuju kehidupan yang dijalani saat ini, secara positif.
3. Jangan bekerja terlalu keras, jangan lewati batasan Anda.
4. Jangan memaksa diri Anda untuk selalu perfect, tidak ada satu orang pun yang sempurna.
5. Jangan membuang waktu Anda yang berharga untuk gosip.
6. Bermimpilah saat anda bangun (bukan saat tertidur).
7. Iri hati membuang-buang waktu, Anda sudah memiliki semua kebutuhan Anda.
8. Lupakan masa lalu. Jangan mengungkit kesalahan pasangan Anda di masa lalu. Hal itu akan merusak kebahagiaan Anda saat ini.
9. Hidup terlalu singkat untuk membenci siapapun itu. Jangan membenci.
10. Berdamailah dengan masa lalu Anda agar hal tersebut tidak menganggu masa ini.
11. Tidak ada seorang-pun yang bertanggung jawab atas kebahagiaan Anda kecuali Anda.
12. Sadari bahwa hidup adalah sekolah, dan Anda berada disini sebagai pelajar. Masalah adalah bagian daripada kurikulum yang datang dan pergi seperti kelas aljabar (matematika) tetapi, pelajaran yang Anda dapat bertahan seumur hidup.
13. Senyumlah dan tertawalah.
14. Anda tidak dapat selalu menang dalam perbedaan pendapat. Belajarlah menerima kekalahan.

COMMUNITY:

15. Hubungi keluarga Anda sesering mungkin.
16. Setiap hari berikan sesuatu yang baik kepada orang lain.
17. Ampuni setiap orang untuk segala hal.
18. Habiskan waktu dengan orang-orang diatas umur 70 dan di bawah 6 tahun.
19. Coba untuk membuat paling sedikit 3 orang tersenyum setiap hari.
20. Apa yang orang lain pikirkan tentang Anda bukanlah urusan Anda.
21. Pekerjaan Anda tidak akan menjaga Anda disaat Anda sakit, tetapi keluarga dan teman Anda. Tetaplah berhubungan baik.

LIFE:

22. Jadikan Tuhan sebagai yang pertama dalam setiap pikiran, perkataan, dan perbuatan Anda.
23. Tuhan menyembuhkan segala sesuatu.
24. Lakukan hal yang benar.
25. Sebaik/seburuk apapun sebuah situasi, hal tersebut akan berubah.
26. Tidak peduli bagaimana perasaan Anda, bangun, berpakaian, dan keluarlah!
27. Yang terbaik belumlah tiba.
28. Buang segala sesuatu yang tidak berguna, tidak indah, atau mendukakan.
29. Ketika Anda bangun di pagi hari, berterima kasihlah pada Tuhan untuk itu.
30. Jika Anda mengenal Tuhan, Anda akan selalu bersukacita. So, be happy! 😊

Saat Anda mempelajari semua hal diatas, bagikan tulisan ini kepada orang" yang Anda cintai, teman" sepermainan Anda, teman" kantor, maupun orang" yang tinggal dengan Anda. Pengetahuan ini tidak hanya akan memperkaya Anda, tetapi orang disekeliling Anda.

KITA HADIR UNTUK MEMBAGI HAL" YANG BAIK".

5 May 2016 Long Weekend

Tahapan Proses Pengambilan Keputusan dalam Manajemen Operasional

Pembuatan keputusan merupakan elemen penting manajemen operasi dan produksi. Keputusan tersebut akan menentukan efektivitas dan efisiensi dari fungsi-fungsi produktif.Pembuatan keputusab adalah kegiatan pemilihan diantara beberapa alternatif yang berbeda. Pembuatan keputusan dapat digambarkan sebagai suatu urtan langkah-langkah:

Perumusan masalah

     Kebutuhan akan keputusan sering berupa suatu masalah dalam berbagai bentuk. Untuk mempermudah mengdentifikasi masalah,maka manajer memerlukan beberapa cara salah satunya adalah dengan menguji hubungan sebab-akibat.

Contoh: Seorang manajer perusahaan berkonsultasi dengan pihak-pihak lain yang mampu membeikan pandangan dan wawasan yang berbeda tentang masalah atau kesempatan.

Pengembangan alternatif

     Setelah masalah di ditentukan dan dirumuskan, langkah selanjutnya adalah pengumpulan dan analisa data yang relevan. Atas dasar tersebut, alternatif dikembangkan sebelum keputusan dibuat. Pengembangan alternatif merupakan tahap yang paling sulit dan memerlukan pemikiran-pemikiran yang kreatif.

Contoh:  Dalam prakteknya manajer tidak selalu mempunyai informasi yang lengkap. Maka diperlukan tindakan kongkret dari manajer berupa pemunculan ide-ide atau inovasi brau yang berguna untuk peningkatan mutu perusahaan.

Evaluasi alternatif

      Evaluasi alternatif tergantung pada pemilihan kriteria keputusan yang tepat. Kriteria sangat penting karena evaluasi alternatif ini melibatkan kriteria yang bertentangan.

Contoh: Keputusan manajer untuk menggunakan mesin baru dalam operasi mungkin akan mengurangi biaya tapi mungkin juga dapat menurunkan fleksibilitas operasi. Oleh karena itu evaluasi ini diperlukan untuk mengavaluasi resiko yang mungkin ditimbulkan dari alternatif yang akan diambil tersebut.

Pemilihan alternatif terbaik

     Meskipun kualitas analisis yang dilakukan untuk mengevaluasi alternatif cukup tinggi, pemilihannya jarang menjadi mudah dan jelas. Hal tersebut karena masalah keputusan yang sulit disajikan secara lengkap. Hal ini juga merupakan kompromi diantara berbagai faktor yang dipertimbangkan.

Contoh: Dengan terpilihnya suatu alternatif terbaik, manajerpun harus mulai mampu menggerakkan pegawainya lewat pemberian materi atau bahan yang cukup di mengerti serta pemeriksaan lebih lanjut mengenai apa saja yang dibutuhkan nantinya.

Implementasi keputusan

     Suatu keputusan belum selesai sebelum diterapkan dalam praktek. Implementasi memerlukan perubahan cara orang-orang berprilaku,sehingga pembuat keputusan dapat dipandang sebagai pengantar perubahan.

Contoh: Manajer mulai memberikan perintah,wewenang serta tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas-tugas tertentu dan juga mulai menetapkan skedul kegiatan atau anggaran,mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan.

Evaluasi dari hasil keputusan

    Setelah keputusan diimplementasikan, maka yangselanjutnya dilakukan adalah mengevaluasi apakah alternatif-alternatif tadi sudah dilakukan dengan tepat dan apakah keputusan telah memberikan hasil-hasil yang diharapkan.

Contoh: pemonitoran yang dilakukan manajer secara terus menerus. Dengan evaluasi ini, manajer bisa mengetahui apa saja hal yang harus dikurangi atau ditambah untuk membuat perusahaan lebih baik lagi.

Fransisca Carindri