TEKNOLOGI UNTUK KEMUDAHAN CONTROL

Kemajuan teknologi pada saat ini begitu pesat , sehingga rasanya tidak ada satu kegiatanpun yang tidak terkait dengan Teknologi, Dan semua aspek bisa dikaitkan dengan Teknologi, tergantung apa dan siapa yg bisa menangkap peluang tersebut.

Dalam dunia kontruksi dimana struktur organisasi dari Kontraktor , Manajemen Konstruksi (MK) , Konsultan perencana bahkan owner melibatkan dunia teknologi terutama Teknologi Digital dan aplikasi .

Kita tidak melihat Dunia teknologi apa yg digunakan oleh Konsultan perencana ataupun owner, disini kita akan membahas Dunia teknologi yg bisa dipakai oleh Kontraktor pelaksana , Yaitu teknologi dalam hal monitoring pekerjaan yg dilakukan serta alert ataupun notifikasi apabila ada beberapa pekerjaan yg belum dilaksanakan .

Sudah bukan rahasia umum lagi, lemahnya manajemen kontraktor dalam pelaksanaan penyelesaian sebuah project tidak terlepas dari lemahnya pengetahuan manajemen project, kekuatan administrasi lapangan proyek dan kontroling / monitoring progres lapangan, beberapa hal yang fundamental dalam memanage sebuah proyek salah satunya adalah Monitoring terhadap approval dan progres yang diajukan serta kekuatan resources yang ada .

Terkait dengan Teknologi yang diungkapkan diatas , adalah adanya sebuah program yang membantu kontroling terhadap item item yg berhubungan dengan ketepatan pelaksanaan proyek, dimana program ini bersifat pelaporan terhadap atasan, serta sebagai alert / alarm untuk sesuatu hal yg mesti segera dikerjakan . Dalam arti proses administrasi yang harus disediakan dan diajukan dalam ruang lingkup penyelesaian proyek menjadi satu kesatuan dalam urutan yg semestinya .

Sebelum kita membahas tentang program tersebut maka perlu kita merefresh kembali kegiatan didalam sebuah proyek walau didalam postingan terdahulu telah dijabarkan secara detail , yaitu :

1. Serah terima dan presentasi BQ dan Gambar dari Account manager kepada Project Manager . Proses ini dilakukan setelah SPK diterima oleh Perusahaan dengan ketentuan BQ , Gambar tender dan forcont didetailkan bersama sama guna melihat item item yang telah dipilih dalam harga satuan yg telah disepakati . 
2. Pembuatan RAP. Pembuatan RAP atau Rencana anggaran Proyek beserta kode proyek dilakukan oleh Project Manager beserta Project coordinator guna membatasi pembelian proyek sesuai dengan jumlah yang tertuang didalam BQ kontrak.
3. Pemilihan Sub Kontraktor dan Supplier . Pihak P3 (Procurement) setelah menerima BQ kontrak dan RAP dari PM, beradasarkan dokumen tersebut mulai memilah SubKon  yang dibutuhkan untuk proyek tersebut . pemilihan Subkon dan Supplier diharapkan selesai dengan waktu 1/6 dari masa kontrak , namun pemilahan Supplier berdasarkan Approval material yang diajukan oleh pihak lapangan. Dan Approval tersebut paling lambat 14 Hari sudah ada keputusan.
4. Pengajuan Material Approval. Berdasarkan Spek yang disepakati bersama antara pihak kontraktor dan Owner pada saat kontrak dituangkan lagi dalam form Material Approval untuk detailnya .
5. Pengajuan Shop drawing . Dari Gambar yang diterima pada saat tender diolah menjadi Shop Drawing sebagai landasan kerja . Keputusan approval terhadap Shop Drawing optimal 14 Hari telah mendapatkan persetujuan .
6. Ijin pelaksanaan Lapangan .Ijin pelaksanaan lapangan adalah semacam permit untuk mulai melakukan proses pekerjaan pada area tertentu . IPL juga memuat data jumlah personel, area kerja, peralatan yg digunakan .
7. Komparasi Material Vs Material Subcon. Komparasi ini dilakukan oleh Engineer terhadap BQ yang diterima serta pemilahan kewajiban Subcon terhadap material yg harus diadakan . Pemilahan ini dimaksudkan membedakan material material tersebut pada saat permintaan yg dilakukan oleh lapangan . Adanya List material subcon memudahkan PM pada saat pembuatan permintaan dg BA potong Subcon yg dilampirkan .
8. Request For Information (RFI) adalah form yang ditujukan kepada pihak MK dan Owner apabila ada keraguan dalam pelaksanaan lapangan, misalnya ada selisih perhitungan antara BQ dan lapangan ataupun hal hal lain yang membutuhkan keputusan Owner secepatnya, RFI bisa menjadi landasan terjadinya Kerja Tambah/Kurang tanpa harus mengeluarkan Surat kepada MK dan Owner .
9. Monitoring Progres pekerjaan . Pekerjaan yang dilakukan baik oleh Subcon ataupun Supplier termonitor dalam bentuk Mapping (Mapping adalah layout paket pekerjaan yg sudah dikerjakan dibedakan dengan warna stabilo) dilakukan oleh Supervisor ataupun QC guna mengetahui Instalasi mana saja yg sudah dikerjakan dan belum dikerjakan . Juga berguna pada saat pengajuan progres beserta dokumentasi Gambar dan Berita Acara . Mapping pekerjaan ini bisa juga dalam bentuk matrix dalam Excel. 
10. Berita Acara - Berita Acara . Yang masuk dalam BA BA berikut adalah Berita Acara Kedatangan Material , Berita Acara material Terpasang , Berita Acara Test . Berita Acara Progres dan Berita Acara Test Commisioning , namun dalam pembuatan BA tersebut mengacu kepada methode kerja atau IK dari tiap tiap item pekerjaan.
11. Berita Acara Serah Terima I dan Ke 2 . BAST 1 bisa dilakukan setelah lapangan telah memenuhi beberapa persyaratan seperti penyerahan As Built Drawing , Manual Book, BA training peralatan, Sertifikat Peralatan , BA test commisioning . 

Hal hal yang bisa dimasukkan dalam Program tersebut terhadap pelaksanaan proyek adalah sesuatu yang berpengaruh secara signifikan terhadap pelaksanaan proyek , sehingga perlu adanya Notifikasi pada aplikasi yg bersifat mengingatkan kepada Project Manager juga sebagai monitoring atasan ybs.

Adanya Notifikasi juga bisa berfungsi adanya signal keterlambatan dari proyek yg seharusnya sudah dilaksanakan dalam waktu tertentu, untuk itu interval optimal dari interval notifikasi harus dirumuskan secara mendasar .

Notifikasi juga diharapkan terjadinya konsistensi pada progres penagihan sehingga  Finansial yang bisa ditagihkan setiap bulannya bisa meringankan beban belanja proyek .

MENILAI KINERJA PERSONEL (KPI)

KPI (Key Performance Index) adalah satuan index penilaian Personal karyawan didalam menentukan besaran Tunjangan/Gaji/Bonus sehingga diharapkan besaran yg diturunkan bersifat fair atau adil .
Banyak Perusahaan saat ini dalam menerapkan KPI (Key Performance Index) pada berbagai aspek penilaian seperti :

• Kedisiplinan 
• Kejujuran
• Pencapaian hasil
• Attitude
• Integritas
• Softskill
• Hardskill
• Loyalitas
• Experience

Akibat komplexnya aspek penilaian sehingga nilai Index KPI yang diperoleh untuk tiap tiap personel akan banyak perbedaan dan ambigu . Namun ada juga aspek terukur yang bisa diterapkan dalam penilaian tersebut , yaitu :

• Pencapaian Progres atau nilai pendapatan
• Kontribusi tiap proyek yang dicapai 
• Besaran VO tambah yang di addendumkan
• Optimalnya Nilai prelim proyek 
• Ketepatan waktu pelaksanaan 
• dll

Besaran besaran pencapaian tersebut tentu saja berbanding lurus dengan kepiawaian Leader proyek dimana dia ditempatkan , Tentu saja team yg solid dan memiliki kemampuan di masing masing lini sangat diperlukan .

Sudah kita ketahui bersama didalam pengelolaan proyek tersebut tidak terlepas dari beberapa faktor manajemen proyek yang harus dimiliki oleh Project Manager . seperti :

• Manajemen Komunikasi
• Manajemen Budgeting
• Manajemen Resourses (Sumber Daya)
• Manajemen waktu
• Manajemen Proses
• Manajemen Biaya
• Manajemen Resiko
• Manajemen Procurement

Yang kesemua hal tersebut diatas harus bisa diterapkan pada Project . Namun banyak Hal pada kenyataan beberapa faktor membutuhkan penyelesaian yang sedikit banyaknya membutuhkan improvisasi .

Yang diantaranya adalah 

• Keterlambatan Owner ataupun Konsultant memutuskan suatu hal, baik dalam bentuk Shop drawing yang tertunda ataupun Material approval yg di Hold
• Keterlambatan Proses lain yg mempengaruhi secara langsung pekerjaan yg akan dilakukan 
• Keterlambatan pembayaran Progres yg mengakibatkan Kontraktor melakukan penurunan kinerja.
• Kinerja Sub Kontraktor yang buruk , baik dalam sisi finansial ataupun resources tenaga kerja 
• Supplai material yang tidak sesuai jadwal . 
• Kebijakan lokasi penyimpanan ataupun perpindahan Material yg tidak berfihak .
• Typikal Perusahaan Pemberi Kerja dalam menurunkan kebijakan dan prosedural 
• Dll

Adanya hambatan hambatan yg disebutkan diatas ini, adalah faktor faktor yang sangat mempengaruhi nilai akhir dari KPI secara langsung , dan mengharapkan setiap Project Manager bisa mengatasi problem tersebut dengan kemampuan Manajemen yg telah diberikan . 

Johar 10 at 31.08.2018 dan 13.45 wib .

ANALISA SWOT DAN CONTOH ANALISANYA

Pengertian Analisis SWOT beserta manfaat, tujuan, dan contoh analisis SWOT dalam penerapannya. Pernah mendengar istilah analisa SWOT? Menganalisis SWOT adalah suatu upaya yang dilakukan dalam kegiatan usaha untuk penetapan strategi bisnis. Biasanya, analisis ini menggunakan panduan sistematis atau kerangka dalam menjalankan diskusi agar lebih terarah dan fokus pada hal yang ingin dicapai. Analisis tersebut juga bisa dijadikan sebagai pertimbangan suatu perusahaan untuk mengambil keputusan dalam pengembangan bisnis yang dijalani.

Tak hanya itu, analisa SWOT ini juga berfungsi sebagai instrumen yang tepat dan bermanfaat dalam melaksanakan aktivitas analisis strategis. Menggunakan analisis ini, maka organisasi atau perusahaan bisa meminimalisir dampak ancaman atau kelemahan yang harus dihadapi. Berikut akan kami paparkan mengenai apa itu Analisis SWOT beserta contoh analisis SWOT di berbagai bidang bisnis.

Pengertian Analisis SWOT Menurut Para Ahli

Wijdajakusuma dan Yusanto (2003) berpendapat bahwa analisis swot adalah suatu instrumen eksternal dan internal perusahaan yang sudah banyak dipakai. Analisis ini fokus pada basis data perkembangan organisasi atau perusahaan menggunakan pola 3-1-5. Arti dari pola tersebut adalah analisa dilakukan berdasarkan data perkembangan perusahaan atau organisasi tiga tahun sebelum analisis, kemudian tahun analisis dilakukan dan pasca analisis untuk perkembangan lima tahun ke depan. Kegiatan analisis ini dilakukan agar strategi yang diambil organisasi bisa dipertanggungjawabkan berdasarkan fakta dan dasar yang kuat.

Menurut Robinson dan Pearce (1997) analisis SWOT merupakan salah satu komponen penting dalam manajemen strategik. Analisis SWOT ini mencakup faktor intern perusahaan. Dimana nantinya akan menghasilkan profil perusahaan sekaligus memahami dan mengidentifikasikan kelemahan dan kekuatan organisasi. Kelemahan dan kekuatan ini kemudian akan dibandingkan dengan ancaman ekstern dan peluang sebagai dasar untuk menghasilkan opsi atau alternatif strategi lain.

Pendapat lain dikemukakan Rangkuti (1997) yang menyatakan bahwa pengertian swot adalah proses identifikasi berbagai faktor yang dilakukan secara sistematis agar bisa merumuskan strategi organisasi dengan tepat. Analisis dilakukan berdasarkan logika yang bisa mengoptimalkan kekuatan atau Strengths serta peluang atau Opportunities. Tapi secara beriringan, analisis ini juga harus bisa meminimalkan ancaman atau Threats dan kelemahan atau Weaknesses. Proses dalam pengambilan keputusan strategis diketahui memang selalu berhubungan langsung dengan kebijakan perusahaan, strategi, tujuan dan pengembangan misi. Artinya, perencana strategis harus menganalisa berbagai faktor strategis organisasi atau perusahaan mulai dari kekuatan, peluang, ancaman dan kelemahan. Tidak mengherankan jika analisa swot juga disebut dengan nama Analisis Situasi.

Pengertian analisis SWOT menurut Jogiyanto (2005)adalah suatu penilaian atas kelemahan-kelemahan dan kekuatan-kekuatan dari semua sumber daya yang dimiliki oleh organisasi. Hal ini juga mencakup tantangan yang akan dihadapi dan kesempatan eksternal ke depannya. Armstrong dan Kotler (2008) berpendapat bahwa pengertian analisis swot merupakan penilaian menyeluruh yang dilakukan terhadap kekuatan, peluang, kelemahan, dan juga ancaman suatu perusahaan. Kegiatan analisis ini sangat diperlukan agar perusahaan bisa menentukan strategi yang akan dilakukan perusahaan. Baik strategi promosi, strategi penjualan dan lain sebagainya.

Pengertian Analisis

Menurut Harline dan Ferrel (2005) fungsi analisa swot pada dasarnya adalah untuk memperoleh informasi terkait dengan analisis situasi kemudian mengurainya menjadi pokok persoalan internal berupa kelemahan dan kekuatan serta pokok persoalan eksternal yang meliputi ancaman dan peluang.

Setelah anda membaca ulasan lengkap mengenai pengertian analisis swot berdasarkan para ahli, agar lebih jelas, tentu Anda harus melihat secara langsung contoh analisis swot terlebih dahulu. Berikut ini adalah contoh dari analisa swot bisnis laundry.

Contoh Analisis SWOT :

1. Kekuatan (Strengths)

-Dibutuhkan masyarakat

-Lokasi laundry strategis dekat kos-kosan

2. Kelemahan (Weaknesses)

-Sampah plastik dan busa bekas sabun

-Biaya listrik membengkak

3. Peluang (Opportunitie)

-Segmen pasar jelas

-Jasa Laundry selalu dibutuhkan

4. Ancaman (Threats)

-Pesaing jasa laundry lain

-Suplay ketersediaan air menipis

Contoh Analisis SWOT Pada Perusahaan Astra :

Setelah itu yaitu contoh analisa SWOT pada perusahaan untuk memberi deskripsi dan pemahaman yang lebih terang, mengenai bagaimana praktik atau aplikasi yang sebenarnya.

Analisis SWOT PT. Astra Honda Motor (AHM)

Satu perusahaan dalam bagian industry manufacturing yang berawal dari nama PT Federal Motor ini sudah berkembang cukup cepat hingga jadi satu diantara perusahaan paling besar dalam taraf nasional.Nyaris sepanjang 1/2 era, PT Astra Honda Motor demikian menguasai pasar otomotif tanah air walau tidak luput dari gunakan surut yang sukses dilewati sepanjang perjalanannya.

Untuk ketahui bagaimana perusahaan ini bisa tetaplah berdiri tegak dan mengenai beragam hal yang sempat dihadapi oleh PT AHM, jadi di bawah ini yaitu contoh analisa SWOT yang kita peroleh.

STRENGTH (kEKUATAN)

Yaitu kemampuan yang jadikan modal basic PT AHM dalam meningkatkan perusahannya serta bentuk kemampuan untuk dapat berkompetisi dengan perusahaan beda di pasar :

• Kwalitas. Product yang dibuat oleh PT AHM memilii standar International hingga cukup diakui oleh orang-orang.
• Jumlah. Dengan mempunyai sebagian pabrik yang beroperasi, jadi produksi yang dibuat begitu maksimum.
• Branch Mark. Product Honda sudah jadi legenda untuk orang-orang Indonesia.
• Prestasi. Sudah banyak penghargaan yang disabet oleh PT AHM jadi bukti kalau ini yaitu perusahaan yang telah terkenal serta cukup banyak mempunyai kelebihan.
• Spare Part. Nyaris di semua tanah air bisa dengan gampang peroleh suku cadang aslinya.
• Dealer. Sudah menyebar bahkan juga sampai ke pelosok untuk mempermudah customer mencapainya.
•  Tehnologi. Senantiasa ikuti perubahan tehnologi otomotif hingga kwalitas yang dibuat oleh PT AHM tetaplah terbangun.
• Harga Product. Bukan sekedar melaunching product untuk kelas atas, PT AHM juga sering kali meluncurkan product dengan  harga rendah agar bisa mencapai semua bidang ekonomi beragam susunan orang-orang.

WEAKNESS (KELEMAHAN)

Tidak mutlak dengan semua kemampuannya, PT ASTRA HONDA MOTOR juga mempunyai bagian kekurangan. Di bawah ini yaitu analisa SWOT pada PT AHM untuk peroleh data tentang bagian kekurangannya hingga bisa jadikan motivasi untuk usaha perbaikannya.

Jenis serta Design. Bila dibanding dengan product otomotif dari perusahaan beda, motor Honda banyak ketinggalan pada point desainnya. Hal semacam ini beresiko pada rasa ketertarikan orang-orang yang mulai melirik product atau merk beda.  Product Premium. Terdapat banyak varian yang di keluarkan oleh PT AHM mempunyai harga yang cukup mahal terutama tipe premium seperti motor sport yang di produksinya.

Tiruan. Sekarang ini banyak product asing yang mengikuti spesifikasi dari product produk PT AHM dengan harga jual yang tambah lebih murah seperti product motor china.
Suku cadang KW. Demikian halnya dengan pembajakan spare part yang mana bila customer tidak cermat jadi juga akan memperoleh suku cadang yang berkwalitas jelek karna banyak barang emitasi mengedar dipasaran.

OPPORTUNITIES (PELUANG)

Selanjutnya yaitu kesempataan atau kesempatan yang bisa dibidik oleh PT AHM dalam persaingan perebutan pasar tanah air saat perubahan otomotif makin cepat. Jumlah Masyarakat. Tingkat populasi masyarakat yang cukup besar adalah pasar mungkin yang bisa jadikan jadi tujuan penjualan product. Makin banyak masyarakat peluang untuk jual product semakin banyak begitu terbuka lebar.

Ekspansi export. PT Astra Honda Motor sudah lakukan eksport produknya ke negara yang tengah berkembang. Ekspansi ini butuh dikerjakan untuk meningkatkan market share serta penambahan penjualan dan pelebaran jaringan pada product yang akan dipasarkan.

Keyakinan Honda Japan Corp. Keyakinan yang memiliki brand Honda dari jepang pada PT Astra Honda Motor adalah satu kesempatan untuk selalu meningkatkan potensi yang ada pada PT Astra Honda Motor. PT Astra Honda Motor selalu bekerjasama manfaat melindungi kestabilan jalinan serta perubahan tehnologi paling baru.

THREAT (ANCAMAN)

Lengkapi contoh analisa SWOT pada point paling akhir yakni lakukan analisis pada bermacam ancaman yang mungkin saja juga akan senantiasa dihadapi oleh PT AHM saat meniti perjalannya dalam industri bagian otomotif.

Produsen beda. Lihat perubahan dari produsen beda, seperti Yamaha yaitu satu diantara kompetitor terberat dalam bidang industri otomotif nasional yang senantiasa berbenah serta mendatangkan desain dan tehnologi paling baru.

Kebijakan Pemerintah. Mungkin saja sering luput dari perhatian bahwasannya ketetapan yang di buat oleh pemerintah terkadang cukup besar pengaruhnya pada keberlangsungan satu industry seperti kenaikan harga BBM.  Uang muka credit. Lihat sebagian product otomotif yang lain, Honda masih tetap membanderol uang muka credit yang cukup tinggi hingga menyusahkan customer untuk mencapainya.

Rangkuman :

Menarik rangkuman pada contoh analisa SWOT pada PT Astra Honda Motor kesempatan ini yaitu kalau kesempatan pasar yang cukup besar dengan tingkat keyakinan orang-orang yang telah tumbuh nyaris 1/2 era, jadi semua bentuk ancaman dan kekurangan yang ada pada PT AHM masih tetap bisa teratasi dengan baik.

Apakah anda sudah mendapatkan gambaran jelasnya mengenai Analisis Swot ? Dengan melihat ulasan definisi dan contoh penerapan analisis SWOT pada bisnis laundry diatas, tentunya anda sudah mulai memahami mengenai analisis swot. Lalu apa manfaatnya ? Berikut ulasan mengenai manfaat analisis SWOT itu sendiri.

Manfaat Analisis SWOT :

Faedah dari analisa SWOT yaitu didapatnya satu kiat untuk beberapa stakeholder untuk mengambil keputusan beberapa fasilitas sekarang ini atau kedepan pada kwalitas internal ataupun eksternal. Dengan terdapatnya 4 aspek sama-sama terkait, jadi analisa ini juga akan memberi keringanan dalam wujudkan misi serta visi satu perusahaan atau organisasi spesifik.

Satu diantara faedah analisa SWOT dalam bagian usaha umpamanya, jadi analisa SWOT juga akan berguna bila sudah ditetapkan dalam usaha apa perusahaan beroperasi, menuju ke arah mana perusahaan di masa depan, serta ukuran apa sajakah yang dipakai untuk menilainya kesuksesan manajemen dalam menggerakkan misi untuk wujudkan visinya.

Sekian ulasan lengkap mengenai pengertian analisis SWOT beserta contoh dan juga manfaat dari analisa swot. Dengan adanya ulasan di atas, semoga wawasan Anda semakin  bertambah, khususnya untuk anda yang sedang belajar membuat analisis SWOT.

Sumber : Pengertianparaahli.com 

ADMINISTRASI PROJECT DAN PENGGUNAAN STAMP ISO 9001

Dibeberapa Proyek , Prosedur Proyek dilaksanakan berdasarkan Tingkat Leadersip Project Manager , Apabila Soft skill dan Hardskill Dari Project Manager lemah, maka akan ada beberapa Prosedur proyek yg tidak dilaksanakan , salah satunya yang sering tidak berjalan adalah masalah Stempel Dokumen Standar ISO .

Adapun Administrasi yang harus ditertibkan adalah :

1. Serah terima Dokumen menggunakan lembar Transmittal yg telah disediakan oleh Kantor Pusat .
2. Tidak menfile dokumen yg berbeda dalam satu odner, Semua Jenis Dokumen dipisahkan dalam odner tersendiri ataupun diberi penyekat dan diberi label .
3. Monitoring dokumen penting, Semua Transmittal di catat kembali dalam bentuk Monitoring tranmittal berdasarkan nama Dokumen . Contoh : Monitoring Shop drawing  list , Monitoring material approval , Monitoring RFI , dll serta diberi nomer urut .
4. Prosedur ISO dijalankan dilapangan, Pengajuan permintaan material atau PPM menggunakan Form ISO terbaru , Dg Kolom TTD PC/SM/Kadiv tercetak dalam form tsb .
5. Surat ke External termonitoring, Surat keluar diberikan Nomer surat keluar yg urut , dan diberikan List / daftar surat keluar .(Boleh satu odner dg surat masuk dan diberikan pembatas)
6. Penerimaan Surat dari eksternal, Semua surat masuk baik dari MK dan Owner ataupun stockholder lain dituliskan tanggal terima pada Surat tsb dan di tanda tangani .
7. Membuat softcopy semua hasil penyelesaian pekerjaan, Berita Acara, Material Approval dan Surat penting yg ada Approval Owner  agar di Scanner dan dimasukkan dalam Folder softcopy tersendiri .
8. Semua BQ , Kontrak dan Gambar Asli dari Owner bersifat Confindential (Rahasia) hanya dipegang oleh PM
9. Laporan MPR project diserahkan setiap tgl 25 setiap bulan.
10. Tertib penggunaan Stampel ISO 9001 : 2015 . Setiap proyek diberikan 1 (Satu) Set Stampel ISO yang penggunaannya sbb :

• Absolut untuk semua Dokumen yg tidak terpakai lagi , dan tidak boleh beredar apalagi dipakai sebagai acuan dilapangan hanya sebagai dokumen arsip.
• Control Copy untuk Semua dokumen yg dipakai dilapangan harus menggunakan Stampel ini , dan didistribusikan kepada satu penanggung jawab (Mandor) , apabila ada revisi maka dokumen ini ditarik dan di stampel Absolut , serta diberikan penggantinya dg stampel Control Copy. 
• Original adalah Dokumen dengan tanda tangan Asli dan tidak diperkenankan untuk dibawa ke lapangan . dilapangan cukup Foto Copy dengan stampel Control Copy.
• Uncontrol Document Adalah stempel yg diberikan kepada pihak lain , Tercatat dalam listing distribusinya namun tidak dikontrol apabila ada pembaharuan . 

      Hal Lain yang perlu menjadi perhatian juga adalah :

1. Semua permintaan Peralatan kantor, kelengkapan personel yg sifatnya diluar Material Menggunakan Memo.
2. Pengajuan TDP dan BBY diharapkan menggunakan Format standar . 
3. Stampel  untuk Project harus tertera nama project dibawah Logo Perusahaan. 
4. Rekapitulasi penggunaan TDP/BBY selalu diupdate pada setiap pengajuan, agar diketahui besaran Overhead atau prelim yg telah dikeluarkan.
5. Selalu membuat IPL sebelum memulai pekerjaan. (Ijin pelaksanaan lapangan) dilengkapi dengan Shopdrawing approval dan material yg telah disetujui. Semua dokumen IPL juga termonitoring. 
6. Setiap Meeting internal ataupun meeting dg Subcon apalagi dengan Owner risalahnya selalu tercatat pada Notulen meeting Form, disertai dg daftar hadir, serta ditanda tangani bersama setelah selesai meeting .

   
   

      

KENALI AKAR PERMASALAHAN SEBELUM MENGAMBIL KEPUTUSAN (ISHIKAWA DIAGRAM)

Disadur dari Marketing Dotcom

Diagram Ishikawa sering juga disebut sebagai diagram “sebab-akibat” atau diagram “tulang ikan”. Diagram ini adalah sebuah alat grafis yang digunakan untuk mengeksplorasi dan menampilkan pendapat tentang komponen inti suatu kondisi di dalam organisasi. Diagram ini juga dapat menyusuri sumber-sumber penyebab atas suatu masalah. Orang yang pertama kali mengenalkannya adalah Kaoru Ishikawa, seorang penemu alat-alat permesinan di tahun 1960-an. Walau terbilang lama, teknik ini masih banyak digunakan oleh para pengambil keputusan hingga hari ini karena kesederhanaan dan kepraktisannya.

Fungsi utama dari diagram Ishikawa adalah untuk mendapatkan beberapa sumber kunci yang memberikan kontribusi paling signifikan terhadap masalah yang sedang diperiksa. Sumber-sumber ini kemudian dipilih untuk proses perbaikan. Diagram ini juga menggambarkan hubungan antara berbagai faktor yang mungkin memengaruhi satu dengan lainnya.

Gambar di bawah adalah model diagram Ishikawa yang sederhana. Seperti diinformasikan di awal, diagram ini sering juga disebut dengan beberapa nama seperti diagram Ishikawa, diagram Cause-and-Effect, diagram Fishbone, dan Root Cause Analysis

Konsep ini memberikan acuan penyebab utama (tulang besar) yang bersumber dari “4M”, yaitu: “materials”, “machines”, “manpower”, dan “methods”. Walau dalam pengembangannya, kita bebas melakukan modifikasi sesuai dengan masalah yang dihadapi. Barulah dari penyebab utama tadi kita pecah lagi menjadi poin-poin spesifik (tulang kecil).

Kuncinya adalah mendapatkan 3–6 kategori utama yang mencakup hal-hal yang berpengaruh paling besar. Jika pemimpin ingin mendapatkan informasi dan ide-ide tambahan, umumnya mereka melakukan brainstorming bersama tim yang berhubungan langsung dengan permasalahan yang ingin dipecahkan. Ide-ide besar diletakkan di “tulang besar” sedangkan ide spesifik diletakkan pada “tulang kecil”. Semakin detail sebuah ide melihat sebuah permasalahan maka akan semakin baik. Kedalaman maksimum “tulang” ini biasanya berkisar empat atau lima tingkat. Ketika gambar sudah lengkap dengan merujuk pada semua kemungkinan, proses penggambaran diagram ini bisa dianggap selesai.

Diagram “Cause-and-Effect” ini dapat digunakan oleh individu ataupun tim. Jika diterapkan kepada tim kerja, awalnya dimulai oleh pemimpin yang menggambarkan permasalahan utama yang akan dibahas, lalu meminta bantuan tim kerja untuk menentukan penyebab utama satu per satu dengan menggambarkannya di papan tulis dalam bentuk tulang besar maupun kecil. Tim ikut terlibat dengan mengajukan beberapa pertanyaan relevan dan signifikan, sambil terus mengeksplorasi semua kemungkinan sampai dirasa seluruh gambar telah terisi cukup untuk melihat secara menyeluruh dari semua sumbernya. Setelah gambar dianggap lengkap, seluruh tim ikut terlibat untuk menemukan kemungkinan dari akar penyebab masalah utama tersebut.

Diagram Ishikawa sangat bermanfaat bagi organisasi yang telah menerapkan knowledge management. Cukup dengan mengumpulkan ide-ide kelompok dalam suatu cara yang sistematis sudah bisa memfasilitasi pemahaman dan menemukan diagnosis dari sebuah masalah yang dihadapi sebuah organisasi.

Cara Menerapkan Diagram Ishikawa

Tuliskan sebuah masalah utama yang ingin diteliti ke dalam kotak paling kanan.

Seluruh anggota tim diajak untuk mengemukakan dan menemukan semua sumber permasalahan yang nyata maupun berpotensi muncul.

Temukan penyebab-penyebab utama untuk dimasukkan ke dalam “tulang besar” yang akan dipasangkan ke dalam diagram. Seperti contoh di atas, “tulang besar” yang umum digunakan adalah “materials”, “machines”, “manpower”, dan “methods”. Hal ini sekali lagi tidaklah berlaku mutlak, silakan disesuaikan dengan masalah yang ada.

Bentuklah beberapa kelompok diskusi yang jumlahnya sesuai dengan jumlah penyebab utama yang ditemukan pada proses sebelumnya, karena nantinya setiap kelompok akan menyelidiki lebih detail tiap penyebab utama tersebut. Idealnya, kelompok ini dibentuk sesuai bidang yang berhubungan dengan penyebab utama tersebut. Contohnya, untuk penyebab yang bersumber dari “mesin”, hendaknya dikupas oleh kelompok yang anggotanya berasal dari divisi produksi ataupun maintenance.

Tiap-tiap kelompok mulai mencari faktor-faktor yang menjadi penyebab dari masalah utama dalam bagiannya, dan nantinya akan diletakkan sebagai “tulang kecil”.

Hal yang perlu diperhatikan dalam diskusi ini adalah setiap variabel yang ditemukan haruslah spesifik, terukur, dan dapat dikendalikan.

Pada akhirnya tiap kelompok mempresentasikan kepada keseluruhan tim atas hal-hal yang mereka dapatkan dalam diskusi, dan setiap temuan mereka dimasukkan ke dalam gambar besar dari semua kelompok sehingga terciptalah diagram Ishikawa yang utuh.

Hambatan-hambatan yang mungkin muncul dari pemimpin maupun anggota tim adalah:

tidak memiliki sikap terbuka sehingga tidak mampu melihat permasalahan secara utuh atau menyangkal adanya masalah dan tidak bisa menerima ide-ide baru;

takut salah dan takut dianggap tidak kompeten sehingga enggan untuk mengemukakan pendapat;

terlalu emosional dan berpikir subjektif sehingga tidak mampu melihat secara objektif atas sebuah masalah;

terlalu kaku dan serius selama proses pemecahan masalah, hal ini dapat menghambat ide-ide “di luar kotak” dan kreativitas muncul;

terlalu mengejar penyebab masalah yang bersumber dari faktor eksternal sehingga meletakkan tanggung jawab pada orang lain maupun situasi di luar diri maupun di luar tim kerja. Kondisi tersebut sangat tidak produktif, sehingga selama proses ini tidak banyak solusi yang dapat dilahirkan darinya.

Kunci dalam Menerapkan Diagram Ishikawa:

belajarlah untuk membedakan antara penyebab dan gejala. Fokuskan energi dalam mencari penyebab, jangan terjebak dengan jawaban-jawaban yang berupa gejala;

ide yang dimiliki jangan hanya disimpan di benak pemimpin dan anggota saja, tuangkan ke dalam diagram karena hal ini berpeluang memicu ide dan masukan dari anggota lainnya;

diagram yang telah digambarkan utuh jangan takut untuk di-review (dilihat kembali) dan di-refresh (diperbarui) jika sudah tidak relevan;

beri perhatian khusus pada penyebab yang muncul berulang kali;

review tiap kategori penyebab utama. Prioritaskan pembenahan pada penyebab yang paling signifikan terlebih dahulu;

uji kemungkinan penyebab yang paling signifikan tadi dengan data dan fakta pendukung lainnya.

Selamat mencoba

MENYIASATI KLAUSUL DENDA

Klausul Denda pada kontrak konstruksi biasa tertulis 5% permil dari harga kontrak. Biasanya point tersebut diterapkan pada saat kontraktor mengalami keterlambatan pada pelaksanaan penyelesaian .

Denda tersebut biasanya diperlakukan owner terkait dengan adanya denda unit yg dilakukan oleh customer terhadap kemunduran penyerahan unit yg akhirnya dibebankan kepada kontraktor pelaksana dan sangat sering terjadi pada kontrak konstruksi apartemen atau ruko dimana masa pembangunan menjadi jaminan terhadap customer (end user)

Antisipasi denda sudah kita bahas pada materi sebelum nya bagaimana meminimize denda tersebut.

Pada pembahasan kali ini adalah balancing kontrak terhadap denda, yg terkadang secara sepihak kontrak memenangkan owner.

Apabila keterlambatan yg tidak bisa dipungkiri oleh kontraktor maka tidak ada solusi lain kecuali menegosiasikan ulang terhadap besaran denda yg diberlakukan. Namun tahap tahap untuk menyanggah terjadinya denda harus lebih dahulu diupayakan semaksimal mungkin, termasuk menunjukkan bukti bukti yg bisa meringankan, seperti lamanya approval ataupun memang adanya keterlambatan pihak ketiga.

Sebelum terjadinya penandatanganan kontrak perlu dipertimbangkan klausul lain yg memihak kepada kontraktor. Seperti :

1. Menambahkan klausul reward apabila ternyata kontraktor bisa menyelesaikan lebih cepat dari jangka waktu kontrak.
2. Menambahkan klausul Denda progresivitas pada keterlambatan pembayaran owner.
3. Menambahkan jangka waktu maksimal untuk semua approval dokumen pada klausul kontrak guna mengantisipasi adanya keterlambatan pada dokumen penting sebagai acuan pada pelaksanaan. 

Adanya banyak hal yg bisa membuat sebuah kontrak menjadi balance antara vanishment dan reward. Namun garis besarnya adalah komunikasi yg baik antara kontraktor dg pemberi kerja .

9.06.2018
Bengkel jemur Sari

PENTINGNYA MONITORING DOKUMEN

Untuk pelaku project istilah monitoring mungkin tidak asing lagi di samping semua penyerahan dan penerimaan dokumen harian yg dicatatkan dalam sebuah list, ataupun pemantauan schedule pelaksanaan project , baik schedule kedatangan material ,schedule test ataupun schedule yg lain.

Namun yg akan dibahas disini adalah sebuah record dokumen yg merupakan prosedur project yg dibuatkan dalam sebuah list monitoring dokumen tersebut.

Adapun Dokumen yg merupakan prosedur proyek perlu diberikan monitoringnya adalah :

1. Monitoring IPL (ijin pelaksanaan lapangan )
Dalam sebuah project apabila shop drawing dan material sudah mendapatkan persetujuan pemberi kerja , serta resource untuk melaksanakan pekerjaan telah siap, seperti pekerja,alat dan material ,maka pengajuan IPL untuk mendapatkan persetujuan pelaksanaan pekerjaan diserahkan ke MK agar mendapat approve pelaksanaan . Monitoring tanggal pengajuan sampai kembalinya dokumen IPL ke site office dg approval harus tercatat . Guna dari monitoring tgl pengajuan tersebut adalah durasi yg terpakai saat pengajuan hingga kembali dokumen IPL bisa termonitor, apabila terlalu lama maka bisa menjadi penjelasan untuk menghindari faktor denda dari owner dg dalih ijin terlalu lama tidak diberikan .IPL yg benar adalah apabila kita telah siap maka segera mengajukan tanpa perlu melihat kesiapan lapangan, penundaan approval pada IPL yg diajukan bisa menjadi pokok penolakan terhadap denda yg akan dilakukan owner.

2. Monitoring Shop Drawing
Terkadang dalam pengajuan sebuah gambar kerja memakan waktu yg cukup lama baru mendapatkan persetujuan dari MK maupun Owner, disamping masalah belum jelasnya detail pekerjaan yg akan dilaksanakan, bisa juga karena beberapa hal memang belum diputuskan . Adanya monitoring shop drawing dibuat adalah memantau lamanya waktu pengajuan sampai diterima kembali dg approve tanpa revisi , adanya revisi dan pengajuan kembali hendaknya dihitung dalam satu putaran durasi waktu . Durasi yg terlalu panjang bisa diperlihatkan kepada owner bahwa keputusan untuk memberikan persetujuan terlalu lama hingga memakan waktu tunggu yg lama tanpa pelaksanaan lapangan.

3. Monitoring Material Approve
Urgensi material approve perlu untuk di monitor dari pengajuan sampai approve juga sama halnya dengan monitoring shop drawing, durasi yg terlalu lama bisa menjadikan peringatan kepada MK dan owner bahwa pembelian material perlu segera diputuskan terutama material material yg memiliki waktu indent yg terlalu lama .

4. Monitoring surat masuk dan keluar
Untuk monitoring surat menyurat fungsinya sebagian besar hanya untuk memudahkan tracebility atau menulusuran pokok surat dan balasan dari setiap permasalahan .

5. Monitoring TDP dan BBY
Monitoring TDP dan BBY dilakukan untuk menyimpan catatan tentang pengeluaran, serta berapa akumulasi biaya yg sudah dikeluarkan, sehingga bisa memproteksi apabila pengeluaran sudah mendekati over budget .

6. Monitoring Berita Acara
Monitoring Berita acara , baik BA test, testcom ataupun pratestcom ditujukan untuk mempermudah penelusuran BA area mana saja yg belum dilakukan, hal ini bisa menjadi sempurna apabila dilengkapi dengan mapping pekerjaan yg telah dilakukan, standarnya mapping dipergunakan sebagai control area yg telah dikerjakan dan yg belum, namun juga bersama sama dg BA sebagai persyaratan pengajuan BAST .

Demikian beberapa contoh monitoring list yg sangat perlu diterapkan di lapangan, tertib administrasi adalah hal yg vital apalagi beberapa dokumen memang dipergunakan sebagai persyaratan BAST (BA serah terima) dalam sebuah project.