KONSISTENSI ADMINISTRASI PROJECT (Bag.1)

Administrasi didalam sebuah proyek sangatlah menentukan kelancaran sebuah proyek , walaupun terkesan simpel namun tanpa administrasi maka bisa dipastikan akan menghambat pekerjaan, terlebih lagi bisa menghambat progres ke owner .
Beberapa hal dibawah ini adalah adminisrasi yang ada korelasinya dengan  owner, dimana apabila ada ketidak-konsistenan akan menyulitkan tracing data, terutama apabila owner memberlakukan Denda keterlambatan yaitu :

• Ijin pelaksanaan Lapangan dan Monitoringnya .

IPL atau disebut juga dengan Ijin kerja, dibuat pada saat akan melakukan pekerjaan, data data yang melingkupi IPL ini adalah pekerjaan yang akan dilakukan, Jumlah tenaga kerja, Nomer Shop Drawing, Peralatan dan biasanya ditambahkan dengan Kondisi cuaca pada saat IPL dibuat. IPL yang diajukan ke MK dan Owner sedapatnya segera mendapatkan persetujuan guna pekerjaan yg akan dilakukan tidak tertunda, Namun ada beberapa catatan dari IPL ini yaitu IPL tidak bisa segera ditanda tangani oleh MK dan Owner apabila masih terkendala pihak lain, Untuk itulah dibutuhkan Monitoring List dimana durasi waktu kembalinya sebuah IPL bisa terekord. IPL harus dilengkapi dengan Material approval dan Shop drawing  yg telah disetujui .

• Material Approval dan Monitoringnya .

Menyediakan Material dilapangan tidak serta merta dilakukan pembelian, akan tetapi butuh pengajuan hingga mendapatkan approval/persetujuan owner, yang mana material yang akan di approve masuk dalam ketentuan RKS ataupun klarifikasi Spec tender . Namun pengajuan Material terkadang butuh waktu dalam persetujuan owner terlebih lagi bila banyak pertimbangan terhadap spek material, Material yg belum mendapatkan approval tidak bisa diadakan/dibeli karena bisa saja ditolak oleh owner. Monitoring Durasi lamanya waktu approval oleh owner bisa dijadikan alasan keterlambatan pengadaan material .

• Shop Drawing Approval dan Monitoringnya.

Gambar kerja atau disebut juga Shop drawing adalah landasan untuk melaksanakan pekerjaan , apabila material yg disiapkan telah disetujui, dan Gambar kerja juga telah disetujui , maka kontraktor segera membuat IPL untuk pelaksanaanya . Namun tidak jarang terkait dengan kompleksitas suatu instalasi dilapangan approval Shop drawing membutuhkan waktu yang lama selesai ditanda tangani, bahkan bisa saja terjadi revisi gambar sampai beberapa kali, kebutuhan Monitoring shop drawing sangat diperlukan untuk mengetahui berapa lama durasi yg dibutuhkan untuk persetujuan sebuah gambar. Approval yang memakan waktu yg lama akan berdampak terhadap schedule kerja dilapangan.

• Pengajuan RFI dan Monitoringnya 

RFI (Request For Information) diajukan apabila adanya perbedaan antara Gambar tender dan Gambar Forcont ataupun sesuatu yang sifatnya butuh kejelasan dari MK ataupun owner . Dalam form RFI ini biasanya ada kolom tanggapan MK ataupun Owner setelah kolom permasalahan yg fungsinya sekaligus menetapkan hal hal yang menjadi pertanyaan Kontraktor . Monitoring akan RFI ini dibutuhkan untuk memonitor berapa RFI yg telah diajukan serta berapa yg telah ada keputusan , Keterlambatan menentukan keputusan akan berdampat pada terhentinya pelaksanaan pada area yang ditanyakan .

• SI (Standing Instruction) Dan Monitoringnya

Adanya pekerjaan tambah dalam sebuah proyek adalah hal yg wajar, terutama apabila Owner menghendaki adanya perubahan dari konsep awal .Pekerjaan tambah yg diturunkan ke Kontraktor disebut SI atau Site Instruction, dan bisa juga disebut VO atau Variation Order . Kadang turunya SI bisa sampai ratusan dari desain awal, karena hal itulah perlunya monitoring terhadap SI yang diturunkan. Untuk mengetahui berapa jumlah SI yang turun dan bisa juga untuk mengetahui berapa SI yang telah disepakati pengajuan penawarannya . SI yang diturunkan pada akhir kontrak selayaknya dipertimbangkan, mengingat pelaksanaanya akan berimbas pada kemunduran masa kontrak. Apabila akan dikerjakan juga sedapat mungkin untuk mengusahakan menjadi SPK terpisah guna tidak menghambat BAST 1 yang akan diajukan .

Demikian administrasi yang erat korelasinya dengan persetujuan Owner, Berbicara masalah administrasi project masih banyak lagi yang harus dijabarkan, seperti Berita Acara Material Onsite, Berita Acara Test , Berta acara Testcomm dll . Yang akan dijelaskan pada kesempatan yang lain .

Johar 20. 19.02.2019

SERBA SERBI SUBKON

Dalam sebuah proyek keberadaan subcon adalah sebagai mitra kerja perusahaan. Dengan demikian kelangsungan kerjasama yg terbina seharusnya juga bersifat simbiosis mutualisme atau hubungan yg saling menguntungkan .

Tidak jarang dalam sebuah proyek kehadiran subcon yang bagus sekalipun bisa kolaps akibat tidak mengalirnya cash flow secara normal sehingga mau tidak mau subcon akhirnya kehilangan nafas pada saat pekerjaan berada pada posisi menanjak .

Beberapa hal yg perlu diantisipasi dalam hubungan timbal balik dengan subcon  adalah sebagai berikut:

1. Memilih subcon yg benar benar menguasai bidangnya . Tidak jarang pemilahan subcon hanya berdasarkan harga termurah saja tapi pada saat pelaksanaan menjadi tidak terarah dikarenakan Subcon belum memiliki pengalaman pada paket pekerjaan yg diberikan . Melihat project list subcon dengan jeli merupakan tugas P3 namun membuktikan bahwa subcon tersebut benar benar memilki kompetensi dibidangnya perlu dilakukan pada saat Subcon tersebut mulai terpilih sebagai pemenang pelaksana proyek .

2. Melihat kekuatan subcon dari sisi finansial. Subcon dengan kemampuan finansial yg rendah seharusnya terukur pada proyek yg akan dilaksanakan. minimal memiliki dana 50% dari nilai proyek agar cash flow proyek bisa bergulir. kemampuan cash flow yg rendah juga membuat kemungkinan berhenti ditengah proyek menjadi semakin besar. Hal ini juga bisa diartikan bahwa kemampuan finansial yg rendah tidak boleh diberikan proyek dg katagori besar dan atau lebih dari satu proyek yg dikerjakan .

3. Progres Subcon yg tidak berimbang . Adanya pengajuan progres subcon harus didahulukan sebelum kita mengajukan progres ke owner , hal tersebut bisa sebagai acuan pengajuan progres ke owner yg nilainya seharusnya tidak boleh kurang dari pengajuan subcon . Adanya besaran prosentasi tiap tiap item pekerjaan, seharusnya juga mengacu pada standar pembobotan progres yg ditetapkan MK atau QS dalam satu proyek yg sama, tentu saja ada beberapa item yg tidak termasuk item pekerjaan subkon  seperti pengadaan peralatan utama . standar pembobotan ini bisa dijadikan standar pembobotan dan ditetapkan pada saat negosiasi dg P3 diawal penentuan SPK subkon. Pemberian pembobotan yg terlampau tinggi dibanding dg pembobotan perusahaan ke owner membuat Subcon menerima lebih dari yg seharusnya, hal tersebut sangat rentan yg bisa membuat subkon tidak menyelesaikan pekerjaan sampai akhir .

4.Schedule kedatangan material yg tidak termonitor. Sebagai PM membuat schedule seharusnya merupakan kegiatan utama disamping monitoring cash flow proyek. Schedule kedatangan material seharusnya juga perlu didistribusikan ke pihak subcon guna pengaturan jumlah man power dilapangan. ketidak mampuan mengolah schedule akan berimbas kepada kerugian subcon . Schedule yg baik bisa menempatkan jumlah man power yg konstan serta optimal. Disamping itu kebutuhan material bantu dan peralatan yg memadai juga membantu antisipasi pemborosan tenaga kerja .

5.Pembagian material yg Ambigu antara material Subkon dan material perusahaan. Pembagian material yg tidak detail sedikit banyak akan menguntungkan pihak subcon, dimana material yg seharusnya menjadi kewajiban subkon ditengah jalan berubah menjadi kewajiban perusahaan. Pembagian material yg ditanggung oleh pihak subkon memang diklarifikasi oleh Pihak P3 dan berkas klarifikasi tersebut diberikan copy nya kepada PM project. Adanya pembelian material subkon yg disebabkan oleh ketidakmampuan subkon dalam menyediakan diproyek sudah seharusnya diikuti dengan BA potong pada saat progres, pemilahan pembelian  material perusahaan dan pembelian material subkon sudah terpilah pada form PPM yg diajukan oleh PM, akan tetapi form ini masih ada celah kebocoran apabila PC tidak mengetahui detail pembagian material ini pada saat approval. Terlebih lagi apabila PM bermain mata dg Subkon dalam hal pengadaan material subkon tsb. Kejelian pemberi approval terlebih lagi apabila ada sinyal over budget pada cost control seharusnya tidak serta merta diabaikan. Pembuatan detail pembagian material dalam bentuk matrik sudah seharusnya mulai dikerjakan, dimana juga akan memudahkan pemberi approval.

6.Tindakan Emergensi pada Subkon yg kehilangan power ditengah pelaksanaan.
Kita tidak mengharapkan Subkon kehilangan power ditengah pelaksanaan proyek, karena hal tsb bisa berakibat denda owner diberlakukan apabila keterlambatan sudah mulai berdampak pada pekerjaan kontraktor lain ataupun dampak thd masa kontrak yg terlampaui. Seorang PM harus jeli melihat perubahan negatif terhadap kemampuan subkon dalam memenuhi kewajiban baik terhadap material maupun tenaga kerjanya. Kejadian Subkon mulai menurunkan irama kerja pada saat pekerjaan memasuki masa kritikal perlu dibarengi dengan tindakan PM yg mengacu pada prosedur kontrak dan teguran tertulis secara bertahap. Namun tidak jarang walaupun hal tersebut telah dilakukan tidak membuat Subkon serta merta kembali memenuhi kewajibannya , Maka PM harus segera mengambil langkah langkah berikut :

• Hal yg paling simpel adalah menginsert tenaga serta peralatan yg diperlukan dg pembebanan kepada Subkon atas biaya yg dikeluarkan. 
• Memotong area kerja Subkon tsb dengan memberikan addendum kerja kurang beserta Fnal Account , serta memilih subkon baru dari sisa pekerjaan dg nilai sebesar addendum kerja kurang dari subkon pertama.
• Apabila perhitungan sisa progres Subkon memang masih ada, dan terkendala pada cash flow , bisa juga mendiskusikan dg atasan untuk pengajuan kasbon sementara, tentu saja berjalan paralel dg pembuatan BA potong yg akan dipotongkan pada progres selanjutnya.

Hubungan kerjasama yg benar sudah seharusnya tidak merugikan salah satu fihak. Pembagian yg detail dan disepakati antara kedua belah pihak memang sangat diperlukan , Pelaksanaan dan kontrol bersama antara PM dan subkon  seharusnya membuat cash flow sesuai RAP kedua belah pihak ,bahkan bisa meningkatkan kontribusi bersama. Untuk hal itu dibutuhkan kejelian seorang PM dalam memonitor project yg dikerjakan.

Medio February 7, 2019

KESALAHAN YANG BERUJUNG PEMBOROSAN

Dalam sebuah pelaksanaan Proyek , Semua perusahaan mengharapkan kontribusi yang didapat minimal apa yang telah dianggarkan atau sesuai dengan RAP (Rencana Anggaran Pengeluaran) , namun pada pelaksanaannya tidak jarang beberapa hal menggerus keuntungan Perusahaan , bahkan hal tersebut terkesan sepele dan tidak masuk akal , namun kenyataanlah yang berbicara terlebih lagi pemborosan yang terjadi akibat Denda owner tentu saja nilainya sangat besar , baik dari sisi finansial maupun nama baik.

Beberapa kesalahan yg saat ini terjadi terkadang tidak disadari dan terkesan berulang, namun terlalu mudah untuk diabaikan , pembiaran pembiaran yg dilakukan mengakibatkan hal tersebut menjadi hal yg biasa dan terkesan tidak perlu diantisipasi , Padahal bukankah kita tahu fenomena gunung es, tanpak kecil dipermukaan laut namun sangat besar didasarnya .

Kesalahan kesalahan yg akan kita bahas lebih banyak meninjau dari sisi internal , hal tersebut lebih bermaksud kepada pembenahan kedalam agar dihasilkan suatu kinerja yang tersusun dari awal , kesalahan kesalahan tersebut adalah :

PROSEDUR  INTERNAL

1. Pada saat awal proyek Engineer tidak memastikan kembali RAP proyek yang seharusnya kembali menyesuaikan ke akuratan hasil penawaran yg telah menjadi kontrak , mungkin memang ada beberapa item yg bersifat subsidi tapi justru disini diketahui lebih awal akan lebih baik karena masih ada kemungkinan perubahan Spek dilakukan sebelum approval telah ditanda tangani ,Termasuk mengkalkulasi aktual Prelim yg dibutuhkan .
2. Engineer dan P3 tidak mengklarifikasi material material Subcon dan pembelian beban perusahaan . Klarifikasi yg ditetapkan diawal akan mempermudah pihak pembelian apakah material yg dibeli merupakan beban subcon atau beban perusahaan . Personel pembuat SPB akan bisa langsung melihat apakah dia harus membuat BA (Berita Acara) Pemotongan ataukah tidak , walaupun Form saat ini telah dimodifikasi dengan Dua katagori tersebut namun kehati-hatian yang berlapis akan mengurangi Human error .
3. Engineer tidak mengkomparasi antara BQ, Gambar tender dan Gambar Forcont . Komparasi ini sangat dibutuhkan apabila ternyata ada perubahan Gambar tender dengan gambar Forcont . adanya perubahan tersebut seharusnya menjadikan sebuah peluang VO (Variation Order) atau pekerjaan tambah . Peluang peluang yg tidak dilihat akan menghilangkan kesempatan penambahan nilai kontrak dengan addendum .
4. Project Manager tidak membuat Matrik BQ antara BQ perusahaan dengan BQ Subcon . Adanya pekerjaan yang Overlap antara Subcon 1, Subcon 2 dan Subcon 3 akan sangat mungkin terjadi apabila matrix BQ ini tidak dibuat . Pekerjaan yang sama pada area yg sama bisa saja terjadi apabila beberapa subcon menerima BQ yang sama . Mapping lokasi atau layout area kerja juga sangat dibutuhkan untuk menghindari overlap tersebut .
5. Schedule Kedatangan material yang tidak memperhitungkan Resources yang ada . Banyak sekali PM ataupun Engineer tidak membuat schedule kedatangan material ini. Padahal schedule ini dibuat pada saat seorang PM menetapkan Curve S/Microsoft Project pada awal proyek . Pemborosan sangat mungkin terjadi pada saat man power dilapangan besar tapi material tidak ada , sehingga mau tidak mau ada pihak yg dirugikan dengan tidak bekerjanya para pekerja namun kehadiran mereka tetap diakui . Begitu pula sebaliknya Mendatangkan material didepan juga sangat membahayakan Cash flow Proyek , karena bagaimanapun Supplier akan mulai mengajukan tagihan pembayaran setelah material mereka telah on site dilapangan. Sedangkan dilapangan belum bisa diprogres kecuali MOS diakui pada saat kontrak namun hal tersebut biasanya hanya 50~60% saja . Tentu saja sebelumnya menghitung Durasi approval material dan Approval Shop drawing juga merupakan hal yg sangat signifikant menentukan besaran pemborosan akibat keterlambatan dari schedule yg dibuat .
6. Bagian pembelian material tidak melakukan komparasi harga terhadap Pembelian cash . Comparasi Supplier yang dilakukan oleh team Procuremen merupakan hal yang wajib dilakukan guna menentukan mana supplier terbaik dari sisi harga , pengiriman dan jangka waktu penagihan .Namun deviasi terhadap pembelian cash seharusnya juga dilakukan untuk melihat berapa persen kenaikan sebagai perbandingan pembelian antara Cash dan dengan jangka waktu . Hal tersebut untuk mengetahui seberapa besar beban bunga yg diberikan supplier terhadap pembelian .

KONDISI LAPANGAN DAN ALUR KONTROL

Setelah kita membahas dari sisi Prosedur Internal , sekarang kita akan bahas beberapa pemborosan yang bisa terjadi dilapangan diantaranya adalah :

1. Kehilangan .Sebuah Pemborosan dan pembelian material berulang terjadi akibat kehilangan memang sangat sering terjadi antisipasi dari penambahan personel Sekuriti sampai dengan metode penguncian pintu dengan pengelasan , rantai dan Gembok berlapis kadang sering dilakukan , Bahkan adanya sekuriti kadang tidak menjamin tidak terjadinya kehilangan, ada beberapa material yg bisa tercover dengan asuransi namun tentu saja akan menguras waktu dan tenaga dalam pengurusannya . Antisipasi seperti pemakaian Name Tag, Sita KTP kadang sudah dilakukan , alangkah baiknya memang pengawas bisa merangkul para pekerjanya sehingga bisa diketahui apa yg sering mereka lakukan.
2. Terjadinya kecelakaan Kerja . Mungkin banyak yg masih melihat sebuah kecelakaan kerja adalah sebuah takdir atau nasib seseorang, padahal hal tersebut bisa diantisipasi sedini mungkin. terjadinya sebuah kecelakaan kerja seberapapun kecilnya merupakan sebuah pemborosan yg tidak langsung terlihat , terlebih lagi kecelakaan tersebut mengakibatkan kehilangan nyawa . 
3. Pengawas tidak melihat proses bottle neck , yang dimaksud disini adalah adanya pekerjaan yang ditunggu proses selanjutnya dalam jumlah besar , namun ada sebuah proses yang menjadikan proses tsb tidak bisa langsung ke proses akhir , contohnya pada proses machining ataupun fabrikasi . Seorang pengawas ataupun supervisor harus jeli melihat proses ini karena sebuah proses yg bottle neck akan mengganggu proses berikutnya , kepiawaian dalam menghitung cycle count dan routing time dalam proses ini sangat dibutuhkan .
4. Penempatan material yang tidak semestinya . Pernahkan anda melihat beberapa pekerja membongkar tumpukan pipa besar untuk mencari pipa kecil yg terhimpit dibawahnya , ataupun sebuah equipment rusak karena terendam banjir atau kehujanan . coba anda kalkulasi berapa kerugian dari masing masing proses tersebut .Artinya adalah PM seharusnya memikirkan semua material yg akan digunakan optimal penempatannya , baik dari sisi kemudahan pekerja dalam lalu lintas pengambilan pemasangan , juga aman dari kemungkinan kemungkinan kerusakan bahkan kehilangan .
5. Job desk Lapangan tidak dimengerti, tidak diketahui, tidak difahami oleh masing masing pekerja , adanya sebuah pekerjaan yang overlap merupakan sebuah pemborosan apalagi bila banyak personel ditempatkan namun ada alur kerja yg belum ditangani , ironi bukan? terlebih lagi pemahaman akan IK (instruksi Kerja) tidak difahami secara benar sehingga kebijakan kebijakan dilapangan akan simpang siur . RKS yg diterbitkan owner adalah acuan utama yg harus difahami oleh QC dilapangan setelah itu diselaraskan dg IK sebagai landasan kerja . Instruksi kerja atau IK yg ada saat ini perlu kembali direview .
6. Pekerjaan Berulang/Rework . Adanya pekerjaan bongkar pasang akibat salah menerapkan RKS ataupun Instruksi kerja ataupun kesalahan pemberian Shop Drawing (Gambar Kerja) adalah hal yang sangat mungkin terjadi . adanya beberapa Prosedur dalam ISO 9001 dalam menerapkan Stempel Absolut, Control copy dan original adalah salah satu metode untuk mengurang kesalahan pemberian gambar, namun sekali lagi apakah diterapkan dilapangan?.
7. Pekerja kekurangan material bantu akibat tidak memperhitungkan Minimun stock. Fungsi seorang store keeper sangat berperanan terhadap jalannya sebuah proses pekerjaan . Banyak pekerjaan yang akhirnya terhenti karena material material kecil . Menghitung Minimum Stock bagi seorang Store Keeper adalah tugas yg sangat penting dan tidak hanya cukup dengan melaporkan keberadaan stock saja . Perhitungan Minimum Stock adalah Jumlah Stock Minimum barang yang ditetapkan untuk melakukan Reorder. (Minimum Stock adalah Besaran stock harian X Waktu tunggu Pembelian) .
8. Menunggu pekerjaan pihak lain , adanya beberapa paket pekerjaan mengakibatkan adanya circle kerja yang saling berurutan dan bergantian satu sama lain , kepiawaian seorang PM dalam menegosiasi urutan kerja sangat mempengaruhi kinerja Team serta besaran Progres yang akan dicapai . Ketepatan penyusunan Progres yang berimbas pada kelancaran cash flow sangat diharapkan dari seorang project manager .
9. Memberikan instruksi berulang kepada bawahan seharusnya dihindari, disamping mengisyaratkan ketidak tegasan seorang PM juga mensimbolkan personel yg diberi instruksi adalah orang yang bebal . Instruksi yang Urgent seharusnya ditulis pada media papan tulis yg seharusnya ada pada setiap proyek, disamping untuk memberikan penjelasan pada saat meeting, juga sebagai alat pengingat  yg harus dikerjakan. Miss komunikasi yang berulang menandakan tidak adanya kemampuan manajemen Komunikasi dari seorang PM. (Baca juga Komunikasi Eksternal dan Internal )

Demikian beberapa kesalahan kesalahan yang sebenernya bisa diantisipasi sedini mungkin , mengentahui beberapa hal tersebut sangat diharapkan guna menambah wawasan seorang Project Manager dalam menjalankan sebuah Proyek .

JOHAR 10 . waktu 10.30 pada tanggal 01.02.19

TEKNOLOGI UNTUK KEMUDAHAN CONTROL

Kemajuan teknologi pada saat ini begitu pesat , sehingga rasanya tidak ada satu kegiatanpun yang tidak terkait dengan Teknologi, Dan semua aspek bisa dikaitkan dengan Teknologi, tergantung apa dan siapa yg bisa menangkap peluang tersebut.

Dalam dunia kontruksi dimana struktur organisasi dari Kontraktor , Manajemen Konstruksi (MK) , Konsultan perencana bahkan owner melibatkan dunia teknologi terutama Teknologi Digital dan aplikasi .

Kita tidak melihat Dunia teknologi apa yg digunakan oleh Konsultan perencana ataupun owner, disini kita akan membahas Dunia teknologi yg bisa dipakai oleh Kontraktor pelaksana , Yaitu teknologi dalam hal monitoring pekerjaan yg dilakukan serta alert ataupun notifikasi apabila ada beberapa pekerjaan yg belum dilaksanakan .

Sudah bukan rahasia umum lagi, lemahnya manajemen kontraktor dalam pelaksanaan penyelesaian sebuah project tidak terlepas dari lemahnya pengetahuan manajemen project, kekuatan administrasi lapangan proyek dan kontroling / monitoring progres lapangan, beberapa hal yang fundamental dalam memanage sebuah proyek salah satunya adalah Monitoring terhadap approval dan progres yang diajukan serta kekuatan resources yang ada .

Terkait dengan Teknologi yang diungkapkan diatas , adalah adanya sebuah program yang membantu kontroling terhadap item item yg berhubungan dengan ketepatan pelaksanaan proyek, dimana program ini bersifat pelaporan terhadap atasan, serta sebagai alert / alarm untuk sesuatu hal yg mesti segera dikerjakan . Dalam arti proses administrasi yang harus disediakan dan diajukan dalam ruang lingkup penyelesaian proyek menjadi satu kesatuan dalam urutan yg semestinya .

Sebelum kita membahas tentang program tersebut maka perlu kita merefresh kembali kegiatan didalam sebuah proyek walau didalam postingan terdahulu telah dijabarkan secara detail , yaitu :

1. Serah terima dan presentasi BQ dan Gambar dari Account manager kepada Project Manager . Proses ini dilakukan setelah SPK diterima oleh Perusahaan dengan ketentuan BQ , Gambar tender dan forcont didetailkan bersama sama guna melihat item item yang telah dipilih dalam harga satuan yg telah disepakati . 
2. Pembuatan RAP. Pembuatan RAP atau Rencana anggaran Proyek beserta kode proyek dilakukan oleh Project Manager beserta Project coordinator guna membatasi pembelian proyek sesuai dengan jumlah yang tertuang didalam BQ kontrak.
3. Pemilihan Sub Kontraktor dan Supplier . Pihak P3 (Procurement) setelah menerima BQ kontrak dan RAP dari PM, beradasarkan dokumen tersebut mulai memilah SubKon  yang dibutuhkan untuk proyek tersebut . pemilihan Subkon dan Supplier diharapkan selesai dengan waktu 1/6 dari masa kontrak , namun pemilahan Supplier berdasarkan Approval material yang diajukan oleh pihak lapangan. Dan Approval tersebut paling lambat 14 Hari sudah ada keputusan.
4. Pengajuan Material Approval. Berdasarkan Spek yang disepakati bersama antara pihak kontraktor dan Owner pada saat kontrak dituangkan lagi dalam form Material Approval untuk detailnya .
5. Pengajuan Shop drawing . Dari Gambar yang diterima pada saat tender diolah menjadi Shop Drawing sebagai landasan kerja . Keputusan approval terhadap Shop Drawing optimal 14 Hari telah mendapatkan persetujuan .
6. Ijin pelaksanaan Lapangan .Ijin pelaksanaan lapangan adalah semacam permit untuk mulai melakukan proses pekerjaan pada area tertentu . IPL juga memuat data jumlah personel, area kerja, peralatan yg digunakan .
7. Komparasi Material Vs Material Subcon. Komparasi ini dilakukan oleh Engineer terhadap BQ yang diterima serta pemilahan kewajiban Subcon terhadap material yg harus diadakan . Pemilahan ini dimaksudkan membedakan material material tersebut pada saat permintaan yg dilakukan oleh lapangan . Adanya List material subcon memudahkan PM pada saat pembuatan permintaan dg BA potong Subcon yg dilampirkan .
8. Request For Information (RFI) adalah form yang ditujukan kepada pihak MK dan Owner apabila ada keraguan dalam pelaksanaan lapangan, misalnya ada selisih perhitungan antara BQ dan lapangan ataupun hal hal lain yang membutuhkan keputusan Owner secepatnya, RFI bisa menjadi landasan terjadinya Kerja Tambah/Kurang tanpa harus mengeluarkan Surat kepada MK dan Owner .
9. Monitoring Progres pekerjaan . Pekerjaan yang dilakukan baik oleh Subcon ataupun Supplier termonitor dalam bentuk Mapping (Mapping adalah layout paket pekerjaan yg sudah dikerjakan dibedakan dengan warna stabilo) dilakukan oleh Supervisor ataupun QC guna mengetahui Instalasi mana saja yg sudah dikerjakan dan belum dikerjakan . Juga berguna pada saat pengajuan progres beserta dokumentasi Gambar dan Berita Acara . Mapping pekerjaan ini bisa juga dalam bentuk matrix dalam Excel. 
10. Berita Acara - Berita Acara . Yang masuk dalam BA BA berikut adalah Berita Acara Kedatangan Material , Berita Acara material Terpasang , Berita Acara Test . Berita Acara Progres dan Berita Acara Test Commisioning , namun dalam pembuatan BA tersebut mengacu kepada methode kerja atau IK dari tiap tiap item pekerjaan.
11. Berita Acara Serah Terima I dan Ke 2 . BAST 1 bisa dilakukan setelah lapangan telah memenuhi beberapa persyaratan seperti penyerahan As Built Drawing , Manual Book, BA training peralatan, Sertifikat Peralatan , BA test commisioning . 

Hal hal yang bisa dimasukkan dalam Program tersebut terhadap pelaksanaan proyek adalah sesuatu yang berpengaruh secara signifikan terhadap pelaksanaan proyek , sehingga perlu adanya Notifikasi pada aplikasi yg bersifat mengingatkan kepada Project Manager juga sebagai monitoring atasan ybs.

Adanya Notifikasi juga bisa berfungsi adanya signal keterlambatan dari proyek yg seharusnya sudah dilaksanakan dalam waktu tertentu, untuk itu interval optimal dari interval notifikasi harus dirumuskan secara mendasar .

Notifikasi juga diharapkan terjadinya konsistensi pada progres penagihan sehingga  Finansial yang bisa ditagihkan setiap bulannya bisa meringankan beban belanja proyek .

MENILAI KINERJA PERSONEL (KPI)

KPI (Key Performance Index) adalah satuan index penilaian Personal karyawan didalam menentukan besaran Tunjangan/Gaji/Bonus sehingga diharapkan besaran yg diturunkan bersifat fair atau adil .
Banyak Perusahaan saat ini dalam menerapkan KPI (Key Performance Index) pada berbagai aspek penilaian seperti :

• Kedisiplinan 
• Kejujuran
• Pencapaian hasil
• Attitude
• Integritas
• Softskill
• Hardskill
• Loyalitas
• Experience

Akibat komplexnya aspek penilaian sehingga nilai Index KPI yang diperoleh untuk tiap tiap personel akan banyak perbedaan dan ambigu . Namun ada juga aspek terukur yang bisa diterapkan dalam penilaian tersebut , yaitu :

• Pencapaian Progres atau nilai pendapatan
• Kontribusi tiap proyek yang dicapai 
• Besaran VO tambah yang di addendumkan
• Optimalnya Nilai prelim proyek 
• Ketepatan waktu pelaksanaan 
• dll

Besaran besaran pencapaian tersebut tentu saja berbanding lurus dengan kepiawaian Leader proyek dimana dia ditempatkan , Tentu saja team yg solid dan memiliki kemampuan di masing masing lini sangat diperlukan .

Sudah kita ketahui bersama didalam pengelolaan proyek tersebut tidak terlepas dari beberapa faktor manajemen proyek yang harus dimiliki oleh Project Manager . seperti :

• Manajemen Komunikasi
• Manajemen Budgeting
• Manajemen Resourses (Sumber Daya)
• Manajemen waktu
• Manajemen Proses
• Manajemen Biaya
• Manajemen Resiko
• Manajemen Procurement

Yang kesemua hal tersebut diatas harus bisa diterapkan pada Project . Namun banyak Hal pada kenyataan beberapa faktor membutuhkan penyelesaian yang sedikit banyaknya membutuhkan improvisasi .

Yang diantaranya adalah 

• Keterlambatan Owner ataupun Konsultant memutuskan suatu hal, baik dalam bentuk Shop drawing yang tertunda ataupun Material approval yg di Hold
• Keterlambatan Proses lain yg mempengaruhi secara langsung pekerjaan yg akan dilakukan 
• Keterlambatan pembayaran Progres yg mengakibatkan Kontraktor melakukan penurunan kinerja.
• Kinerja Sub Kontraktor yang buruk , baik dalam sisi finansial ataupun resources tenaga kerja 
• Supplai material yang tidak sesuai jadwal . 
• Kebijakan lokasi penyimpanan ataupun perpindahan Material yg tidak berfihak .
• Typikal Perusahaan Pemberi Kerja dalam menurunkan kebijakan dan prosedural 
• Dll

Adanya hambatan hambatan yg disebutkan diatas ini, adalah faktor faktor yang sangat mempengaruhi nilai akhir dari KPI secara langsung , dan mengharapkan setiap Project Manager bisa mengatasi problem tersebut dengan kemampuan Manajemen yg telah diberikan . 

Johar 10 at 31.08.2018 dan 13.45 wib .

ANALISA SWOT DAN CONTOH ANALISANYA

Pengertian Analisis SWOT beserta manfaat, tujuan, dan contoh analisis SWOT dalam penerapannya. Pernah mendengar istilah analisa SWOT? Menganalisis SWOT adalah suatu upaya yang dilakukan dalam kegiatan usaha untuk penetapan strategi bisnis. Biasanya, analisis ini menggunakan panduan sistematis atau kerangka dalam menjalankan diskusi agar lebih terarah dan fokus pada hal yang ingin dicapai. Analisis tersebut juga bisa dijadikan sebagai pertimbangan suatu perusahaan untuk mengambil keputusan dalam pengembangan bisnis yang dijalani.

Tak hanya itu, analisa SWOT ini juga berfungsi sebagai instrumen yang tepat dan bermanfaat dalam melaksanakan aktivitas analisis strategis. Menggunakan analisis ini, maka organisasi atau perusahaan bisa meminimalisir dampak ancaman atau kelemahan yang harus dihadapi. Berikut akan kami paparkan mengenai apa itu Analisis SWOT beserta contoh analisis SWOT di berbagai bidang bisnis.

Pengertian Analisis SWOT Menurut Para Ahli

Wijdajakusuma dan Yusanto (2003) berpendapat bahwa analisis swot adalah suatu instrumen eksternal dan internal perusahaan yang sudah banyak dipakai. Analisis ini fokus pada basis data perkembangan organisasi atau perusahaan menggunakan pola 3-1-5. Arti dari pola tersebut adalah analisa dilakukan berdasarkan data perkembangan perusahaan atau organisasi tiga tahun sebelum analisis, kemudian tahun analisis dilakukan dan pasca analisis untuk perkembangan lima tahun ke depan. Kegiatan analisis ini dilakukan agar strategi yang diambil organisasi bisa dipertanggungjawabkan berdasarkan fakta dan dasar yang kuat.

Menurut Robinson dan Pearce (1997) analisis SWOT merupakan salah satu komponen penting dalam manajemen strategik. Analisis SWOT ini mencakup faktor intern perusahaan. Dimana nantinya akan menghasilkan profil perusahaan sekaligus memahami dan mengidentifikasikan kelemahan dan kekuatan organisasi. Kelemahan dan kekuatan ini kemudian akan dibandingkan dengan ancaman ekstern dan peluang sebagai dasar untuk menghasilkan opsi atau alternatif strategi lain.

Pendapat lain dikemukakan Rangkuti (1997) yang menyatakan bahwa pengertian swot adalah proses identifikasi berbagai faktor yang dilakukan secara sistematis agar bisa merumuskan strategi organisasi dengan tepat. Analisis dilakukan berdasarkan logika yang bisa mengoptimalkan kekuatan atau Strengths serta peluang atau Opportunities. Tapi secara beriringan, analisis ini juga harus bisa meminimalkan ancaman atau Threats dan kelemahan atau Weaknesses. Proses dalam pengambilan keputusan strategis diketahui memang selalu berhubungan langsung dengan kebijakan perusahaan, strategi, tujuan dan pengembangan misi. Artinya, perencana strategis harus menganalisa berbagai faktor strategis organisasi atau perusahaan mulai dari kekuatan, peluang, ancaman dan kelemahan. Tidak mengherankan jika analisa swot juga disebut dengan nama Analisis Situasi.

Pengertian analisis SWOT menurut Jogiyanto (2005)adalah suatu penilaian atas kelemahan-kelemahan dan kekuatan-kekuatan dari semua sumber daya yang dimiliki oleh organisasi. Hal ini juga mencakup tantangan yang akan dihadapi dan kesempatan eksternal ke depannya. Armstrong dan Kotler (2008) berpendapat bahwa pengertian analisis swot merupakan penilaian menyeluruh yang dilakukan terhadap kekuatan, peluang, kelemahan, dan juga ancaman suatu perusahaan. Kegiatan analisis ini sangat diperlukan agar perusahaan bisa menentukan strategi yang akan dilakukan perusahaan. Baik strategi promosi, strategi penjualan dan lain sebagainya.

Pengertian Analisis

Menurut Harline dan Ferrel (2005) fungsi analisa swot pada dasarnya adalah untuk memperoleh informasi terkait dengan analisis situasi kemudian mengurainya menjadi pokok persoalan internal berupa kelemahan dan kekuatan serta pokok persoalan eksternal yang meliputi ancaman dan peluang.

Setelah anda membaca ulasan lengkap mengenai pengertian analisis swot berdasarkan para ahli, agar lebih jelas, tentu Anda harus melihat secara langsung contoh analisis swot terlebih dahulu. Berikut ini adalah contoh dari analisa swot bisnis laundry.

Contoh Analisis SWOT :

1. Kekuatan (Strengths)

-Dibutuhkan masyarakat

-Lokasi laundry strategis dekat kos-kosan

2. Kelemahan (Weaknesses)

-Sampah plastik dan busa bekas sabun

-Biaya listrik membengkak

3. Peluang (Opportunitie)

-Segmen pasar jelas

-Jasa Laundry selalu dibutuhkan

4. Ancaman (Threats)

-Pesaing jasa laundry lain

-Suplay ketersediaan air menipis

Contoh Analisis SWOT Pada Perusahaan Astra :

Setelah itu yaitu contoh analisa SWOT pada perusahaan untuk memberi deskripsi dan pemahaman yang lebih terang, mengenai bagaimana praktik atau aplikasi yang sebenarnya.

Analisis SWOT PT. Astra Honda Motor (AHM)

Satu perusahaan dalam bagian industry manufacturing yang berawal dari nama PT Federal Motor ini sudah berkembang cukup cepat hingga jadi satu diantara perusahaan paling besar dalam taraf nasional.Nyaris sepanjang 1/2 era, PT Astra Honda Motor demikian menguasai pasar otomotif tanah air walau tidak luput dari gunakan surut yang sukses dilewati sepanjang perjalanannya.

Untuk ketahui bagaimana perusahaan ini bisa tetaplah berdiri tegak dan mengenai beragam hal yang sempat dihadapi oleh PT AHM, jadi di bawah ini yaitu contoh analisa SWOT yang kita peroleh.

STRENGTH (kEKUATAN)

Yaitu kemampuan yang jadikan modal basic PT AHM dalam meningkatkan perusahannya serta bentuk kemampuan untuk dapat berkompetisi dengan perusahaan beda di pasar :

• Kwalitas. Product yang dibuat oleh PT AHM memilii standar International hingga cukup diakui oleh orang-orang.
• Jumlah. Dengan mempunyai sebagian pabrik yang beroperasi, jadi produksi yang dibuat begitu maksimum.
• Branch Mark. Product Honda sudah jadi legenda untuk orang-orang Indonesia.
• Prestasi. Sudah banyak penghargaan yang disabet oleh PT AHM jadi bukti kalau ini yaitu perusahaan yang telah terkenal serta cukup banyak mempunyai kelebihan.
• Spare Part. Nyaris di semua tanah air bisa dengan gampang peroleh suku cadang aslinya.
• Dealer. Sudah menyebar bahkan juga sampai ke pelosok untuk mempermudah customer mencapainya.
•  Tehnologi. Senantiasa ikuti perubahan tehnologi otomotif hingga kwalitas yang dibuat oleh PT AHM tetaplah terbangun.
• Harga Product. Bukan sekedar melaunching product untuk kelas atas, PT AHM juga sering kali meluncurkan product dengan  harga rendah agar bisa mencapai semua bidang ekonomi beragam susunan orang-orang.

WEAKNESS (KELEMAHAN)

Tidak mutlak dengan semua kemampuannya, PT ASTRA HONDA MOTOR juga mempunyai bagian kekurangan. Di bawah ini yaitu analisa SWOT pada PT AHM untuk peroleh data tentang bagian kekurangannya hingga bisa jadikan motivasi untuk usaha perbaikannya.

Jenis serta Design. Bila dibanding dengan product otomotif dari perusahaan beda, motor Honda banyak ketinggalan pada point desainnya. Hal semacam ini beresiko pada rasa ketertarikan orang-orang yang mulai melirik product atau merk beda.  Product Premium. Terdapat banyak varian yang di keluarkan oleh PT AHM mempunyai harga yang cukup mahal terutama tipe premium seperti motor sport yang di produksinya.

Tiruan. Sekarang ini banyak product asing yang mengikuti spesifikasi dari product produk PT AHM dengan harga jual yang tambah lebih murah seperti product motor china.
Suku cadang KW. Demikian halnya dengan pembajakan spare part yang mana bila customer tidak cermat jadi juga akan memperoleh suku cadang yang berkwalitas jelek karna banyak barang emitasi mengedar dipasaran.

OPPORTUNITIES (PELUANG)

Selanjutnya yaitu kesempataan atau kesempatan yang bisa dibidik oleh PT AHM dalam persaingan perebutan pasar tanah air saat perubahan otomotif makin cepat. Jumlah Masyarakat. Tingkat populasi masyarakat yang cukup besar adalah pasar mungkin yang bisa jadikan jadi tujuan penjualan product. Makin banyak masyarakat peluang untuk jual product semakin banyak begitu terbuka lebar.

Ekspansi export. PT Astra Honda Motor sudah lakukan eksport produknya ke negara yang tengah berkembang. Ekspansi ini butuh dikerjakan untuk meningkatkan market share serta penambahan penjualan dan pelebaran jaringan pada product yang akan dipasarkan.

Keyakinan Honda Japan Corp. Keyakinan yang memiliki brand Honda dari jepang pada PT Astra Honda Motor adalah satu kesempatan untuk selalu meningkatkan potensi yang ada pada PT Astra Honda Motor. PT Astra Honda Motor selalu bekerjasama manfaat melindungi kestabilan jalinan serta perubahan tehnologi paling baru.

THREAT (ANCAMAN)

Lengkapi contoh analisa SWOT pada point paling akhir yakni lakukan analisis pada bermacam ancaman yang mungkin saja juga akan senantiasa dihadapi oleh PT AHM saat meniti perjalannya dalam industri bagian otomotif.

Produsen beda. Lihat perubahan dari produsen beda, seperti Yamaha yaitu satu diantara kompetitor terberat dalam bidang industri otomotif nasional yang senantiasa berbenah serta mendatangkan desain dan tehnologi paling baru.

Kebijakan Pemerintah. Mungkin saja sering luput dari perhatian bahwasannya ketetapan yang di buat oleh pemerintah terkadang cukup besar pengaruhnya pada keberlangsungan satu industry seperti kenaikan harga BBM.  Uang muka credit. Lihat sebagian product otomotif yang lain, Honda masih tetap membanderol uang muka credit yang cukup tinggi hingga menyusahkan customer untuk mencapainya.

Rangkuman :

Menarik rangkuman pada contoh analisa SWOT pada PT Astra Honda Motor kesempatan ini yaitu kalau kesempatan pasar yang cukup besar dengan tingkat keyakinan orang-orang yang telah tumbuh nyaris 1/2 era, jadi semua bentuk ancaman dan kekurangan yang ada pada PT AHM masih tetap bisa teratasi dengan baik.

Apakah anda sudah mendapatkan gambaran jelasnya mengenai Analisis Swot ? Dengan melihat ulasan definisi dan contoh penerapan analisis SWOT pada bisnis laundry diatas, tentunya anda sudah mulai memahami mengenai analisis swot. Lalu apa manfaatnya ? Berikut ulasan mengenai manfaat analisis SWOT itu sendiri.

Manfaat Analisis SWOT :

Faedah dari analisa SWOT yaitu didapatnya satu kiat untuk beberapa stakeholder untuk mengambil keputusan beberapa fasilitas sekarang ini atau kedepan pada kwalitas internal ataupun eksternal. Dengan terdapatnya 4 aspek sama-sama terkait, jadi analisa ini juga akan memberi keringanan dalam wujudkan misi serta visi satu perusahaan atau organisasi spesifik.

Satu diantara faedah analisa SWOT dalam bagian usaha umpamanya, jadi analisa SWOT juga akan berguna bila sudah ditetapkan dalam usaha apa perusahaan beroperasi, menuju ke arah mana perusahaan di masa depan, serta ukuran apa sajakah yang dipakai untuk menilainya kesuksesan manajemen dalam menggerakkan misi untuk wujudkan visinya.

Sekian ulasan lengkap mengenai pengertian analisis SWOT beserta contoh dan juga manfaat dari analisa swot. Dengan adanya ulasan di atas, semoga wawasan Anda semakin  bertambah, khususnya untuk anda yang sedang belajar membuat analisis SWOT.

Sumber : Pengertianparaahli.com 

ADMINISTRASI PROJECT DAN PENGGUNAAN STAMP ISO 9001

Dibeberapa Proyek , Prosedur Proyek dilaksanakan berdasarkan Tingkat Leadersip Project Manager , Apabila Soft skill dan Hardskill Dari Project Manager lemah, maka akan ada beberapa Prosedur proyek yg tidak dilaksanakan , salah satunya yang sering tidak berjalan adalah masalah Stempel Dokumen Standar ISO .

Adapun Administrasi yang harus ditertibkan adalah :

1. Serah terima Dokumen menggunakan lembar Transmittal yg telah disediakan oleh Kantor Pusat .
2. Tidak menfile dokumen yg berbeda dalam satu odner, Semua Jenis Dokumen dipisahkan dalam odner tersendiri ataupun diberi penyekat dan diberi label .
3. Monitoring dokumen penting, Semua Transmittal di catat kembali dalam bentuk Monitoring tranmittal berdasarkan nama Dokumen . Contoh : Monitoring Shop drawing  list , Monitoring material approval , Monitoring RFI , dll serta diberi nomer urut .
4. Prosedur ISO dijalankan dilapangan, Pengajuan permintaan material atau PPM menggunakan Form ISO terbaru , Dg Kolom TTD PC/SM/Kadiv tercetak dalam form tsb .
5. Surat ke External termonitoring, Surat keluar diberikan Nomer surat keluar yg urut , dan diberikan List / daftar surat keluar .(Boleh satu odner dg surat masuk dan diberikan pembatas)
6. Penerimaan Surat dari eksternal, Semua surat masuk baik dari MK dan Owner ataupun stockholder lain dituliskan tanggal terima pada Surat tsb dan di tanda tangani .
7. Membuat softcopy semua hasil penyelesaian pekerjaan, Berita Acara, Material Approval dan Surat penting yg ada Approval Owner  agar di Scanner dan dimasukkan dalam Folder softcopy tersendiri .
8. Semua BQ , Kontrak dan Gambar Asli dari Owner bersifat Confindential (Rahasia) hanya dipegang oleh PM
9. Laporan MPR project diserahkan setiap tgl 25 setiap bulan.
10. Tertib penggunaan Stampel ISO 9001 : 2015 . Setiap proyek diberikan 1 (Satu) Set Stampel ISO yang penggunaannya sbb :

• Absolut untuk semua Dokumen yg tidak terpakai lagi , dan tidak boleh beredar apalagi dipakai sebagai acuan dilapangan hanya sebagai dokumen arsip.
• Control Copy untuk Semua dokumen yg dipakai dilapangan harus menggunakan Stampel ini , dan didistribusikan kepada satu penanggung jawab (Mandor) , apabila ada revisi maka dokumen ini ditarik dan di stampel Absolut , serta diberikan penggantinya dg stampel Control Copy. 
• Original adalah Dokumen dengan tanda tangan Asli dan tidak diperkenankan untuk dibawa ke lapangan . dilapangan cukup Foto Copy dengan stampel Control Copy.
• Uncontrol Document Adalah stempel yg diberikan kepada pihak lain , Tercatat dalam listing distribusinya namun tidak dikontrol apabila ada pembaharuan . 

      Hal Lain yang perlu menjadi perhatian juga adalah :

1. Semua permintaan Peralatan kantor, kelengkapan personel yg sifatnya diluar Material Menggunakan Memo.
2. Pengajuan TDP dan BBY diharapkan menggunakan Format standar . 
3. Stampel  untuk Project harus tertera nama project dibawah Logo Perusahaan. 
4. Rekapitulasi penggunaan TDP/BBY selalu diupdate pada setiap pengajuan, agar diketahui besaran Overhead atau prelim yg telah dikeluarkan.
5. Selalu membuat IPL sebelum memulai pekerjaan. (Ijin pelaksanaan lapangan) dilengkapi dengan Shopdrawing approval dan material yg telah disetujui. Semua dokumen IPL juga termonitoring. 
6. Setiap Meeting internal ataupun meeting dg Subcon apalagi dengan Owner risalahnya selalu tercatat pada Notulen meeting Form, disertai dg daftar hadir, serta ditanda tangani bersama setelah selesai meeting .