KEBOCORAN KEBOCORAN PROJECT

By Bustan .

(JABABEKA CASE) Kebocoran ataupun pemborosan pada project bila dipilah ada beberapa item yg bisa kita pisahkan , apakah itu masuk dalam katagori pemborosan pada tenaga kerja ataukah pemborosan dalam material atau bisa juga keduanya, tapi yg pasti kebocoran tersebut terjadi karena kesalahan system dan Factor Human Error, baik pada saat kontrolling maupun pada saat pelaksanaan.

1. Kebocoran pada saat pelaksanaan (Internal)

Kebocoran pada saat pelaksanaan yg signifikan dapat kita temui pada beberapa  hal berikut ini ;

- Pemborosan pada tenaga pelaksana , biasanya terlihat pada mapping pekerjaan di bandingkan dengan jumlah pekerja yg hadir. Dimana jumlah mapping pekerjaan minim, tapi pembayaran harian pekerja kenaikannya signifikan.

- Pemborosan pada penggunaan material. Pemborosan penggunaan material bisa dikarenakan kehilangan, tidak terdata ataupun hilang atau habis pada saat pengerjaan, fungsi orang logistik disini dan Spv berperan sangat aktif.pengeluaran harian yg diambil oleh pekerja di monitor oleh spv penggunaannya .

 
- Pemborosan pada pekerjaan yg berulang dan defect defect. Pekerjaan yg dari awal tidak memenuhi spec atau kualitas akan menjadi pekerjaan berulang, dimana perbaikan yg dilakukan oleh team kedua setelah team pertama menyelesaikannya secara asal,biasanya dikarenakan pekerja bukan skill atau bisa juga kesalahan pembacaan gambar.

- Pemborosan pada pekerjaan salah desain. Pekerjaan salah desain apabila PM atau SM bisa berdiplomasi akan menjadi pekerjaan tambah tersendiri, namun ada kalanya pihak PM atau SM menerima begitu saja perubahan tanpa menuntuk SI atas perubahan yg dilakulan.

- Pemborosan karena salah schedule. Kesalahan schedule pekerjaan bisa dikarenakan tidak difahaminya urutan pekerjaan oleh PM ataupun SM dilapangan, sehingga apa yg seharusnya didahulukan dikerjakan pada sesi kedua yg akhirnya butuh pembongkaran atau pengerjaan ulang sesuai urutan. Pada kasus lain bisa juga pada schedule pengiriman material utama, dimana pengaturan keuangan proyek untuk sesuatu yg tidak bisa diprogres merupakan pemborosan tersendiri, dimana pihak keuangan dituntut membayar sesuatu yg belum bisa ditagihkan. Apabila sumber keuangan dari pinjaman bank, maka keterlambatan pembayaran merupakan besarnya bunga bank yg hatus dibayarkan .

2. Kebocoran pada saat controlling awal (Internal)

Kebocoran pada saat kontrolling sebenarnya merupakan mis pada prosedur, bisa karena tidak menjalankan prosedur atau juga dapat dikarenakan tidak ada prosedur. Kebocoran pada saat controlling bisa berupa :

A. Pada saat penentuan subcon tidak menerapkan prosedur pembanding, sehingga penetapan subcon tidak berdasarkan penawaran terbaik.

B. Pembelian material dg menggunakan Cash tapi tidak membandingkan harga dengan SPB yg telah dikeluarkan. Apabila harga SPB > pembelian cash, maka hal tsb bisa dikatakan wajar mengingat pembelian dg SPB dg pembayaran berjangka. Apabila SPB< pembelian cash,maka hal tersebut perlu dipelajari kembali.

C. Mengontrol permintaan material dan mengantisipasi permintaan berulang yg akhirnya over stock, kebanyakan logistik malas membuka form permintaan lama, apalagi dalam form tersebut bermacam macam permintaan, akhirnya karena material yg diminta tidak datang dilapangan, akhirnya team lapangan menerbitkan permintaan baru. Perlu disusun prosedur agar permintaan tidak berulang.

D. Pembelian material tidak mengacu pada data base terakhir. Item pemborosan ini sebenarnya hampir mirip dg item B. Hanya saja lebih ditekankan pada system data pada tiap perusahaan, yg seharusnya update harga terakhir pada system sudah terdistribusi sehingga tidak perlu melakukan negosiasi ulang dg supplier. Kejadian yg sering ditemukan adalah disaat kembali membutuhkan material yg sama kembali dilakukan negosiasi. Keseragaman team logistic dalam melaksanakan prosedur ini sangat diperlukan.

E. Pemborosan pembayaran tenaga kerja akibat ketiadaan material dan peralatan yg dibutuhkan . 

3. Adanya Denda keterlambatan pelaksanaan (External)

Keterlambatan pelaksanaan dari jadwal yang direncanakan sekitar 3 Bulan melebihi target yg disepakati dalam kontrak akan berakibat pada denda sebesar 16jt perhari dari tanggal kesepakatan. namun hal tersebut seharusnya bisa di counter dengan hal hal sbb :

A. Harga kontrak mengacu pada BQ yang dibagi 2, namun pelaksanaan realisasinya memenuhi semua gambar Tender . adanya perbedaan 2x dari volume pengerjaan menjadikan kemunduran penyelesaian .

B. Masih timbulnya SI (Site Instruction) setelah masa kontrak berakhir mengakibatkan mundurnya jadwal pelaksanaan, seharusnya dengan timbulnya SI , JTI bisa mengajukan nilai Prelim sesuai jangka wktu pelaksanaan S.I . 

C. Adanya beberapa desain yang belum final disepakati antara owner dan konsultan, mengakibatkan beberapa pekerjaan di Hold dan serta ditunda , termasuk pekerjaan Feeder yang seharusnya masuk dalam kontrak utama .

Begitulah kura kuranya...
Jababeka 21 dec 2016

7 CARA MENGATASI RASA TAKUT

Didapat dari group sharing Motivasi, entah kawan dari mana datangnya tulisan ini, namun sangat baik untuk disimak.

Perasaan takut gagal kadang datang di pikiran padahal kita sebenarnya tahu, jatuh bangun saat menjalankan proses mencapai cita-cita merupakan hal biasa.

Seringkali jika anda memikirkan kegagalan, bisa jadi itu akan benar-benar terjadi di kemudian hari karena, otak anda sendirilah yang menciptakan mindset tentang hasil yang akan didapat.

Tapi tahukah anda? Pribadi yang sukses justru memiliki kenyamanan di tengah ketidakpastian, itulah dinamika tantangan.

Dan mereka tahu jalan yang dilalui pasti berliku serta ada harga yang harus dibayar untuk mencapainya (usaha dan pengorbanan).

Pertanyaannya adalah, apa yang sebenarnya dipikirkan oleh seorang yang sukses berjibaku menaklukkan tantangan, sehingga mereka tidak takut sedikitpun akan kegagalan ?

Apa saja kiat-kiat yang harus dibangun untuk menjaukan kita dari segala pikiran negatif tentang kegagalan ? Langsung saja inilah penjelasannya.

1. Biasakan Berpikir Positif
Seperti permasalahan di awal, apa yang dipikirkan akan menjadi kenyataan karena otak kita sendiri yang menciptakan mindset tentang hasil yang akan didapat. Pola pikir yang selalu takut dengan kegagalan menjadikan anda pribadi yang penakut dan tidak mempunyai mental baja.

Bagaimana tau hasilnya, perang saja belum kok sudah mikir kalah ? Yang pertama harus dipahami adalah pada dasarnya yang ditakutkan belum terjadi. Jangan menyibukkan diri memikirkannya.

Selalu berpikir positif menjadikan anda pribadi yang optimis dengan hasil yang akan diperoleh. Selain itu, ketika berpikir positif justru otak akan lebih mudah melihat solusi dibandingkan rasa takut akan gagal.

2. Pahami Penyebab Ketakutan
Di kehidupan ini selalu terjadi suatu peristiwa karena ada sebab yang memicunya. Seperti halnya timbul asap pasti ada api yang memicunya. Ketika anda merasa ragu, takut ataupun gelisah dalam perjalanan mencapai impian pasti ada sesuatu yang mendasari hal tersebut terjadi.

Tapi sayangnya kebanyakan orang sulit berpikir jenih untuk memahami apa akar penyebab perasaan ini.

Solusinya, lihatlah pada diri sendiri…. Apa pemicunya ? Apakah akar penyebabnya bisa diatasi ?

Seperti seseorang yang tidak bisa berpidato di depan umum dan pada saat itu juga, ia tidak mampu berbicara dan kehilangan semua ide-ide pidato yang sudah dipikirkan. Hanya ada dua penyebab dari permasalahannya, yaitu ia benar-benar tidak mampu berpidato ataukah memang kurang persiapan.

Dan jika memang penyebabnya bisa diatasi, maka hancurkanlah tembok penghalang agar anda bisa keluar dari keterpurukan. Caranya adalah yakin dengan diri sendiri bahwa anda mampu mengatasinya, kemudian pikirkanlah langkah tepat yang harus dilakukan.

3. Fokus Pada Hal Penting Menunjang Kesuksesan
Resiko gagal pasti ada di setiap langkah-langkah menuju kesuksesan. Tapi kebanyakan orang justru hanyut dengan perasaan ini. Lebih baik anda menyibukan diri untuk fokus hal penting berpotensi meningkatkan produktifitas. Misalnya merencanakan promosi produk, riset kebutuhan konsumen atau membaca buku bisnis.

Dan ketika anda selalu menyibukkan diri untuk hal ini, rasa takut yang sering menghampiri akan tidak terpikirkan lagi. Semua akan tergantikan dengan hal baik dan lama-kelamaan badan serta jiwa anda akan membiasakan diri untuk sukses.

Mengapa bisa seperti itu ?

Ini berkaitan dengan istilah “Biasa karena terbiasa”. Jika sudah terbiasa melakukan step by step tentang rencana mengembangkan diri, berarti anda membiasakan jadi orang sukses. Tidak ada lagi keraguan di setiap langkah panjang nan terjal merengkuh segumpal harapan.

4. Keberanian Untuk Menghadapi
Kalau dalam upaya memulai bisnis misalnya, anda kadang dituntut selalu berani mengambil keputusan dan resiko walaupun seorang pemula sekalipun. Maukah anda menguras isi tabungan, menjual barang berharga atau menggunakan semua modal untuk totalitas berbisnis ?

Jika anda tidak punya keberanian, apa yang saya tanyakan tadi tidak mungkin dilakukan. Bukan perkara mudah memang memutuskan sesuatu yang penuh resiko. Tapi kenapa seorang pengusaha sukses selalu yakin dengan pilihannya ?

Kuncinya bukan sekedar berpengalaman, pintar ataupun nekad. Tapi lebih kepada keberanian dan perhitungan yang telah dilakukan. Karena dari semua ini, akan menciptakan optimisme di setiap pilihan yang mereka jalani.

Pikiran takut gagal pun akan menghilang tergantikan oleh jiwa-jiwa yang selalu optimis di setiap langkah keberanian menuju kesuksesan.

5. Hargailah Proses Jangan Terlalu Memikirkan Hasil
Ingin cepat kaya dan sukses — mungkin semua orang juga menginginkannya. Kata-kata ini sungguh sangat mudah diucapkan tapi lihatlah kenyataannya.

Semua tidak semudah yang dibayangkan, ternyata banyak kegagalan dan pengorbanan harus dilalui. Apa jadinya jika anda terlalu memikirkan hasil, kemudian semua tidak seperti yang diharapkan ?

Sekali jatuh, anda akan terperosok ke jurang paling dalam. Keinginan sukses seketika hilang tergantikan dengan pikiran “Modal habis, belum sukses. Mungkin saya tidak punya bakat jadi orang sukses. Mungkin bakat saya memang jadi orang gagal”.

Dan pada akhirnya kesuksesan hanya akan jadi mimpi di setiap malam.

Tapi hasilnya akan berbeda jika anda paham dan menghargai proses bahwa pencapaian tidak akan mudah. Kegagalan pasti dialami tapi bukan berarti harus takut gagal.

Anda harus menghargai setiap proses ini untuk fokus pada pelentingan produktivitas dan daya kinerja Anda.

6. Ubah Rasa Takut Menjadi Motivator
Perasaan takut gagal juga dapat dijadikan senjata terbesar meningkatkan kinerja anda dalam berproses meriah cita-cita. Omset menurun, terjadi krisis perekonomian, persaingan semakin ketat atau perusahaan hampir bangkrut memang begitu menyakitkan untuk dialami.

Membayangkan peristiwa terburuk seperti ini secara otomatis bisa membuat anda mencoba menghindarinya. Di saat yang bersamaan akan membuat diri sendiri berusaha lebih giat dan termotivasi membuat jalan dan gagasan agar tidak ikut terperosok ke dalamnya.

7. Lihat Kembali Kemampuan Diri
Semua usaha tampaknya suda dilakukan, namun kenapa masih bisa gagal?

Lihat kembali diri sendiri, hanya ada dua hal yang menjawab pertanyaan ini. Anda salah perencanaan atau justru tidak mampu melakukan semuanya?

Apakah ada yang keliru dari strategi hidup yang Anda pilih? Ataukah karena memang kompetensi dan skills-mu yang masih jauh dari harapan?

Lakukan instrospeksi : merenung ke dalam relung sanubari, untuk kemudian merajut sejumlah solusi. Ini jauh lebih maknyus daripada sekedar mengeluh, atau menyalahkan pihak lain.

Itulah beberapa point penting untuk anda, tentang langkah jitu mengatasi rasa takut gagal saat berbisnis.

Jika anda ingin belajar lebih banyak tentang ilmu pengembangan diri, baca juga panduan memulai sukses dan tepat sasaran ini, agar segala sesuatu tentang impian anda bisa terwujud.

Dan selalu kenanglah kalimat ini : RASA TAKUT YANG TERBESAR ADALAH RASA TAKUT ITU SENDIRI

FAKTOR PENGHAMBAT PERCEPATAN PADA PROJECT JABABEKA

Beberapa hal yg menghambat pada proses percepatan proyek Jababeka adalah :
1. Team yg tidak full
Istilah team tidak full disini adalah kekurangan salah satu posisi yg dibutuhkan dalam satu project. Untuk project Jababeka posisi posisi yg kosong tersebut adalah Engineer dan drafter. Ketiadaan personel pada posisi tersebut menjadikan projek tidak prosedural, dimana proses approval desain dan shop drawing yg dibutuhkan dalam pelaksanaan lapangan mis sehingga terjadinya beberapa perubahan instruksi dilapangan, dan terjadinya bongkar pasang pekerjaan menjadi salah satu penghambat lajunya penyelesaian .

2. Penyimpangan yg terlalu jauh antara BQ kontrak dan gambar tender.
Penurunan satu paket pekerjaan yg berdasarkan BQ tanpa memberikan gambar tender akan menjadikan pertanyaan pada saat pelaksanaan lapangan. Adanya beberapa pekerjaan yg akan dianggap sebagai pekerjaan tambah oleh Subcon akan menjadikan penghambat pada pelaksanaan apabila tidak diputuskan segera. Ketiadaan gambar akan menjadikan komparasi status antara BQ dg kondisi terpasang dilapangan. Apabila kondisi terpasang lebih banyak akan menjadikan pengajuan melebihi budget project, apabila tidak diimbangi oleh pengajuan pekerjaan tambah atas deviasi yg terjadi. Untuk hal tersebut dibutuhkan Quality surveyor yg jeli melihat antara BQ dan aktual apalagi pekerjaan tidak bersifat lump sump.

3.Adanya banyak instruksi bypass
Ketiadaan approval atas shopdrawing resmi akan menjadikan gambar gambar lapangan tidak memiliki kekuatan , ditambah apabila ada beberapa gambar yg direvisi maka akan menjadikan lebih komplek, antara penarikan gambar terdahulu dg pendistribusian gambar baru. Biasanya untuk mencoba membenarkan hal tersebut akan ada banyak instruksi by pass ,baik yg akan diinstruksikan oleh konsultan ataupun owner. Dan turunnya SI untuk mengisi kekurangan dari design yg tidak lengkap

4.Akan adanya banyak permintaan material yg salah atau kurang.
Desain yg tidak akurat dan adanya beberapa kali revisi akan mengakibatkan banyaknya permintaan material yg salah atau bahkan kurang, hal tersebut berpengaruh sekali pada waktu pelaksanaan project, apalagi project dg tenggat waktu yg singkat. Sampai akhir proyek akan banyak dikeluarkan S.I , banyaknya Material yg berlebihan serta adanya material yg tidak diperlukan. Untuk mengurangi hal tersebut perlunya team logistik yg kuat, bahkan yg bisa memenuhi permintaan dalam waktu jam saja. Adanya konsep konsep inventory menjadi tidak berlaku.

5.Sepenuhnya mengandalkan team konsultan
Konsultan adalah team yg sangat dibutuhkan dalam melaksanakan pekerjaan yg diinstruksikan, terlepas adanya gambar atau tidak,akhirnya menjadikan team konsultan sebagai pengawas project secara langsung. Keberadaan PM akan menjadikan pelengkap antara kebutuhan pekerja lapangan dan ketersediaan material dilapangan.

6.Penambahan pekerjaan tanpa memperpanjang waktu pelaksanaan
Turunnya instruksi instruksi yang diturunkan dengan status Urgent tanpa menambah jangka waktu pelaksanaan , akan mempengaruhi pos pos pekerjaan yg lain terlebih lagi adanya pekerjaan tambahan tersebut tanpa menambah personel..

7.Koordinasi SIPIL dan ME
Dalam pelaksanaan proyek koordinasi antar paket pekerjaan sangat penting, terlebih lagi bila dalam satu pekerjaan terkait banyak pekerjaan, biasanya kita bagi dalam paket ME dan sipil. Pada prosesnya kendala kendala dan urutan pekerjaan harus lebih jelas terkait paket yg termaktub dalam pekerjaan. Urutan pekerjaan skala prioritas dan tgl finish menjadi awal pelaksanaan paket setelahnya, terkait dengan pengadaan material harus sudah berada didalam plan schedule.

Ditulis di Jababeka I .
25.10.2016

MENGURAI KETERLAMBATAN SEBUAH PROJECT

Dalam pelaksanaan proyek, telah kita ketahui adalah pekerjaan yg dilaksanakan dalam suatu interval waktu yg telah ditentukan kapan dimulai dan pengkhirannya.

Dalam pelaksanaan pengukuran keterlambatan biasanya direview melalui S Curve yg dibuat berdasarkan BQ atau Bill of Quantity project .

Dalam menghadapi S Curve yang memiliki trend Negatif. Ada beberapa hal yg perlu kita tinjau , akan lebih mengena apabila kita meninjaunya berdasarkan Fish Bone diagram atau Ishikawa diagram. Disamping itu tentu saja nilai pembobotan yg disepakati apakah sudah dirasa fair, misalnya :

•  Mos 60%, 
• Pekerjaan instalasi sampai testing 95% dll 

Kita ketahui kontent Ishikawa Diagram (5M+1E) adalah :
1. Manusia  -------------> Peninjauan dari sisi manusia / tenaga kerja
2. Material  -------------> Peninjauan dari sisi ketersediaan material
3. Methode -------------> Peninjauan dari sisi methode, gambar kerja dan approval
4. Machine -------------> Peninjauan dari sisi peralatan kerja
5. Environment --------> Peninjauan dari sisi lingkungan kerja 

Apabila trend S Curve negatif, maka pertama tama yg perlu ditinjau adalah kontent pembuatan S Curve dan Perhitungan Progres, dimana dalam pembuatan kedua tools ini sering didapati kesalahan Aritmetik.

Apabila dari BQ dan perhitungan bobot sudah dirasa tidak ada masalah, maka tahap berikutnya melihat methode dan approval yang biasanya dilihat dari Monitoring transmittal :
1. Approval pengajuan material
2. Approval Shop Drawing
3. Approval ijin kerja
4. Urutan pekerjaan
5. Urutan kedatangan material

Setelah semua approval tidak menghadapi kendala, Approval yg tidak memiliki kendala dilihat pada monitoring dokumen approval (pencatatan keluar dan masuknya sebuah dokumen sampai approval).

Monitoring dokumen approval biasanya dikendalikan oleh administrator project dan harus direview oleh Project Manager.

Step berikutnya adalah melihat Resources yg tersedia, yg masuk dalam katagori resources yaitu ;
1. Material , baik material utama ataupun material bantu.
2. Peralatan kerja baik yg langsung seperti tools dan penunjangnya .
3. Peralatan fasility , bisa berupa scafolding, forklip , dll

Melihat semua kelengkapan tersebut tersedia , baru kita menghitung man power yg dibutuhkan atau Human Resources, man power terbagi atas :
1. Tenaga skill
2. Tenaga semi skill
3. Tenaga helper

Tugas seorang PM atau project Manager adalah bagaimana meracik komponen komponen itu sehingga proyek bisa berjalan dengan lancar. Dan yang paling penting bagi seorang PM adalah menguasai Manajemen Proyek sebagai penunjang semua kegiatan pelaksanaan , untuk hal itulah maka seorang PM akan dibantu oleh beberapa staff seperti :
1. Site Manager
2. Site Engineer
3. Drafter
4. Administrator
5. Logistik
6. Quality Control
7. Quality Assurance
8. Supervisor
9. Tenaga K3
10. Keamanan

Namun bisa jadi posisi tersebut diatas tidak masuk dalam team internal, maka bisa diadakan oleh team subcon sebagai mitra pelaksana di proyek.

Ada beberapa project tidak memenuhi semua posisi staff dilapangan asal ada beberapa personil yg bisa merangkap pekerjaan dan melihat besar kecilnya sebuah proyek .

CERITA DARI JABABEKA

Pertama kali diterjunkan di proyek ini berat rasanya, karena harus mengikuti aturan K3 yg berbelit belit seperti kudu ganti sepatu safety, ikut TBM , induksi, harus kontrol dan keliling pabrik yg luas, menemui debu bongkaran yg gatal ..hemm sebuah tantangan.

Setelah bertahan 3 hari baru terasa ritme kerja dari team yang belum kompak , yang merupakan salah satu target yg harus diselesaikan .
Dengan beberapa kali terjadinya penurunan jumlah tenaga kerja juga menjadi perhatian , belum lagi ditambah adanya jam coffe break yang sama sekali tidak berguna, mengapa ? Karena masuk jam 08.00 setelah itu break jam 10.00 lalu istirahat jam 11.30 , pikir saja berapa waktu yg terbuang, padahal project ini fast track dimana waktu tinggal sebulan lagi.

Melihat beberapa hal seperti :
1. Progress yg lambat kenaikannya.
2. Material yg lama datangnya .
3. Sequence kerja yg tidak berurutan dan saling tunggu.
4. Man power yg kurang dan tidak skill
5. Tenaga supervisi yg minim
6. Koordinasi dg pihak konsultant dan owner yg buruk.
7. Peralatan kerja yg kurang
8. Fasilitas kerja yg minim.
9. Ijin kerja yg lama, untuk mengajukan ijin kerja pemasangan fire fighting harus drain air di pipa, dan ijin harus dimintakan minim 2 hari dari tanggal pelaksanaan.
10. Adanya beberapa area yg belum putus dari segi desain sampai rev ke 22.
11. Turunnya beberapa S.I yang mempengaruhi interval waktu kontrak utama
12. Pekerjaan ini adalah renov, dalam kata lain kita harus membongkarnya terlebih dahulu baru membangun yg baru.

Beberapa subcon berkerja seperti keong, membuat otak dan pikiran jadi stress....

Melihat situasi demikian ,setelah menguraikan beberapa situasi yg dianggap mempengaruhi interval dan ritme kerja langkah langkah yg diambil diantaranya adalah sbb :

1. Progres yang lambat kenaikannya .
Mungkin perlu melihat lagi secara keseluruhan dari paket yg kita terima, mapping pada setiap paket amatlah sangat diperlukan, sehingga diketahui paket pekerjaan yg mana, yg perlu mendapat perhatian. Uraikan permasalahan dengan theory Fishbone diagram dan temukan kesalahan utama. Namun dari sisi perhitungan BQ juga perlu direview apakah ada kesalahan aritmetik dalam memasukkan angka angka, terutama melihat kembali apakah ada MoS pada kesepakatan kontrak yg bisa mendongkrak progres tersebut.

2. Material yg lama datangnya.
Melihat permasalahan klasik ini rasanya selalu ada dalam setiap project, apakah itu terkait dengan masalah pembayaran Subcon ataupun kesalahan team logistik dalam systematis kerjanya, memang sudah seharusnya permasalahan keterlambatan material ini diminimize agar laju percepatan pekerjaan di project tidak terhambat. Yg lebih penting lagi adalah bagaimana team lapangan dalam menjabarkan BQ dan gambar sehingga permintaan material bisa akurat .

3.Sequence kerja yg tidak berurutan dan saling tunggu.
Sequence kerja adalah hal yg sangat penting dalam pelaksanaan proyek. Untuk hal ini diperlukan kepiawaian seorang PM bagaimana mengurutkan pekerjaan pada action plan, baik action plan mingguan, bulanan, bahkan dalam action plan keseluruhan. Adanya ketelitian dalam membaca Curva S baik dalam menguraikan sequence per sequence juga harus melihat item item pekerjaan instalasi dan equipment.
Adanya area bongkaran dalam kontrak dalam beberapa paket pekerjaan sebaiknya dipisahkan pada beberapa subcon.
Paket bongkaran masuk dalam pekerjaan subcon adalah hal yg menjadikan subcon saling tunggu,saling tunjuk,dan saling menyalahkan. Perlu dirubah system kedepan dimana paket bongkaran seharusnya menjadi satu paket pekerjaan tersendiri .

4.Man power yang kurang dan tidak skill
Sudah menjadi kebiasaan , dalam memenuhi jumlah pekerja dan mengejar angka yg diharapkan oleh owner, terkadang mandor mangambil tenaga yg unskill ,selain jumlahnya yg kurang terutama dalam pekerjaan fast track , skill pekerja yg tidak mumpuni juga mengakibatkan progress berjalan sangat lambat, ada baiknya kita bisa membuka mata para subcon bahwa banyaknya tenaga kerja tanpa skill adalah pemborosan . Kecuali pekerjaan itu banyak yg tidak memerlukan tenaga skill seperti pekerja pengangkut ataupun tenaga kasar seperti kebersihan. Tapi apakah perlu sebanyak itu. Hal ini yg perlu di review.

5. Tenaga supervisi yg minim
Dalam hal pengadaan tenaga skill sebenernya berbanding lurus dengan pengadaan supervisi, yg mengarahkan sesuai shop drawing ataupun squence kerja yg dibutuhkan. Tenaga supervisi yg minim sama dengan kita mengerahkan jumlah tenaga yg banyak tapi unskill .

6.Koordinasi dengan pihak Konsultant dan Owner.
Salah satu unsur dalam manajemen proyek yg penting adalah Manajemen komunikasi, Manajemen komunikasi tidak hanya di harfiahkan dalam komunikasi verbal namun instruksi instruksi dalam bentuk memo, site memo,surat masuk, form form termasuk dalam manajemen komunikasi. Kurangnya komunikasi dan koordinasi dengan pihak Konsultant dan Owner menjadikan miss dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu hal yg penting adalah pelaporan pihak kontraktor ke Owner diantaranya laporan harian,mingguan,bulanan dll agar komunikasi berjalan dua arah .

7. Peralatan kerja yg kurang
Banyaknya pekerja tanpa peralatan yg dibutuhkan, ataupun saling pinjam antar pekerja merupakan salah satu penghambat dalam percepatan pelaksanaan proyek.

8. Fasilitas kerja yg kurang
Fasilitas kerja kita bedakan dengan peralatan kerja, fasilitas kerja bisa berarti hal hal yg ikut menunjang suatu pekerjaan seperti lampu kerja,listrik kerja, scafolding, catwalk, dll. Bayangkan saja ada pekerjaan diketinggian namun kurang atau bahkan tidak ada scafolding. Mungkinkah pekerjaan tersebut bisa dilaksanakan. Pengadaan scafolding ditiap area akan memudahkan pekerja melakukan pekerjaan di area ketinggian. Namun ingat untuk safety tetap gunakan bodyharnes dan itu juga merupakan fasilitas kerja.

9.Ijin kerja
Kita harus bisa memprediksi berapa lama sebuah ijin kerja yg dikeluarkan oleh pihak owner, seandainya ijin kerja diperlukan 2 hari ,maka untuk melakukan pekerjaan yg memerlukan ijin kerja, ijin kerja dimasukkan H-2.

10.Area yg belum final dari sisi desain
Perlunya koordinasi dan komunikasi intensif dengan pihak konsultan dan owner dalam mengatasi hal ini. Adanya desain yg mempengaruhi waktu pelaksanaan perlu untuk dilayangkan surat permohonan pengunduran waktu pelaksanaan.

11.Turunnya beberapa S.I yang baru
Bukannya kita tidak suka dengan turunnya S.I , karena turunnya SI identik dengan penambahan pemasukan bagi perusahaan, namun perlu diperhatikan, apakah turunnya SI mempengaruhi waktu pelaksanaan . Apabila Ya maka kita wajib meminta penambahan waktu penyelesaian.

12. Proyek Renovasi
Ada kelebihan dan kekurangan untuk proyek renovasi , yaitu pada masalah pembongkaran bangunan ataupun instalasi yg lama. Proyek renov memiliki tingkat kesulitan yg jauh lebih tinggi terlebih lagi apabila pengaturan sequence pelaksanaan yg buruk . Apabila salah yg harusnya tidak dibongkar bisa menjadi terbongkar. Namun ada sisi keuntungannya juga yaitu material yg bisa digunakan bisa kita manfaatkan untuk mengurangi biaya pengadaan material,namun tentu saja semua harus dengan ijin owner dalam pelaksanaannya .

Jababeka 1 cikarang industrial park

BEBERAPA KESALAHAN MANAGER PROJECT

By Bustan 

Project Manager di berbagai dunia konstruksi sebagian besar memiliki wewenang yang dominan dalam mengatur jalannya sebuah proyek, agar proyek yang dikelola dan dipimpinnya selesai tepat waktu, memiliki kualitas yang bagus, serta sesuai budgetting yang disusun di awal proyek .

Dalam mengelola proyek , seorang Manager proyek juga dibantu oleh para bawahan yang loyal serta memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidang yang disusun dalam Struktur Organisasi Proyek .

Pada saat tender dilakukan , pada beberapa perusahaan sangat jarang melibatkan dari awal seorang project Manager dimana proyek dia akan ditempatkan, sehingga beberapa klarifikasi spec teknis, serta kondisi kondisi yang diinginkan oleh pemberi kerja bisa jadi kurang dimengerti atau bahkan tidak tahu sama sekali , untuk meminimize kesalahan tersebut ada beberapa perusahaan yang menerapkan serah terima dokumen dan hal hal penting lainnya dalam presentasi team tender kepada Team lapangan yang dipimpin oleh Project Manager .

Adapun dokumen yang diserahkan dan dipresentasikan oleh team tender kepada Project Manager bisa berupa :

1. Bill of quantity
2. Klarifikasi teknis 
3. Gambar tender
4. Specifikasi teknik 
5. Gambar Forcont 
6. SOP Owner (Bisa terdiri dari Form form yang dibutuhkan untuk persetujuan Owner)

Dari beberapa dokumen yang diterima tersebut, diolah oleh Project manager dan disiapkan sebagai proses awal pelaksanaan proyek dimana seorang Proyek Manager harus menyusun beberapa hal seperti :

1. S-Curve 
2. Struktur Organisasi
3. Schedule Material On site
4. Schedule Resources
5. Schedule Test
6. monitoring monitoring 
7. Progress 

Dari SOP Owner yang diterima dari Owner akan mencakup beberapa Form yang diseragamkan untuk beberapa proses dalam pelaksanaan yaitu :

1. Form pengajuan approval material, dimana form ini membuktikan kesesuaian spec yang diminta pada saat tender benar benar disetujui oleh Owner atau pemberi kerja .
2. Pengajuan Shop Drawing berdasarkan dari dokumen tender atau forcon , guna rancangan yang diajukan benar benar disetujui .
3. Setelah mendapatkan persetujuan dari pengajuan Material Approval dan Shop drawing approval , maka team lapangan melampirkan kedua dokumen diatas (Item 1 dan 2) dalam Ijin pelaksanaan lapangan. atau IPL.
4. Setelah IPL diapproval maka lapangan bisa melakukan pekerjaan sesuai dengan Material yg disetujui dan Gambar shop drawing yang sudah approve .
5. Laporan Harian . Dibeberapa proyek laporan Harian ini memang tidak diminta oleh owner. Akan tetapi sebagai kontraktor pelaksana wajib untuk membuat laporan ini terutama apabila ada pekerjaan yg di hold oleh owner dengan alasan apapun, laporan ini menjadi dasar penolakan terhadap denda apabila diberlakukan tidak reasonable.
6. Laporan mingguan . Biasanya sudah memuat progres pekerjaan yg telah dicapai . Sebagai PM seharusnya bisa mengkalkulasi berbagai prediksi seminggu kedepan dari laporan mingguan yg disajikan . Termasuk apabila diketemukan progres terlambat dibandingkan dg S-Curve.
7. Laporan Bulanan..adalah penyajian secara lengkap dan summary dari laporan harian dan mingguan. Biasanya dalam laporan Bulanan juga termasuk dengan record material yg telah on site.

Dari beberapa proses tersebut diatas dimana tugas manager project terkadang ada beberapa kesalahan yang akhirnya bisa mempengaruhi jalannya penyelesaian diantaranya :

1. Tidak memahami scope kontrak beserta spec teknisnya , Hal ini bisa menyebabkan kegagalan penyelesaian proyek baik dalam bentuk keterlambatan ataupun kerugian . Bisa kita ambil contoh beberapa spec material yg kurang difahami ataupun spec pekerjaan teknis, akan menjadikan pekerjaan rework terutama bila Owner tidak memberikan toleransi terhadap hasil yg telah dilakukan .
2. Tidak disiplin melaksanakan SOP proyek, akan menimbulkan beberapa dokumen akan miss dan akan menjadikan kendala pada saat pengajuan BAST ( Berita Acara Serah Terima). Ada beberapa dokumen yg sangat dibutuhkan dalam pengajuan BAST, diantaranya adalah Berita acara pemasangan, berita acara pengetesan, Berita acara pembongkaran , dimana berita acara tersebut dilampirkan dalam pengajuan BAST .
3. Tidak mengUpdate monitoring monitoring pengajuan Dokumen . Dalam hal mengajukan dokumen persetujuan material dan Shop drawing approval, ada satu dokumen yang sangat penting yang dibuat, bisa sebagai bukti penyerahan, ataupun sebagai bukti penerimaan kembali dokumen tersebut. Dalam beberapa kasus dimana banyak dokumen yang tertahan pada sisi MK ataupun Owner, monitoring tersebut bisa sebagai pengingat pihak MK ataupun Owner bahwa proses pengajuan approval tersebut masih belum disetujui dan pekerjaan lapangan otomatis terhenti.
4. Tidak memonitor pekerjaan lapangan . Istilah tidak memonitor pekerjaan lapangan tidak berarti secara lugas tidak berada dilapangan ataupun tidak berada ditempat, dalam beberapa kasus banyak project manager berada tiap hari dilapangan namun tidak mengetahui sejauh mana pekerjaan sudah dilakukan , Hal tersebut bisa terjadi pada saat Project Manager tidak menginstruksikan staf dibawahnya untuk melakukan Mapping pekerjaan yg menjadi pengawasannya , sedangkan untuk ketersediaan material Seorang manager project tidak meminta Stock opname ataupun list material keluar masuk terhadap petugas logistik.
5. Mengabaikan hal hal yang menjadi perhatian pemberi kerja . Terkadang pemberi kerja memberikan signal signal penting yang harus diprioritaskan, hal tersebut biasanya tertuang pada saat meeting, baik meeting koordinasi, meeting PM ataupun meeting engineer. Kita bisa secara gamblang melihat mana project manager yg intens terhadap signal signal tersebut dengan selalu mencatat apa yg menjadi prioritas pekerjaannya, karena banyak Project manager yang hanya mengandalkan hasil Notulen atau MOM.
6. Tidak konsisten terhadap schedule yang dibuat, terutama schedule yang telah disepakati bersama. Ketidak konsistenan project manager terhadap schedule yg disepakati akan membuat kontraktor lain kehilangan waktu melakukan pekerjaannya apalagi sequel pekerjaan tersebut dipengaruhi oleh schedule yg dibuat .
7. Tidak memeriksa perubahan pada shop drawing awal dan shop drawing susulan. Pada beberapa project yg berhubungan dengan Tenant akan mendapati beberapa perubahan shop drawing , Biasanya owner dan MK yg teliti akan mengeluarkan SI pekerjaan tambah atas perubahan tersebut. Namun apa yg seharusnya dilakukan oleh PM seandainya ada 2 instruksi tanpa S.I , maka seyodyanya PM mengeluarkan RFI (request for information) atas dua insttuksi shop drawing tersebut .
8. Tidak men dokumentasikan hasil pekerjaan,dokumentasi disini bisa berbentuk rekaman foto ataupun berita acara pekerjaan
9. Tidak mendelagasikan tugas tugas kepada jajaran dibawahnya, (Job Desc).

Kesalahan kesalahan manager project ini, seharusnya bisa diminimize atau bahkan bisa ditiadakan tentu saja dengan konsisten dan disiplin dalam pelaksanaan SOP proyek, inisiatif dan tangap terhadap instruksi Owner serta memiliki Leadership yg bagus dalam mengarahkan para bawahan dan subcon.

Johar 7 Sept 2016

Bustanul Arifin

HAL PENTING DALAM MANAJEMEN PROYEK

Sering kali seorang project manager terbentur dengan permasalahan “klasik” dalam pelaksanaan suatu proyek . Terlambat, biaya membengkak, dan owner yang terlalu banyak permintaan merupakan contoh dinamika yang ada dalam suatu proyek. Lantas bagaimana menyikapinya ?

Ada 4 (empat) hal penting yang harus dipahami oleh seorang project manager ketika melaksanakan suatu proyek, yaitu cakupan proyek (project scope), waktu pelaksanaan proyek (project timeline), biaya proyek (project cost) dan kualitas dari proyek itu sendiri (project quality). Keempat hal tersebut menjadi pilar utama dalam project management body of knowledge (PMBOK), sebuah best practise yang digunakan oleh seluruh project manager di dunia, khususnya mereka yang telah memiliki sertifikasi sebagai project manager professional (PMP). Gambar berikut akan menggambarkan bagaimana keempat hal tersebut berinteraksi.

1. Scope

Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan. Terkadang hal ini yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek dengan pemilik proyek. Scope yang menjadi luas (biasanya terjadi pada proyek yang dilakukan ad-hoc, tanpa perencanaan atau metode yang tepat) akibat permintaan owner yang datang terus menerus dapat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek.

2. Time

Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin lama suatu proyek dikerjakan, maka semakin besar biaya operasional proyek yang dibutuhkan. Project Time management yang baik akan mempengaruhi besar kecilnya profit margin proyek yang didapat

3. Cost

Merupakan komponen biaya proyek. Komponen ini juga saling terkait dengan 2 komponen sebelumnya (scope and time) karena besar kecilnya biaya proyek (termasuk penambahan biaya jika diperlukan) akan mempengaruhi besarnya scope proyek serta cepatnya waktu pelaksanaan proyek.

4. Quality

Kualitas merupakan harapan yang ingin didapatkan owner dari proyek tersebut dan atau mengacu pada standar tertentu (misal ISO). Kualitas dapat diraih dengan menentukan biaya, waktu dan scope proyek sesuai dengan kebutuhan.

Idealnya, Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (time) dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang diharapkan / ditentukan sebelumnya (quality).

Namun, bagaimana jika sebuah proyek mengalami keterlambatan, sementara kecenderungan tidak ada penambahan biaya proyek (injection cost) dan scope yang terus berkembang ? Apakah kualitas “sah” untuk dikorbankan ?

Tidak banyak pilihan memang, jika seorang project manager dihadapkan pada permasalahan tersebut. Namun, ada baiknya kita menggunakan cara-cara yang sistematis dalam menyelesaikan permasalahan diatas. Untuk dapat meraih keuntungan (dalam hal ini tangible benefit) adalah sesuatu hal yang hanya dapat menjadi angan-angan. Namun, tetap masih ada opsi lain, dimana hubungan baik tetap diusahakan terjaga. Intagible benefit itulah yang dapat kita harapkan dari kerugian dan resiko kegagalan suatu proyek. Dimana, sedapat mungkin kita memberikan kesan bertanggung jawab kepada klien kita dengan mencari solusi terbaik (walaupun muncul tendensi mengeliminasi kerugian yang diderita semaksimal mungkin, walaupun kualitas harus sedikit berkurang), sehingga kepercayaan pelanggan tetap terjaga, dan merubah paradigma pelanggan bahwa kegagalan ini adalah “satu diantara keberhasilan yang pernah kami lakukan”, bukan “ketidakprofesionalan sebagai seorang pengembang”.

Beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan terkait 4 pilar utama project management dalam mengatasi kasus diatas adalah:

1. Negosiasi Pengurangan Scope

Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan proyek secepat mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional proyek dapat ditekan. Untuk itu, mau tidak mau, project manager harus mempersiapkan seorang negosiator ulung agar dapat melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan / mengurangi scope pekerjaan yang ada, dengan harapan kualitas dapat dipertahankan. Pengurangan scope pekerjaan tentunya akan menjadi lelucon belaka jika tidak disertai strategi yang tepat dalam melakukan lobi, misalnya dengan menjanjikan versi berikutnya (pada proyek pengembangan TIK) pada proyek selanjutnya. Hal ini memungkinkan manajemen proyek untuk mendapatkan “injection cost” secara tidak langsung dengan menempatkan scope proyek yang dikurangi pada proyek selanjutnya, tentunya dengan project cost yang baru.

2. “Menambah kerugian” untuk mempertahankan image baik

Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan scope yang disepakati semaksimal mungkin, dengan mengambil resiko meningkatnya operasional cost. Strategi ini digunakan apabila orientasi manajemen perusahaan adalah mempertahankan citra baik di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek merupakan pelanggan potensial perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan menderita kerugian dari sisi biaya proyek (tangible lost), namun perusahaan tetap berusaha untuk mempertahankan nama baik di depan pelanggannya (intangible benefit) dengan harapan kerjasama masih dapat terjalin di masa yang akan datang

3. Cut the project

Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan menyerahkan hasil yang telah dilakukan apapun resikonya. Dalam risk management, istilah ini dinamakanaccept the risk. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan cost of risk yang harus ditanggung lebih kecil daripada usaha menangani resiko tersebut (baik tangible maupun intangible ). Sehingga tidak ada pilihan lain selain mengakhiri proyek tersebut dengan menerima segala konsekuensinya.

note:
Tulisan ini merupakan hasil review beberapa teori dan diskusi dengan beberapa teman di beberapa industri yang pernah dan atau sedang mengalami masalah ini.

link Asli : https://hech61.wordpress.com/2008/11/26/4-hal-penting-dalam-project-management/

ISO 9001 Versi 2015 dan Nilai tambah

ISO 9001 : 2015 sebentar lagi akan serentak diberlakukan, Beberapa persyaratan ditambahkan pada versi 2015, hal ini semakin menyempurnakan sistem yang dimiliki oleh ISO 9001 versi 2008. Beberapa berubahan signifikan terkait persyaratan yang semakin memberikan manfaat bagi perusahan adalah : ‐ ISO 9001 : 2015 Mempergunakan istilah yang lebih umum sehingga mudah diterapkan oleh seluruh industri. Dalam standar terbaru tidak ada lagi istilah "produk (Product)". Istilah ini telah diganti dengan istilah    "Barang dan Jasa (goods and services)"    Kebanyakan pengguna standar mengartikan "produk" sebagai "hardware" produk, padahal produk juga termasuk jasa. Adanya perubahan pada posisi MR atau lebih kita kenal sebagai perwakilan Manajemen , dimana MR pada ISO 9001:2015 adalah atasan pada Divisi yang mengawali dan mengontrol proses pada perusahaan, dengan kata lain dalam satu perusahaan tidak menutup kemungkinan ada beberapa orang MR (Manajemen Reepresentative)

‐ Konteks Organisasi Standar terbaru ISO 9001:2015 memperkenalkan persyaratan yang berkaitan dengan konteks organisasi yakni:  

• 4.1          Understanding the organization 
• 4.2          Understanding the needs and expectation of interested parties.

 Kedua pasal ini meminta organisasi untuk mengidentifikasi isu‐isu dan persyaratan yang dapat berdampak pada perencanaan sistem manajemen mutu dan dapat digunakan sebagai masukan ke dalam pengembangan sistem manajemen mutu.

 ‐ Process Approach ISO 9001:2015 mempertegas model process approach  (pendekatan proses) sebagai model yang harus diterapkan perusahaan.  hal ini sangat baik karena salah satu fungsi perusahaan menerapkan pendekatan proses adalah perusahaan mampu mengidentifikasi, mengukur dan mengevaluasi aktifitas disetiap proses sehingga perusahaan dapat mencapai output yang diharapkan. (Pada ISO 9001:2015 klausul 4.4.2 Process Approach memuat ketentuan penerapan model process approach).

 ‐ Risk and Preventive Action   Seperti yang telah diketahui seluruh sistem memiliki tujuan pencegahan masalah yang mungkin terjadi disetiap aktivitasnya (preventive action). Tidak terkecuali ISO 9001:2015, persyaratan ini memasukan Aspek risiko menjadi bagian dari standar. Perusahaan diwajibkan mengidentifikasi risiko yang berkaitan dengan mutu. Hasil identifikasi risiko ini nantinya berujung  pada "preventive action". Dibandingkan standar lama (versi 2008), dalam standar baru preventive action tidak lagi berdiri sendiri atau disandingkan dengan corrective action. ‐ Documented Information Istilah "Document" dan "record" tidak lagi digunakan dalam standar ISO9001:2015.

Istilah yang dipakai adalah "Documented information".
‐ Control of external provision of goods and services   Peryaratan berkaitan dengan pengadaan barang atau proses outsourcing lebih diperjelas dalam ISO 9001:2015 (clause 8.6). Proses pengadaan ini harus didasarkan pada risk based approach.  Dampak dari revisi ini sangat mirip dengan edisi 2000 dimana perubahan tersebut berdampak bagi sistem yang ada di perusahaan. Perusahaan harus menyesuaikan sistem manajemen yang ada dengan struktur yang telah direvisi. Misalnya : ‐ Perlu adanya perubahan Manual Mutu Perusahaan dikarenakan adanya penambahan persyaratan terbaru, misalnya : mengenai Pendekatan Proses/ Process Approach (jika sebelumnya tidak mempergunakan pendekatan proses pada saat proses development sistemnya)
‐ Penerapan pengendalian resiko pada perusahaan sebagai sistem prevention sehingga produk/jasa yang dihasilkan memiliki output yang baik.
 ‐ Perlunya memberikan penjelasan mengenai standard terbaru ISO 9001:2015 kepada auditor internal sehingga pelatihan perlu diberikan. Ini hanya beberapa kemungkinan efek yang timbul pada perusahaan jika memang isi final standard sesuai dengan draft yang ada.   Dari hasil pembahasan ini diharapkan perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk meng‐up grade sistem yang ada untuk memenuhi persyaratan revisi terbaru ISO 9001 versi 2015.
- Perlunya membekali setiap proses dengan tools tools problem solving dimana hal ini bertujuan untuk menganalisa quality target yang ditetapkan antar bagian .

JANGAN TERGESA GESA

Manusia itu adalah makhluk yang sering tergesa gesa , baik dalam bertindak maupun mengambil keputusan. Walaupun tidak sedikit juga yang memiliki sifat telaten dan sabar dalam bertindak, berbuat dan berfikir namun sifat tergesa gesa seakan akan sudah menjadi sifat dasar manusia.

Seringkali dalam menyadarkan orang akan sifat tergesa gesa dengan beberapa pepatah seperti diantaranya " Jadilah seperti tukang kayu, ukur sepuluh kali dan potong sekali" yang memiliki makna bahwa apabila salah dalam bertindak maka hasil akhir adalah sia sia .

Dalam surah pertama turunnya wahyu kepada Nabi Muhammad SAW, terdapat kata "Iqra" yang disebut malaikat Jibril sampai tiga kali, yang meminta Nabi Muhammad membaca . Sebenarnya kisah ini bukan hanya memiliki makna bahwa apapun yg akan kita perbuat, katakan dan berfikir bacalah dengan nama Tuhanmu, namun ada makna yg terselubung yaitu membaca apa yang kita temui berulang kali, mebaca apa yang kita hadapi berulang kali, membaca apa yg kita alami berulang kali . Agar tindakan apapun yg akan kita ambil tidak salah dan tetap dalam kesadaran yg sepenuhnya .

Ketergesaan tidak memiliki kontribusi apapun selain kemungkinan salah yg besar, dan perlu dicatat bahwa sangatlah jauh berbeda ketergesaan dengan kecepatan apa yang sedang kita lakukan . Bukan berarti kecepatan berarti ketergesaan karena bisa saja cepat namun segala sesuatunya telah kita perhitungkan dengan matang .

Mulailah membiasakan.berfikir sebelum bertindak .

Kebon sirih  10.05.2016.

PENGAJARAN TERAKHIR

Randy Pausch, 47 tahun, seorang dosen ilmu komputer dari Universitas Mellon, United States meninggal akibat kanker pankreas yang dideritanya pada 2008 silam. Diakhir hidupnya ia menulis sebuah buku yang berjudul "The Last Lecture" (Pengajaran Terakhir) yang menjadi salah satu buku best-seller di tahun 2007.
...dan apa yang menjadi warisan yang ditinggalkannya?

Di dalam sebuah surat untuk istrinya, Jai, dan anak-anaknya, Dylan, Logan dan Chloe, ia menuliskan secara indah mengenai  'panduan menuju kehidupan yang lebih baik' untuk diikuti istri dan anak2nya.
Semoga Anda diberkati melalui tulisan ini.

KUNCI UNTUK MEMBUAT HIDUP ANDA LEBIH BAIK

PERSONALITY:

1. Jangan membandingkan hidup Anda dengan orang lain karena Anda tidak pernah tahu apa yang telah mereka lalui.
2. Jangan berpikir negatif akan hal-hal yang berada diluar kendali Anda, melainkan salurkan energi Anda menuju kehidupan yang dijalani saat ini, secara positif.
3. Jangan bekerja terlalu keras, jangan lewati batasan Anda.
4. Jangan memaksa diri Anda untuk selalu perfect, tidak ada satu orang pun yang sempurna.
5. Jangan membuang waktu Anda yang berharga untuk gosip.
6. Bermimpilah saat anda bangun (bukan saat tertidur).
7. Iri hati membuang-buang waktu, Anda sudah memiliki semua kebutuhan Anda.
8. Lupakan masa lalu. Jangan mengungkit kesalahan pasangan Anda di masa lalu. Hal itu akan merusak kebahagiaan Anda saat ini.
9. Hidup terlalu singkat untuk membenci siapapun itu. Jangan membenci.
10. Berdamailah dengan masa lalu Anda agar hal tersebut tidak menganggu masa ini.
11. Tidak ada seorang-pun yang bertanggung jawab atas kebahagiaan Anda kecuali Anda.
12. Sadari bahwa hidup adalah sekolah, dan Anda berada disini sebagai pelajar. Masalah adalah bagian daripada kurikulum yang datang dan pergi seperti kelas aljabar (matematika) tetapi, pelajaran yang Anda dapat bertahan seumur hidup.
13. Senyumlah dan tertawalah.
14. Anda tidak dapat selalu menang dalam perbedaan pendapat. Belajarlah menerima kekalahan.

COMMUNITY:

15. Hubungi keluarga Anda sesering mungkin.
16. Setiap hari berikan sesuatu yang baik kepada orang lain.
17. Ampuni setiap orang untuk segala hal.
18. Habiskan waktu dengan orang-orang diatas umur 70 dan di bawah 6 tahun.
19. Coba untuk membuat paling sedikit 3 orang tersenyum setiap hari.
20. Apa yang orang lain pikirkan tentang Anda bukanlah urusan Anda.
21. Pekerjaan Anda tidak akan menjaga Anda disaat Anda sakit, tetapi keluarga dan teman Anda. Tetaplah berhubungan baik.

LIFE:

22. Jadikan Tuhan sebagai yang pertama dalam setiap pikiran, perkataan, dan perbuatan Anda.
23. Tuhan menyembuhkan segala sesuatu.
24. Lakukan hal yang benar.
25. Sebaik/seburuk apapun sebuah situasi, hal tersebut akan berubah.
26. Tidak peduli bagaimana perasaan Anda, bangun, berpakaian, dan keluarlah!
27. Yang terbaik belumlah tiba.
28. Buang segala sesuatu yang tidak berguna, tidak indah, atau mendukakan.
29. Ketika Anda bangun di pagi hari, berterima kasihlah pada Tuhan untuk itu.
30. Jika Anda mengenal Tuhan, Anda akan selalu bersukacita. So, be happy! 😊

Saat Anda mempelajari semua hal diatas, bagikan tulisan ini kepada orang" yang Anda cintai, teman" sepermainan Anda, teman" kantor, maupun orang" yang tinggal dengan Anda. Pengetahuan ini tidak hanya akan memperkaya Anda, tetapi orang disekeliling Anda.

KITA HADIR UNTUK MEMBAGI HAL" YANG BAIK".

5 May 2016 Long Weekend

Tahapan Proses Pengambilan Keputusan dalam Manajemen Operasional

Pembuatan keputusan merupakan elemen penting manajemen operasi dan produksi. Keputusan tersebut akan menentukan efektivitas dan efisiensi dari fungsi-fungsi produktif.Pembuatan keputusab adalah kegiatan pemilihan diantara beberapa alternatif yang berbeda. Pembuatan keputusan dapat digambarkan sebagai suatu urtan langkah-langkah:

Perumusan masalah

     Kebutuhan akan keputusan sering berupa suatu masalah dalam berbagai bentuk. Untuk mempermudah mengdentifikasi masalah,maka manajer memerlukan beberapa cara salah satunya adalah dengan menguji hubungan sebab-akibat.

Contoh: Seorang manajer perusahaan berkonsultasi dengan pihak-pihak lain yang mampu membeikan pandangan dan wawasan yang berbeda tentang masalah atau kesempatan.

Pengembangan alternatif

     Setelah masalah di ditentukan dan dirumuskan, langkah selanjutnya adalah pengumpulan dan analisa data yang relevan. Atas dasar tersebut, alternatif dikembangkan sebelum keputusan dibuat. Pengembangan alternatif merupakan tahap yang paling sulit dan memerlukan pemikiran-pemikiran yang kreatif.

Contoh:  Dalam prakteknya manajer tidak selalu mempunyai informasi yang lengkap. Maka diperlukan tindakan kongkret dari manajer berupa pemunculan ide-ide atau inovasi brau yang berguna untuk peningkatan mutu perusahaan.

Evaluasi alternatif

      Evaluasi alternatif tergantung pada pemilihan kriteria keputusan yang tepat. Kriteria sangat penting karena evaluasi alternatif ini melibatkan kriteria yang bertentangan.

Contoh: Keputusan manajer untuk menggunakan mesin baru dalam operasi mungkin akan mengurangi biaya tapi mungkin juga dapat menurunkan fleksibilitas operasi. Oleh karena itu evaluasi ini diperlukan untuk mengavaluasi resiko yang mungkin ditimbulkan dari alternatif yang akan diambil tersebut.

Pemilihan alternatif terbaik

     Meskipun kualitas analisis yang dilakukan untuk mengevaluasi alternatif cukup tinggi, pemilihannya jarang menjadi mudah dan jelas. Hal tersebut karena masalah keputusan yang sulit disajikan secara lengkap. Hal ini juga merupakan kompromi diantara berbagai faktor yang dipertimbangkan.

Contoh: Dengan terpilihnya suatu alternatif terbaik, manajerpun harus mulai mampu menggerakkan pegawainya lewat pemberian materi atau bahan yang cukup di mengerti serta pemeriksaan lebih lanjut mengenai apa saja yang dibutuhkan nantinya.

Implementasi keputusan

     Suatu keputusan belum selesai sebelum diterapkan dalam praktek. Implementasi memerlukan perubahan cara orang-orang berprilaku,sehingga pembuat keputusan dapat dipandang sebagai pengantar perubahan.

Contoh: Manajer mulai memberikan perintah,wewenang serta tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas-tugas tertentu dan juga mulai menetapkan skedul kegiatan atau anggaran,mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan.

Evaluasi dari hasil keputusan

    Setelah keputusan diimplementasikan, maka yangselanjutnya dilakukan adalah mengevaluasi apakah alternatif-alternatif tadi sudah dilakukan dengan tepat dan apakah keputusan telah memberikan hasil-hasil yang diharapkan.

Contoh: pemonitoran yang dilakukan manajer secara terus menerus. Dengan evaluasi ini, manajer bisa mengetahui apa saja hal yang harus dikurangi atau ditambah untuk membuat perusahaan lebih baik lagi.

Fransisca Carindri 

KEGIATAN YG MEMBUAT ANDA SUKSES

Apakah sukses dimaknai sebagai tercapainya tujuan hidup?

Well, setiap orang memiliki makna sendiri terhadap apa yang dimaksud dengan kesuksesan. Berikut ini ada beberapa kegiatan yang dapat Anda lakukan untuk membantu Anda meraih sukses.

 

1. Rencanakan kegiatan Anda pada malam sebelumnya

Sediakan waktu pada malam hari untuk mengevaluasi agenda pada hari itu, dan merencanakan kegiatan yang akan dilakukan di hari berikutnya. Membuat perencanaan seperti ini, dapat membantu Anda untuk hidup lebih proaktif. Akan lebih baik jika rencana kegiatan Anda ini disusun dalam bentuk daftar kegiatan. 

Sehingga keesokan harinya Anda tinggal menjalankan apa yang sudah tertulis, dan apabila masih ada waktu lebih, Anda bisa menambahkan kegiatan lain.

 

2. Tidur malam yang berkualitas

Setelah membuat daftar kegiatan, Anda dapat istirahat lebih nyaman dan tanpa beban pikiran. Anda tidak lagi mengkhawatirkan apa yang akan Anda lakukan di esok hari, karena Anda sudah memiliki daftar. Selain itu, jauhkan gadget dari jangkauan Anda karena dapat mengganggu dan mengurangi kualitas tidur.

 

3. Bangun lebih awal

Keadaan jalan raya, terutama di kota-kota besar, selalu padat di jam-jam berangkat kantor. Oleh karena itu, jika Anda bangun lebih pagi, Anda dapat berangkat lebih awal. Anda memiliki waktu untuk menghindari macet, resiko berebut tempat parkir, atau kejadian-kejadian lain yang tak terduga.

 

4. Membaca

Anjuran untuk membaca sudah dicanangkan sejak masa kanak-kanak. 

Anda disarankan untuk membaca paling tidak 45 menit dalam sehari. 

Anda bisa membaca buku apapun, baik novel, bacaan-bacaan mengenai bisnis, ataupun hobi. Namun, lebih diutamakan untuk membaca buku-buku pengembangan diri dan karakter. Membaca dapat memperbanyak kosa kata dan melatih otot-otot pada otak.

5. Buatlah Goal yang terukur

Goal adalah mimpi yang terkonsep. Buatlah Goal dalam hidup Anda secara spesifik dan tetapkan pula jangka waktu yang Anda perlukan untuk mencapainya. Sesuaikan pula dengan kemampuan dan potensi yang Anda miliki.

 

6. Menerapkan pola hidup sehat

Mulailah menjalankan pola hidup sehat dengan makan teratur dan bergizi, istirahat yang cukup, dan olahraga teratur. Karena apabila kesehatan terganggu, maka produktivitas juga akan terganggu.

 

7. Miliki mentor hidup

Seorang mentor dapat membantu Anda untuk memantau Goal yang sudah dibuat. Mentor akan langsung menegur jika mendapati  Anda melenceng sedikit saja dari Goal, atau saat Anda kehilangan fokus. Pilih mentor yang memang Anda percaya dan memiliki kredibilitas serta pola hidup yang baik. Mentor hidup penting sebagai penegak aturan yang sudah Anda terapkan untuk diri Anda sendiri.

 

Nah, jika kegiatan-kegiatan sederhana seperti ini dilakukan dengan terus menerus, maka tak heran jika Anda dapat lebih mudah menggenggam kesuksesan.

 

Semoga bermanfaat.

 

Salam hebat
Ariesandi S, C.Ht.

Peak Performance Coach

ANALISA BILL OF QUANTITY

Bagi seorang Project Manager, disamping mengetahui detail kontrak dari project yg ditangani adalah juga mengetahui detail BQ sebagai acuan kerja lapangan .

Dalam pelaksanaan project penyusunan schedule pelaksanaan proyek dalam bentuk microsoft project atau Bar chart, adalah tahap awal penyusunan schedule kerja, setelah itu baru penyusunan S-Curve .

Penyusunan S-Curve tidak bisa berdiri sendiri tanpa mengetahui detail BQ dalam membreakdown pembobotan dari satu item kerja . Inti dari pembobotan adalah prosentase dari item kerja dari nilai kontrak keseluruhan

Bobot  (%) = (Item kerja (Rp)/Nilai Kontrak (Rp)) x 100%

Namun dalam proses pelaksanaan pekerjaan disamping bisa menentukan urutan pekerjaan, mengetahui detail BQ juga sangat penting.

Dalam beberapa proyek detail BQ bisa terbagi dalam item berikut ;

1. Prelim
2. Pekerjaan instalasi
3. Material utama
4. Berita Acara pengetesan
5. Testing komisioning

Untuk mengetahui detail BQ yg cermat, kita bisa membreakdown item item ter sebut diatas, dan akan kita ketahui prosentase paling besar dari item item tersebut, dalam beberapa proyek ME, prosentase terbesar biasanya terletak pada Material Utama , bahkan bisa sampai 60% atau lebih. Sedangkan instalasi berkisar antara 25-35%. Dan sisanya adalah prelim dan testing.

Pada saat pelaksanaan pekerjaan adalah penting untuk memperoleh progres yg besar, namun tidak perlu ijon atau permintaan ditinggikan ke pihak QS guna mendapatkan prosentase pembayaran yg besar .

Hal yang utama dalam menaikkan progres adalah melihat isi kontrak apakah MOS atau material on site bisa dihitung yg biasanya merupakan kebijakan owner atau pemberi kerja.

Ada beberapa kesalahan PM yang sering ditemui terhadap perlakuan pengajuan progress, yang berdampak pada kerugian perusahaan diantaranya 

1. Tidak memahami pengertian bobot item BQ 

2. Meminta kedatangan material lebih cepat tanpa melihat situasi apakah pembobotan bisa ditambahkan kepada progress, dalam banyak kontrak sering ditemui adanya keberadaan MOS (Material on site) tidak masuk dalam hitungan progress sebelum terpasang .

3. Pekerjaan tambah yang merugikan , dalam banyak proyek item BQ sebagian besar harganya merupakan subsidi silang, ada beberapa item yg direndahkan dan ada pula yg di keep untuk menutupi kerugian item yg ditawarkan. Pada beberapa kasus, pekerjaan tambah bisa merugikan apabila AHS (Analisa harga satuan) masuk dalam item item yg disebutkan diatas .

4. Kesalahan dalam pengajuan harga item baru kerja tambah .

19.04.2016
Selamat bekerja

SALAH SATU KESALAHAN MANAGER

Salah satu kesalahan Manager itu adalah Asal bapak senang Atau ABS, banyak para manager dalam hal melakukan pekerjaan berkiblat pada prilaku ABS ini.

Sebagai penghormatan kepada atasan tapi dengan tujuan tertentu, yang biasanya agar cepat naik gaji ataupun dipromosikan dengan cepat. Namun dengan menerapkan hal ini ada beberapa keputusan yang berujung pada tidak objektifnya keputusan yg diambil, semata mata hanya untuk menyenangkan hati atasan .

Menyenangkan atasan boleh boleh saja dalam konteks kekeluargaan ataupun untuk menciptakan suasana yg baik dilingkungan kerja, namun perlu di waspadai bila mengambil keputusan yang banyak mempengaruhi sisi produktifitas ataupun yg berdampak pada orang banyak.

Selamat bekerja .

APA YANG KITA TANAM PASTI ITU YANG KITA TUAI

Pepatah itu tercipta entah oleh siapa dan sejak kapan kita tak pernah tahu .Namun kalo di telaah kebenarannya sangat akurat, secara pemikiran yang Positif atau positif thingking walau kita melewati beberapa tahun akan ada ditahun tahun itu hasil dari yang kita tanam. Ambil saja contoh :

1. Apabila kita mendidik anak kita untuk terbiasa berbuat baik kepada teman temannya, maka kita tak perlu heran apabila dia juga suka ditolong oleh teman temannya setiap ada masalah. 

2. Contoh yang sangat nyata adalah bila kita terbiasa memberi , maka pada waktu kita memerlukan tahu tahu ada saja pertolongan yang kita dapatkan, baik lewat perantara siapapun, ataupun langsung dari Tuhan .

3. Hal tersebut tidak hanya di dua hal diatas , tapi juga ke semua hal yang kita tanam dalam pelaksanaan kehidupan sosial .

Terlepas dari perbuatan baik dan buruk, maka apapaun yg kita tanam baik itu perbuatan baik  maupun buruk maka akan kita tuai apa yg kita tanam. Secara langsung atau tidak langsung akan kita terima hal yang sama, tinggal waktunya yg kita tidak pernah tahu .

Termasuk dalam hal keburukan seperti kejahatan maka jangan heran bila kita akan menemui hal yg sama dalam kehidupan kita . Maka berhati hatilah dalam bertindak kepada orang lain karena itu adalah akibat dari perbuatan kita, baik kemaren atau tahun tahun yg lampaui .